采購案例分析_企業(yè)采購案例(4)
采購案例分析5
作者: 王瑞
單位：上海寶華國際招標(biāo)有限公司
國有企業(yè)采購活動以招標(biāo)方式為主，企業(yè)招標(biāo)采購的內(nèi)容包括：工程建設(shè)，生產(chǎn)、維修和維護所需物資，日常辦公、經(jīng)營管理相關(guān)的貨物和服務(wù)等。招標(biāo)采購質(zhì)量與企業(yè)固定資產(chǎn)投資、生產(chǎn)經(jīng)營密切相關(guān)，甚至影響企業(yè)的長遠發(fā)展和市場生存。
一、 招標(biāo)策劃是招標(biāo)質(zhì)量提升的基礎(chǔ)
招標(biāo)采購相比一般采購過程更加復(fù)雜、涉及面更廣。首先，招標(biāo)采購追求企業(yè)經(jīng)濟、技術(shù)和社會效益綜合最優(yōu)。其次，招標(biāo)采購活動具有政策性、規(guī)范性特點，必須按照招標(biāo)文件規(guī)定的流程和規(guī)則實施。第三，招標(biāo)采購受到眾多外部因素制約，全過程接受招標(biāo)人、招標(biāo)代理機構(gòu)和評審專家等相關(guān)干系人、行政監(jiān)督部門及社會公眾監(jiān)督。
招標(biāo)策劃是指在招標(biāo)投標(biāo)活動啟動之前，為了使招標(biāo)項目獲得成功，企業(yè)根據(jù)采購需要和市場環(huán)境，規(guī)劃招標(biāo)項目實施方案和招標(biāo)目標(biāo)實現(xiàn)路徑。企業(yè)只有經(jīng)過充分前期準(zhǔn)備和安排，有預(yù)見性地實施各項工作，正確處理可能遇到各種問題和風(fēng)險，才能確保優(yōu)質(zhì)、高效地完成招標(biāo)項目。
二、 招標(biāo)策劃的作用
1. 有利于內(nèi)部溝通、促進協(xié)同工作
招標(biāo)投標(biāo)活動需要企業(yè)內(nèi)、外部多個部門和單位協(xié)同工作。招標(biāo)策劃根據(jù)招標(biāo)采購的需要，制定針對性溝通機制和管理流程，降低各方的利益沖突、扯皮推諉和重復(fù)勞動發(fā)生的可能性。在招標(biāo)策劃統(tǒng)一安排下，相關(guān)部門和單位按照職責(zé)分工和質(zhì)量、進度要求，通過合作方式完成招標(biāo)采購各項復(fù)雜工作。
2. 促進投標(biāo)人之間充分競爭
首先，企業(yè)在招標(biāo)策劃過程中，可以進一步發(fā)掘和邀請優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參與投標(biāo)。其次，制定合理的招標(biāo)條件和評標(biāo)辦法，使得投標(biāo)人的競爭處于同一起跑線,激發(fā)投標(biāo)積極性。第三，人為創(chuàng)造或加強充分競爭的環(huán)境，促使投標(biāo)人在巨大競爭壓力下提供最優(yōu)技術(shù)方案和投標(biāo)價格。
3. 確保招標(biāo)項目實施嚴(yán)謹(jǐn)、周密
經(jīng)過全面、認(rèn)真地招標(biāo)策劃，招標(biāo)項目可以形成詳細的實施和操作方案。按照招標(biāo)策劃分工協(xié)作，有利于各責(zé)任單位編制針對性強、細致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募夹g(shù)、商務(wù)和招標(biāo)文件，杜絕招標(biāo)操作中的低級錯誤和工作疏漏，并為后續(xù)中標(biāo)合同簽訂、合同履行奠定良好基礎(chǔ)。
三、 招標(biāo)策劃實施過程
1. 確定招標(biāo)策劃參與各方
企業(yè)參與招標(biāo)策劃的各方包括：使用單位、采購管理部門、技術(shù)管理部門和招標(biāo)機構(gòu)，分別負(fù)責(zé)招標(biāo)項目的需求分析和商務(wù)、技術(shù)、招標(biāo)等方面的專業(yè)支撐。采購管理部門負(fù)責(zé)招標(biāo)項目合同的簽約和執(zhí)行，是招標(biāo)策劃的責(zé)任單位。
對于投資風(fēng)險大、敏感度高的招標(biāo)項目，除了上述各方以外，企業(yè)的法律事務(wù)、內(nèi)控審計和紀(jì)檢監(jiān)察部門也參與招標(biāo)策劃。重大項目的招標(biāo)策劃，需要企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)直接參與決策過程。
2. 招標(biāo)策劃流程
(1)收集資料
收集內(nèi)容：潛在投標(biāo)人名單及其經(jīng)營、業(yè)績情況，與企業(yè)歷史關(guān)系等;招標(biāo)采購內(nèi)容不同檔次產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)和性能、各產(chǎn)品歷史價格、市場供求關(guān)系;其他企業(yè)同類項目招標(biāo)采購結(jié)果。
收集途徑：歷史招標(biāo)信息，設(shè)計院等咨詢機構(gòu)，專業(yè)網(wǎng)站，與各供應(yīng)商技術(shù)交流，行業(yè)內(nèi)專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜易稍?，同類項目考察調(diào)研等。
( 2)確定招標(biāo)目標(biāo)
經(jīng)濟目標(biāo)：在合理的預(yù)算約束下，盡可能地降低采購價格、縮短采購時間，并測算中標(biāo)價格區(qū)間和采購周期范圍。
技術(shù)目標(biāo)：根據(jù)標(biāo)的物當(dāng)前及今后可能使用需求，確定技術(shù)規(guī)格、性能、參數(shù)等最低和最高的招標(biāo)采購技術(shù)要求。
社會目標(biāo)：符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和國家產(chǎn)業(yè)政策，符合企業(yè)承擔(dān)社會責(zé)任和環(huán)境保護義務(wù)等。
合規(guī)性目標(biāo)：招標(biāo)采購組織和決策過程符合國家、企業(yè)相關(guān)法規(guī)、政策和制度，招標(biāo)投標(biāo)活動堅持“公開、公平、公正和誠實信用”的原則。
(3)競爭性分析
通過對潛在投標(biāo)人數(shù)量、檔次(規(guī)模、技術(shù)和裝備情況、業(yè)績)和參與競爭可能性進行分析。分析內(nèi)容包括：市場同類產(chǎn)品檔次和價格水平，潛在投標(biāo)人參與競爭的意愿，可能促進投標(biāo)競爭的方法。通過競爭性分析，可采取相關(guān)措施促進競爭或防止惡性競爭。
(4)制定招標(biāo)方案
招標(biāo)方案包括：確定招標(biāo)組織形式、招標(biāo)方式、標(biāo)段劃分等;確定招標(biāo)文件核心內(nèi)容，如評標(biāo)方法、資格條件、技術(shù)要求、商務(wù)條款、分項報價表格式等;制定招標(biāo)項目管理計劃，包括：工作分工、進度計劃、匯報事項、風(fēng)險控制等。
3. 加強招標(biāo)策劃管理、提升整體招標(biāo)質(zhì)量
企業(yè)招標(biāo)采購經(jīng)辦人員業(yè)務(wù)水平不同，導(dǎo)致招標(biāo)采購質(zhì)量參差不齊。加強招標(biāo)項目前期準(zhǔn)備工作，由資深專家負(fù)責(zé)招標(biāo)策劃、經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)招標(biāo)業(yè)務(wù)操作，一方面可以避免具體事務(wù)性工作浪費稀缺的專家資源，另一方面為經(jīng)辦人員招標(biāo)業(yè)務(wù)操作提供指導(dǎo)、整體提升企業(yè)招標(biāo)質(zhì)量。
四、 招標(biāo)策劃實例
以寶華招標(biāo)公司為例，該公司受某大型鋼鐵企業(yè)委托，組織耐火材料集中招標(biāo)采購。本次招標(biāo)策劃如下：
1. 資料收集
資料收集范圍：耐火材料采購歷史數(shù)據(jù)(包括歷史采購價格、數(shù)量和總額)、耐火材料市場行情、現(xiàn)有供應(yīng)商供貨實績和國內(nèi)外最新技術(shù)進展等信息和資料。此外，還包括該企業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)場的耐火材料技術(shù)要求、圖紙等相關(guān)資料，
2. 確定招標(biāo)目標(biāo)和競爭性分析
耐火材料是鋼鐵生產(chǎn)過程中重要輔材，該企業(yè)每年耐火材料采購金額超過3億元。招標(biāo)人希望通過本次集中招標(biāo)，達到降低耐火材料采購成本、優(yōu)化耐火材料供應(yīng)管理的目標(biāo)，并初步形成耐火材料采購管控體系和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)流程。
招標(biāo)項目團隊全面梳理和分析該企業(yè)各類耐火材料的類別劃分、技術(shù)要求、采購模式、歷史價格、供應(yīng)商范圍和市場情況，并據(jù)此制訂招標(biāo)策劃方案。
3. 招標(biāo)策劃方案
(1)擴大單項招標(biāo)金額。
通過規(guī)模效應(yīng)降低采購成本，將原先30個采購合同合并為19標(biāo)段組織招標(biāo)采購，并將供應(yīng)年限由一年擴大為三年。
(2)區(qū)域承包方式供貨。
承包期內(nèi)，耐火材料廠商一攬子負(fù)責(zé)熱工設(shè)備的耐火材料設(shè)計、供應(yīng)、砌筑、維護、下線等系列工序，確保生產(chǎn)穩(wěn)定、產(chǎn)品質(zhì)量合格。承包商按企業(yè)鋼產(chǎn)量結(jié)算費用。
(3)設(shè)置最高和最低限價。
由于各標(biāo)段競爭程度不同，為了確保降低采購成本，各標(biāo)段均設(shè)置最高限價。另外，考慮到我國耐火材料供應(yīng)商眾多、市場競爭異常激烈的情況，設(shè)置最低限價可以防止低價惡性競爭、保證企業(yè)生產(chǎn)穩(wěn)定和安全。
(4)新供應(yīng)商考察。
對于不熟悉的廠商進行業(yè)績考察，并將考察結(jié)果作為關(guān)鍵評審因素。
3. 招標(biāo)結(jié)果
本次耐火材料集中招標(biāo)成效顯著，中標(biāo)金額相比歷史合同金額節(jié)約資金超過4000萬元，中標(biāo)廠商均為該企業(yè)認(rèn)可的合格供應(yīng)商。
五、 招標(biāo)文件編制
1. 招標(biāo)文件的作用
招標(biāo)文件詳細描述了招標(biāo)采購技術(shù)，商務(wù)要求，是約束參與各方招標(biāo)投標(biāo)行為的規(guī)范性文件。招標(biāo)文件是招標(biāo)策劃的延伸和細化，其內(nèi)容應(yīng)與招標(biāo)策劃保持一致。
2. 招標(biāo)文件編制管理
為了確保招標(biāo)文件編制質(zhì)量和水平，防止出現(xiàn)遺漏和錯誤，招標(biāo)文件編制管理應(yīng)當(dāng)遵循“先技術(shù)、后商務(wù)”和“先需求、后規(guī)則”的原則，具體過程如下：
一是由使用單位編制招標(biāo)技術(shù)文件初稿，確定招標(biāo)項目的基本要求、招標(biāo)范圍和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。使用單位在專業(yè)技術(shù)方面存在能力不足時，可以委托技術(shù)管理部門或設(shè)計單位編制招標(biāo)技術(shù)文件。
二是在招標(biāo)技術(shù)文件基礎(chǔ)上，由采購管理部門編制招標(biāo)商務(wù)文件，主要工作為確定通用合同條款、草擬專用合同條款等。
三是招標(biāo)機構(gòu)根據(jù)招標(biāo)項目需要，選擇相應(yīng)招標(biāo)文件模板，將招標(biāo)技術(shù)文件、商務(wù)文件整合形成招標(biāo)文件初稿。招標(biāo)文件初稿整合過程中，招標(biāo)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制評標(biāo)方法、投標(biāo)人須知、投標(biāo)文件格式等專業(yè)性文件。
四是招標(biāo)文件初稿編制完成后，招標(biāo)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)組織使用單位、技術(shù)管理部門和采購管理部門對招標(biāo)文件進行審核。招標(biāo)文件審核通過后方可對外發(fā)出3.招標(biāo)文件模板
招標(biāo)文件模板文件包括投標(biāo)人須知、合同條款、招標(biāo)技術(shù)文件、評標(biāo)辦法、投標(biāo)文件格式等。招標(biāo)文件模板對改進招標(biāo)采購質(zhì)量有明顯效果。首先，企業(yè)將法規(guī)、制度要求和一些好的做法固化在模板中，有利于招標(biāo)采購知識、經(jīng)驗的積累和傳承。其次，使用模板有利于提高招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化程度、提高文件編制和審核效率。第三，通過推行招標(biāo)文件模板，可將企業(yè)招標(biāo)質(zhì)量的管理思想和要求滲透到招標(biāo)項目的具體實施環(huán)節(jié)。
六、 招標(biāo)項目風(fēng)險防范
招標(biāo)實施過程中面臨著各種各樣的風(fēng)險，它們將對招標(biāo)質(zhì)量產(chǎn)生種種不利影響，甚至導(dǎo)致招標(biāo)失敗。招標(biāo)項目應(yīng)當(dāng)防范技術(shù)、商務(wù)和合規(guī)性三類風(fēng)險。
1. 技術(shù)風(fēng)險防范
(1)信息保密
需要保密的信息包括：招標(biāo)策劃、交流內(nèi)容和交流計劃，其他投標(biāo)人參與和技術(shù)交流情況，招標(biāo)項目相關(guān)人員和部門信息等。對于招標(biāo)工作經(jīng)驗不足、保密意識不強的人員，應(yīng)當(dāng)加強保密培訓(xùn)，防止相關(guān)信息無意泄露。
(2)技術(shù)交流偏差
技術(shù)交流過程中，出于職業(yè)習(xí)慣，技術(shù)人員喜歡就具體技術(shù)細節(jié)進行評價和對比、甚至發(fā)表指導(dǎo)意見。企業(yè)應(yīng)當(dāng)提醒相關(guān)人員不應(yīng)指導(dǎo)投標(biāo)方案或進行評價，防止造成投標(biāo)人參與積極性下降或?qū)φ袠?biāo)技術(shù)要求理解偏差等不利后果。同時，企業(yè)應(yīng)當(dāng)始終向投標(biāo)人強調(diào)，招標(biāo)技術(shù)要求以招標(biāo)文件為準(zhǔn)。
(3)技術(shù)評審準(zhǔn)確性
在招標(biāo)投標(biāo)活動中，技術(shù)評審的依據(jù)是投標(biāo)文件及其補充文件等書面資料，由評審專家根據(jù)自己專業(yè)知識和經(jīng)驗進行判斷和評價。技術(shù)評審受限于投標(biāo)文件編制的指向性和評審人員主觀判斷，往往造成技術(shù)評審與投標(biāo)實際產(chǎn)生偏差。
可從兩方面提高技術(shù)評審的準(zhǔn)確性和可靠性：
一是引入實物評審因素。技術(shù)評審時采取實物封樣方法或?qū)嵨餃y試方法，評審人員依據(jù)現(xiàn)場實物比較結(jié)果或第三方出具檢測報告進行評審，確保評審結(jié)果更加準(zhǔn)確和更具說服力。
二是加強業(yè)績評審比重。技術(shù)評審內(nèi)容一般包括：資格資質(zhì)、技術(shù)方案、裝備情況、技術(shù)指標(biāo)、人員情況和業(yè)績等評審因素。與其他評審因素相比，業(yè)績評審具有明顯優(yōu)勢。首先，業(yè)績評審因素具有客觀、真實的特點，評標(biāo)時不受人為因素、主觀態(tài)度影響。其次，業(yè)績指標(biāo)間接反映了其他技術(shù)評審因素，業(yè)績良好的投標(biāo)人通常擁有較好的技術(shù)方案、生產(chǎn)裝備、人力資源和資格資質(zhì)。
為了提高評審效果、充分發(fā)揮業(yè)績評審的優(yōu)勢，可以從多維度進行業(yè)績評審，包括：比較各投標(biāo)人總體業(yè)績數(shù)量或金額，對投標(biāo)人業(yè)績按照不同技術(shù)指標(biāo)、用途或時間分項評審，評審項目負(fù)責(zé)人業(yè)績情況等。
2. 商務(wù)風(fēng)險防范
邀請招標(biāo)中投標(biāo)人資格和技術(shù)水平參差不齊，導(dǎo)致投標(biāo)競爭不充分、招標(biāo)效果較差。防范措施包括：邀請同檔次廠商參與競爭，評標(biāo)以價格為主要評標(biāo)因素、促進價格競爭，潛在投標(biāo)人信息嚴(yán)格保密等。
公開招標(biāo)中，投標(biāo)人數(shù)量眾多，資質(zhì)、水平、價格差異性大，由于事先規(guī)定資格資質(zhì)條件、評標(biāo)方法預(yù)見性不足，可能導(dǎo)致最終招標(biāo)結(jié)果不理想。防范措施包括：邀請更多合格廠商參與投標(biāo)競爭，評審時對技術(shù)指標(biāo)、投標(biāo)價格處于合理范圍之外的投標(biāo)人進行甄別和分析，對于不熟悉投標(biāo)人進行實地考察和歷史履約情況調(diào)研。
3 .合規(guī)性風(fēng)險防范
相關(guān)政策法規(guī)對招標(biāo)投標(biāo)操作進行了詳細、具體的規(guī)定，任何違規(guī)操作都將導(dǎo)致招標(biāo)項目受到投訴、質(zhì)疑，甚至導(dǎo)致招標(biāo)項目失敗。
(1)開標(biāo)組織
需要杜絕的行為包括：投標(biāo)截止時間以后接受投標(biāo)文件，開標(biāo)前未對投標(biāo)文件進行密封檢查，有效投標(biāo)人少于3個直接開標(biāo)。
投標(biāo)遲到風(fēng)險防范：開標(biāo)前一周內(nèi)及時與潛在投標(biāo)人溝通是否投標(biāo);開標(biāo)前一天提醒投標(biāo)人相關(guān)投標(biāo)事項;投標(biāo)人對電子招標(biāo)投標(biāo)不熟悉的，可以到招標(biāo)機構(gòu)現(xiàn)場進行操作;采用傳統(tǒng)招標(biāo)方式，開標(biāo)時間應(yīng)考慮交通高峰等特殊情況;開標(biāo)現(xiàn)場延遲投標(biāo)截止時間的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)所有投標(biāo)人簽字確認(rèn)。
(2)評標(biāo)過程
評標(biāo)委員會組成：評標(biāo)人員與投標(biāo)人無利害關(guān)系;評標(biāo)委員會構(gòu)成比例符合規(guī)定;非評標(biāo)委員本人不得簽署評標(biāo)表格;評標(biāo)委員會組成人員和招標(biāo)工作人員名單保密，防止投標(biāo)人干擾評標(biāo)工作。
評標(biāo)資料和評標(biāo)過程注意事項：評標(biāo)資料不得帶離評標(biāo)場所;評標(biāo)過程信息不得對無關(guān)人員透露;評標(biāo)委員會成員不能私下接觸投標(biāo)人、不得指導(dǎo)投標(biāo)人澄清;不得接受投標(biāo)人主動提出的澄清、說明;無關(guān)人員在場時，不得議論評標(biāo)有關(guān)內(nèi)容等。
(3)定標(biāo)過程
定標(biāo)過程中信息外泄可能后果有：投標(biāo)人干擾招標(biāo)人決策;投標(biāo)人招標(biāo)結(jié)果的細節(jié)提出質(zhì)疑和異議;預(yù)中標(biāo)人的簽約風(fēng)險(影響后續(xù)合同細節(jié)談判)。
定標(biāo)過程風(fēng)險防范：經(jīng)辦人員提高保密意識，評標(biāo)報告流轉(zhuǎn)和審簽人員信息不得告訴無關(guān)人員;評標(biāo)工作參與人員不得對外透露相關(guān)信息;評標(biāo)報告、評標(biāo)支撐文件對無關(guān)人員保密;中標(biāo)或不中標(biāo)情況及理由，應(yīng)當(dāng)以正式渠道由招標(biāo)機構(gòu)對外溝通。
(4)合同訂立
合同簽訂應(yīng)當(dāng)以招標(biāo)文件與投標(biāo)文件為準(zhǔn)，在不實質(zhì)性違背這兩個基礎(chǔ)性文件前提下，可就合同細節(jié)進行補充和完善。
相關(guān)合同細節(jié)補充和完善，應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)結(jié)果對外公布之前，以投標(biāo)文件澄清的形式要求投標(biāo)人確認(rèn)。否則，在招標(biāo)結(jié)果信息公開后，招標(biāo)人較難從投標(biāo)人處獲得有利自己的讓步。
(5)資料管理
投標(biāo)文件屬于投標(biāo)人專有知識產(chǎn)權(quán)，僅供招標(biāo)人在當(dāng)次招標(biāo)項目中使用。即使招標(biāo)項目已經(jīng)完成，招標(biāo)人和參與招標(biāo)工作相關(guān)人員也應(yīng)注意投標(biāo)文件資料保管和信息保密，防止產(chǎn)生不必要的法律糾紛。需要在招標(biāo)項目結(jié)束后繼續(xù)使用投標(biāo)文件的，應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件明示使用方式和使用范圍。
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