高校教學(xué)秘書工作方面的論文篇2

　　試談高校教學(xué)秘書工作

　　摘要: 教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理系統(tǒng)的有機(jī)組成部分,本文對(duì)高校教學(xué)秘書工作的角色定位,以及影響教學(xué)秘書工作質(zhì)量的因素進(jìn)行了分析,并探討了提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量的途徑。

　　關(guān)鍵詞: 高校教學(xué)秘書角色定位工作質(zhì)量

　　一、引言

　　提高高校教學(xué)質(zhì)量,培養(yǎng)高素質(zhì)的優(yōu)秀人才是當(dāng)前高等教育改革的重中之重。提高教學(xué)質(zhì)量離不開一支高水平的教學(xué)管理隊(duì)伍,管理出水平,管理出質(zhì)量。教學(xué)秘書集管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)于一體的工作職能在很大程度上決定和影響著校院兩級(jí)的教學(xué)管理工作。然而,隨著高校的擴(kuò)招,為了在有限的時(shí)間內(nèi)提高教學(xué)質(zhì)量、擴(kuò)大知名度,不少高校把主要精力用于師資隊(duì)伍建設(shè)或硬件建設(shè)方面,忽視了對(duì)教學(xué)管理隊(duì)伍的建設(shè),從而導(dǎo)致了教學(xué)秘書隊(duì)伍長期存在人員結(jié)構(gòu)不合理、業(yè)務(wù)水平不高等現(xiàn)象。筆者擔(dān)任教學(xué)秘書多年,深感提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量在當(dāng)前形勢(shì)下的必要性。筆者對(duì)高校教學(xué)秘書工作的角色定位,以及影響當(dāng)前高校教學(xué)秘書工作質(zhì)量的主要因素進(jìn)行了分析,探討提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量的途徑,以期引起高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)秘書工作的重視,從而有助于高校教學(xué)管理水平的穩(wěn)步提高。

　　二、高校教學(xué)秘書工作概述

　　教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理系統(tǒng)的有機(jī)組成部分,是課內(nèi)外各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)有序運(yùn)行的有效保證和有力支撐。院(系)教學(xué)秘書工作從屬于學(xué)校教學(xué)管理部門,接受學(xué)校和本院(系)教學(xué)院長(主任)的雙重領(lǐng)導(dǎo),貫徹執(zhí)行黨和國家的教育方針與校院兩級(jí)的教學(xué)指導(dǎo)思想、指示,確保院(系)教學(xué)工作的正常進(jìn)行。

　　三、影響高校教學(xué)秘書工作質(zhì)量的主要因素

　　教學(xué)秘書是最基層的教學(xué)管理干部,是教學(xué)管理的主要執(zhí)行者,他們的工作質(zhì)量與效果直接影響著教學(xué)工作的順利開展,對(duì)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果的提高起著舉足輕重的作用。然而,下列因素常常對(duì)教學(xué)工作造成直接或間接的不良影響。

　　(一)整體素質(zhì)因素。

　　教學(xué)秘書隊(duì)伍的成員來源渠道不一,從事高教管理專業(yè)的人員非常少,而真正能夠勝任這個(gè)崗位要求的人更是不多。他們或是經(jīng)驗(yàn)豐富而學(xué)歷層次過低,或是具備一定的學(xué)歷、職稱但業(yè)務(wù)不熟、操作能力差。由于整天深陷于繁雜的日常事務(wù),他們根本無法抽出時(shí)間去學(xué)習(xí)、深造,而且他們?cè)诼毞Q、職務(wù)、評(píng)獎(jiǎng)、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方面的機(jī)會(huì)也相對(duì)較少,從而造成這一領(lǐng)域“學(xué)歷、職稱、素質(zhì)”方面的斷層,也導(dǎo)致大多數(shù)高校的教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)不高。

　　(二)工作隊(duì)伍的不穩(wěn)定因素。

　　教學(xué)秘書人員流動(dòng)過快、待遇與工作效益失衡、晉升機(jī)會(huì)少是教學(xué)秘書工作隊(duì)伍的幾大不穩(wěn)定因素。其實(shí),教學(xué)秘書要能較好地勝任工作,至少須經(jīng)歷一到兩年的熟悉期。這一崗位人員頻繁地更換,會(huì)使工作缺乏連續(xù)性,教學(xué)管理質(zhì)量也就很難保證。而在整個(gè)教學(xué)隊(duì)伍中教學(xué)秘書往往處于“弱勢(shì)群體”地位,部分高校尚未建立優(yōu)勝劣汰的教學(xué)秘書人事競爭機(jī)制,也未健全、明確教務(wù)秘書的崗位職責(zé),因而在各種獎(jiǎng)勵(lì)、評(píng)優(yōu)機(jī)制中,教學(xué)秘書的利益常常不大被重視。而從工作的專業(yè)性和技術(shù)性及工資待遇來講,他們又無法與教師或其他行政人員相比。這也就直接導(dǎo)致很多同志不愿從事或繼續(xù)安心從事教學(xué)秘書這一工作,一些學(xué)歷高、能力強(qiáng)的教學(xué)秘書或轉(zhuǎn)為教師或調(diào)離崗位,進(jìn)而導(dǎo)致工作隊(duì)伍的不穩(wěn)定。

　　(三)管理水平不高,工作方法欠規(guī)范。

　　大部分教學(xué)秘書在上崗前并未要求需掌握現(xiàn)代管理科學(xué)知識(shí)和高等教育教學(xué)管理理論,了解學(xué)校的各種教學(xué)管理規(guī)章制度和本學(xué)院專業(yè)相關(guān)知識(shí),也就無法用理論來指導(dǎo)實(shí)踐。且大部分教學(xué)秘書的工作仍沿用傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)型和口頭型的工作模式,基本還處于一種淺層次的、粗放的管理手段,缺乏科學(xué)的管理方法和手段。更有甚者,由于工作量大面廣,部分教學(xué)秘書未遵循規(guī)范的工作程序和方法,工作中多“應(yīng)付”少“籌劃”,具有極強(qiáng)的隨意性,這也就極大地影響了教學(xué)管理工作的開展。

　　四、提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量的途徑

　　高校教學(xué)秘書的工作質(zhì)量和教學(xué)效果的提高是相輔相成的,對(duì)高校人才的培養(yǎng)也起著一定的作用。高校要提高教學(xué)秘書的工作質(zhì)量,筆者認(rèn)為,當(dāng)務(wù)之急是做好以下幾方面的工作。

　　(一)加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)。

　　1.領(lǐng)導(dǎo)重視,激發(fā)教學(xué)秘書的潛在能量。高等教育早已由精英教育轉(zhuǎn)變?yōu)榇蟊娊逃?學(xué)年制也逐步過渡為學(xué)分制管理。長期以來傳統(tǒng)思想觀念所決定的教學(xué)管理水平的滯后也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),有所改善。要提高教學(xué)秘書的工作效率,首先各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)。這包括合理地選聘人員,確保其基本素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力達(dá)到一定水平;充分肯定和評(píng)價(jià)教學(xué)秘書的工作業(yè)績,建立健全工作質(zhì)量考核評(píng)價(jià)制度,從德、能、勤、績四方面對(duì)教務(wù)秘書進(jìn)行考核評(píng)價(jià),并將考核結(jié)果與獎(jiǎng)懲聘用掛鉤;實(shí)行目標(biāo)績效管理,充分體現(xiàn)“多勞多得,獎(jiǎng)懲分明,獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,以獎(jiǎng)為主”,最大限度地調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的積極性,激發(fā)其潛在能量。

　　2.加強(qiáng)教學(xué)秘書的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。隨著高等教育的向前發(fā)展和教學(xué)改革的不斷深入,各類教學(xué)管理的新思想和新技術(shù)不斷涌現(xiàn)。高校教學(xué)管理部門要主動(dòng)適應(yīng)這種變化,適時(shí)通過召開教學(xué)管理研討會(huì)、組織觀摩交流、進(jìn)行經(jīng)常性的在職培訓(xùn)、支持攻讀高層次學(xué)位等方式,加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書的教育、管理、計(jì)算機(jī)科學(xué)等方面知識(shí)的補(bǔ)缺更新,使他們及時(shí)了解教學(xué)管理的前沿動(dòng)態(tài),習(xí)得先進(jìn)的理念和技能,為教學(xué)服務(wù)。

　　(二)自我完善,提高各方面的能力。

　　高校教學(xué)秘書是一個(gè)特殊群體,長期以來被冠以“高級(jí)保姆”這一尷尬的稱呼。教學(xué)秘書必須擺正位置、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高素質(zhì)?？偟膩碚f,教學(xué)秘書應(yīng)該自我完善、提高以下幾個(gè)方面的能力:

　　1.統(tǒng)籌管理能力。

　　高校教學(xué)秘書的統(tǒng)籌管理能力,主要體現(xiàn)在以本部門的工作計(jì)劃為中心,根據(jù)上級(jí)組織的各項(xiàng)方針、政策、法規(guī)得當(dāng)?shù)匕才殴ぷ?切實(shí)完成各項(xiàng)工作任務(wù),同時(shí)調(diào)動(dòng)廣大師生的參與熱情和積極性,并取得一定的成效。教學(xué)秘書不能等同于高校的一般辦事員。教學(xué)秘書是整個(gè)教學(xué)活動(dòng)的參與者和組織者,而在每項(xiàng)看似瑣碎無章的事務(wù)性工作背后,處處有章法、有原則、有講究。高校教學(xué)管理工作所呈現(xiàn)的多樣性和復(fù)雜性要求每一位教學(xué)秘書應(yīng)精心設(shè)計(jì),認(rèn)真組織,做到事前有計(jì)劃,計(jì)劃有余地,并將每一項(xiàng)教學(xué)要求都落到實(shí)處。所以,高校教學(xué)秘書的科學(xué)的統(tǒng)籌管理能力對(duì)學(xué)校的發(fā)展起著舉足輕重的作用。

　　2.溝通協(xié)調(diào)能力。

　　因?yàn)楣ぷ鞯男枰?教學(xué)秘書經(jīng)常要與本校的師生、本校和兄弟院系的相關(guān)職能部門聯(lián)系,為了得到他人的理解和支持,為了捕捉各方面的必要信息,為了獲得他人的鼎力相助,為了建立相互間的融洽關(guān)系,教學(xué)秘書務(wù)必須具備有效的溝通協(xié)調(diào)能力,并對(duì)整個(gè)教學(xué)工作有充分細(xì)致的認(rèn)識(shí),能從全局考慮問題,通過與他人不斷的溝通和協(xié)調(diào),消除各種矛盾和沖突,以充分發(fā)揮相關(guān)部門和師生員工的主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

　　3.現(xiàn)代化辦公應(yīng)用能力。

　　信息化程度的提高和現(xiàn)代化設(shè)備在教學(xué)改革中的普遍應(yīng)用決定了傳統(tǒng)的辦公方式和手段已成為歷史,辦公自動(dòng)化成為管理現(xiàn)代化的基本條件,不斷升溫的環(huán)保熱潮也預(yù)示著無紙化辦公的普及。教學(xué)秘書是教學(xué)管理信息的收集者、加工者、使用者和傳遞者。如何避免重復(fù)勞動(dòng),如何減少工作量,如何降低出錯(cuò)的機(jī)率,如何及時(shí)了解教學(xué)動(dòng)態(tài)……這些一直是困擾幾代教學(xué)秘書的問題。所以,新時(shí)期的教學(xué)秘書應(yīng)能熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行字表處理、網(wǎng)上辦公、數(shù)據(jù)庫語言等,對(duì)師生的檔案、學(xué)生的學(xué)籍、成績的統(tǒng)計(jì)分析、課程的編排等大量的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理,從而在極大地減輕工作強(qiáng)度的同時(shí)不斷地提高工作效率。

　　4.開拓創(chuàng)新能力。

　　“真正的管理人員永遠(yuǎn)是個(gè)創(chuàng)新者。”這是美國一位著名管理學(xué)家的重要論述。作為教學(xué)管理人員,教學(xué)秘書首先應(yīng)充分發(fā)揮潛力,放開眼界、勤于思考、勇于探索,學(xué)習(xí)和借鑒各地教學(xué)管理的先進(jìn)理念,提高自身的理論修養(yǎng)水平,用理論指導(dǎo)實(shí)踐,開展或積極參與教育教學(xué)管理研究,提高管理能力與研究能力,設(shè)計(jì)自己的教學(xué)管理方案,開拓新的教學(xué)管理途徑,做到管理創(chuàng)新。其次要注重不斷總結(jié),發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性,改進(jìn)工作方法,利用優(yōu)化手段進(jìn)行質(zhì)量管理,使工作有條不紊,從而達(dá)到最好的效果。

　　教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分,是穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)德智體全面發(fā)展的高素質(zhì)人才的基本保障。隨著高等教育教學(xué)改革的不斷深入、高校辦學(xué)規(guī)模的迅速擴(kuò)大、辦學(xué)層次與類型的日益增多,高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門都應(yīng)正確認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書工作的性質(zhì)、地位、職能、任務(wù),結(jié)合本校實(shí)際建設(shè)好這支隊(duì)伍,以提高其工作質(zhì)量、發(fā)揮其在全面推進(jìn)本校發(fā)展中的積極作用。

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