建筑檔案管理論文(2)
建筑檔案管理論文篇二
淺談建筑設(shè)計(jì)檔案管理
【摘 要】建筑設(shè)計(jì)檔案管理的質(zhì)量是衡量建筑施工單位質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程質(zhì)量管理程序中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，做到準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，從而保證建設(shè)工程項(xiàng)目按時(shí)按質(zhì)交工。本文分析了建設(shè)建筑設(shè)計(jì)檔案管理存在的一些主要問題，指出了檔案管理在施工文件，廠家檔案，施工文件處理上應(yīng)采取的措施。
【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目;檔案管理;措施
建筑設(shè)計(jì)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，從項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)到施工、竣工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。建筑設(shè)計(jì)的檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。搞好建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，僅靠檔案管理人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在建筑設(shè)計(jì)的過程中，影響工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分工作人員不重視。為了解決這個(gè)問題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保建設(shè)項(xiàng)目的收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。
1 建設(shè)建筑設(shè)計(jì)檔案管理中存在的問題
1.1 施工綜合管理文件原件不齊全
由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)，同樣造成了原始文件遺失。
1.2 工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象
隨著工程施工進(jìn)度的需要，或?yàn)榱思庇跐M足施工進(jìn)度要求，工程進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收后，沒有按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果，等驗(yàn)收小組解散后，找不到當(dāng)事人簽字。
1.3 竣工圖編制不規(guī)范
有些施工單位不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進(jìn)行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過多，或使用計(jì)算機(jī)圖的復(fù)印件，或劃改不當(dāng)，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。
1.4 施工資料格式不規(guī)范
施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范。有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作被動(dòng)。
1.5 施工原始資料書寫不規(guī)范
施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形色色，有用鋼筆的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
1.6 施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范
交工證書、隱蔽工程、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價(jià)值。
2 建筑設(shè)計(jì)檔案管理的措施
2.1 施工圖設(shè)計(jì)文件的管理
目前，有些建筑施工單位為了搶時(shí)間，搶進(jìn)度實(shí)施“先上車，后買票”，邊施工、邊設(shè)計(jì)、邊辦手續(xù)，造成返工、停工，嚴(yán)重影響了工程質(zhì)量，給工程檔案收集、管理帶來諸多弊端。
2.1.1 要健全城建工程施工圖預(yù)報(bào)審查制度
各施工單位在工程施工前辦理《報(bào)送工程竣工檔案責(zé)任書》的同時(shí)，將工程施工圖報(bào)送城建檔案管理部門，經(jīng)城建檔案管理人員審查，確定符合要求，再行通知施工。這樣就可以避免無工程施工圖先施工，或邊設(shè)計(jì)邊施工。同時(shí)，城建檔案管理人員也熟悉和掌握了工程施工的要求、進(jìn)度，從而增強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的可行性和目的性，也為工程竣工后檔案收集工作奠定了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
2.1.2 要加強(qiáng)施工單位檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，依法管理工程檔案意識(shí)
檔案管理人員要掌握《檔案法》和《工程檔案管理辦法》等法律、規(guī)章，嚴(yán)格依法管理，堅(jiān)決禁止無施工圖先施工、邊設(shè)計(jì)邊施工的現(xiàn)象，要及時(shí)做好工程圖紙、資料收集。及時(shí)把工程施工檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間送到施工人員手中，并經(jīng)常深入施工第一線，了解施工進(jìn)度，了解施工工程圖的實(shí)施情況，確保施工檔案材料齊全完整。
2.2 廠家檔案管理
廠家檔案資料由廠家提供，經(jīng)采購方驗(yàn)核后移交，有合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說明書、圖紙等多種內(nèi)容，包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國產(chǎn)和進(jìn)口之分。資料本身復(fù)雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點(diǎn)，情況復(fù)雜，給廠家資料的驗(yàn)核工作增加了不少難度。一般情況下，商務(wù)合同及其技術(shù)附件會(huì)對(duì)廠家應(yīng)提交的資料有一個(gè)要求，除了參與簽訂合同的部門，如：采購部門、使用單位、專業(yè)管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門也要參與其中，在廠家提交資料時(shí)，核實(shí)其完整性。
廠家檔案資料包含了物供中心采購部分(即甲方采購)及EPC項(xiàng)目由總包單位采購的部分。對(duì)于甲方采購部分，檔案部門要保證主要的資料收集齊全。做到按要求領(lǐng)取及驗(yàn)核，并結(jié)合經(jīng)驗(yàn)，主動(dòng)出擊，避免隨機(jī)資料不齊，給歸檔工作增加難度。在沒有合同或協(xié)議的情況下，對(duì)照設(shè)計(jì)圖紙，了解采購情況及應(yīng)提交的資料，爭取在工作中處于主動(dòng)，及時(shí)做好催交工作，迫使業(yè)務(wù)人員重新重視，對(duì)照合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。對(duì)于EPC項(xiàng)目，要監(jiān)督廠家按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員要認(rèn)真把關(guān)，保證隨機(jī)資料歸檔齊全并且不影響歸檔時(shí)間。
2.3 施工文件的檔案管理
2.3.1 竣工資料的收集應(yīng)從工程項(xiàng)目立項(xiàng)做起
設(shè)立工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員應(yīng)從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督?？⒐べY料編制工作應(yīng)實(shí)行“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開始與竣工資料收集同步;工程施工過程與竣工資料形成同步;工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過程。
2.3.2 建立健全資料管理制度
項(xiàng)目管理部門在工程建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在項(xiàng)目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點(diǎn)的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強(qiáng)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。
2.3.3 加強(qiáng)過程控制是保證竣工資料真實(shí)有效的手段
建筑設(shè)計(jì)的相關(guān)單位、工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到建筑設(shè)計(jì)與資料整理同步進(jìn)行，避免設(shè)計(jì)施工與資料分離，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對(duì)各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查。
2.4 結(jié)語
建筑設(shè)計(jì)檔案管理工作是工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真抓好此項(xiàng)工作有利于促進(jìn)工程管理工作的順利進(jìn)行，縮短交工驗(yàn)收的期限，避免工作完工后牽制建設(shè)、施工單位大量的人力、物力，順利完成建筑設(shè)計(jì)檔案的驗(yàn)收和移交工作。
參考文獻(xiàn)
[1]藺湘：《施工企業(yè)應(yīng)重視工程項(xiàng)目的文件檔案管理》，《陜西建筑》，2008年第11期。
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[3]張濤：《竣工資料質(zhì)量失控主要原因及解決方法》，《土木建筑學(xué)術(shù)文庫(第11卷)》，2009年。
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