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檢察院檔案管理論文(2)

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  檢察院檔案管理論文篇二

  檢察院訴訟檔案管理工作問題研究

  摘要:隨著檢察院辦案工作的公開化透明化,檔案工作重要性的日益顯現(xiàn),大部分基層檢察院高度重視做好此項(xiàng)工作、注重在軟件硬件建設(shè)方面狠下功夫。但不可否認(rèn)的是,目前基層檢察院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問題。根據(jù)人民檢察院訴訟檔案管理辦法中的機(jī)構(gòu)和職責(zé)的規(guī)定,各基層檢察院相繼都設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu),配備了專職檔案干部,這是做好檔案工作的必要條件。

  關(guān)鍵詞:訴訟,檔案管理,檢察院

  1.目前基層檢察院檔案工作中存在問題

  隨著檢察院辦案工作的公開化透明化,檔案工作重要性的日益顯現(xiàn),大部分基層檢察院高度重視做好此項(xiàng)工作、注重在軟件硬件建設(shè)方面狠下功夫。購置高新檔案密集架等現(xiàn)代化設(shè)備,并采取措施強(qiáng)化檔案信息化建設(shè),實(shí)施電子檔案、紙質(zhì)檔案雙式管理,做到辦公、庫房、閱卷三分開,取得一定成效。但不可否認(rèn)的是,目前基層檢察院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問題。

  (1)配套工作難以跟上檔案數(shù)量急增。實(shí)踐證明,當(dāng)前經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)地區(qū),刑事案件的發(fā)案越多;并且隨著社會主義法制的健全,普法教育的深入,人民群眾運(yùn)用法律武器保護(hù)自己合法權(quán)益的意識不斷增強(qiáng),各類糾紛也不斷增長,直接導(dǎo)致基層檢察院收案數(shù)量的大幅度上升,檔案數(shù)量也隨之急速增長。但與此同時,檢察機(jī)關(guān)檔案工作的軟件硬件工作相對滯后,難以配合檔案數(shù)量的“同步增長”。

  (2)人員配備難以適應(yīng)檔案管理要求。根據(jù)人民檢察院訴訟檔案管理辦法中的機(jī)構(gòu)和職責(zé)的規(guī)定,各基層檢察院相繼都設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu),配備了專職檔案干部,這是做好檔案工作的必要條件。但受案多人少矛盾的影響,大部分基層檢察院的專職檔案員僅有1~2名。檔案工作人員的相對不足與急速增長的檔案數(shù)量和工作量之間的矛盾,導(dǎo)致檔案人員每天只能疲于應(yīng)付檔案的日常管理,無法抽出更多的精力做好檔案的開發(fā)利用、信息化管理等工作。

  (3)落實(shí)檔案管理制度不理想。一是移交制度不健全。部分檢察院沒有制定移交和歸檔制度,哪些該歸檔沒有明確細(xì)則,于是很多情況是你交我就收,你不交我也不問;二是責(zé)任制度不健全。部分檢察院歸檔工作與崗位責(zé)任制不掛鉤,按要求應(yīng)歸檔的不歸檔,也沒有有效的制度去制約。網(wǎng)。三是落實(shí)制度執(zhí)行差。部分檢察院雖然制定了一些制度及崗位責(zé)任制,但實(shí)際操作中有章不循,執(zhí)章不嚴(yán),無法兌現(xiàn),這就造成許多案卷應(yīng)歸檔而未歸檔或不及時歸檔。

  (4)檔案材料內(nèi)容不夠完整。由于以上種種原因,衍生出很多實(shí)際問題。首先,檔案材料容易泄密。按照檔案法和有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定,人民檢察院訴訟檔案必須由本單位的檔案部門集中統(tǒng)一管理,禁止存放在各承辦單位或承辦人個人手中,否則會給檔案安全造成很大隱患,時間一長,就會出現(xiàn)丟失、泄密等問題。其次,影響檔案使用效果。檔案人員在接收檔案時發(fā)現(xiàn)有相當(dāng)部分檔案材料中存在卷內(nèi)材料不全,這是檔案工作的一大硬傷,因?yàn)槿绻4娴氖遣煌暾臋n案,待日后查考時說不清該案卷的來龍去脈,反映不了真實(shí)情況。再次,影響案件的公正性。訴訟檔案卷內(nèi)文件出現(xiàn)缺失,就無法了解該案是否起訴,是否判決,根據(jù)什么起訴,根據(jù)什么判決,判決是否已送達(dá)、是否執(zhí)行等情況。如果日后當(dāng)事人提出疑義需要復(fù)查時,短缺材料的檔案就不能作為依據(jù),當(dāng)事人的問題解決不了,人民檢察院的依法公正、依法監(jiān)督形象也必將嚴(yán)重受損。

  2.加強(qiáng)基層檢察院檔案工作的幾點(diǎn)建議

  檔案工作作為黨和國家的一項(xiàng)重要事業(yè),如何順應(yīng)時代和社會的發(fā)展,不斷創(chuàng)新,如何變被動服務(wù)為主動服務(wù),如何提高辦案效率、體現(xiàn)司法公正的內(nèi)在要求。筆者試就如何做好基層檢察院檔案管理工作談幾點(diǎn)意見。人民檢察院訴訟檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工作,要實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理,就要努力建設(shè)一支思想政治過硬,有較高法律素質(zhì)和檔案業(yè)務(wù)水平,能夠秉公辦事、積極主動開發(fā)利用檔案資源的檔案管理隊(duì)伍,充分發(fā)揮檢察院檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為社會穩(wěn)定服務(wù)的作用,才能使檢察院的檔案工作跟上現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。

  (1)健全檔案領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)制

  加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),完善檔案管理體制,是檔案工作在新形勢下順利開展的重要保證。應(yīng)確立檢察長直接領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門具體負(fù)責(zé)、其他部門協(xié)同配合的檔案工作體系,注重檢查檔案工作進(jìn)展情況,幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾,解決實(shí)際困難。每年度的工作意見、目標(biāo)管理考核辦法、全年工作總結(jié),院領(lǐng)導(dǎo)都要突出強(qiáng)調(diào)檔案工作,真正做到檔案工作與檢察工作同部署、同檢查、同考核。同時院領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)重視提高干警對檔案管理工作在檢察院檢察工作中重要性的認(rèn)識,增強(qiáng)干警主動參與檔案管理的積極性。

  (2)提升檔案管理人員素質(zhì)

  檔案管理人員素質(zhì)是做好工作的前提條件和基礎(chǔ)。一是注重加強(qiáng)專職檔案人員培訓(xùn),加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì),是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)、有序管理的基本要求。訴訟檔案管理工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)面廣的基礎(chǔ)性工作,對從業(yè)人員有著很高的要求。在思想政治上要求相關(guān)人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和良好的職業(yè)操守,要能嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度,保守機(jī)密。網(wǎng)。在業(yè)務(wù)上,要有較高的業(yè)務(wù)水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能,要熟悉庫藏檔案的內(nèi)容和分類,精通各種檢索工具,同時還要具有一定的法律常識。網(wǎng)。只有真正做到以上幾點(diǎn)才能成為一名稱職的檔案管理人員??梢远喟才艆⒓由霞墮z察院、檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),并邀請檔案局的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo),主動向先進(jìn)單位學(xué)習(xí),通過學(xué)習(xí)開闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長補(bǔ)短。二是注重加強(qiáng)相關(guān)部門檔案責(zé)任人員培訓(xùn),重視加強(qiáng)對各部門內(nèi)勤,特別是檔案責(zé)任人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo),有計(jì)劃地開展培訓(xùn)。對于新上崗的書記員和崗位調(diào)動后的人員,要及時組織相關(guān)培訓(xùn),使他們在上崗初期就能正確掌握工作要點(diǎn),養(yǎng)成良好的立卷、歸檔、調(diào)檔習(xí)慣,使他們正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂方法,確保歸檔質(zhì)量。及時訂閱有關(guān)檔案管理書刊,督促其自覺學(xué)習(xí),促使其掌握必要的檔案知識。在平時除了鼓勵檔案責(zé)任人員多學(xué)習(xí)、多充電之外,也要多針對新形勢對他們進(jìn)行培訓(xùn)。

  (3)把好案件檔案質(zhì)量關(guān)卡

  一要把好質(zhì)量評查關(guān),把“訴訟檔案是否規(guī)范”作為一項(xiàng)重要的指標(biāo)認(rèn)真評查;二要把好歸檔關(guān),應(yīng)對各部門上交的各類檔案堅(jiān)持原則,嚴(yán)格把關(guān),不符合歸檔要求的,及時指正,并督促整改;三要把好保管關(guān),庫存檔案要經(jīng)常檢查,確保庫房“八防”措施到位,保持庫存檔案整齊、美觀、牢固;四要把好利用關(guān),重視檔案利用工作,充分發(fā)掘檔案資源,提高利用率,為案件的申訴復(fù)查、專項(xiàng)檢查、質(zhì)量評查及司法機(jī)關(guān)的偵破工作等提供全面、有效、良好、高效的服務(wù)。

  (4)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

  可以預(yù)見,不遠(yuǎn)的將來,全文數(shù)字化將會普及推廣到各級各類檔案工作之中,檔案的全文數(shù)字化將會是衡量一個部門、單位檔案工作現(xiàn)代化程度的重要參數(shù)。檢察工作的不斷進(jìn)步對訴訟檔案的管理提出了更高的要求,檔案管理的物質(zhì)條件也必然要隨之改進(jìn)。要使檔案工作適應(yīng)檢察工作的新要求,一方面要加大資金投入,改善硬件條件,如空調(diào)、電腦、除濕設(shè)備、消毒設(shè)備等,要最大限度地保護(hù)好檔案,才能最大限度地延長檔案的使用壽命。另一方面,要投入開發(fā)新的軟件系統(tǒng),隨著今后電子證據(jù)的增多,還可以開發(fā)出保存該類證據(jù)的相關(guān)軟件系統(tǒng)。如此才能使檔案管理工作適應(yīng)社會的發(fā)展,滿足社會需求。我們基層檢察院應(yīng)當(dāng)將此項(xiàng)工作作為當(dāng)前或者在將來較長一段時間內(nèi)檢察院檔案工作的重中之重,花大力氣,加大投入,充分利用內(nèi)部局域網(wǎng)平臺優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)資源共享,進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。

  【參考文獻(xiàn)】

  [1] 張濤.淺論檢察院檔案電子化[J].新鄉(xiāng)學(xué)院學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版),2009,(01).

  [2] 周洪.人民檢察院訴訟檔案信息化工作的實(shí)踐[J].云南檔案,2003,(04).

  
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