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檢察院檔案管理論文

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  隨著檢察院辦案工作的公開化透明化,檔案工作重要性的日益顯現(xiàn),大部分基層檢察院高度重視做好此項(xiàng)工作、注重在軟件硬件建設(shè)方面狠下功夫。下面是由學(xué)習(xí)啦小編整理的檢察院檔案管理論文,謝謝你的閱讀。

  檢察院檔案管理論文篇一

  基層檢察院訴訟檔案的管理現(xiàn)狀及對(duì)策

  摘 要 檢察院訴訟檔案管理工作是整個(gè)檢察工作中的重要一環(huán),對(duì)檢察工作的科學(xué)發(fā)展也有著重要意義。文章首先從訴訟檔案的含義、作用及意義入手,進(jìn)而分析了當(dāng)前基層檢察院訴訟檔案的管理現(xiàn)狀及問題,提出了加強(qiáng)基層檢察院訴訟檔案管理的對(duì)策及建議。

  關(guān)鍵詞 基層檢察院 訴訟檔案 檢察院檔案管理

  1訴訟檔案的含義

  檢察訴訟檔案是人民檢察院以辦理案例為目的,依法進(jìn)行訴訟活動(dòng)所形成、具有查考利用價(jià)值,并按照有關(guān)規(guī)定立卷歸檔,集中保管的訴訟文書、聲像材料及其它材料的總和。主要分為四類,即:偵查、審判監(jiān)督的刑事案卷;直接受理立案偵查的刑事案卷;控告申訴案卷;民事、行政訴訟案卷[1]。人民檢察院的訴訟檔案是檢察活動(dòng)的記錄,真實(shí)地記錄著檢察活動(dòng)的始終,不僅是是檢察業(yè)務(wù)工作成績的重要承載,而且是國家財(cái)富的重要組成部分。[2]

  2基層檢察院訴訟檔案管理的現(xiàn)狀及問題

  通過近年來的努力,基層檢察院訴訟檔案取得了一定的成績,但是在新形勢下,基層檢察院訴訟檔案管理也存在著一些問題。

  2.1檔案意識(shí)不強(qiáng),管理效果不佳

  目前,院內(nèi)各部門沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是檢察院工作的一個(gè)重要組成部分,大部分檢察人員存在著“重辦案輕檔案”的思想,沒有對(duì)本部門的收集立卷工作進(jìn)行檢查,認(rèn)為這是檔案室和檔案管理人員的職責(zé),長久下來,給檔案管理人員增加了負(fù)擔(dān),再加上專業(yè)檔案人員的缺乏,檔案部門督促不力,整個(gè)訴訟檔案管理效果欠佳。

  2.2訴訟檔案的文書材料收集不全,檔案質(zhì)量差

  基層檢察院的訴訟檔案管理中經(jīng)常存在質(zhì)量問題:首先,由于我國法律體系不是很健全,加上辦案人員的檔案意識(shí)不強(qiáng),造成大量的訴訟文書材料歸檔不及時(shí),歸檔材料質(zhì)量較差。其次,檔案人員在接收案卷材料時(shí),沒有認(rèn)真檢查,部分案卷缺少討論案件記錄和閱卷筆錄等;卷內(nèi)材料排列混亂,重復(fù)文書材料、與定罪量刑無關(guān)的材料沒有剔除。再次,部分案卷材料中使用劣質(zhì)字跡,如使用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等。使用這種不耐久的字跡材料極易使字跡模糊、擴(kuò)散,不易長久保存,嚴(yán)重影響訴訟檔案的保管質(zhì)量。最后,部分案件的承辦人沒有書寫法律文書編號(hào),如審查批捕、起訴案件意見書不編號(hào);訴訟案卷的封面年度、字第號(hào)填寫不規(guī)范、不統(tǒng)一;有的案卷,案件承辦人不簽名,沒有填寫負(fù)責(zé)人,造成了一定程度的歸檔困難。

  2.3信息化建設(shè)情況差,信息資源利用率低

  當(dāng)前各級(jí)檢察院都在進(jìn)行信息化建設(shè),但是,目前基層檢察院的檔案信息化建設(shè)仍然存在一些問題。一般基層檢察院的訴訟檔案的信息化管理僅僅是條目管理,沒有延伸到全文管理;運(yùn)用單機(jī)版管理軟件或借助EXCEL、WORD表格進(jìn)行檢索,沒有實(shí)現(xiàn)信息資源共享,查找檔案非常不便;對(duì)于產(chǎn)生的大量電子文檔,沒有引起重視,使得大量電子文件信息流失。大部分的基層檢察院檔案室保存著大量的訴訟案卷,這些案卷中蘊(yùn)含著豐富的信息資源,但是一般都只是按規(guī)定收集、整理,沒有對(duì)其進(jìn)行開發(fā)利用, 檔案人員只是等待查閱者上門查閱,檔案信息資源沒有進(jìn)行有效的整合和利用,檔案信息資源利用率比較低。

  2.4檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和條件不足

  隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)法律意識(shí)的提高,檢察院工作的深入開展要求檔案管理工作水平也要進(jìn)一步提升。一般基層檢察院的檔案庫房選址都不符合檔案建筑設(shè)計(jì)要求,不利于訴訟檔案的保管和利用;其次,基層檢察院對(duì)檔案工作的投入,僅限于1-2臺(tái)電腦和1臺(tái)打印機(jī),缺乏除濕除塵設(shè)備、消毒設(shè)備和溫濕度測量儀等,沒有防蟲防有害生物的有效措施,沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,基礎(chǔ)設(shè)備和條件較差,不利于訴訟檔案的保存。

  2.5缺乏專業(yè)的檔案管理人員

  隨著人們法律意識(shí)的增強(qiáng),訴訟檔案的增多,各類基層檢察院的訴訟檔案劇增,但檔案管理人員僅配備1-2名,更換頻繁。大多數(shù)情況下,這些檔案管理人員都沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí),且沒有經(jīng)過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn),無法對(duì)本機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門訴訟文書材料的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。在面對(duì)數(shù)以萬計(jì)的訴訟檔案時(shí),無法準(zhǔn)確而又有效的進(jìn)行收集、整理、保管、利用等工作。有些基層檢察院因人員緊張聘請(qǐng)兼職人員和實(shí)習(xí)生管理檔案,沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),加上缺乏責(zé)任心,致使訴訟檔案管理缺乏統(tǒng)一性、科學(xué)性和規(guī)范性,給訴訟檔案的利用帶來很多麻煩。

  3加強(qiáng)基層檢察院訴訟檔案管理的對(duì)策

  3.1提高對(duì)訴訟檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),完善訴訟檔案管理制度

  訴訟檔案工作對(duì)整個(gè)檢察院工作的重要性不言而喻,要讓每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)干部和檢察人員都充分增強(qiáng)檔案工作意識(shí)和檔案法制觀念。首先,把檔案分級(jí)管理職責(zé)要落到實(shí)處,把檔案工作列入重要議事日程,通過過問、檢查、督促檔案管理工作,為檔案現(xiàn)代化管理工作提供物質(zhì)保障創(chuàng)造條件。[3]其次,要把訴訟檔案管理工作與檢察院的崗位負(fù)責(zé)制和年終考核聯(lián)系起來,以增強(qiáng)全院其他部門領(lǐng)導(dǎo)、檢察人員和檔案管理人員的責(zé)任心與事業(yè)心,加強(qiáng)訴訟檔案的管理。

  3.2嚴(yán)格規(guī)范訴訟檔案材料的收集、整理、立卷工作,提高訴訟檔案質(zhì)量

  案件負(fù)責(zé)人需要負(fù)責(zé)每個(gè)案件的文書材料形成、積累、整理,保證歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確,并檢查訴訟材料是否齊全、完整、是否符合要求,如果有遺漏或不符合要求的,要及時(shí)補(bǔ)齊或改正,對(duì)于無法補(bǔ)齊的文件,要在案卷備考表中說明。卷內(nèi)材料應(yīng)按照實(shí)際辦案程序依次排列,各種證據(jù)材料,可先按材料的名稱、問題等特征分類,再按時(shí)間順序排列,將主要證據(jù)排列在前,輔助證據(jù)排列在后。案卷應(yīng)有卷皮、卷內(nèi)目錄和備考表。卷皮、卷內(nèi)目錄所填內(nèi)容應(yīng)與卷內(nèi)材料相符,卷皮除目錄號(hào)、卷號(hào)外,都應(yīng)用字跡耐久的藍(lán)黑或碳素墨水逐項(xiàng)準(zhǔn)確填寫,字跡要工整、清晰、規(guī)范。歸檔的訴訟文書必須按年度、程序、一案一號(hào)的原則,結(jié)案后,由案件承辦單位整理立卷,于翌年第二季度移交檔案部門,并根據(jù)《人民檢察院訴訟檔案保管期限表》劃出保管期限。   3.3加強(qiáng)訴訟檔案的現(xiàn)代化管理、信息化管理

  現(xiàn)代化管理不僅可以大大地增加庫房的庫容量,而且還能提高查找速度、查準(zhǔn)率和查全率,訴訟檔案要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。面對(duì)日益增多、紛繁復(fù)雜的訴訟檔案,要改變傳統(tǒng)的管理模式,實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的紙質(zhì)和電子“雙套歸檔”管理制度,加快實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理,各個(gè)基層檢察院要逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和信息化管理,實(shí)現(xiàn)與市院網(wǎng)、省院網(wǎng)、及全國檢察院接軌的局面,實(shí)現(xiàn)資源共享。積極引進(jìn)利用先進(jìn)的檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索,提高工作效率,節(jié)省時(shí)間和空間,為訴訟檔案的利用提供便利。

  3.4加大對(duì)訴訟檔案的基礎(chǔ)設(shè)施的投入

  加大對(duì)訴訟檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入,加強(qiáng)訴訟檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),有利于實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理。檔案庫房的建設(shè)要嚴(yán)格按照檔案庫房建設(shè)要求標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)要購置訴訟檔案管理所需的檔案裝具、除濕除塵設(shè)備、空調(diào)、防火系統(tǒng)、復(fù)印機(jī)、打印進(jìn)、電腦等設(shè)備,還要積極加大適應(yīng)訴訟檔案管理實(shí)際工作需要的軟件設(shè)備的開發(fā)和利用,加速實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理,實(shí)現(xiàn)具有檢察院特色的辦公自動(dòng)化管理和傳統(tǒng)手工管理的有效結(jié)合。

  3.5加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn),提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

  新時(shí)期,檔案管理規(guī)范化的新形勢、新內(nèi)容、新變化需要一支擁有一支高素質(zhì)的檢察檔案管理人員,這是提升檢察機(jī)關(guān)檔案服務(wù)能力建設(shè)的核心和關(guān)鍵所在。首先,要加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心和事業(yè)心,提高檔案管理人員的檔案意識(shí);其次,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn),使掌握利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的方法和技能,積極主動(dòng)開發(fā)利用訴訟檔案資源,以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。最后,完善激勵(lì)機(jī)制,可以考慮設(shè)置檢察院檔案管理人員先進(jìn)工作者獎(jiǎng)項(xiàng),充分調(diào)動(dòng)基層檢察院檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性。

  人民檢察院訴訟檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作,各個(gè)基層檢察院需要結(jié)合自身實(shí)際情況,積極穩(wěn)妥地開展訴訟檔案的管理、利用工作。

  參考文獻(xiàn)

  [1] 楊玲.淺談基層檢察院訴訟檔案歸檔中應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].檔案與建設(shè),2006(S1).

  [2] 謝如薇.湖南基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理研究[D].安徽大學(xué),2014.

  [3] 侯莉琨,孫莉.加強(qiáng)檢察檔案管理有效服務(wù)檢察工作[J].蘭臺(tái)世界,2013(Z4).

  [4] 李肖慧,周萬毅.芻議法院訴訟檔案管理體系的完善[J].北京檔案,2010(2).

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