會展現(xiàn)場管理論文

　　會展的現(xiàn)場管理是一個復雜的系統(tǒng)工程，是會展經濟管理中非常重要的部分。下面是學習啦小編整理的會展現(xiàn)場管理論文，希望你能從中得到感悟!

　　會展現(xiàn)場管理論文篇一

　　淺論會展現(xiàn)場服務與管理

　　[摘要]會展的現(xiàn)場服務與管理是一個復雜的系統(tǒng)工程，是會展經濟管理中非常重要的部分。在具體會展中，可從布展階段、開展階段及撤展階段的一些基本環(huán)節(jié)來了解會展現(xiàn)場服務與管理的主要內容，通過具體細節(jié)的管理提高其現(xiàn)場管理的執(zhí)行能力。

　　[關鍵詞]會展服務;現(xiàn)場管理;細節(jié)管理

　　[中圖分類號]J024 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-3115(2012)24-0099-02

　　在當今社會，隨著越來越多的汽車展、服裝展、藝術品展等會展活動的出現(xiàn)，會展或展會已經是人們生活中一項熟悉的社會活動。所謂會展并不是孤立的“會”、“展”或展覽 ，而是將展覽與會議、各類貿易賽事、旅游、藝術節(jié)等節(jié)事活動相結合。廣義的會展現(xiàn)場包括展覽、會議、節(jié)事活動等在內的全部有形場所和設施，以及全部相關無形要素在現(xiàn)場的集合。一個會展項目是否成功，從某種意義上來講取決于該會展項目現(xiàn)場管理是否科學有效。①展會現(xiàn)場管理是辦展機構對展會現(xiàn)場實施的總體管理，時間上從布展到開展直至撤展結束。由于現(xiàn)場管理通常是集中在一個較短的時間段，所以，各種事務顯得集中、眾多和繁瑣。因此，現(xiàn)場管理和服務顯得尤為重要。②展會現(xiàn)場的地點以主辦方開始啟用后的場館為主，也包括其他相關涉及的場所，如運輸拆卸場地等。服務與管理包括進場布置到展覽結束撤館結束這段時間，展覽主辦方對參展商、搭建商、運輸商等各類服務商在內的各實施單位在現(xiàn)場按原有計劃進行有序的協(xié)調、監(jiān)督和管理，以及對參展商、觀眾在現(xiàn)場所發(fā)生的一切需求所進行的協(xié)調服務和管理，包含會展活動的開(閉)幕、展場管理、觀眾登記、布展、撤展及相關活動計劃等主要內容。

　　會展現(xiàn)場管理的原則是：第一，盡量利用服務鏈外包服務，進行監(jiān)控; 第二，指定專人在專門時間負責專項工作，明確分工，分清職責，責任到人; 第三，對于重點工作，實行雙重核查制度;第四，對重要環(huán)節(jié)，負責人應及早提出注意問題，實時監(jiān)督;第五，重視對臨時人員的短期培訓。會展現(xiàn)場服務與管理對成功辦好一屆展覽會至關重要，現(xiàn)場管理做得不好會影響專業(yè)觀眾和參展商對展覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質。

　　一、展會布展階段的管理

　　會展的布展階段為會展現(xiàn)場管理的前期工作，具體包括展臺搭建的管理、展位展品運輸的管理、參展商布展管理、現(xiàn)場保潔與安保等工作。展臺搭建的管理主要是督促和協(xié)調主場搭建商和主場運輸商相互之間的配合，共同討論和預防展臺搭建、展品運輸過程中可能出現(xiàn)的問題，以保證布展的順利進行。布展的時間通常是三天左右，最短的可能只有一天，甚至更短。在這么短的時間內完成繁重的搭建任務，除了要有科學化的搭建技術，更為關鍵的是做好配合和協(xié)調事宜，監(jiān)控好整體工作的進程。根據場館、場地做出平面圖紙，并在圖紙上劃分各展區(qū)、展位。將圖紙內容與各參展商溝通，以展位價格、品牌影響力、對人流的吸引力等為參數綜合權衡各參展商目標展位與實際情況的差距，并最終確認圖紙展位。

　　參展商報到之前，主辦方應督促好兩項工作：一是按圖紙做好展臺區(qū)域的地線劃分，標明展臺號;二是按照圖紙搭好現(xiàn)場服務辦公的場所，比如組委會辦公室，或主辦方、主場搭建商、主場運輸商的聯(lián)合辦公地點，提前安排好各單位人員、各種器材和資料等到位。③ 確保產品運輸安全是展品運輸與管理的關鍵，應嚴格按照展前制定的物流計劃分區(qū)域實施展品的就位工作。主場運輸商可通過展品代理(通關、驗收、運輸等)提前掌握大部分展品資料，尤其是進館的時間進度，協(xié)調運輸、搭建、參展商之間的工作。展品進入場館后其包裝箱的堆放與管理常被忽略，往往成為現(xiàn)場管理的盲區(qū)。參展商布展管理的第一項主要工作就是接待參展商報到，這是參展商對主辦方現(xiàn)場服務的第一印象，一定要引起主辦方各現(xiàn)場工作人員的重視。熱情、周到的接待服務是會展現(xiàn)場服務與管理良好的開端。主辦方工作人員協(xié)助參展商了解與展會相關的各類服務信息和規(guī)定。一般大部分參展商都能在規(guī)定的時間內完成布展，但也有個別參展商或展品由于交通等因素推遲到達展會現(xiàn)場，這就需要主辦方提前計劃好展會開幕以后參展商和展品進入場館的臨時通道，并要求主場搭建、主場運輸、場館方的工作人員提前就位，協(xié)助參展商盡快參展?，F(xiàn)場保潔與安保工作是展會現(xiàn)場不可缺失的一部分，保潔分別由場館方、主場搭建商分工負責。其中，展會場地內公共區(qū)域的清潔工作由場館方負責，如通道、廁所、餐廳等。展會期間的安全保衛(wèi)工作主要是防止可疑人員進入展會、防止展品丟失和被盜，展會消防安全保護以及協(xié)助參展商進出的一些安全保衛(wèi)方面的工作等。展會期間的安保工作若不到位，將會直接影響展會的聲譽度。

　　二、 會展開展階段的管理

　　開幕式是會展正式開始的標志，舉辦開幕式的主要目的是制造氣氛、擴大影響、提高展會的知名度、吸引更多的觀眾來參展。開幕式是參展商和觀眾對展會的第一印象，是主辦方向公眾展示會展規(guī)模和實力的大好機會。隨著會展業(yè)的發(fā)展，會展行業(yè)之間特別是同類題材的展會間競爭越來越激烈，一個成功的展會開幕式不僅可以增強參展商和觀眾對展會的信心，還可以提高業(yè)界和大眾對展會的關注程度，擴大展會的影響和品牌形象宣傳④。通常來說，開幕式籌劃的主要工作有確認領導人名單、開幕式嘉賓的入場名單、開幕的時間、開幕現(xiàn)場布置、禮儀、現(xiàn)場樂隊等內容。要確保開幕式的萬無一失，在開幕主辦方一定要進行周密的安排和確認，各部門對于開幕式主要流程進行預演，開幕當天提前到場，委派專人核查所有的設備和設施，并做好隨時應對突發(fā)事件的準備。⑤

　　觀眾是展會的主體，專業(yè)觀眾是參展商的上帝，同時也可能是潛在的參展商。因此，做好觀眾登記工作非常重要。為了更好地了解觀眾結構，就必須掌握與觀眾有關的精確數據。首先，觀眾注冊和登記處應有顯著標志，便于觀眾及時找到并辦理現(xiàn)場注冊手續(xù)?，F(xiàn)場要安排專人指引、咨詢和維持秩序。其次，為避免排隊擁擠，要有足夠的登記臺和填表臺。最后，觀眾登記時，信息要及時收集和匯總，當天登記的數據要在閉館后送至主辦方現(xiàn)場辦公室，并錄入電腦?，F(xiàn)場數據收集主要包括專業(yè)觀眾信息和參展商的信息，參展商的數據對展會項目的發(fā)展是至關重要的。主辦方在開展期間，應為參展商和觀眾提供完善的服務，例如現(xiàn)場設立咨詢臺解決參展商和觀眾提出的相關問題，要求咨詢處的工作人員必須要對展會的各個環(huán)節(jié)非常清楚，能夠自主解決問題，幫助客戶聯(lián)系到相關的負責人解決問題。 　　在會展期間，開展的其他與會展主題相關的活動主要有論壇、會議、表演、比賽等，這些活動能起到活躍會展現(xiàn)場氣氛、完善會展功能的作用，主辦方、行業(yè)協(xié)會、 參展商都可能是這些活動的主辦者。在會展開展階段應在細節(jié)管理的基礎上推行問題管理法，要求會展的每位工作人員通過細節(jié)管理及時解決工作中遇到和發(fā)現(xiàn)的問題，并在工作結束后對問題的改進情況進行總結，以提高會展的管理水平和服務質量。

　　三、展會撤展階段的管理

　　會展結束的標志是撤展會議的召開。一般在撤展前一天上午召開會議，商討撤展的各個環(huán)節(jié)，明確各單位的職責，尤其要決定撤展的具體時間，依次為停止觀眾登記的時間、停止觀眾入場的時間、觀眾清場的時間、斷電的時間、開出門證的時間、開啟貨物通道的時間、閉館的時間等。撤展前一天下午，辦展機構就可以把有關情況以書面形式通知各參展商，以利于其安排第二天的工作。具體工作包括撤除展臺;協(xié)助參展商順利退還展具，協(xié)助參展商妥善處理展品;做好展場清潔，加強安全和消防保衛(wèi)工作及時處理撤展留下的大量垃圾;全場斷電后，查看展場的電表讀數以便結賬;核對并確認現(xiàn)場費用的清單， 約定時間結清費用;將主辦方的所有現(xiàn)場資料和設備等整理后運出展場。會展結束后，主辦方通過會展中遇到的新、老問題進行總結并提出解決方案或建議，為以后的工作提供借鑒。

　　四、展會中的細節(jié)管理

　　在管理學中細節(jié)管理強調的是一個系統(tǒng)問題。首先，各個管理層的員工必須各司其職，盡心盡力地完成工作要求;其次，對工作要進行深挖掘，也就是說每位管理人員對待自己的工作必須從小事做起、做好，才能做好大事⑥。對于會展行業(yè)的工作人員來說，細節(jié)管理是非常具有現(xiàn)實意義的管理理念。在會展中，只有讓參展商和觀眾感受到真心實意的微笑，會展的現(xiàn)場服務才算是成功的。提供良好的服務就必須要足夠細心，足夠細心就需要每一位會展現(xiàn)場管理人員秉承細節(jié)管理的要求，在工作中注意細節(jié)。所以，在做現(xiàn)場管理工作時，先把各個場館、現(xiàn)場客服的各個環(huán)節(jié)分成若干工作塊，再把每個工作塊細分，最后把細分后的工作責任到人，就能使看似龐大紛亂的展會工作變得有條不紊。會展行業(yè)的性質決定了服務是生命，而現(xiàn)場管理工作更是服務中的服務，務必要從每一個細節(jié)做起。同樣，建立一個完善的展會制度，在細節(jié)上下功夫是必不可少的，只有制度足夠細化才能指導工作，使會展行業(yè)得以更好更快地發(fā)展。

　　[注 釋]

　?、俟?jié)事活動現(xiàn)場管理的基本內容[DB/OL].

　?、冖邰軓垥跃辏骸稌垢耪摗?，東北財經大學出版社2008年版。

　?、荽鞴馊ⅠR聰玲：《節(jié)事活動策劃與組織管理》，中國勞動社會出版社2007年版。

　?、蘩璐杭t：《會展案例分析》，大連理工大學出版社2010年版。

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