工程項目文檔管理論文(2)
工程項目文檔管理論文篇二
項目建設(shè)工程文檔全過程管理的探討
[摘 要]項目工程建設(shè)檔案是基本建設(shè)工作的重要組成部分，極具參考價值和應(yīng)用價值。建立項目工程建設(shè)檔案管理的保證體系，與國際慣例接軌，實現(xiàn)工程檔案編制方法的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化及管理的現(xiàn)代化，既是工程檔案管理工作的要求，也是工程建設(shè)的要求。
[關(guān)鍵詞]項目工程建設(shè);文檔管理
中圖分類號：TU-05 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X(2015)08-0202-01
引言
建設(shè)項目文檔的管理，是建設(shè)項目信息管理的一項重要工作，它是項目管理人員實施項目管理，進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)性工作。建設(shè)項目文檔管理系統(tǒng)將現(xiàn)代先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)引入基本建設(shè)項目管理工作中，使用戶脫離復(fù)雜的手工勞動，極大地提高工作效率，降低出錯率，同時便于工程項目的跟蹤管理。
1 項目工程建設(shè)文檔管理的重要作用
1.1目工程建設(shè)檔案為項目工程建設(shè)的論證、決策、設(shè)計、監(jiān)理和施工提供了重要的信息和科學(xué)依據(jù)。工程項目在規(guī)劃、研究論證、立項審批、勘測和設(shè)計過程中，積累了豐富、翔實、可靠的基礎(chǔ)資料和成果。隨著工程建設(shè)的展開，產(chǎn)生了大量的科技、施工、管理文件材料和圖紙及各種類別、載體的檔案資料，經(jīng)過收集、整理和歸檔，形成一整套有價值的工程建設(shè)檔案。
1.2項目工程建設(shè)檔案作為工程建設(shè)活動中的真實記錄，可為本項工程的建設(shè)管理、交工驗收、使用、改建、維修等提供重要的依據(jù)，對其它工程的建設(shè)也有著重要的參考價值。
1.3通過項目工程建設(shè)檔案管理工作的實踐，能有效地促進(jìn)工程項目建設(shè)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、利用和完善。同時隨著工程建設(shè)管理體制的改革和工程建設(shè)監(jiān)理制的實行，工程檔案將為工程投資、質(zhì)量控制、合同管理等工作打下堅實的基礎(chǔ)。
1.4加強(qiáng)項目工程建設(shè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，將有效地加快種子工程項目工程建設(shè)檔案的分類、組卷方法的科學(xué)化和手段現(xiàn)代化的步伐。同時也便于進(jìn)一步總結(jié)新體制下的種子工程項目工程建設(shè)檔案管理與國際慣例接軌的經(jīng)驗。
2 項目工程建設(shè)文檔管理的方法
建設(shè)項目管理組織中的信息管理部門是專門負(fù)責(zé)建設(shè)項目信息管理工作的，其中包括項目文件資料的管理，因此在工程建設(shè)全過程中形成的所有文件資料，應(yīng)統(tǒng)一歸口傳遞到信息管理部門，進(jìn)行集中收發(fā)和管理。首先在項目管理組織內(nèi)部，所有文件資料都必須先送交信息管理部門，進(jìn)行統(tǒng)一整理分類，歸檔保存，然后由信息管理部門根據(jù)項目經(jīng)理的指令及項目管理工作的需要，分別將文件資料傳遞給有關(guān)的項目管理人員。其次在項目管理組織外部，在發(fā)送或接收業(yè)主、設(shè)計單位、承包商、材料供應(yīng)單位及其他單位的文件資料時，也應(yīng)由信息管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，使所有的文件資料只有一個進(jìn)出口通道，從而在組織上保證了項目文件資料的有效管理。建設(shè)項目文件資料的管理和保存，主要由信息管理部門中的資料管理員負(fù)責(zé)。作為文件資料管理員，必須熟悉有關(guān)項目管理業(yè)務(wù)，通過分析研究項目文件資料的特點和規(guī)律，對其進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理，使其在建設(shè)項目管理工作中得到充分利用。
3 項目工程建設(shè)文檔管理的任務(wù)和基本要求
3.1文檔管理指的是對作為信息載體的資料進(jìn)行有序的收集、加工、分解、編目、存檔，并為項目各參加者提供專用的和常用的信息過程。文檔管理系統(tǒng)是信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是管理信息系統(tǒng)有效率運(yùn)行的前提條件。許多項目經(jīng)理認(rèn)為在項目中的資料太多又復(fù)雜，文件凌亂無序，查找費(fèi)時，這就是項目管理中缺乏有效的文檔系統(tǒng)的表現(xiàn)。
3.2EDW文檔管理系統(tǒng)有如下要求：1將文檔分為兩大部分提交管理：項目常規(guī)文檔和項目歸檔文檔。常規(guī)文檔的提交和使用根據(jù)項目組內(nèi)部小組成員任務(wù)的不同進(jìn)行權(quán)限劃分;項目歸檔文檔由項目管理主管或項目文檔管理員將項目中的重要文檔從常規(guī)文檔中進(jìn)行分類歸檔。2常規(guī)文檔管理目錄分為項目日常管理文檔和項目流程管理文檔。3日常管理文檔包括項目報告、會議紀(jì)要、項目管理模板、重大問題跟蹤、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理。項目報告又可分為個人周報、小組周報、項目周報、項目簡報。并都按照不同目錄進(jìn)行分類管理。4提交完整的項目開發(fā)、應(yīng)用開發(fā)流程文檔。一般包括項目計劃、數(shù)據(jù)需求說明書、模塊、應(yīng)用開發(fā)文檔、詳細(xì)設(shè)計文檔、系統(tǒng)測試文檔、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等。
4 項目建設(shè)期文檔的全過程管理
4.1建設(shè)項目管理定義項目檔案管理：所謂建設(shè)項目管理是指項目管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行建設(shè)項目管理的工作期間，對工程實施過程中形成的文件資料進(jìn)行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)項目文檔管理統(tǒng)一叫法的對象是建設(shè)項目文件資料，它們是建設(shè)項目信息的載體。
4.2項目施工階段：項目工程中施工方向工廠提供的施工圖統(tǒng)一交檔案部門，檔案部門對施工圖進(jìn)行建賬、登記和更換，并通知相關(guān)部門進(jìn)行簽字領(lǐng)用，避免了因管理不統(tǒng)一而造成的各部門使用施工圖不一致，進(jìn)而影響施工工程決策的問題。項目工程的基礎(chǔ)、主體及竣工驗收，檔案部門均參與其中，一方面及時掌握工程進(jìn)度，另一方面對施工方文件資料的收集、整理工作及時進(jìn)行指導(dǎo)檢查。工廠要求工程監(jiān)理方除履行正常的工程監(jiān)理外，還必須對施工方的文件資料進(jìn)行監(jiān)督檢查，工程完工后，除監(jiān)理總結(jié)報告外，還需撰寫工程文件資料評估報告，促使施工過程中監(jiān)理方擔(dān)負(fù)起對施工方文件資料的監(jiān)督檢查工作，在提高施工方文件資料質(zhì)量的同時減少檔案部門工作量。
4.4在施工期間，為保證施工正常進(jìn)行，需租用、占用場地，建設(shè)單位應(yīng)向當(dāng)?shù)赝恋毓芾聿块T辦理臨時占用場地手續(xù)：為保證工程質(zhì)量，工程要連續(xù)作業(yè)，需要在夜間施工的，建設(shè)單位應(yīng)向當(dāng)?shù)爻鞘泄芾聿块T申請和辦理夜間施工手續(xù)。
4.5在建設(shè)后期，建設(shè)單位或主管部門應(yīng)重點抓好以下工作：(1)生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)班子的配備，包括行政和技術(shù)人員。(2)生產(chǎn)人員的招收、培訓(xùn)。(3)生產(chǎn)的物質(zhì)資料準(zhǔn)備，包括生產(chǎn)資料、能源(供水、電、氣或煤)和各種協(xié)作條件。(4)參與設(shè)備安裝和調(diào)試工作，包括單機(jī)調(diào)試和聯(lián)動調(diào)試。(5)組織試生產(chǎn)，經(jīng)過一定時間試生產(chǎn)，達(dá)到設(shè)計生產(chǎn)能力或使用功能后，應(yīng)提請建設(shè)主管部門組織竣工驗收。
4.6項目的竣工驗收。建設(shè)項目按批準(zhǔn)的設(shè)計文件所規(guī)定的建設(shè)內(nèi)容全部建完，并經(jīng)試運(yùn)行，具備投產(chǎn)和使用條件時，要及時組織驗收，辦理固定資產(chǎn)交付使用手續(xù)。在此期間，建設(shè)單位或主管部門要開展的工作是：(1)建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計部門應(yīng)做好驗收前的各項準(zhǔn)備工作，主要包括：①核實建筑安裝工程的完工程度，清列出已交工程和未完工程的工程量，預(yù)算價值，完工日期等一覽表。②提出財務(wù)決算，并與工程的概算進(jìn)行比較、分析，找出產(chǎn)生超差的原因。(2)建設(shè)主管部門組織驗收，交付生產(chǎn)或使用。在建設(shè)工程初步驗收后，建設(shè)單位和主管部門，應(yīng)向投資的主管部門和建設(shè)主管部門提交工程初步驗收情況報告和移交生產(chǎn)準(zhǔn)備情況的報告，并提出竣工驗收報告。(3)竣工驗收后，建設(shè)單位應(yīng)將竣工資料送當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)檔案館
總結(jié)
為了能夠做好項目檔案工作，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、有效，為項目整體驗收打下良好基礎(chǔ)，促進(jìn)國有資產(chǎn)保值增值，筆者所在企業(yè)積極探索項目檔案工作管理新方法，制度和計劃相結(jié)合，不斷創(chuàng)新管理方法，堅持以人為本，因地制宜地建立適合企業(yè)自身管理方式的項目檔案管理體系，初步實現(xiàn)項目檔案的全過程管理。
參考文獻(xiàn)
[1] 黃華;關(guān)于種子工程項目工程建設(shè)檔案管理的探討J種子科技;2000年02期.
[2] 鄭娣紅，艾克新;退耕還林工程檔案建設(shè)之我見J內(nèi)蒙古林業(yè);2003年07期.
作者簡介
江艷華，女，2002年培正商學(xué)院，外語系中英文秘書專業(yè)畢業(yè)，現(xiàn)任職于廣東大鵬液化天然氣有限公司.
曹倩(1982―)，女 年四川大學(xué)，碩士研究生畢業(yè)，現(xiàn)任職于廣東大鵬液化天然氣有限公司.
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