檔案庫(kù)房管理論文(2)
檔案庫(kù)房管理論文
檔案庫(kù)房管理論文篇二
談如何做好檔案庫(kù)房管理工作
摘要：庫(kù)房管理工作是檔案工作中最基礎(chǔ)、最重要的工作，是檔案利用、檔案信息化的源頭，是檔案保管的主陣地。脫離庫(kù)房管理，檔案工作就成了無(wú)源之水，無(wú)本之木。如何采取必要的措施維護(hù)檔案的完整、安全，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，一直是檔案管理人員研究探討的課題，本人通過(guò)十年來(lái)的實(shí)踐探索，認(rèn)為做好檔案管理需要抓好以下三方面的工作：
一、建立科學(xué)管理制度
1. 建立檔案安全制度。檔案的安全，一是指檔案內(nèi)容的安全，保證檔案不失密、不泄密。二是檔案載體的安全，力求檔案不受損害，最大限度地延長(zhǎng)檔案的使用壽命。
①防水。防水主要是指防止地下水、雨水以及有水管道中的水通過(guò)屋頂、墻身、門(mén)窗、地面等部位滲入。因此，一方面，檔案庫(kù)屋頂要有利于雨水及時(shí)排泄，防止?jié)B漏。一般認(rèn)為屋面有一定坡度有利于排水，采取平屋頂時(shí)，最好采用雙層屋頂;采用坡屋頂時(shí),注意屋頂內(nèi)通風(fēng)流暢，其下層頂板采用鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)。另一方面，檔案庫(kù)房應(yīng)為防水創(chuàng)造有利條件，即使有水進(jìn)入庫(kù)房，也會(huì)在水尚未對(duì)檔案造成危害時(shí)就從下水口及樓道流出。
?、诜阑?。檔案庫(kù)應(yīng)當(dāng)是單獨(dú)的防火區(qū)，庫(kù)區(qū)內(nèi)應(yīng)安裝火災(zāi)和防盜自動(dòng)報(bào)警裝置以及配備對(duì)檔案無(wú)危害的滅火設(shè)備。庫(kù)區(qū)外可設(shè)置水消防系統(tǒng)。庫(kù)區(qū)與其他部分的隔墻應(yīng)為耐火極限不少于4 小時(shí)的非燃燒材質(zhì)。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁煙火，禁帶火種進(jìn)入庫(kù)房。為保證萬(wàn)無(wú)一失，應(yīng)經(jīng)常組織檔案人員觀看消防人員的演練，掌握滅火器材的使用方法，并且對(duì)到期滅火器材及時(shí)進(jìn)行更換。
③防盜。庫(kù)門(mén)及底層外窗均應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)措施，如有外遮陽(yáng)設(shè)施，應(yīng)做防盜處理;庫(kù)區(qū)不應(yīng)設(shè)置室外樓梯;在原有門(mén)窗的基礎(chǔ)上加裝防盜網(wǎng)，在原門(mén)外加裝防盜門(mén);實(shí)行雙門(mén)雙鎖，人走門(mén)關(guān)，嚴(yán)防盜竊發(fā)生。
?、芊老x(chóng)。檔案庫(kù)房預(yù)防害蟲(chóng)最關(guān)鍵的措施是控制檔案庫(kù)房溫濕度。昆蟲(chóng)存活的有效溫區(qū)為8～40℃，最適溫區(qū)為22～32℃，為抑制檔案害蟲(chóng)的生長(zhǎng)，一定要按照標(biāo)準(zhǔn)管理庫(kù)房溫度，抑制檔案害蟲(chóng)的生長(zhǎng)繁殖，減少檔案害蟲(chóng)對(duì)檔案的危害。同時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，并放置香草、山蒼子、樟腦精片、長(zhǎng)效防霉驅(qū)蟲(chóng)靈等驅(qū)蟲(chóng)劑。一旦發(fā)生蟲(chóng)害，應(yīng)首選物理殺蟲(chóng)法。物理殺蟲(chóng)法具有方法簡(jiǎn)便、無(wú)殘毒、不污染環(huán)境等優(yōu)點(diǎn)，主要采用高溫(50℃以上)或低溫(-4℃以下)、輻射、氣調(diào)(減少氧氣)等物理原理，使害蟲(chóng)致死。其次是化學(xué)殺蟲(chóng)法。這也是目前殺滅檔案害蟲(chóng)的一種主要方法。雖然具有處理檔案量大、作用時(shí)間短、殺蟲(chóng)迅速?gòu)氐?、殺蟲(chóng)費(fèi)用低等優(yōu)點(diǎn)，但亦存在污染環(huán)境、危害人畜健康等缺點(diǎn)。
?、莘栏邷?。檔案庫(kù)內(nèi)高溫的形成主要是由太陽(yáng)輻射熱通過(guò)庫(kù)房屋頂、墻壁、門(mén)窗傳入。一般檔案庫(kù)房溫度冬季不低于14℃，夏季不高于24℃，檔案庫(kù)的窗戶(hù)應(yīng)盡可能少而小，雙層設(shè)置，要嚴(yán)密、堅(jiān)固，便于開(kāi)啟，便于密閉，并有遮陽(yáng)設(shè)施。庫(kù)區(qū)內(nèi)應(yīng)設(shè)置溫度監(jiān)控及調(diào)節(jié)設(shè)備，如溫度計(jì)、空調(diào)、隔熱層等。此外，溫度是影響檔案有害微生物生長(zhǎng)和繁殖的主要因素。微生物可分為耐高溫性、耐中溫性和耐低溫性三類(lèi)，檔案有害微生物一般屬于中溫性，最低生長(zhǎng)溫度為5～10℃，最高生長(zhǎng)溫度為40～45℃，而最適宜生長(zhǎng)溫度為18～28℃。因此，檔案庫(kù)房溫度保持在這幾個(gè)溫度之外是預(yù)防微生物生長(zhǎng)的最好辦法。
?、薹莱?。潮濕的環(huán)境是霉菌、昆蟲(chóng)生長(zhǎng)繁殖的一個(gè)重要條件。昆蟲(chóng)、霉菌的生長(zhǎng)發(fā)育在低溫低濕條件下比較遲緩。最適宜霉菌生長(zhǎng)的環(huán)境溫度為22～28℃,相對(duì)濕度在80%以上時(shí),霉菌的生長(zhǎng)率最高。霉菌危害檔案,主要是霉斑色素對(duì)檔案的污染、遮蓋和霉菌分泌物對(duì)檔案文件紙張的侵害。霉斑色素性質(zhì)穩(wěn)定,要除去霉斑色素而不損壞檔案是十分困難的。霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)使紙張強(qiáng)度降低,加速紙張老化,大面積、深度的嚴(yán)重生霉,會(huì)使檔案紙張粘連,結(jié)成“檔案磚”。昆蟲(chóng)生長(zhǎng)發(fā)育最適宜的溫度為22～32℃, 相對(duì)濕度為70～90%,昆蟲(chóng)體內(nèi)含水量一般在50%以上。高濕能維持蟲(chóng)體內(nèi)適宜含水量,從而促進(jìn)其新陳代謝,加速蟲(chóng)體發(fā)育。在適宜溫度下,濕度愈大,昆蟲(chóng)產(chǎn)卵愈多、繁殖愈快。危害檔案的昆蟲(chóng)有10 余種之多,這些昆蟲(chóng)以紙張、漿糊、膠等為食,蛀蝕檔案造成孔洞,被其嚴(yán)重啃噬的檔案文件則無(wú)法搶救。因此，應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)控制庫(kù)房的濕度，在夏天多雨季節(jié)，空氣中濕度大時(shí)，可減少開(kāi)窗通風(fēng)的時(shí)間，使室內(nèi)濕度符合檔案保存的要求。
?、叻缽?qiáng)光。將庫(kù)房設(shè)在樓道北邊，避免強(qiáng)光的射入。根據(jù)日光的射入方向及時(shí)調(diào)整直條窗簾的角度也為防強(qiáng)光建立了一道屏障。庫(kù)房?jī)?nèi)光源全部為白熾燈，防止日光燈所產(chǎn)生的紫外線(xiàn)對(duì)檔案的損害。
⑧防塵。建立清潔衛(wèi)生制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，檔案庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，庫(kù)房?jī)?nèi)不堆放雜物，嚴(yán)格庫(kù)房出入制度，工作人員進(jìn)入庫(kù)房要穿工作服和拖鞋，不得將食物帶進(jìn)庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)安裝紗門(mén)、紗窗等。
?、岱朗蟆?kù)房周邊環(huán)境清潔，鼠無(wú)藏身之所，窗戶(hù)密閉，防盜門(mén)上有防鼠板。庫(kù)房滅鼠可以采用物理滅鼠法，即用各種器械對(duì)老鼠進(jìn)行捕殺，其優(yōu)點(diǎn)是對(duì)人安全、成本低廉、對(duì)環(huán)境無(wú)殘留毒害、滅鼠效果明顯;也可采用化學(xué)滅鼠法，即采用滅鼠劑熏蒸法滅鼠。
2.完善檔案裝具和檔案安全防護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施
目前市場(chǎng)上的檔案裝具品種越來(lái)越多，質(zhì)量卻參差不齊。若密集架安裝不合格，會(huì)導(dǎo)致密集架倒塌，引發(fā)安全事故。由于經(jīng)濟(jì)條件的限制，有些檔案館(室)甚至還采用木制裝具，火災(zāi)發(fā)生時(shí)嚴(yán)重威脅檔案的安全。檔案裝具除了防火選擇不燃燒材料或難燃燒材料制成之外，如果不能根據(jù)實(shí)際情況選擇特殊性能的檔案裝具，就會(huì)帶來(lái)更大的損失。例如，處于地震帶的檔案館，檔案庫(kù)房沒(méi)有使用抗擠壓、抗撞擊性能強(qiáng)的檔案裝具，當(dāng)遇到大地震時(shí)，倒塌的建筑物產(chǎn)生巨大的擠壓力量，使檔案柜變形、損壞，導(dǎo)致檔案受損。另外，檔案庫(kù)房的電源開(kāi)關(guān)設(shè)于庫(kù)房?jī)?nèi)，沒(méi)有防止漏電的安全保護(hù)裝置;庫(kù)房?jī)?nèi)配電線(xiàn)路沒(méi)有金屬管槽保護(hù)，空調(diào)設(shè)施和電熱裝置不單獨(dú)設(shè)置配電線(xiàn)路;庫(kù)房燈具底座為木質(zhì)可燃物，這些都極易造成電器短路進(jìn)而引起火災(zāi)。若檔案庫(kù)房沒(méi)有防火、防盜報(bào)警系統(tǒng)、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng);沒(méi)有配置滅火器，或者滅火器過(guò)期;庫(kù)房?jī)?nèi)的火災(zāi)報(bào)警和滅火系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理、不配套，導(dǎo)致誤報(bào)，也會(huì)帶來(lái)不必要的損失。
3.歸口管理。庫(kù)房鑰匙由負(fù)責(zé)庫(kù)房管理員統(tǒng)一保管，不得遺失，確保庫(kù)房安全;另外，落實(shí)常規(guī)檢查。庫(kù)房管理員每日檢查庫(kù)房?jī)?nèi)消防、空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度控制器等設(shè)備運(yùn)行情況，認(rèn)真填寫(xiě)庫(kù)房設(shè)施安全登記表，及時(shí)向相關(guān)部門(mén)報(bào)告存在的問(wèn)題，確保設(shè)施運(yùn)行安全，把安全隱患杜絕在萌芽狀態(tài)，做到萬(wàn)無(wú)一失。
4.建立庫(kù)房衛(wèi)生制度。庫(kù)管人員對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)衛(wèi)生進(jìn)行全天保潔，隨時(shí)隨地清理滯留在庫(kù)房?jī)?nèi)的垃圾和灰塵，做到抹布和拖把不離手。進(jìn)入庫(kù)房人員調(diào)卷時(shí)必須穿鞋套，戴手套，保持庫(kù)房和案卷整潔。每周對(duì)庫(kù)房衛(wèi)生進(jìn)行一次全面清掃，保持庫(kù)房整潔，無(wú)污染，優(yōu)化庫(kù)房的管理環(huán)境。
5.建立檔案調(diào)還、查閱制度。庫(kù)房管理人員做好調(diào)還卷工作，建立調(diào)還卷臺(tái)帳，每日對(duì)調(diào)出和歸還的檔案做好登記，每周對(duì)歸還的案卷清點(diǎn)數(shù)量，查閱檔案內(nèi)容，謹(jǐn)防檔案缺頁(yè)、丟失、損壞，清點(diǎn)完后及時(shí)把案卷歸還庫(kù)房。庫(kù)房管理人員做好查卷工作，對(duì)檔案的破損和字跡褪變現(xiàn)象、重要和珍貴檔案做好登記，并向相關(guān)部門(mén)報(bào)告，以便及時(shí)對(duì)內(nèi)容破損或載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制和挽救。定期對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行核對(duì)工作，做到賬物相符。
6.增強(qiáng)庫(kù)房安全的整體思維，加強(qiáng)檔案安全意識(shí)。樹(shù)立“檔案安全事關(guān)黨和國(guó)家根本利益”、“安全第一”、“安全問(wèn)題無(wú)所不在”、“安全問(wèn)題人人有責(zé)”的思想，把檔案安全上升到戰(zhàn)略的高度來(lái)認(rèn)識(shí)，為檔案安全構(gòu)筑起堅(jiān)固的思想防線(xiàn)。加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全建設(shè)。在硬件設(shè)施上，嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)、安全設(shè)施建設(shè);在軟件上，建立健全檔案庫(kù)房安全管理制度、制定檔案庫(kù)房安全應(yīng)急預(yù)案。
二、建立新型人才機(jī)制
1. 建立人才培訓(xùn)機(jī)制。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的學(xué)習(xí)意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平。檔案管理人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，一方面從檔案中學(xué)習(xí)各種知識(shí)，了解檔案信息，一方面學(xué)習(xí)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，學(xué)會(huì)保管檔案的技能。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，一是采取傳幫帶的方式，實(shí)行以老帶新;二是定期或不定期召開(kāi)庫(kù)房管理人員會(huì)議，交流情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中共同學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中共同提升;三是采取走出去的方式選送庫(kù)管人員外出學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)省市庫(kù)房管理新理念新經(jīng)驗(yàn)，并運(yùn)用到實(shí)際工作之中。
2. 建立人才激勵(lì)機(jī)制。建立人才激勵(lì)機(jī)制，對(duì)庫(kù)房管理工作的同志在評(píng)先、職務(wù)晉升時(shí)要予以?xún)?yōu)先，對(duì)工作出色、表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予精神和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)大家的積極性，創(chuàng)造性，形成你追我趕、爭(zhēng)先恐后的工作氛圍。
三、創(chuàng)新檔案管理模式
1. 創(chuàng)新理念。庫(kù)房管理工作很重要。作為庫(kù)房管理人員不僅要有高度的責(zé)任感和使命感，樹(shù)立“為黨管檔，為國(guó)守史”的思想，而且還要精通檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，樹(shù)立學(xué)會(huì)閱讀和研究檔案的理念，通過(guò)閱讀檔案，發(fā)現(xiàn)和開(kāi)發(fā)利用好檔案，特別是珍貴檔案。
2. 創(chuàng)新舉措。加大珍貴檔案的開(kāi)發(fā)力度，加強(qiáng)珍貴檔案的保護(hù)力度。為了延長(zhǎng)珍貴檔案的使用壽命，減少人為的磨損，應(yīng)嚴(yán)格降低原件的使用頻率，對(duì)珍貴檔案仿真，原件一般不予借出，只利用仿真件。
四：結(jié)束語(yǔ)
檔案庫(kù)房是保存檔案的基地,是維護(hù)檔案安全、延長(zhǎng)檔案壽命的基本物質(zhì)條件。檔案安全是檔案工作的生命線(xiàn)，檔案實(shí)體安全與檔案信息安全并重。搞好庫(kù)房管理，確保檔案安全關(guān)系到檔案事業(yè)發(fā)展的全局。作為庫(kù)房管理人員，我們要采取必要的措施維護(hù)檔案的完整、安全，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全建設(shè)，把檔案庫(kù)房安全隱患消除在萌芽狀態(tài)，在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)可以最大限度地保護(hù)檔案安全，減少檔案損失，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，這也是檔案管理人員研究探討的長(zhǎng)期的課題。
參考文獻(xiàn)：
[1]張大彤.檔案安全工作中不容忽視的九個(gè)隱患[N].中國(guó)檔案報(bào)，2010(6).
[2]楊冬權(quán).在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上的講話(huà)[J].中國(guó)檔案，2010(6).
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