檔案庫房管理論文(2)
檔案庫房管理論文
檔案庫房管理論文篇二
談如何做好檔案庫房管理工作
摘要：庫房管理工作是檔案工作中最基礎、最重要的工作，是檔案利用、檔案信息化的源頭，是檔案保管的主陣地。脫離庫房管理，檔案工作就成了無源之水，無本之木。如何采取必要的措施維護檔案的完整、安全，盡量延長檔案的壽命，一直是檔案管理人員研究探討的課題，本人通過十年來的實踐探索，認為做好檔案管理需要抓好以下三方面的工作：
一、建立科學管理制度
1. 建立檔案安全制度。檔案的安全，一是指檔案內容的安全，保證檔案不失密、不泄密。二是檔案載體的安全，力求檔案不受損害，最大限度地延長檔案的使用壽命。
?、俜浪７浪饕侵阜乐沟叵滤?、雨水以及有水管道中的水通過屋頂、墻身、門窗、地面等部位滲入。因此，一方面，檔案庫屋頂要有利于雨水及時排泄，防止?jié)B漏。一般認為屋面有一定坡度有利于排水，采取平屋頂時，最好采用雙層屋頂;采用坡屋頂時,注意屋頂內通風流暢，其下層頂板采用鋼筋混凝土結構。另一方面，檔案庫房應為防水創(chuàng)造有利條件，即使有水進入庫房，也會在水尚未對檔案造成危害時就從下水口及樓道流出。
?、诜阑稹n案庫應當是單獨的防火區(qū)，庫區(qū)內應安裝火災和防盜自動報警裝置以及配備對檔案無危害的滅火設備。庫區(qū)外可設置水消防系統(tǒng)。庫區(qū)與其他部分的隔墻應為耐火極限不少于4 小時的非燃燒材質。庫房內嚴禁煙火，禁帶火種進入庫房。為保證萬無一失，應經(jīng)常組織檔案人員觀看消防人員的演練，掌握滅火器材的使用方法，并且對到期滅火器材及時進行更換。
?、鄯辣I。庫門及底層外窗均應采取可靠的安全防護措施，如有外遮陽設施，應做防盜處理;庫區(qū)不應設置室外樓梯;在原有門窗的基礎上加裝防盜網(wǎng)，在原門外加裝防盜門;實行雙門雙鎖，人走門關，嚴防盜竊發(fā)生。
④防蟲。檔案庫房預防害蟲最關鍵的措施是控制檔案庫房溫濕度。昆蟲存活的有效溫區(qū)為8～40℃，最適溫區(qū)為22～32℃，為抑制檔案害蟲的生長，一定要按照標準管理庫房溫度，抑制檔案害蟲的生長繁殖，減少檔案害蟲對檔案的危害。同時，應對檔案進行定期檢查，并放置香草、山蒼子、樟腦精片、長效防霉驅蟲靈等驅蟲劑。一旦發(fā)生蟲害，應首選物理殺蟲法。物理殺蟲法具有方法簡便、無殘毒、不污染環(huán)境等優(yōu)點，主要采用高溫(50℃以上)或低溫(-4℃以下)、輻射、氣調(減少氧氣)等物理原理，使害蟲致死。其次是化學殺蟲法。這也是目前殺滅檔案害蟲的一種主要方法。雖然具有處理檔案量大、作用時間短、殺蟲迅速徹底、殺蟲費用低等優(yōu)點，但亦存在污染環(huán)境、危害人畜健康等缺點。
?、莘栏邷?。檔案庫內高溫的形成主要是由太陽輻射熱通過庫房屋頂、墻壁、門窗傳入。一般檔案庫房溫度冬季不低于14℃，夏季不高于24℃，檔案庫的窗戶應盡可能少而小，雙層設置，要嚴密、堅固，便于開啟，便于密閉，并有遮陽設施。庫區(qū)內應設置溫度監(jiān)控及調節(jié)設備，如溫度計、空調、隔熱層等。此外，溫度是影響檔案有害微生物生長和繁殖的主要因素。微生物可分為耐高溫性、耐中溫性和耐低溫性三類，檔案有害微生物一般屬于中溫性，最低生長溫度為5～10℃，最高生長溫度為40～45℃，而最適宜生長溫度為18～28℃。因此，檔案庫房溫度保持在這幾個溫度之外是預防微生物生長的最好辦法。
?、薹莱薄３睗竦沫h(huán)境是霉菌、昆蟲生長繁殖的一個重要條件。昆蟲、霉菌的生長發(fā)育在低溫低濕條件下比較遲緩。最適宜霉菌生長的環(huán)境溫度為22～28℃,相對濕度在80%以上時,霉菌的生長率最高。霉菌危害檔案,主要是霉斑色素對檔案的污染、遮蓋和霉菌分泌物對檔案文件紙張的侵害。霉斑色素性質穩(wěn)定,要除去霉斑色素而不損壞檔案是十分困難的。霉菌分泌的酶和有機酸會使紙張強度降低,加速紙張老化,大面積、深度的嚴重生霉,會使檔案紙張粘連,結成“檔案磚”。昆蟲生長發(fā)育最適宜的溫度為22～32℃, 相對濕度為70～90%,昆蟲體內含水量一般在50%以上。高濕能維持蟲體內適宜含水量,從而促進其新陳代謝,加速蟲體發(fā)育。在適宜溫度下,濕度愈大,昆蟲產(chǎn)卵愈多、繁殖愈快。危害檔案的昆蟲有10 余種之多,這些昆蟲以紙張、漿糊、膠等為食,蛀蝕檔案造成孔洞,被其嚴重啃噬的檔案文件則無法搶救。因此，應嚴格按照標準控制庫房的濕度，在夏天多雨季節(jié)，空氣中濕度大時，可減少開窗通風的時間，使室內濕度符合檔案保存的要求。
?、叻缽姽狻旆吭O在樓道北邊，避免強光的射入。根據(jù)日光的射入方向及時調整直條窗簾的角度也為防強光建立了一道屏障。庫房內光源全部為白熾燈，防止日光燈所產(chǎn)生的紫外線對檔案的損害。
⑧防塵。建立清潔衛(wèi)生制度，并認真貫徹執(zhí)行，檔案庫房要保持清潔衛(wèi)生，庫房內不堆放雜物，嚴格庫房出入制度，工作人員進入庫房要穿工作服和拖鞋，不得將食物帶進庫房，檔案庫房應安裝紗門、紗窗等。
?、岱朗?。庫房周邊環(huán)境清潔，鼠無藏身之所，窗戶密閉，防盜門上有防鼠板。庫房滅鼠可以采用物理滅鼠法，即用各種器械對老鼠進行捕殺，其優(yōu)點是對人安全、成本低廉、對環(huán)境無殘留毒害、滅鼠效果明顯;也可采用化學滅鼠法，即采用滅鼠劑熏蒸法滅鼠。
2.完善檔案裝具和檔案安全防護基礎設施
目前市場上的檔案裝具品種越來越多，質量卻參差不齊。若密集架安裝不合格，會導致密集架倒塌，引發(fā)安全事故。由于經(jīng)濟條件的限制，有些檔案館(室)甚至還采用木制裝具，火災發(fā)生時嚴重威脅檔案的安全。檔案裝具除了防火選擇不燃燒材料或難燃燒材料制成之外，如果不能根據(jù)實際情況選擇特殊性能的檔案裝具，就會帶來更大的損失。例如，處于地震帶的檔案館，檔案庫房沒有使用抗擠壓、抗撞擊性能強的檔案裝具，當遇到大地震時，倒塌的建筑物產(chǎn)生巨大的擠壓力量，使檔案柜變形、損壞，導致檔案受損。另外，檔案庫房的電源開關設于庫房內，沒有防止漏電的安全保護裝置;庫房內配電線路沒有金屬管槽保護，空調設施和電熱裝置不單獨設置配電線路;庫房燈具底座為木質可燃物，這些都極易造成電器短路進而引起火災。若檔案庫房沒有防火、防盜報警系統(tǒng)、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng);沒有配置滅火器，或者滅火器過期;庫房內的火災報警和滅火系統(tǒng)設計不合理、不配套，導致誤報，也會帶來不必要的損失。
3.歸口管理。庫房鑰匙由負責庫房管理員統(tǒng)一保管，不得遺失，確保庫房安全;另外，落實常規(guī)檢查。庫房管理員每日檢查庫房內消防、空調、去濕機、溫濕度控制器等設備運行情況，認真填寫庫房設施安全登記表，及時向相關部門報告存在的問題，確保設施運行安全，把安全隱患杜絕在萌芽狀態(tài)，做到萬無一失。
4.建立庫房衛(wèi)生制度。庫管人員對庫房內衛(wèi)生進行全天保潔，隨時隨地清理滯留在庫房內的垃圾和灰塵，做到抹布和拖把不離手。進入庫房人員調卷時必須穿鞋套，戴手套，保持庫房和案卷整潔。每周對庫房衛(wèi)生進行一次全面清掃，保持庫房整潔，無污染，優(yōu)化庫房的管理環(huán)境。
5.建立檔案調還、查閱制度。庫房管理人員做好調還卷工作，建立調還卷臺帳，每日對調出和歸還的檔案做好登記，每周對歸還的案卷清點數(shù)量，查閱檔案內容，謹防檔案缺頁、丟失、損壞，清點完后及時把案卷歸還庫房。庫房管理人員做好查卷工作，對檔案的破損和字跡褪變現(xiàn)象、重要和珍貴檔案做好登記，并向相關部門報告，以便及時對內容破損或載體變質的檔案及時修補、復制和挽救。定期對庫房檔案進行核對工作，做到賬物相符。
6.增強庫房安全的整體思維，加強檔案安全意識。樹立“檔案安全事關黨和國家根本利益”、“安全第一”、“安全問題無所不在”、“安全問題人人有責”的思想，把檔案安全上升到戰(zhàn)略的高度來認識，為檔案安全構筑起堅固的思想防線。加強檔案庫房安全建設。在硬件設施上，嚴格按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規(guī)范》，加強檔案庫房建設、安全設施建設;在軟件上，建立健全檔案庫房安全管理制度、制定檔案庫房安全應急預案。
二、建立新型人才機制
1. 建立人才培訓機制。加強對檔案管理人員的培訓，加強管理人員的學習意識，提高檔案管理人員的綜合素質和管理水平。檔案管理人員要加強自身學習，一方面從檔案中學習各種知識，了解檔案信息，一方面學習檔案管理專業(yè)知識，學會保管檔案的技能。同時要加強對檔案管理人員的培訓，一是采取傳幫帶的方式，實行以老帶新;二是定期或不定期召開庫房管理人員會議，交流情況，總結經(jīng)驗，在實踐中共同學習，在學習中共同提升;三是采取走出去的方式選送庫管人員外出學習借鑒先進省市庫房管理新理念新經(jīng)驗，并運用到實際工作之中。
2. 建立人才激勵機制。建立人才激勵機制，對庫房管理工作的同志在評先、職務晉升時要予以優(yōu)先，對工作出色、表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予精神和物質上的獎勵，充分調動大家的積極性，創(chuàng)造性，形成你追我趕、爭先恐后的工作氛圍。
三、創(chuàng)新檔案管理模式
1. 創(chuàng)新理念。庫房管理工作很重要。作為庫房管理人員不僅要有高度的責任感和使命感，樹立“為黨管檔，為國守史”的思想，而且還要精通檔案管理專業(yè)知識，樹立學會閱讀和研究檔案的理念，通過閱讀檔案，發(fā)現(xiàn)和開發(fā)利用好檔案，特別是珍貴檔案。
2. 創(chuàng)新舉措。加大珍貴檔案的開發(fā)力度，加強珍貴檔案的保護力度。為了延長珍貴檔案的使用壽命，減少人為的磨損，應嚴格降低原件的使用頻率，對珍貴檔案仿真，原件一般不予借出，只利用仿真件。
四：結束語
檔案庫房是保存檔案的基地,是維護檔案安全、延長檔案壽命的基本物質條件。檔案安全是檔案工作的生命線，檔案實體安全與檔案信息安全并重。搞好庫房管理，確保檔案安全關系到檔案事業(yè)發(fā)展的全局。作為庫房管理人員，我們要采取必要的措施維護檔案的完整、安全，盡量延長檔案的壽命，加強檔案庫房安全建設，把檔案庫房安全隱患消除在萌芽狀態(tài)，在面對突發(fā)事件時可以最大限度地保護檔案安全，減少檔案損失，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的堅實基礎，這也是檔案管理人員研究探討的長期的課題。
參考文獻：
[1]張大彤.檔案安全工作中不容忽視的九個隱患[N].中國檔案報，2010(6).
[2]楊冬權.在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話[J].中國檔案，2010(6).
看了“檔案庫房管理論文”的人還看：
4.財務檔案管理論文