辦公室電腦必備技巧(2)
辦公室電腦必備技巧
8、自動切換輸入法
在一張工作表中，往往是既有數據，又有文字，這樣在輸入時就需要來回在中英文之間反復切換輸入法，非常麻煩。 如果你要輸入的東西很有規(guī)律性，比如這一列全是單詞，下一列全是漢語解釋，你可以用以下方法實現自動切換。方法是：
(1)選中要輸入英文的列，單擊“數據”菜單，選擇“有效性...”命令，在彈出的“數據有效性”對話框中，選中“輸入法模式”選項卡，在“模式”框中選擇“關閉(英文模式)”命令，單擊“確定”按鈕。
(2)選中要輸入漢字的列，在“有效數據”對話框中，單擊“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇“打開”命令，單擊“確定”按鈕。這樣，當光標在前一列時，可以輸入英文，在下一列時，直接可以輸入中文，從而實現了中英文輸入方式之間的自動切換。
9、批量刪除空行
有時我們需要刪除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。如果工作表的行數很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個空行，然后按下Ctrl+A鍵，選擇整個工作表，用鼠標單擊“數據”菜單，選擇“篩選”項中的“自動篩選”命令。這時在每一列的頂部，都出現一個下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁面內已看不到數據為止。
在所有數據都被選中的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然后按“確定”按鈕。這時所有的空行都已被刪去，再單擊“數據”菜單，選取“篩選”項中的“自動篩選”命令，工作表中的數據就全恢復了。插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。
如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數據和空白單元格都不受影響，可以先復制 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復制，粘貼到原工作表的相應位置上。
10、如何避免錯誤信息
在Excel中輸入公式后，有時不能正確地計算出結果，并在單元格內顯示一個錯誤信息，這些錯誤的產生，有的是因公式本身產生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯誤信息，并提出避免出錯的辦法。
1)錯誤值：####
含義：輸入到單元格中的數據太長或單元格公式所產生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r間格式的單元格做減法，出現了負值。
解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結果為負的時間量。
2)錯誤值：#DIV/0!
含義：試圖除以0。這個錯誤的產生通常有下面幾種情況：除數為0、在公式中除數使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。
解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。
3)錯誤值：#VALUE!
含義：輸入引用文本項的數學公式。如果使用了不正確的參數或運算符，或者當執(zhí)行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產生錯誤信息#VALUE!。
解決辦法：這時應確認公式或函數所需的運算符或參數正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格C4中有一個數字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計算公式=C4+D4時，系統(tǒng)不能將文本轉換為正確的數據類型，因而返回錯誤值#VALUE!。
4)錯誤值：#REF!
含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。
解決辦法：恢復被引用的單元格范圍，或是重新設定引用范圍。
5)錯誤值：#N/A
含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計算。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數據。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。
解決辦法：在等待數據的單元格內填充上數據。
6)錯誤值：#NAME?
含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會產生此錯誤值
解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在;如果是名稱，函數名拼寫錯誤應就改正過來;將文字串括在雙引號中;確認公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(：)。例如：SUM(C1：C10)。 注意將公式中的文本括在雙引號中。
7)錯誤值：#NUM! 含義：提供了無效的參數給工作表函數，或是公式的結果太大或太小而無法在工作表中表示。
解決辦法：確認函數中使用的參數類型正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式，使其結果在-1×10307和1×10307之間。
8)錯誤值：#NULL! 含義：在公式中的兩個范圍之間插入一個空格以表示交叉點，但這兩個范圍沒有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會產生這種情況。
解決辦法： 取消兩個范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”
11、宏的應用
宏是一個指令集，用來告訴EXCEL來完成用戶指定的動作。宏類似于計算機程序，但是它是完全運行于EXCEL之中的，我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重復性工作。 宏完成動作的速度比用戶自己做要快得多。例如，我們可以創(chuàng)建一個宏，用來在工作表的每一行上輸入一組日期，并在每一單元格內居中對齊日期，然后對此行應用邊框格式。我們還可以創(chuàng)建一個宏，在“頁面設置”對話框中指定打印設置并打印文檔。
由于宏病毒的影響和對編程的畏懼心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么時候可以找宏來幫忙。其實你盡管放心大膽地去用，如果只是用“錄制宏”的方法，根本就沒有什么難的，只是把一些操作象用錄音機一樣錄下來，到用的時候，只要執(zhí)行這個宏，系統(tǒng)就會把那操作再執(zhí)行一遍。
下面給出了宏的應用場合，只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務，而不需要編程。如果想對所錄制的宏再進行編輯，就要有一定的VBA知識了。
* 設定一個每個工作表中都需要的固定形式的表頭;
* 將單元格設置成一種有自己風格的形式;
* 每次打印都固定的頁面設置;
* 頻繁地或是重復地輸入某些固定的內容，比如排好格式的公司地址、人員名單等;
* 創(chuàng)建格式化表格;
* 插入工作表或工作薄等。
需要指出的是，EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處，對于錄制的操作，它會記住單元格的坐標(即所有的引用都是絕對的)，所以在涉及到與位置有關的操作時，要格外注意。如果相用相對引用，可以借助于Offset方法，比如下面的語句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的應用是很廣的，上面提到的只是一點點，如果真的用起來，你會發(fā)現它有更豐富的內容和更靈活的應用方法。
12、圖表的應用技巧
Excel提供了14種標準的圖表類型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中，選用那一種圖表更好呢? 根據數據的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數據的形式有關，其次才考慮感覺效果和美觀性。 下面給出了一些常見的規(guī)則。
面積圖：顯示一段時間內變動的幅值。當有幾個部分正在變動，而你對那些部分總和感興趣時，他們特別有用。面積圖使你看見單獨各部分的變動，同時也看到總體的變化。
條形圖：由一系列水平條組成。使得對于時間軸上的某一點，兩個或多個項目的相對尺寸具有可比性。比如：它可以比較每個季度、三種產品中任意一種的銷售數量。條形圖中的每一條在工作表上是一個單獨的數據點或數。因為它與柱形圖的行和列剛好是調過來了，所以有時可以互換使用。
柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來比較一段時間中兩個或多個項目的相對尺寸。例如：不同產品季度或年銷售量對比、在幾個項目中不同部門的經費分配情況、每年各類資料的數目等。條形圖是應用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開始的。
折線圖：被用來顯示一段時間內的趨勢。比如：數據在一段時間內是呈增長趨勢的，另一段時間內處于下降趨勢，我們可以通過折線圖，對將來作出預測。例如：速度-時間曲線、推力-耗油量曲線、升力系數-馬赫數曲線、 壓力-溫度曲線、疲勞強度-轉數曲線、轉輸功率代價-傳輸距離曲線等，都可以利用折線圖來表示，一般在工程上應用較多，若是其中一個數據有幾種情況，折線圖里就有幾條不同的線，比如五名運動員在萬米過程中的速度變化，就有五條折線，可以互相對比，也可以對添加趨勢線對速度進行預測。
股價圖：是具有三個數據序列的折線圖，被用來顯示一段給定時間內一種股標的最高價、最低價和收盤價。通過在最高、最低數據點之間畫線形成垂直線條，而軸上的小刻度代表收盤價。股價圖多用于金融、商貿等行業(yè)，用來描述商品價格、貨幣兌換率和溫度、壓力測量等，當然對股價進行描述是最拿手的了。
餅形圖：在用于對比幾個數據在其形成的總和中所占百分比值時最有用。整個餅代表總和，每一個數用一個楔形或薄片代表。比如：表示不同產品的銷售量占總銷售量的百分比，各單位的經費占總經費的比例、收集的藏書中每一類占多少等。餅形圖雖然只能表達一個數據列的情況，但因為表達得清楚明了，又易學好用，所以在實際工作中用得比較多。如果想多個系列的數據時，可以用環(huán)形圖。
雷達圖：顯示數據如何按中心點或其他數據變動。每個類別的坐標值從中心點輻射。來源于同一序列的數據同線條相連。你可以采用雷達圖來繪制幾個內部關聯(lián)的序列，很容易地做出可視的對比。比如：你有三臺具有五個相同部件的機器，在雷達圖上就可以繪制出每一臺機器上每一部件的磨損量。
XY散點圖：展示成對的數和它們所代表的趨勢之間的關系。對于每一數對，一個數被繪制在X軸上，而另一個被繪制在Y軸上。過兩點作軸垂線，相交處在圖表上有一個標記。當大量的這種數對被繪制后，出現一個圖形。散點圖的重要作用是可以用來繪制函數曲線，從簡單的三角函數、指數函數、對數函數到更復雜的混合型函數，都可以利用它快速準確地繪制出曲線，所以在教學、科學計算中會經常用到。
還有其他一些類型的圖表，比如圓柱圖、圓錐圖、棱錐圖，只是條形圖和柱形圖變化而來的，沒有突出的特點，而且用得相對較少，這里就不一一贅述。這里要說明的是：以上只是圖表的一般應用情況，有時一組數據，可以用多種圖表來表現，那時就要根據具體情況加以選擇。 對有些圖表，如果一個數據序列繪制成柱形，而另一個則繪制成折線圖或面積圖，則該圖表看上去會更好些。
在EXCE中L允許這創(chuàng)建這樣的組合圖表，但如果想創(chuàng)建一種EXCEL不允許的組合圖表類型，比如不可能將一個二維圖同一個三維圖表混在一起，這種組合是不可能的，系統(tǒng)就會顯示錯誤信息。怎么建立混合圖表呢?單擊“圖表向導”按鈕，選擇“自定義類型”選項卡，這里還躲著二十種圖表類型，也有各種組合形式。如果你對這些內部定義的形式還不滿意，就單擊“自定義”選項鈕，按照向導自己定義全新的圖表類型。
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