辦公室電腦必備技巧

　　辦公室電腦必備技巧

　　首先你得先把這些打印稿或文件通過掃描儀掃到電腦上去，一般單位都有掃描儀，如果沒有也沒關系，用數碼相機拍也行，拍成圖片放到WORD里面去，不過在些 之前，你還得裝一下WORD自帶的組件，03和07的都行。點開始-程序-控制面板-添加/刪除程序，找到Office-修改 找到Microsoft Office Document Imaging 這個組件，Microsoft Office Document Imaging Writer 點在本機上運行，安裝就可以了。

　　首先將掃描儀安裝好，接下來從開始菜單啟動“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Document Scanning”即可開始掃描。

　　提示:Office 2003默認安裝中并沒有這個組件，如果你第一次使用這個功能可能會要求你插入Office2003的光盤進行安裝。 由于是文字掃描通常我們選擇“黑白模式”，點擊掃描，開始調用掃描儀自帶的驅動進行掃描。這里也要設置為“黑白模式”，建議分辨率為300dpi。掃 描完畢后回將圖片自動調入Office 2003種另外一個組件“Microsoft Office Document Imaging”中。

　　點擊工具欄中的“使用OCR識別文字”按鍵，就開始對剛才掃描的文件進行識別了。按下“將文本發(fā)送到Word”按鍵即可將識別出來的文字轉換到 Word中去了。如果你要獲取部分文字，只需要用鼠標框選所需文字，然后點擊鼠標右鍵選擇“將文本發(fā)送到Word”就將選中區(qū)域的文字發(fā)送到Word中 了。

　　此軟件還有一小技巧：通過改變選項里的OCR語言，可以更準確的提取文字。例如圖片里為全英文，把OCR語言改為“英語”可以確保其準確率，而如果是“默認”則最終出現的可能是亂碼～

　　還有：

　　應該說，PDF文檔的規(guī)范性使得瀏覽者在閱讀上方便了許多，但倘若要從里面提取些資料，實在是麻煩的可以?；貞浧甬敵踝霎厴I(yè)設計時規(guī)定的英文翻譯，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen截取畫面到畫圖板，再回粘到word中，夠白了：(最近連做幾份商務標書，從Honeywell本部獲取的業(yè)績資料全部是英文版的PDF，為了不再被折磨，花費了一個晚上的時間研究PDF和Word文件的轉換，找到下面2種方法，出于無產階級所謂的同甘共苦之心，共享下：)

　　1、實現工具：Office 2003中自帶的Microsoft Office Document Imaging

　　應用情景：目前國外很多軟件的支持信息都使用PDF方式進行發(fā)布，如果沒有Adobe Reader，無法查看其內容，如果沒有相關的編輯軟件又無法編輯PDF文件。轉換為DOC格式則可以實現編輯功能。盡管有些軟件也可以完成PDF轉換為DOC的工作，但很多都不支持中文，我們利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging組件來實現這一要求最為方便。

　　使用方法：

　　第一步：首先使用Adobe Reader打開待轉換的PDF文件，接下來選擇“文件→打印”菜單，在打開的“打印”設置窗口中將“打印機”欄中的“名稱”設置為“Microsoft Office Document Image Writer”，確認后將該PDF文件輸出為MDI格式的虛擬打印文件。

　　編輯提示：如果你在“名稱”設置的下拉列表中沒有找到“Microsoft Office Document Image Writer”項，那證明你在安裝Office 2003的時候沒有安裝該組件，請使用Office 2003安裝光盤中的“添加/刪除組件”更新安裝該組件。

　　第二步：運行Microsoft Office Document Imaging，并利用它來打開剛才保存的MDI文件，選擇“工具→將文本發(fā)送到Word”菜單，并在彈出的窗口中勾選“在輸出時保持圖片版式不變”，確認后系統(tǒng)提示“必須在執(zhí)行此操作前重新運行OCR。這可能需要一些時間”，不管它，確認即可。

　　編輯提示：目前，包括此工具在內的所有軟件對PDF轉DOC的識別率都不是特別完美，而且轉換后會丟失原來的排版格式，所以大家在轉換后還需要手工對其進行后期排版和校對工作。

　　2、實現工具：Solid Converter PDF

　　應用情景：利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging組件來實現PDF轉Word文檔在一定程度上的確可以實現PDF文檔到Word文檔的轉換，但是對于很多“不規(guī)則”的PDF文檔來說，利用上面的方法轉換出來的Word文檔中常常是亂碼一片。為了恢復PDF的原貌，推薦的這種軟件可以很好地實現版式的完全保留，無需調整，而且可以調整成需要的樣板形式。

　　使用方法：

　　1、下載安裝文件Solid Converter PDF,點擊安裝。

　　編輯提示：安裝前有個下載安裝插件的過程，因此需要保證網絡連接通暢。

　　2、運行軟件，按工具欄要求選擇需要轉換的PDF文檔，點擊右下的“轉換”(Convert)按扭，選擇自己需要的版式，根據提示完成轉換

　　Excel高級使用技巧

　　1.編輯技巧

　　2.單元格內容的合并

　　3.條件顯示

　　4.自定義格式

　　5.繪制函數圖象

　　6.自定義函數

　　7.矩陣計算

　　8.自動切換輸入法

　　9.批量刪除空行

　　10.如何避免錯誤信息

　　11.宏的使用

　　12.圖標的應用技巧

　　http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1301.htm

　　1、編輯技巧

　　1 編輯技巧

　　(1) 分數的輸入

　　如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)?ldquo;1月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數“1/5”。

　　(2) 序列“001”的輸入

　　如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會自動判斷001為數據1，解決辦法是：首先輸入“'”(西文單引號)，然后輸入“001”。

　　(3) 日期的輸入

　　如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當前日期，按一下“Ctrl+;”鍵。

　　(4) 填充條紋

　　如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內填入“*”或“~”等符號，然后單擊此單元格，向右拖動鼠標，選中橫向若干單元格，單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對齊”選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕(如圖1)。

　　(5) 多張工作表中輸入相同的內容

　　幾個工作表中同一位置填入同一數據時，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數據，此時這些數據會自動出現在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯系，否則在一張表單中輸入的數據會接著出現在選中的其它工作表內。

　　(6) 不連續(xù)單元格填充同一數據

　　選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數據，然后按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現了這一數據。

　　(7) 在單元格中顯示公式

　　如果工作表中的數據多數是由公式生成的，想要快速知道每個單元格中的公式形式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項”命令，出現“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，接著設置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕(如圖2)。這時每個單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復公式計算結果的顯示，就再設置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。

　　(8) 利用Ctrl+*選取文本

　　如果一個工作表中有很多數據表格時，可以通過選定表格中某個單元格，然后按下Ctrl+*鍵可選定整個表格。Ctrl+*選定的區(qū)域為：根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有數據單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準確地選取數據表格，并能有效避免使用拖動鼠標方法選取較大單元格區(qū)域時屏幕的亂滾現象。

　　(9) 快速清除單元格的內容

　　如果要刪除內容的單元格中的內容和它的格式和批注，就不能簡單地應用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍;單擊“編輯”菜單中“清除”項中的“全部”命令，這些單元格就恢復了本來面目。

　　2、單元格內容的合并

　　根據需要，有時想把B列與C列的內容進行合并，如果行數較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了。

　　解決辦法是：在C行后插入一個空列(如果D列沒有內容，就直接在D列操作)，在D1中輸入“=B1&C1”，D1列的內容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用鼠標指向單元格右下角的小方塊“■”，當光標變成"+"后，按住鼠標拖動光標向下拖到要合并的結尾行處，就完成了B列和C列的合并。這時先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結果復制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數據粘貼到一個空列上。這時再刪掉B、C、D列的數據。

　　下面是一個“&”實際應用的例子。用AutoCAD繪圖時，有人喜歡在EXCEL中存儲坐標點，在繪制曲線時調用這些參數。存放數據格式為“x，y”的形式，首先在Excel中輸入坐標值，將x坐標值放入A列，y坐標值放入到B列，然后利用“&”將A列和B列合并成C列，在C1中輸入：=A1&"，"&B1，此時C1中的數據形式就符合要求了，再用鼠標向下拖動C1單元格，完成對A列和B列的所有內容的合并。

　　合并不同單元格的內容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數，此函數的作用是將若干文字串合并到一個字串中，具體操作為“=CONCATENATE(B1,C1)”。比如，假設在某一河流生態(tài)調查工作表中，B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚”，B7包含總數45，那么： 輸入“=CONCATENATE("本次河流生態(tài)調查結果："，B2，""，B3，"為"，B7，"條/公里。")” 計算結果為：本次河流生態(tài)調查結果：河鱒魚物種為45條/公里。

　　3、條件顯示

　　我們知道，利用If函數，可以實現按照條件顯示。一個常用的例子，就是教師在統(tǒng)計學生成績時，希望輸入60以下的分數時，能顯示為“不及格”;輸入60以上的分數時，顯示為“及格"。這樣的效果，利用IF函數可以很方便地實現。 假設成績在A2單元格中，判斷結果在A3單元格中。那么在A3單元格中輸入公式： =if(A2<60，“不及格”，“及格”) 同時，在IF函數中還可以嵌套IF函數或其它函數。

　　例如，如果輸入： =if(A2<60，“不及格”，if(A2<=90，“及格”，“優(yōu)秀")) 就把成績分成了三個等級。

　　如果輸入　=if(A2<60，“差"，if(A2<=70，“中”，if(A2<90，“良”，“優(yōu)”))) 就把成績分為了四個等級。

　　再比如，公式： =if(SUM(A1：A5>0，SUM(A1：A5)，0) 此式就利用了嵌套函數，意思是，當A1至A5的和大于0時，返回這個值，如果小于0，那么就返回0。 還有一點要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且IF與括號之間也不能有空格。

　　4、自定義格式

　　Excel中預設了很多有用的數據格式，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強調顯示某些重要數據或信息、設置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數格式，負數格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中，包含三個數字段和一個文本段：大于零的數據使用正數格式;小于零的數據使用負數格式;等于零的數據使用零格式;輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴展自定義格式通用模型的應用。

　　(1)使用顏色 　要在自定義格式的某個段中設置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為：[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色，其中X是1至56之間的數字，代表56種顏色。

　　(2)添加描述文本 　要在輸入數字數據之后自動添加文本，使用自定義格式為："文本內容"@;要在輸入數字數據之前自動添加文本，使用自定義格式為：@"文本內容"。@符號的位置決定了Excel輸入的數字數據相對于添加文本的位置。

　　(3)創(chuàng)建條件格式 　可以使用六種邏輯符號來設計一個條件格式：>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<>(不等于)，如果你覺得這些符號不好記，就干脆使用“>”或“>=”號來表示。

　　由于自定義格式中最多只有3個數字段，Excel規(guī)定最多只能在前兩個數字段中包括2個條件測試，滿足某個測試條件的數字使用相應段中指定的格式，其余數字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試，則要根據不同的情況來具體分析。

　　自定義格式的通用模型相當于下式：[>;0]正數格式;[<;0]負數格式;零格式;文本格式。

　　下面給出一個例子：選中一列，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后在“類型”文本框中輸入“"正數:"($#,##0.00);"負數:"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”，單擊“確定”按鈕，完成格式設置。這時如果我們輸入“12”，就會在單元格中顯示“正數：(.00)”，如果輸入“-0.3”，就會在單元格中顯示“負數：(

.30)”，如果輸入“0”，就會在單元格中顯示“零”，如果輸入文本“this is a book”，就會在單元格中顯示“文本：this is a book”。 如果改變自定義格式的內容，“[紅色]"正數:"($#,##0.00);[藍色]"負數:"($ #,##0.00);[黃色]"零";"文本:"@”，那么正數、負數、零將顯示為不同的顏色。如果輸入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正數、負數、零和文本將分別顯示上面的顏色。

　　再舉一個例子，假設正在進行帳目的結算，想要用藍色顯示結余超過，000的帳目，負數值用紅色顯示在括號中，其余的值用缺省顏色顯示，可以創(chuàng)建如下的格式： “[藍色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用條件運算符也可以作為縮放數值的強有力的輔助方式，例如，如果所在單位生產幾種產品，每個產品中只要幾克某化合物，而一天生產幾千個此產品，那么在編制使用預算時，需要從克轉為千克、噸，這時可以定義下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數目就可以改進工作表的可讀性和效率。

　　另外，我們還可以運用自定義格式來達到隱藏輸入數據的目的，比如格式";##;0"只顯示負數和零，輸入的正數則不顯示;格式“;;;”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數據的顯示外觀，并不改變數據的值，也就是說不影響數據的計算。靈活運用好自定義格式功能，將會給實際工作帶來很大的方便。

　　5、繪制函數圖象

　　做教學工作的朋友們一定會遇到畫函數曲線的問題吧!如果想快速準確地繪制一條函數曲線，可以借助EXCEL的圖表功能，它能使你畫的曲線既標準又漂亮。你一定會問，是不是很難學呀?其實這一點兒也不難，可以說非常簡便，不信你就跟我試一試。

　　以繪制y=|lg(6+x^3)|的曲線為例，其方法如下： 在某張空白的工作表中，先輸入函數的自變量：在A列的A1格輸入"X="，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內逐次從小到大輸入自變量的各個值;實際輸入的時候，通常應用等差數列輸入法，先輸入前二個值，定出自變量中數與數之間的步長，然后選中A2和A3兩個單元格，使這二項變成一個帶黑色邊框的矩形，再用鼠標指向這黑色矩形的右下角的小方塊“■”，當光標變成"+"后，按住鼠標拖動光標到適當的位置，就完成自變量的輸入。

　　輸入函數式：在B列的B1格輸入函數式的一般書面表達形式，y=|lg(6+x^3)|;在B2格輸入“=ABS(LOG10(6+A2^3))”，B2格內馬上得出了計算的結果。這時，再選中B2格，讓光標指向B2矩形右下角的“■”，當光標變成"+"時按住光標沿B列拖動到適當的位置即完成函數值的計算。

　　繪制曲線：點擊工具欄上的“圖表向導”按鈕，選擇“X，Y散點圖”，然后在出現的“X，Y散點圖”類型中選擇“無數據點平滑線散點圖”;此時可察看即將繪制的函數圖像，發(fā)現并不是我們所要的函數曲線，單擊“下一步”按鈕，選中“數據產生在列”項，給出數據區(qū)域，這時曲線就在我們面前了。

　　需要注意：如何確定自變量的初始值，數據點之間的步長是多少，這是要根據函數的具體特點來判斷，這也是對使用者能力的檢驗。如果想很快查到函數的極值或看出其發(fā)展趨勢，給出的數據點也不一定非得是等差的，可以根據需要任意給定。

　　從簡單的三角函數到復雜的對數、指數函數，都可以用EXCEL畫出曲線。如果用得到，你還可以利用EXCEL來完成行列式、矩陣的各種計算，進行簡單的積分運算，利用迭代求函數值(如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值)，等等，凡是涉及計算方面的事，找EXCEL來幫忙，它一定會給你一個滿意的答案。

　　6、自定義函數

　　雖然Excel中已有大量的內置函數，但有時可能還會碰到一些計算無函數可用的情況。假如某公司采用一個特殊的數學公式計算產品購買者的折扣，如果有一個函數來計算豈不更方便?下面就說一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數。

　　自定義函數，也叫用戶定義函數，是Excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一，下面我們在Visual Basic模塊中創(chuàng)建一個函數。 在下面的例子中，我們要給每個人的金額乘一個系數，如果是上班時的工作餐，就打六折;如果是加班時的工作餐，就打五折;如果是休息日來就餐，就打九折。首先打開“工具”菜單，單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”，進入Visual Basic編輯環(huán)境，在“工程-VBAobject”欄中的當前表上單擊鼠標右鍵，選擇“插入”-“模塊”，在右邊欄創(chuàng)建下面的函數rrr，代碼如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function 。

　　這時關閉編輯器，只要我們在相應的列中輸入rrr(F2，B2)，那么打完折后的金額就算出來了。

　　7、矩陣計算

　　Excel的強大計算功能，不但能夠進行簡單的四則運算，也可以進行數組、矩陣的計算。

　　(1)數組和矩陣的定義

　　矩陣不是一個數，而是一個數組。在Excel里，數組占用一片單元域，單元域用大括號表示，例如{A1：C3}，以便和普通單元域A1：C3相區(qū)別。設置時先選定單元域，同時按Shift+Ctrl+Enter鍵，大括弧即自動產生，數組域得以確認。

　　一個單元格就是一個變量，一片單元域也可以視為一組變量。為了計算上的方便，一組變量最好給一個數組名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。數組名的設置步驟是：選定數組域，單擊“插入”菜單，選擇“名稱”項中的“定義”命令，輸入數組名，單擊“確定”按鈕即可。更簡單的命名辦法為：選擇數組域，單擊名稱框，直接輸入名稱就行了。

　　矩陣函數是Excel進行矩陣計算的專用模塊。用“插入”-“函數”命令打開“粘貼函數”對話框，選中函數分類欄中的“數學與三角函數”，在右邊欄常用的矩陣函數有： MDETERM——計算一個矩陣的行列式; MINVERSE——計算一個矩陣的逆矩陣; MMULT——計算兩個矩陣的乘積; SUMPRODUCT——計算所有矩陣對應元素乘積之和。

　　(2)矩陣的基本計算

　　數組計算和矩陣計算有很大的區(qū)別，比如下面這個例子中，A和B都是定義好的數組，因為這兩個數組都是3×3的，輸出結果也是3×3個單元格。計算時先選定矩陣計算結果的輸出域，為3×3的單元格區(qū)域，然后輸入公式。如果輸入“=A+B”或“=A-B”，計算結果是數組對應項相加或相減，輸入“=A*B”表示數組A和B相乘，輸入“=A/B”表示數組A除數組B。如果要進行矩陣計算，就要用到相應的矩陣函數。矩陣相加、相減與數組的加減表達形式是一樣的，也是“=A+B”和“=A-B”，表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A，B)”，而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣，所以計算公式是“=MMULT(A，MINVERSE(B))”。公式輸入后，同時按Shift+Ctrl+Enter鍵得到計算結果。 對于更復雜的矩陣計算，可以采用分步計算。