項目管理的九大知識領(lǐng)域(2)
項目管理的九大知識領(lǐng)域
4、項目的成本管理知識
對于項目經(jīng)理在成本管理方面，就是要努力減少和控制成本，滿足項目干系人的期望。其過程包括：
資源計劃：即制定資源需求清單;
成本估算：對所需資源進(jìn)行成本估算;
成本預(yù)算：將整體成本估算配置到各個單項工作，建立成本基準(zhǔn)計劃;
成本控制：控制項目預(yù)算的變化，修正成本的估算，更新預(yù)算，糾正項目組成員的行動，進(jìn)行完工估算與成本控制的分析。
在成本管理中涉及很多財務(wù)管理的概念、術(shù)語、基礎(chǔ)理論及方法與工具的使用，作為項目經(jīng)理，對這些內(nèi)容要熟悉，特別是掙值分析的相關(guān)術(shù)語及簡稱，如：BCWS、BCWP、ACWP、CV、SV、CPI、SPI等等，不光要了解這些術(shù)語的涵意，還要掌握他們的計算公式。
5、項目人力資源管理知識
項目的人力資源管理就是有效發(fā)揮每個參與項目的人員的作用的過程。項目的人力資源管理過程包括：
組織計劃編制：形成項目的組織結(jié)構(gòu)圖;
獲取相關(guān)人員：其中重點(diǎn)是業(yè)務(wù)相關(guān)人員;
團(tuán)隊建設(shè)：明確每個項目干系人的責(zé)任，訓(xùn)練與提高其技能，實現(xiàn)團(tuán)隊的合作與溝通。
因為與人發(fā)生關(guān)系，其中首先是要明確各自的責(zé)任，這一點(diǎn)計劃編制時就要明確，可以通過項目管理軟件幫助項目經(jīng)理提高效率，并能及時發(fā)現(xiàn)任務(wù)分解的合理性，最后形成合理的任務(wù)分解表。
同時，要通過有效的激勵方法來幫助項目成員實施項目計劃，提高效率。項目是通過團(tuán)隊共同努力實現(xiàn)的，注意充分發(fā)揮團(tuán)隊的作用，使團(tuán)隊成員各盡所能是項目經(jīng)理的挑戰(zhàn)。在處理過程中，爭取做到對事不對人，通過有效的會議來幫助項目實現(xiàn)溝通、檢查以及目標(biāo)實現(xiàn)。
6、項目的質(zhì)量管理知識
項目的質(zhì)量，理解為項目滿足客戶明確或隱含的要求的一致性程度。注意這里包括明確的要求，也包括隱含的要求。這對IT項目來說，如何滿足用戶隱含的質(zhì)量要求，可能是IT項目質(zhì)量失敗的重要原因?？赡芩_發(fā)的系統(tǒng)符合需求說明中的要求，卻與用戶實際的要求(包含隱含的需求中)，相差很大，導(dǎo)致不一致，結(jié)果導(dǎo)致IT項目的失敗。
現(xiàn)代質(zhì)量管理經(jīng)過了一個發(fā)展過程，目前已建立起相對完善的質(zhì)量體系，國際組織也有相關(guān)的質(zhì)量文件，以評審普通的生產(chǎn)質(zhì)量，如ISO2000系列質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);對軟件的生產(chǎn)質(zhì)量，也有一些評價模型，如SQFD模型、CMM軟件成熟度模型等等。其中CMM成熟度模型分成五個層次：自發(fā)的、簡單的、有組織的、被管理的及適應(yīng)的，分別標(biāo)識為不同的級別。
對于項目管理需要制訂質(zhì)量計劃，并應(yīng)用質(zhì)量保證的工具確保質(zhì)量計劃的實施。在質(zhì)量控制的過程中，有許多現(xiàn)成的工具與方法，如帕累托分析、統(tǒng)計抽樣和標(biāo)準(zhǔn)差等。要提高項目的質(zhì)量，必須在領(lǐng)導(dǎo)中形成質(zhì)量意識，通過建立一個好的工作環(huán)境來提高質(zhì)量，通過形成質(zhì)量文化來改進(jìn)質(zhì)量，是全面提升項目質(zhì)量管理的關(guān)鍵因素之一。
在以往所經(jīng)歷的項目中，項目的質(zhì)量管理基本上沒有得到重視，公司每年都在開展QC活動，該活動的目的就是改進(jìn)質(zhì)量，但活動成了科技創(chuàng)新活動，而更多的項目實施過程中，如何開展質(zhì)量管理，卻未能有所體現(xiàn)，這也是值得探討的問題。
7、項目的溝通管理知識
項目的溝通管理非常重要，對項目經(jīng)理而言，就如同前線指揮需要情報管理一樣，這是使整個項目組掌握項目信息，實施其他管理手段的基礎(chǔ)，所有的控制都有基于溝通基礎(chǔ)之上的。
在項目的開始，需要編制溝通計劃，包括什么時間、將什么內(nèi)容、以什么樣的格式、通過什么樣的方式、向誰傳遞。在項目的溝通中，可以采用書面報告、口頭報告或非正式的交流，各種方式有利也有弊，關(guān)鍵看是否有利于溝通的效果。
溝通的復(fù)雜程度隨著對象的增加而快速增加，因此要通過適當(dāng)?shù)墓ぞ吆褪侄?，使面對面的溝通控制在一定范圍之?nèi)，盡量減少因無效溝通而給項目管理帶來的負(fù)責(zé)影響。
在溝通中，會議是有效形式之一。很多業(yè)務(wù)員人員喜歡通過會議，以簡單的形式化的語言描述項目的進(jìn)展與項目中碰到的問題，而不喜歡技術(shù)化的圖表與文檔。
8、項目的風(fēng)險管理知識
當(dāng)因為未能做好風(fēng)險管理，導(dǎo)致項目的風(fēng)險發(fā)生時，項目干系人將難以一下子接受風(fēng)險發(fā)生的事實以及風(fēng)險所帶來的損失，需要用更多的時間來調(diào)整
整心理狀態(tài)，才能恢復(fù)對項目的實施。
項目的風(fēng)險管理不僅是在項目進(jìn)行過程中，有效避免風(fēng)險的發(fā)生;而且能在風(fēng)險發(fā)生時，幫助我們用正確的心態(tài)去面對，而不會手足無措。很多項目的失敗，是因為風(fēng)險發(fā)生時，對項目干系心理上造成的傷害，導(dǎo)致失去主觀判斷能力，而作出錯誤的決策。從這種意義上講，項目的風(fēng)險計劃的制定主要是為提高項目干系人的風(fēng)險意識，只要有了足夠的風(fēng)險意識，風(fēng)險識別全面與否，在有些項目中可能重要性反而不是太明顯。
風(fēng)險識別可以采用頭腦風(fēng)暴法、經(jīng)驗法則等方法，在識別這些風(fēng)險因子之后，可以對這些因子加上權(quán)重，最后可以計算出項目成功的概率，并能據(jù)此決策項目是否應(yīng)該開展、繼續(xù)或停止。識別風(fēng)險因子之后，緊接著就是制定風(fēng)險應(yīng)對措施。根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的概率，產(chǎn)生的風(fēng)險成本與收益，決定相應(yīng)的應(yīng)對策略，如風(fēng)險處理、風(fēng)險接受、風(fēng)險改善等等。
實際工作中，可能識別到存在的風(fēng)險，但卻不能加以正確處理。風(fēng)險就這樣被層層傳遞。如因用戶參與不夠，導(dǎo)致需求不正確，進(jìn)一步產(chǎn)生工期估計的失誤，結(jié)果是計劃的偏差，最后整個項目的結(jié)果產(chǎn)生偏差。因此，要注意從風(fēng)險的源頭抓起，防止風(fēng)險的層層放大。
9、項目的采購管理知識
采購就是從外界獲得產(chǎn)品或服務(wù)。對于IT項目而言，采購變得越來越重要。目前絕大多數(shù)的IT項目都離不開采購管理，而且很多項目的主要內(nèi)容就是設(shè)備采購或咨詢采購，對于企業(yè)而言，能否做好采購管理是保證項目成功的重點(diǎn)內(nèi)容。
有效采購管理包括以下過程：
編制合理有效的采購計劃：這是項目管理的一個重要過程，即確定項目的哪些需求可以通過采購得到更好的滿足。在采購計劃中，首先是決定是否需要采購、如何采購、采購什么、采購多少、何時采購等內(nèi)容;
編制詢價計劃：即編制報價邀請書RFQ或招標(biāo)書;
詢價：進(jìn)行實際詢價;
開標(biāo)：評估并選擇供應(yīng)商;
管理：對采購合同進(jìn)行管理;
收尾：對采購合同進(jìn)行收尾。
在整個過程中，容易忽視的兩個過程，一是采購計劃，二是合同收尾。采購計劃的編制，是采購管理整體按需求進(jìn)行的前提，如果這一步做不好，其他都是白費(fèi)勁;而在采購的合同收尾過程中，最容易忘記或做不到的就是采購審計。至于供應(yīng)商的選擇等過程，在IT項目中，往往會過分重視技術(shù)，而忽略管理與成本。其實，管理與成本決定合同能否按期保持履行的前提。在我公司的實際情況中，一般項目以設(shè)備為主要成本時，往往就不再考慮其他內(nèi)容，而僅是作為一般的設(shè)備采購，交會器材部門實施。因為不光沒能做到項目管理，亦未做到采購管理，所以這類項目雖然也實施完成了，但項目的實施質(zhì)量總令人不太滿意。
項目管理的特性
普遍性
項目作為一種一次性和獨(dú)特性的社會活動而普遍存在于我們?nèi)祟惿鐣母黜椈顒又?，甚至可以說是人類現(xiàn)有的各種物質(zhì)文化成果最初都是通過項目的方式實現(xiàn)的，因為現(xiàn)有各種運(yùn)營所依靠的設(shè)施與條件最初都是靠項目活動建設(shè)或開發(fā)的。
目的性
項目管理的目的性要通過開展項目管理活動去保證滿足或超越項目有關(guān)各方面明確提出的項目目標(biāo)或指標(biāo)和滿足項目有關(guān)各方未明確規(guī)定的潛在需求和追求。
獨(dú)特性
項目管理的獨(dú)特性是項目管理不同于一般的企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營管理，也不同于常規(guī)的政府和獨(dú)特的管理內(nèi)容，是一種完全不同的管理活動。
集成性
項目管理的集成性是項目的管理中必須根據(jù)具體項目各要素或各專業(yè)之間的配置關(guān)系做好集成性的管理，而不能孤立地開展項目各個專業(yè)或?qū)I(yè)的獨(dú)立管理。
創(chuàng)新性
項目管理的創(chuàng)新性包括兩層含義：其一是指項目管理是對于創(chuàng)新(項目所包含的創(chuàng)新之處)的管理，其二是指任何一個項目的管理都沒有一成不變的模式和方法，都需要通過管理創(chuàng)新去實現(xiàn)對于具體項目的有效管理。
臨時性
項目是一種臨時性的任務(wù)，它要在有限 的期限內(nèi)完成，當(dāng)項目的基本目標(biāo)達(dá)到時就意味著項目已經(jīng)壽終正寢，盡管項目所建成的目標(biāo)也許剛剛開始發(fā)揮作用。
項目管理的內(nèi)容
1、 項目范圍管理
是為了實現(xiàn)項目的目標(biāo)，對項目的工作內(nèi)容進(jìn)行控制的管理過程。它包括范圍的界定，范圍的規(guī)劃，范圍的調(diào)整等。
2、 項目時間管理
是為了確保項目最終的按時完成的一系列管理過程。它包括具體活動界定，活動排序，時間估計，進(jìn)度安排及時間控制等各項工作。很多人把GTD(Getting Things Done)時間管理引入其中，大幅提高工作效率。
3、 項目成本管理
是為了保證完成項目的實際成本、費(fèi)用不超過預(yù)算成本、費(fèi)用的管理過程。它包括資源的配置，成本、費(fèi)用的預(yù)算以及費(fèi)用的控制等項工作。
4、項目質(zhì)量管理
是為了確保項目達(dá)到客戶所規(guī)定的質(zhì)量要求所實施的一系列管理過程。它包括質(zhì)量規(guī)劃，質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等。
5、項目人力資源管理
是為了保證所有項目關(guān)系人的能力和積極性都得到最有效地發(fā)揮和利用所做的一系列管理措施。它包括組織的規(guī)劃、團(tuán)隊的建設(shè)、人員的選聘和項目的班子建設(shè)等一系列工作。
6、 項目溝通管理
是為了確保項目的信息的合理收集和傳輸所需要實施的一系列措施，它包括溝通規(guī)劃，信息傳輸和進(jìn)度報告等。
7、項目風(fēng)險管理
涉及項目可能遇到各種不確定因素。它包括風(fēng)險識別，風(fēng)險量化，制訂對策和風(fēng)險控制等。
8、項目采購管理
是為了從項目實施組織之外獲得所需資源或服務(wù)所采取的一系列管理措施。它包括采購計劃，采購與征購，資源的選擇以及合同的管理等項目工作。
9、 項目集成管理
是指為確保項目各項工作能夠有機(jī)地協(xié)調(diào)和配合所展開的綜合性和全局性的項目管理工作和過程。它包括項目集成計劃的制定，項目集成計劃的實施，項目變動的總體控制等。
10、項目干系人管理
是指對項目干系人需要、希望和期望的識別，并通過溝通上的管理來滿足其需要、解決其問題的過程。項目干系人管理將會贏得更多人的支持，從而能夠確保項目取得成功。
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