采購與付款業(yè)務(wù)流程
采購付款的操作業(yè)務(wù)流程是怎樣的，采購業(yè)務(wù)付款有哪些相關(guān)的手續(xù)。小編給大家整理了關(guān)于采購與付款業(yè)務(wù)流程，希望你們喜歡!
采購與付款業(yè)務(wù)流程
(一) 業(yè)務(wù)目標
1。經(jīng)營目標
通過規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程，確保采購業(yè)務(wù)按規(guī)定程序和適當(dāng)授權(quán)進行，實現(xiàn)預(yù)期目標。
2。財務(wù)目標
確保采購與付款業(yè)務(wù)及相關(guān)會計賬目的核算真實、完整、規(guī)范、防止差錯和舞弊;保證帳實相符，財務(wù)會計報告合理揭示采購業(yè)務(wù)享有的折扣、折讓。
3。合規(guī)目標
保證采購及付款業(yè)務(wù)、相關(guān)采購、招標合同等符合國家有關(guān)法律法規(guī)。 確保付款、與采購有關(guān)的貨幣資金管理符合中國人民銀行等國家有關(guān)部門的法規(guī)要求。
(二) 業(yè)務(wù)風(fēng)險
1。經(jīng)營風(fēng)險
由于采購業(yè)務(wù)流程設(shè)計不合理或控制不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資及價格偏離目標要求，或出現(xiàn)舞弊和差錯。
2.財務(wù)風(fēng)險
可能導(dǎo)致會計核算多記、錯記、漏記物資采購成本和應(yīng)付帳款以及其他應(yīng)付負債，造成核算和反映不真實、不完整、不規(guī)范。
3.合規(guī)風(fēng)險
可能導(dǎo)致采購業(yè)務(wù)處理違反國家有關(guān)規(guī)定而受到行政處罰或法律制裁。
(三)業(yè)務(wù)流程步驟與控制點
1.采購申請和采購計劃
(1)使用單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營、建設(shè)需要和預(yù)算，提出采購申請。注明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)質(zhì)量標準與要求等，經(jīng)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報倉儲部門審核。
★(2)倉儲部門根據(jù)物資儲備定額，符合儲備定額的給予辦理發(fā)貨手續(xù);定額不足的編制物資請購計劃，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報采購部門。
★(3)采購部門根據(jù)采購申請計劃編制物資采購實施方案，報部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后再報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
2.編制、審定采購實施方案
(1)經(jīng)審批的采購計劃，交財務(wù)部申請資金計劃。采購計劃需按照貨幣資金內(nèi)部控制制度的規(guī)定審批。
★(2)采購部門依據(jù)經(jīng)審定的采購實施方案和資金計劃制定相關(guān)采購計劃。包括選擇確定采購價格、供應(yīng)商、采購合同、采購物資的技術(shù)指標等。
3.選擇確定采購價格及供應(yīng)商
(1)采購部門依據(jù)批準的物資采購實施訂單和資金計劃，通過詢比價、招標、網(wǎng)上采購和公開采購信息等公平、透明的方式，并按公司物資采購的有關(guān)規(guī)定提出選擇和確定采購價格和供應(yīng)商的方案，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核確定。
★(2)需與供應(yīng)商就價格、付款方式或供貨質(zhì)量及要求等進行談判確定的，由采購、財務(wù)及相關(guān)技術(shù)部門等人員組成談判組，提出初步意見，報授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審定后由采購部門前頭談判。
★(3)對公司要求實施統(tǒng)一采購的大宗或進口物資，應(yīng)按公司的相關(guān)規(guī)定辦理。屬招標采購范圍的，應(yīng)組織采標采購。
4.簽訂采購合同
★(1)大宗、批量或比較重要的物資采購必須簽訂采購合同。合同文本由采購部門擬訂，傳送財務(wù)、法律或技術(shù)有關(guān)部門/崗位審核。
★(2)財務(wù)、法律或技術(shù)部門/崗位依據(jù)職責(zé)權(quán)限對合同有關(guān)條款進行認真審核，提出修改意見交擬訂部門修改合同文本。
★(3)分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)總監(jiān)審定合同，交授權(quán)人員簽訂合同。合同需報財務(wù)部、檢驗部、法律部門等備案。原件留采購部門。
(4)采購合同需要變更或提前終止時，應(yīng)報原審批領(lǐng)導(dǎo)同意。重大合同變更需報公司總經(jīng)理辦公會研究同意。
5.跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行
★(1)采購部門采購人員、合同管理人員及有關(guān)部門在合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)跟蹤并監(jiān)督合同的執(zhí)行。
(2)物資采購、技術(shù)、設(shè)計等部門和需用部門對長周期運行的關(guān)鍵重要設(shè)備、材料實行過程監(jiān)造，確定監(jiān)造方式，編制大綱，簽訂監(jiān)造協(xié)議，落實監(jiān)造責(zé)任人。
(3)采購人員按照采購合同中確定的制造周期、交貨時間、工程項目進度計劃落實催交催運措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。
6.采購物資驗收入貨
★(1)質(zhì)檢部門對到貨物資進行質(zhì)量檢驗，出具質(zhì)量檢驗報告書傳送給采購部門、倉儲部門、財務(wù)部門。
★(2)采購部門編制物資入庫單或系統(tǒng)自動生成入庫單(入庫單應(yīng)連續(xù)編號)，倉儲部門對到貨物資進行外觀和數(shù)量檢驗并審核入庫單，對符合合同要求的合格物資辦理驗收入庫手續(xù)，并將入庫驗收單傳送給財務(wù)部門和采購部門分別審核編制入帳，經(jīng)會計主管復(fù)核后過帳;對檢驗不符合合同要求的物資，不得辦理入庫手續(xù)。
★(3)不合格物資由采購部門辦理退貨索賠事宜或提出折讓方案，報授權(quán)部門或人員審批后進行處理。
7.發(fā)票檢驗、貨款支付及核算記帳
★(1)財務(wù)部門對購貨增值稅發(fā)票進行校驗認證，未能通過發(fā)票認證的必須退回重新開具。將校驗審核夠的發(fā)票、采購合同、貨物入庫驗收單等信息錄入系統(tǒng)中生成會計憑證或編制會計憑證，經(jīng)會計主管審核后過帳。
(2)采購部門根據(jù)采購合同規(guī)定的貨款支付方式及合同執(zhí)行情況，提出采購資金支付申請，填制付款申請單并附采購合同、驗收單據(jù)等付款依據(jù)，經(jīng)采購部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后傳送到財務(wù)部門辦理貨款支付和結(jié)算手續(xù)。
★(3)財務(wù)部門收到采購部門的貨款支付申請，首先要對采購合同、購貨發(fā)票、貨物入庫驗收單等進行審核，同時對應(yīng)付、預(yù)付帳款和分期付款等付款約定，以及采購享有的折扣和折讓等進行審核，在審核確認無違反合同、程序和其他問題的情況下，編制付款會計憑證和填制銀行付款單據(jù)，經(jīng)會計主管復(fù)核、財務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后付款入帳。若需提前付款、更改合同約定條件的以及金額較大的，按規(guī)定權(quán)限報批。
★(4)月末財務(wù)部門與采購部門對采購預(yù)付款、備用金以及未結(jié)算的貨款進行核對，發(fā)現(xiàn)問題即使報告并查明原因和處理。享有采購折扣或折讓的，應(yīng)在會計報表中恰當(dāng)披露。
★(5)季末或半年末，倉儲部門和有關(guān)資產(chǎn)管理部門必須對存貨等實物資產(chǎn)進行盤點。財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)派人監(jiān)督盤點。
★(6)公司財務(wù)和采購部門應(yīng)定期與客戶核對確認應(yīng)付、預(yù)付帳款，發(fā)現(xiàn)問題即使查明原因和處理。
8.清理、關(guān)閉合同
(1)合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)對合同執(zhí)行情況進行清理、關(guān)閉，并建立客戶信用檔案。
(2)采購部門將合同清理和客戶信用情況反饋給財務(wù)部門。
采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)流程
1.請購商品(勞務(wù))環(huán)節(jié)的控制活動
(1)倉庫填寫請購單，通常經(jīng)倉庫經(jīng)理簽字審批。
(2)生產(chǎn)部門填寫請購單，通常經(jīng)生產(chǎn)經(jīng)理簽字審批。
(3)對于日常采購的請購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請購單進行一般授權(quán)審批，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負責(zé)的主管人員簽字批準。
(4)對于資本支出和租賃的請購，應(yīng)當(dāng)指定人員請購，需要進行特別授權(quán)審批。
2.編制訂購單環(huán)節(jié)的控制活動
(1)采購部門負責(zé)編制訂購單和發(fā)出訂購單。
(2)采購部門只對經(jīng)過批準的請購單編制訂購單。
(3)采購部門對經(jīng)過批準的請購單發(fā)出訂購單，詢價后確定最佳供應(yīng)商，但詢價與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離;對于大額、重要的采購項目，應(yīng)采取競價方式來確定供應(yīng)商。
(4)采購部門收到請購單后，對金額在人民幣××元以下的請購單由采購經(jīng)理負責(zé)審批;金額在人民幣××元至人民幣××元的請購單由總經(jīng)理負責(zé)審批;金額超過人民幣××元的請購單需經(jīng)董事會審批。
(5)采購信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當(dāng)審批的請購單編制連續(xù)編號采購訂單。
在采用自動化信息系統(tǒng)的被審計單位，通過將請購單信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動生成采購訂單(此時系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài))。每周，采購信息管理員核對本周內(nèi)生成的采購訂單，將請購單和采購訂單存檔管理，對任何不連續(xù)編號的情況進行檢查。
3.驗收商品環(huán)節(jié)的控制活動
(1)驗收管理員需要比較所收商品與訂購單上的要求是否相符、盤點商品并檢查商品有無損壞。
(2)驗收管理員對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先按順序編號的驗收單。
(3)驗收管理員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收。
(4)驗收管理員將驗收單其中的一聯(lián)送交應(yīng)付憑單部門。
4.儲存商品環(huán)節(jié)的控制活動
(1)儲存崗位與驗收崗位應(yīng)當(dāng)職責(zé)分離。
(2)限制無關(guān)人員接近儲存的商品存貨。
5.編制付款憑單環(huán)節(jié)的控制活動
(1)確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗收單、訂購單的一致性。
(2)確定供應(yīng)商發(fā)票計算的正確性。
(3)編制有預(yù)先順序編號的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購單、驗收單和供應(yīng)商發(fā)票等)。
(4)獨立檢查付款憑單計算的正確性。
(5)在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費用賬戶名稱。
(6)由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準照此憑單要求付款。
6.確認與記錄負債環(huán)節(jié)的控制活動
(1)應(yīng)付賬款確認與記錄相關(guān)部門一般有責(zé)任核查購置的財產(chǎn)，并在應(yīng)付憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細賬中加以記錄;在收到供應(yīng)商發(fā)票時，應(yīng)付賬款部門應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價格、數(shù)量、條件及運費與訂貨單上的有關(guān)資料核對，如有可能，還應(yīng)與驗收單上的資料進行比較。
(2)記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)。
(3)在手工系統(tǒng)下，應(yīng)將已批準的未付款憑單送達會計部門，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿。會計主管應(yīng)監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性;通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督入賬的及時性。獨立檢查會計人員應(yīng)核對所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。
7.付款環(huán)節(jié)的控制活動
(1)獨立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。
(2)應(yīng)由被授權(quán)的財務(wù)部門的人員負責(zé)簽署支票。
(3)被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。
(4)支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款。
(5)支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無記名甚至空白的支票。
(6)支票應(yīng)預(yù)先順序編號，以保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性。
(7)應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。
8.記錄現(xiàn)金、銀行存款支出環(huán)節(jié)的控制活動
(1)會計主管應(yīng)獨立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性。
(2)通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨立檢查入賬的及時性。
(3)獨立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表(不能由出納員編制該表，否則屬于內(nèi)部控制設(shè)計缺陷)。
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