采購預付款審批流程步驟
采購預付款審批流程步驟
采購預付款的操作流程是怎樣的，采購預付款有哪些相關(guān)的手續(xù)是值得關(guān)注的。以下是學習啦小編為大家整理的關(guān)于采購預付款審批流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購預付款審批流程
第一步：采購提出預付款申請。
采購員在遇到需要預付款的時候，會提出預付款申請。因為財務管理系統(tǒng)是一個單獨的系統(tǒng)，沒有跟進銷存系統(tǒng)進行結(jié)合。所以，這個預付款申請的話，需要采購手動提出。
一般采購員會填寫一張預付款申請單，有相關(guān)領(lǐng)導簽字確認以后，拿到財務，讓財務人員付款。財務人員看到這張預付款申請單的時候，在系統(tǒng)中輸入相關(guān)的單據(jù)內(nèi)容，并進行付款。
在系統(tǒng)中操作的時候，要注意兩個問題。
一是單據(jù)類型的選擇。為了與其他正常付款進行區(qū)別，在財務管理系統(tǒng)中，一般為預付款業(yè)務設(shè)置了一個特殊的的單據(jù)，即“預付款單據(jù)”。這個單據(jù)跟其他單據(jù)的區(qū)別在于，系統(tǒng)在開立普通付款單的時候，會去查詢這個預付款單據(jù)，看看有沒有未結(jié)賬的預付款單，若有的話，則會提示用戶。其實，從財務管理上來說，預付款跟其他付款也有一定的區(qū)別。因為預付款是其他的資產(chǎn)，而不是負債。所以，無論從實際操作上來考慮，還是從財務理論上來說，把兩者進行分開都是非常有必要的。有些財務管理系統(tǒng)，在單據(jù)上不做區(qū)別，但是，會有一個付款類型字段來進行分類。道理也是一樣的。
二是最好在注明具體的采購定單號。因為財務管理系統(tǒng)沒有跟其他的系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，所以，預付款單只能夠財務部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的采購定單號碼。這主要是為了后續(xù)沖銷作業(yè)的方便。因為在沖銷的過程中，一般都是要對應到具體的采購定單上，而不是只要供應商對，什么采購定單都可以沖銷的。若在這里注明采購定單的話，那在沖銷業(yè)務的時候，就可以一目了然的知道，這張預付款單是針對哪張采購單的。用戶在選擇的時候，就會非常的方便。
最后，還要注意一點，就是這張預付款單據(jù)的沖銷狀態(tài)。剛開立預付款單據(jù)的時候，這張單據(jù)的沖銷狀態(tài)顯示為“未沖銷”。這個字段一般不能手工維護，而是根據(jù)下面的沖銷業(yè)務進行自動的更新。
第二步：付款單錄入。
到了實際付款的時候，采購人員在填寫付款申請的時候，一般會提交多張單據(jù)。如公司采購單、公司收貨單、供應商發(fā)票。若有預付款單的話，也會附上預付款單據(jù)。這里要注意一點，就是發(fā)票的問題?，F(xiàn)在大部分企業(yè)的操作習慣是，供應商在收到預付款的時候一般不開發(fā)票，而是要等到貨款結(jié)清的話，一次性開發(fā)票。當然，具體如何操作，還是要企業(yè)跟供應商之間進行協(xié)商。若有多張發(fā)票的時候，為了后續(xù)稽核的方便，則要在發(fā)票管理中或者付款單中輸入多張發(fā)票號碼。
預付賬款一般適用于什么的采購
采購過程當中需要預付賬款的有以下幾種情況:
1.工程類采購，無論是大型工程還是小型工程，預付賬款是必須的;
2.產(chǎn)品是定制的，因為采購的時候很多是根據(jù)自己公司的需要定制的產(chǎn)品，這個產(chǎn)品并不是常規(guī)的產(chǎn)品，對方是根據(jù)你得跟需求重新進行設(shè)計的，這個是需要預付賬款;
3.賣方市場占主導，也就是說，我們采購的這個產(chǎn)品市場上非常非常的少，就在賣房這里面有其他地方?jīng)]有，那賣方具有一定的唯一性，你只有從他這里購買，正常都會收取預付賬款;
4.還有一點和上面一點比較相似，雖然這個產(chǎn)品不是唯一性，但是每個品牌在各個地方都有地方保護主義，在當?shù)赜幸欢ǖ膲艛嘧饔?，對方會要求預付款;
5.采購物品金額比較大，為了彼此交易安全，或者賣方會考慮到你的賬期問題，需要預付款;
6.供應商不在當?shù)卦谕獾?，那么供應商不會在沒有任何預付款的情況下就給你發(fā)貨的，長期合作也許不會，但是第一次合作絕對是需要預付款的甚至全款;
7.供應商在外地，貨物需要從外地發(fā)到這邊來，因為物流問題，運輸時間是沒有辦法明確的，而且在運輸過程當中是否會出現(xiàn)損壞這個也是無法估計的，正常都要預付款。
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