策劃一場活動的流程
策劃一場活動的流程
大型活動的策劃就是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。如何策劃異?；顒?，策劃活動的流程步驟有哪些相關(guān)的。小編給大家整理了關(guān)于策劃一場活動的流程，希望你們喜歡!
策劃一場活動的六個步驟
第一步 確定主題
首先，要策劃一個活動必須確定一個主題，這個主題最好用一個詞可概括。例如：團(tuán)結(jié)、奮斗、永恒、和諧、希望、追求。然后用一句話圍繞這個主題作為整個活動的廣告語。不要試圖在一個活動中加入太多的主題，這樣會使你的整個活動表達(dá)不清。因?yàn)橥ǔ⑴c活動的人不會很用心地品味你的活動，他只是被動地接受你傳達(dá)的信息。如果你想把很多的信息傳達(dá)給他，其結(jié)果必然是他被弄糊涂了，不知道你想說什么。
因此，一個活動最好只有一個主題，然后將這個主題清清晰地傳達(dá)給觀眾?？蛻魪慕拥窖埡瘯r開始，這個主題就慢慢地滲透進(jìn)去，一直到客戶拿著禮物離開現(xiàn)場，這個主題講的故事才告一段落。這樣，一個活動才是有靈魂的活動，而不是一鍋大雜燴。
第二步 尋找創(chuàng)意
確定了主題之后要做的就是尋找創(chuàng)意。在來賓的眼里大多數(shù)活動都大同小異，無非就是紅地毯、旗幟、空飄球、氣拱門、背景板、鑼鼓、歌舞之類。要讓你的活動在他們腦海中留下印象，你必須有所創(chuàng)意。
不要把創(chuàng)意想像成廣告公司的策劃師喝著苦咖啡皺著眉頭才能想出來的東西，你也行!誰能比你更了解這個活動對你們公司的意義呢?所以，騎上思維的駿馬，去尋找創(chuàng)意吧。
創(chuàng)意是思考的過程，也是一個與思維掙扎的過程。一個好的創(chuàng)意并不是僅僅依靠拍腦袋就能成功的，需要有一種系統(tǒng)的思考方法去尋找創(chuàng)意，讓這個創(chuàng)意有執(zhí)行的可能。那么，用什么的系統(tǒng)方法可以把這個創(chuàng)意給提煉出來呢?
假如我問你曲別針有多少種用途，您會想出幾種?十種?二十種?一百種?
在平常的思維中它只是一個夾文件的東西。但是如果我告訴你有人想出一萬種用途，你是否會感到很驚訝?
他是用系統(tǒng)的方法去思考創(chuàng)意，把它的屬性列出來例如重量、顏色、成份、柔軟度、一個屬性就是一個坐標(biāo)軸，再與我們?nèi)粘Ｉ钕嘟佑|就可以產(chǎn)生用途。例如成份是導(dǎo)電的，與物理結(jié)合可以用來導(dǎo)電。柔軟的性質(zhì)與文字相結(jié)合可以扭曲成各國的字母......曲別針的總體信息分成重量、體積、長度、截面、彈性、直線、銀白色等10多個要素，再把這些要素，用一根標(biāo)線聯(lián)系起來，形成一個信息標(biāo)，然后，把與人類實(shí)踐活動有關(guān)的要素聯(lián)系起來，最后形成信息反應(yīng)場。
這樣，他發(fā)現(xiàn)了曲別針的成千上萬種用途：做魚鉤、做牙簽、做夾子......
這樣的思考方法就是跳出平時的思維模式，用新的思維角度去考慮問題。創(chuàng)意并不是天馬行空，無跡可尋，可以用科學(xué)的方法去進(jìn)行系統(tǒng)的創(chuàng)意開發(fā)，激發(fā)大腦。開放型思維要求思維能夠從廣度和深度兩個方面發(fā)散出去，就像是一顆夜明珠發(fā)出的光芒一樣，以一點(diǎn)為中心向四面八方輻射，橫向的、縱向的、逆向的，各個方面都要延伸出去。橫向思維決定了思維的廣度，縱向和逆向思維則決定了思維的深度。
你可以用思維導(dǎo)圖的方式系統(tǒng)尋找這些創(chuàng)意，如果有一個團(tuán)隊(duì)跟你進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，找到好創(chuàng)意的機(jī)率會大大增加。
第三步 策劃文案
有了主題，有了廣告語，再有個創(chuàng)意，我們開始籌劃整個活動的過程。
做方案時要首先考慮資金，因?yàn)橐粓龅念A(yù)算是有限的，不可能像奧運(yùn)會開幕式一樣無限制的超支。我們必須讓每一份資金發(fā)揮最大的效率。資金的分配實(shí)際是一個非常大的問題。很多時候，一場活動花很多的錢卻沒有效果。因?yàn)樗鼪]有把有效的資金運(yùn)用到最有效的地方——好鋼用在刀刃上，如何使資金的分配到達(dá)最大化，我們可以使用各種指標(biāo)法。通過指標(biāo)確定投入的大小。
平均的投入只能做一個下平庸的活動。例如，假如你是做飲料的，你可以去訂做一個飲料瓶的氣模，在會場上樹起一個巨大的產(chǎn)品氣模，那么以此做為一個創(chuàng)意點(diǎn)，圍繞活動不斷地深化、不斷地展開，人們的注意力就會集中在這個氣模身上。整個活動都通過這個氣模進(jìn)行了整個的放大。那么人們會覺得它非常的宏大，有亮點(diǎn)。如果做了這個模型只是把它當(dāng)作迎賓放在門口，之后就全部忘掉。那么這筆錢只發(fā)揮了十分之一的作用。
我們現(xiàn)在用的就是一種系統(tǒng)的方法，能把活動的亮點(diǎn)進(jìn)行最大化的呈現(xiàn)，從而使活動的主題更加深化。
這些創(chuàng)意有可能像是一顆一顆零散的珍珠，我們需要做的是用一條線將這些珍珠串起來。從而使整個主題更加豐滿，讓來賓不斷地從各個角度不斷地觸及這個主題，在腦海中留下更深刻的印象。
每一次都應(yīng)該把一場活動看作是導(dǎo)演一場電影，你能帶給觀眾什，在散場之后，觀眾又能帶走什么。這是一場活動成敗的關(guān)鍵。
有了這些創(chuàng)意之后，你要想辦法把它組織在活動的策劃文案中。要記住一點(diǎn)，不要去重復(fù)發(fā)明輪子。你手頭的工具越多，案例越多，你實(shí)現(xiàn)的創(chuàng)意的手段也就越多。所以，從現(xiàn)在開始，你就要把好的創(chuàng)意積累下來，無論是網(wǎng)上下的、書中讀的、路邊看的、自己想的，好記性不如爛筆頭，好好充實(shí)你的彈藥庫吧。
例如請柬，如果你有一千種模板可以選擇，你會發(fā)現(xiàn)你的創(chuàng)意會容易實(shí)現(xiàn)得多。從請柬到現(xiàn)場的布置，到主持人的講話，到節(jié)目的編排，這些都需要圍繞一個主題，這是活動的靈魂，活動的思想，活動要表達(dá)的理念。這些所有的道具，所以的演出，所有的話語，都應(yīng)該圍繞一個主題進(jìn)行。如果你有足夠豐富的道具，足夠多的節(jié)目，就能組織起來，很好的體現(xiàn)你的思想。
價格永遠(yuǎn)是一個市場的主題。我們經(jīng)常可以看到某某明星的出場費(fèi)是多少多少萬，20萬、30萬，主持人的出場費(fèi)是多少多少。實(shí)際這是市場上的報價。假如能知道市場的底價，就以了解這些活動、演出實(shí)際的價值多少。這個價格是不斷地浮動的。因?yàn)橐粋€藝人給他定的是叫價、還價的幅度，是隨著他的心情，他的時間忙與閑而定的。
這往往是一個百慕大三角洲，很多的冤枉錢都花在這里。所以我們需要有一個詳細(xì)的系統(tǒng)衡量這個主持人、演員到底值多少錢，也許高價請來一個藝人，結(jié)果發(fā)現(xiàn)你的另一個朋友以很低的價格請到了他。因此，要避免浪費(fèi)這些錢，就需要了解市場的行。但最重要的是，他是否與你需要演出的主題相符。例如要表現(xiàn)雄壯的氣魄，而請來的歌手習(xí)慣唱纏綿的愛情歌曲，想讓他調(diào)整到雄渾的狀態(tài)是非常困難的。而主持人，要找到符合活動氣質(zhì)的也不是一件簡單的事情。
第四步 建立活動的支持系統(tǒng)
就是整個活動流程的控制。一個好的策劃，必須要有一個好的執(zhí)行力，才能夠把策劃完善地呈現(xiàn)出來。
活動的執(zhí)行可以考慮精益流程控制。這種方面興起于美國，在國際化大分工中傳入沿海地區(qū)。通過精益流程可以使工廠的運(yùn)作緊然有序，把風(fēng)險降到最低，產(chǎn)出升到最大。而將精益流程管理引入活動當(dāng)中，我們可以讓活動銜接得更加流暢，出風(fēng)險出問題的概率會減少。這樣一個活動就不是把它建立在一切順利的基礎(chǔ)上，而是建立在一個足夠防范風(fēng)險的程度上面。就算是出了非常大的意外情況，也可以通過精益流程控制這個系統(tǒng)，把危害減到最小。一個活動通常充滿了無數(shù)個不可預(yù)知的危險，電會突然停了，天空會突然下雨，演員會突然在臺上摔倒，領(lǐng)導(dǎo)會突然離去或者姍姍來遲，人群會發(fā)生騷亂……這些僅僅依靠運(yùn)氣的話，那
么這場秀就像在沙灘上的城堡，任意一個浪頭都會把活動摧毀。而一旦引入精益流程控制系統(tǒng)，我們就可以系統(tǒng)內(nèi)的完善，以及防范系統(tǒng)外不可預(yù)知的風(fēng)險。因?yàn)檫@些是通過無數(shù)個運(yùn)作出的概率。并在增加極少成本的情況下能對這些風(fēng)險進(jìn)行有效的預(yù)見和預(yù)防。
第五步 現(xiàn)場活動執(zhí)行
現(xiàn)場活動中，人員分組是一個非常關(guān)鍵的問題。很多時候，現(xiàn)場的活動是要由現(xiàn)場各方的努力才能做到銜接得行云流水。通常可以分成幾個組，舞臺組，后勤組，接待組，保安組等等。有條件的最好每個組配三到四臺對講機(jī)。因?yàn)槟銜l(fā)現(xiàn)在活動中要溝通是一件非常麻煩的事。就算是在一個大廳里面，要快速找到想找的人也是件容易的事。你不能大聲地叫喚找到需要的人。而且，很多時候活動是瞬息萬變的，一點(diǎn)點(diǎn)時間的耽誤就會影響到整個活動的進(jìn)程。就像電視停播一樣，幾秒鐘的尷尬就會讓整個活動大打折。也會讓客戶對公司的執(zhí)行能力產(chǎn)生懷疑，讓領(lǐng)導(dǎo)對你的運(yùn)作能力產(chǎn)生懷疑，讓觀眾對公司的形象產(chǎn)生懷疑。如果延誤再擴(kuò)大轉(zhuǎn)化為事故，那么就是一發(fā)不可收拾。
因此，你需要有暢通的溝通系統(tǒng)來保證活動的順利進(jìn)行。如果沒有對講機(jī)，需要考慮哪些事要先做好妥善準(zhǔn)備;再有就是主指揮的身邊要有一個通訊組，負(fù)責(zé)聯(lián)系這些人，把總指揮的意圖貫徹下去。
一個成功的活動，決不是僅憑著運(yùn)氣和僥幸而實(shí)現(xiàn)的。它實(shí)際上做的是一個概率，有可能兩個活動都是成功的。但是一個活動的概率是99%，另一個活動的只有20%。那么，第一個活動靠的就是先進(jìn)的管理，第二個活動憑的是運(yùn)氣。而嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、觀眾只會看到表面，他看不到深層次下的運(yùn)作。因此必須把風(fēng)險降到最小，別讓壞運(yùn)氣打擊到你!
第六步 活動效果評估
賓客散去之后，你的任務(wù)還沒有結(jié)束，當(dāng)你的團(tuán)隊(duì)在收拾東西的時候你就要把這個活動從頭到尾在腦海中過一遍，這個活動達(dá)到了哪些預(yù)期的效果，看看那些流程沒有執(zhí)行到位，出了哪些問題，如何改正。是不是千頭萬緒，如果用一個標(biāo)準(zhǔn)的表格去思考，你會一場比一場辦得好。如果有一個團(tuán)隊(duì)幫你去想，那么再辦一場類似的活動你就可以做到近似完美拉。把這些形成文字存檔，它是你進(jìn)步的基石，特別是你把它呈現(xiàn)給上司的時候。我們整理了一套表格，能把你沒有想到的東西都考慮進(jìn)去，你就等著上級和客戶的贊賞吧!
如何有效的策劃一場大型活動
大型活動的策劃就是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。包括：會展形式、節(jié)慶形式、民俗形式、企業(yè)形象公關(guān)宣傳形式等。有效地進(jìn)行大型活動策劃與實(shí)施，一般需要經(jīng)過五個階段，分別是：調(diào)研、設(shè)計(jì)、策劃、協(xié)調(diào)、評價。這五個階段將激發(fā)活動組織者的創(chuàng)意，并能有效促進(jìn)活動的順利實(shí)施。
第一階段：調(diào)研。任何一個大型活動必須要有一個鮮明的主題。在進(jìn)行一個大型的活動策劃之前必須就主題進(jìn)行調(diào)研。一次大型的活動，即是這個主題對公眾或參與者的重要展示，市場調(diào)研可以幫助活動的策劃者確定哪個是活動的目標(biāo)客戶市場或第一市場，以及了解到目標(biāo)客戶對大型活動的期待性要求有哪些，希望達(dá)到什么樣的目的和效果。
第二階段：分析與創(chuàng)意。在活動的調(diào)研完成之后，就需要進(jìn)行針對活動的各個方面進(jìn)行分析，這是激發(fā)創(chuàng)意與靈感的階段，是讓活動組織者設(shè)計(jì)整個大型活動藍(lán)圖的階段。要想讓大型活動不落俗套，必須要有創(chuàng)意性的思路及變革的想法。
第三階段，活動具體方案的策劃。策劃期通常是大型活動組織管理中用時最長的周期。從各種大型活動策劃與實(shí)踐中，如果調(diào)研越準(zhǔn)確，前期分析越充分，那么方案策劃期相應(yīng)的越簡單，用的時間也越少。在此階段要充分運(yùn)用時間、空間以及速度三個因素來確定直接的資源是否得到充分的運(yùn)用，三因素能否有效的運(yùn)用直接關(guān)系到大型活動的最終結(jié)果成功與否。
第四個階段：大型活動的協(xié)調(diào)。在大型活動的過程當(dāng)中，需要協(xié)調(diào)的因素很多。對外需要協(xié)調(diào)政府，以及一些職能部門如公安消防、交通管理部門、醫(yī)院、學(xué)校等等凡是能涉及到的因素。對內(nèi)需要協(xié)調(diào)場地、人員、時間、參加者等等。
評估是大型活動策劃與管理的最后一個階段，也是總結(jié)及檢討改善，以及策劃與管理下一個大型活動的階段。在活動的運(yùn)行當(dāng)中或者結(jié)束后，運(yùn)用調(diào)查或者電話回訪等手法，了解評估活動的成效以及成敗。
在大型活動的策劃和實(shí)施過程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結(jié)提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動。
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