倉(cāng)庫(kù)退貨流程
倉(cāng)庫(kù)退貨流程
商品退貨是指?jìng)}庫(kù)按訂單或合同將貨物發(fā)出后，由于某種原因，客戶將商品退回倉(cāng)庫(kù)。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于倉(cāng)庫(kù)退貨流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!
倉(cāng)庫(kù)退貨流程
一、退貨管理流程
銷售部門(mén)按獲客戶所傳達(dá)的銷貨退回信息時(shí)，應(yīng)盡快地將銷貨退回的信息通知質(zhì)量部門(mén)和市場(chǎng)部門(mén)，并主動(dòng)會(huì)同質(zhì)量部門(mén)人員確認(rèn)退貨原因?？蛻敉素浽蛎黠@為公司責(zé)任(例如：料號(hào)不符、包裝損壞、產(chǎn)品質(zhì)量不良等)時(shí)，應(yīng)迅速根據(jù)退貨資料及初步確認(rèn)結(jié)果受理退貨，不得壓件不處理。
若銷貨退回之責(zé)任不客戶時(shí)，則銷售及質(zhì)量管理部門(mén)人員應(yīng)向客戶說(shuō)明判定之依據(jù)、原委、及處理方式。如果客戶接受，則請(qǐng)客戶取消退貨要求，并將客戶退貨相關(guān)資料由質(zhì)量管理部門(mén)儲(chǔ)存管理。如果客戶仍堅(jiān)持退貨時(shí)，銷售、質(zhì)量管理部門(mén)人員須委婉向客戶說(shuō)明，如果客戶無(wú)法接受時(shí)，再會(huì)同市場(chǎng)部門(mén)做進(jìn)一步協(xié)商，以“降低公司損失至最小，且不損及客戶關(guān)系”為處理原則處理。
1.銷售部門(mén)應(yīng)主動(dòng)告知客戶有關(guān)銷貨退回的受理相關(guān)資料，并主動(dòng)協(xié)助客戶將貨品銷售部門(mén)。
2.退回的貨品需經(jīng)由銷售部門(mén)初步核對(duì)數(shù)量與退貨單收貨倉(cāng)庫(kù)后，由物管部門(mén)入庫(kù)。
3.客戶退貨的不良品退回倉(cāng)庫(kù)時(shí)，物管部門(mén)應(yīng)點(diǎn)清數(shù)量是否與“退貨退回單”標(biāo)示相符，并將退貨的不良品以“拒收標(biāo)簽”標(biāo)示后，隔離存放，并通知質(zhì)量管理部門(mén)確認(rèn)退貨品的品質(zhì)問(wèn)題。
4.若該批退貨品經(jīng)銷售部門(mén)與客戶協(xié)商補(bǔ)貨時(shí)，則會(huì)同相關(guān)部門(mén)迅速擬定補(bǔ)交貨計(jì)劃，以提供相同號(hào)料、數(shù)量的良品給客戶，避免造成客戶停線，而影響客戶利益。
5.如果客戶有及時(shí)生產(chǎn)的迫切需求時(shí)，銷售部門(mén)得依據(jù)客戶的書(shū)面要求或電話記錄主管同意后，由物管部門(mén)安排良品更換，不得私下?lián)Q貨。
6、質(zhì)量管理部門(mén)確認(rèn)銷貨退回品的品質(zhì)狀況后應(yīng)通知物管部門(mén)，安排責(zé)任部門(mén)進(jìn)行重工、挑選、降級(jí)使用或報(bào)廢處理，使公司減少庫(kù)存(呆滯品)的壓力。
7.責(zé)任部門(mén)應(yīng)確實(shí)進(jìn)行返工或挑選以確保不良品不會(huì)再流入客戶生產(chǎn)線上，并于重新加工、挑選后向質(zhì)量管理部門(mén)申請(qǐng)庫(kù)存重驗(yàn)。
8.質(zhì)量管理部門(mén)需依據(jù)了出貨“抽樣計(jì)劃”嚴(yán)加檢驗(yàn)方式重驗(yàn)其品質(zhì)，如為合格產(chǎn)品可經(jīng)由合格標(biāo)示后重新安排到良品倉(cāng)庫(kù)內(nèi)儲(chǔ)存，并視客戶需求再出貨，凡未經(jīng)質(zhì)量管理部門(mén)確認(rèn)的物品一律不得出貨。
9.銷貨退回的款及登記管理由財(cái)務(wù)(會(huì)計(jì))部門(mén)依據(jù)銷貨退貨回單辦理扣款作業(yè)。
10.質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)繼續(xù)追蹤銷貨退回之處理及成效，并將追查結(jié)果予以記錄。
質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)回饋客戶報(bào)怨銷貨退回處理狀況給工程標(biāo)準(zhǔn)處及相關(guān)部門(mén)存查，作為改善及查核參考。
二、商品退貨的清點(diǎn)
接到客戶退貨，首先有必要去查點(diǎn)數(shù)量與品質(zhì)，確認(rèn)所退貨的種類、項(xiàng)目、名稱是否與客房發(fā)貨單記載相同。
首先，數(shù)量是否正確。例如一盒與一箱，雖只差一字，因一箱24盒，故實(shí)際上而言，數(shù)量相差24位之多。
其次，確定退貨物品有無(wú)損傷，是否為商品正常狀態(tài)。有時(shí)，因是“不良品”而遭退貨，廠商受理退貨后就要加以維修。
清點(diǎn)后，倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存量要迅速加以修正調(diào)整，而且要盡快制作退貨受理報(bào)告書(shū)，以作為倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)和沖銷銷銷貨額、應(yīng)收帳款的基礎(chǔ)資料。此程序若不及時(shí)實(shí)施，“應(yīng)收帳款余額”與“存貨額余”在帳面上都不會(huì)正確，造成財(cái)務(wù)困擾。
三、商品退貨的會(huì)計(jì)處理
當(dāng)客戶將商品退貨時(shí)，企業(yè)內(nèi)部必須有一套管理流程，運(yùn)用表格式管理制度，以多聯(lián)式“驗(yàn)收單”在各部門(mén)流動(dòng)，對(duì)客房所退的商品加以控制，并在帳款式上加以調(diào)整。牽涉到部門(mén)，分別有“商品驗(yàn)收的部門(mén)”、“信用部門(mén)”、“開(kāi)單部門(mén)”、“編制應(yīng)收帳款明細(xì)帳的部門(mén)”、“編制總帳部門(mén)”。若公司人員少，部門(mén)不多，可將上述“部門(mén)”工作加以歸納到相關(guān)部門(mén)的工作職責(zé)上。下為某飲料公司對(duì)于“商品退貨”的管理流程：
1.客戶退回貨品后，送至驗(yàn)收部門(mén)。驗(yàn)收部門(mén)驗(yàn)收完畢后，填制驗(yàn)收單二聯(lián)，第一聯(lián)送交信用部門(mén)核準(zhǔn)銷貨退加，第二聯(lián)依驗(yàn)收單號(hào)碼順序存檔。
2.信用部門(mén)收到驗(yàn)收單后，依驗(yàn)收部門(mén)的報(bào)告核準(zhǔn)貨退，并在驗(yàn)收單上簽名核準(zhǔn)，以示負(fù)責(zé);同時(shí)將核準(zhǔn)后的驗(yàn)收單送至開(kāi)單部門(mén)。
3.開(kāi)單部門(mén)接到信用部門(mén)轉(zhuǎn)來(lái)的驗(yàn)收單后，編制貸項(xiàng)通知單一式三份，第一聯(lián)連同核后驗(yàn)收單，送至應(yīng)收帳款式明細(xì)帳、貸記應(yīng)收帳款。第二聯(lián)通知客戶銷貨退回已核準(zhǔn)并帳。第三聯(lián)依貨項(xiàng)通知單號(hào)碼順序存檔。
4.會(huì)計(jì)部門(mén)收到開(kāi)單部轉(zhuǎn)來(lái)的貸項(xiàng)通知單第一聯(lián)，驗(yàn)收核單后，核對(duì)其正確無(wú)誤后，于“應(yīng)收帳款明細(xì)帳”貨入客戶明細(xì)，并將貨項(xiàng)通知單及核準(zhǔn)后驗(yàn)收單存檔。
5.每月月底總帳人員由開(kāi)單部門(mén)取出存檔的貨項(xiàng)通知單，核工業(yè)對(duì)其編號(hào)順序后，加總一筆后入總分類帳。
四、如何管理經(jīng)銷商的理賠退返
對(duì)于發(fā)生批量質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)品，一般公司要退換貨，具體程序下：
1.銷售人員在執(zhí)行銷售合同過(guò)程中，統(tǒng)一給予經(jīng)銷商某一項(xiàng)額度的理賠費(fèi)用(或補(bǔ)償金)。
2.分公司(經(jīng)營(yíng)部、辦事處)對(duì)經(jīng)銷商退返故障作修復(fù)處理，修復(fù)后返還經(jīng)銷商，原則上不予更換、不予退貨。
3.分公司(經(jīng)營(yíng)部、辦事處)按到經(jīng)銷商退返故障貨品后，組織服務(wù)人員立即對(duì)其進(jìn)行開(kāi)箱檢驗(yàn)，并非“接收清單”上詳細(xì)記錄檢驗(yàn)結(jié)果。分公司(經(jīng)營(yíng)部、辦事處)與經(jīng)銷商代表在“接收清單”上簽字確認(rèn)后，由經(jīng)銷商簽字存留“接收清單”商家保管聯(lián)的提貨憑借。
4.對(duì)保修期內(nèi)故障貨品予以免費(fèi)維修，不收維修費(fèi)和故障無(wú)件費(fèi);三提保修期外的故障貨品，按公司標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定收取維修費(fèi)和元件費(fèi)用;所有非生產(chǎn)質(zhì)量問(wèn)題引起的損壞以及附件(如接線、遙控器等)遺失、，材料、配件補(bǔ)充費(fèi)用由經(jīng)銷商承擔(dān)。
5、故障修復(fù)后，經(jīng)銷商“接收清單”保管聯(lián)擔(dān)加商品，經(jīng)銷商在注明欄注明“已歸還”并簽名。
6.經(jīng)銷商提回商品時(shí)，分公司(經(jīng)營(yíng)部、辦事處)須計(jì)算出經(jīng)銷商應(yīng)付修理費(fèi)用，并列出清單，由經(jīng)銷商支付費(fèi)用。
7.銷售部會(huì)同市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部及生產(chǎn)部門(mén)審批，經(jīng)有效審批人簽名和財(cái)務(wù)核實(shí)退換貨商品、價(jià)格，回復(fù)有關(guān)部門(mén)執(zhí)行。
8.倉(cāng)管人員憑已審批同意的“商品退換貨審請(qǐng)表”，按規(guī)定填寫(xiě)貨物驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，同時(shí)填寫(xiě)“商品退換貨申請(qǐng)表”。
9.凡未經(jīng)公司有效審批人員審批，分公司(經(jīng)營(yíng)部、辦事處)擅自辦理退貨手續(xù)者，按退貨金額的50%扣罰地區(qū)財(cái)務(wù)人員，10%扣罰分公司經(jīng)理(經(jīng)營(yíng)部、辦事處主任)。
商品退貨的作業(yè)程序
1、接受退貨
倉(cāng)庫(kù)接受退貨要有規(guī)范的程序與標(biāo)準(zhǔn)，如什么樣的貨品可以退，由哪個(gè)部門(mén)來(lái)決定，信息如何傳遞等等。
倉(cāng)庫(kù)的業(yè)務(wù)部門(mén)接到客戶傳來(lái)的退貨信息后，要盡快將退貨信息傳遞給相關(guān)部門(mén)，運(yùn)輸部門(mén)安排取回貨品的時(shí)間和路線，倉(cāng)庫(kù)人員作好接收準(zhǔn)備，質(zhì)量管理部門(mén)人員確認(rèn)退貨的原因。一般情況下，退貨由送貨車(chē)帶回，直接入庫(kù)。批量較大的退貨，要經(jīng)過(guò)審批程序。
2、重新入庫(kù)
對(duì)于客戶退回的商品，倉(cāng)庫(kù)的業(yè)務(wù)部門(mén)要進(jìn)行初步的審核。由于質(zhì)量原因產(chǎn)生的退貨 ，要放在堆放不良品而準(zhǔn)備的區(qū)域，以免和正常商品混淆。退貨 商品要進(jìn)行嚴(yán)格的重新入庫(kù)登記，及時(shí)輸入企業(yè)的信息系統(tǒng)，核銷客戶應(yīng)收賬款，并通知商品的供應(yīng)商退貨信息。
3、財(cái)務(wù)結(jié)算
退貨發(fā)生后，給整個(gè)供應(yīng)系統(tǒng)造成的影響是非常大的，如對(duì)客戶端的影響、倉(cāng)庫(kù)在退貨過(guò)程中發(fā)生的各種費(fèi)用、商品供應(yīng)商要承擔(dān)相應(yīng)貨品的成本等等。
如果客戶已經(jīng)支付了商品費(fèi)用，財(cái)務(wù)要將相應(yīng)的費(fèi)用退給客戶。同時(shí)，由于銷貨和退貨的時(shí)間不同，同一貨物價(jià)格可能出現(xiàn)差異，同質(zhì)不同價(jià)、同款不同價(jià)的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，故倉(cāng)庫(kù)的財(cái)務(wù)部門(mén)在退貨發(fā)生時(shí)要進(jìn)行退回商品貨款的估價(jià)，將退貨商品的數(shù)量、銷貨時(shí)的商品單價(jià)以及退貨時(shí)的商品單價(jià)信息輸入企業(yè)的信息系統(tǒng)，并依據(jù)銷貨退回單辦理扣款業(yè)務(wù)。
4、跟蹤處理
退貨發(fā)生時(shí)，要跟蹤處理客戶提出的意見(jiàn)，要統(tǒng)計(jì)退貨發(fā)生的各種費(fèi)用，要通知供應(yīng)商退貨的原因并退回生產(chǎn)地或履行銷毀程序。退貨發(fā)生后，首先要處理客戶端提出的意見(jiàn)。由于退貨所產(chǎn)生的商品短缺、對(duì)質(zhì)量不滿意等客戶端的問(wèn)題是業(yè)務(wù)部門(mén)要重點(diǎn)解決的。退貨所產(chǎn)生的物流費(fèi)用比正常送貨高得多，所以要認(rèn)真統(tǒng)計(jì)，及時(shí)總結(jié)，將此信息反饋給相應(yīng)的管理部門(mén)，以便指定改進(jìn)措施。退貨倉(cāng)庫(kù)的商品要及時(shí)通知供應(yīng)商，退貨的所有信息要傳遞給供應(yīng)商，如退貨原因、時(shí)間、數(shù)量、批號(hào)、費(fèi)用、存放地點(diǎn)等，以便供應(yīng)商能將退貨商品取回，并采取改進(jìn)措施。
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