出口貨物包裝跟單流程
出口貨物包裝跟單流程
貨物出口包裝的跟單流程是什么，出口包裝貨物需要哪些步驟，出口貨物包裝的跟單需要哪些材料。小編給大家整理了關(guān)于出口貨物包裝跟單流程，希望你們喜歡!
出口貨物包裝跟單流程
一 訂單
1：訂單由訂單部文員下發(fā)給相應(yīng)跟單員，訂單分為新單和續(xù)單，續(xù)單可直接給到工廠，時(shí)時(shí)跟進(jìn)過程。如是新單，首先要考慮以樣品為參照，并仔細(xì)核對(duì)訂單上的產(chǎn)品描述，如尺寸，顏色，材質(zhì)，形狀，電鍍等等，如樣品與訂單要求有出入的，同銷售部確定是否以訂單要求為準(zhǔn)，確定好后，一定要在訂單上給工廠做好詳細(xì)說明，同時(shí)建議準(zhǔn)備一個(gè)放原樣的小袋，將詳細(xì)要求用貼紙寫在小袋上，以免某些工廠只看樣品不看訂單描述導(dǎo)致失誤。 2：審核樣品和訂單描述的同時(shí)，跟單員要特別注意以下幾點(diǎn)：
a 該款式產(chǎn)品是否容易出現(xiàn)尖銳點(diǎn)，刮手毛邊以及產(chǎn)品功能性等一些比較嚴(yán)重的品質(zhì)問題，在給工廠交接訂單的時(shí)候一定要給出自己的意見，提醒工廠在大貨生產(chǎn)過程中避免和改進(jìn)問題。
b 注意每個(gè)客戶的不同要求，要讓工廠清晰地知道產(chǎn)品所應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。
3: 跟工廠交接樣品和訂單，注意如下幾點(diǎn)：
a 交接前做好樣品拍照和留底工作，對(duì)于合金等在生產(chǎn)過程中原樣容易被壓膜壓掉的，一定要拍照留底，耳環(huán)自己一定要留一只做參照
b 和工廠訂立專人交接，可以是老板本人及相關(guān)負(fù)責(zé)人，這樣可以有效避免丟樣丟單以及搞混客戶產(chǎn)品要求等現(xiàn)象
c 交接過程中要向工廠詳細(xì)了解產(chǎn)品生產(chǎn)上的相關(guān)信息，如是否需開模，開模要多長(zhǎng)時(shí)間?材料是否需定做，定做要多久?產(chǎn)品工藝和效果上是否有難以達(dá)到客人要求需要建議客人改板的地方(特別注意不能隨便聽信工廠的說法，一定要同開發(fā)部或者相關(guān)人員探討協(xié)商)。有任何問題需及時(shí)同相關(guān)銷售人員說明情況以利于銷售員第一時(shí)間同客戶溝通。 d 交接不能單純以口頭形式，需工廠簽字后方算完成整個(gè)交接過程。
4 對(duì)于無原樣的訂單，一定要核對(duì)訂單描述是否清晰(材質(zhì)，大小，尺寸，色號(hào)，電鍍色，組裝等等)，如描述不全，同銷售員溝通建議客戶寄原樣或者給與詳細(xì)的產(chǎn)品信息與高清彩圖。
二 確認(rèn)樣
1：跟單員自同工廠交接訂單七天內(nèi)需出確認(rèn)樣(一般情況為一周，對(duì)于需開?；蚨ㄗ鰰r(shí)間長(zhǎng)的產(chǎn)品做特別處理)，交接后1-2天跟單員需跟蹤工廠樣品是否有在安排，無安排的一定要督促工廠馬上安排下去。
2：有原樣的必須要求工廠給確認(rèn)樣的同時(shí)將原樣完整退回(合金壓膜的退回壓后剩余的部件)，否則罰以2000元賠償金。
3：7天內(nèi)不能寄出的確認(rèn)樣須在2-4天內(nèi)填寫確認(rèn)樣異常表格并同銷售員說明情況，以便銷售員及時(shí)同客戶做相關(guān)溝通。
4：跟單員拿到確認(rèn)樣后，首先要對(duì)樣品做以下細(xì)致認(rèn)真的檢查。
a 數(shù)量
b 材質(zhì)
c 尺寸，大小，長(zhǎng)短
d 顏色，明度，亮度
e 電鍍，拋光
f 組裝
g 功能性
如與要求不符，需及時(shí)退回工廠進(jìn)行修改。修改正確后方可寄出。
5：所有確認(rèn)樣需填寫上清楚正確的信息并給到專門看確認(rèn)樣的相關(guān)人員做進(jìn)一步把關(guān)，無簽字認(rèn)可的款式不能擅自做主寄出。
6：確認(rèn)信息。(一般7-10天內(nèi)給確認(rèn)回復(fù))
1 確認(rèn)：已確認(rèn)的款式以口頭+文字形式通知工廠(交接時(shí)間及交接人的簽收)，核對(duì)自己
手上與工廠確認(rèn)樣留底是否一致，核對(duì)大貨生產(chǎn)的時(shí)間，如有趕不上交期的一定要第一時(shí)間同銷售員溝通，以便銷售員同客戶爭(zhēng)取到更多的時(shí)間。
2 不確認(rèn)：根據(jù)銷售部給到的不確認(rèn)信息催促工廠進(jìn)行第一次修改，無特殊情況修改應(yīng)在
3-4天內(nèi)完成。
第二次修改應(yīng)形成記錄，由部門主管以及經(jīng)理作出最終如何修改的決定。
3 超過10天未得到確認(rèn)回復(fù)的要考慮申請(qǐng)延期，申請(qǐng)延期表上需備注詳細(xì)的信息(幾號(hào)
下單，幾號(hào)出確認(rèn)樣，幾號(hào)寄確認(rèn)樣，確認(rèn)后需多少天完成大貨生產(chǎn))，信息不清不楚的將被視為無效延期。所有延期報(bào)告需經(jīng)孫總審批簽字后方生效。
7：一般情況下，工廠的確認(rèn)樣，測(cè)試樣，大貨樣，掃描樣等需要求同時(shí)給與跟單員，以上樣品必須以簽收的形式交接清楚。
三 ：測(cè)試樣
1：跟單員需明確客戶的測(cè)試要求(不同客戶測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)不一)
2：通常情況下測(cè)試量為成品數(shù)量+配件8克。對(duì)于需要兩次測(cè)試樣的客戶(如Target抽黑標(biāo))必須要求工廠一次性給我們。
3：拿到足量的測(cè)試樣后，跟單員需自行對(duì)測(cè)試樣進(jìn)行功能性的檢查。內(nèi)容包括：重金屬含量檢測(cè)，電鍍測(cè)試，外觀正確性的檢查，拉力，摔落，尖銳點(diǎn)，刮手毛邊測(cè)試等。 4：測(cè)試樣需通過富佳實(shí)驗(yàn)室測(cè)試OK后方可交與銷售部寄出，保證測(cè)試的一次通過。 5: 測(cè)試樣必須在兩周內(nèi)寄出，如由于測(cè)試樣延誤導(dǎo)致不能按時(shí)出貨的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人也必須進(jìn)行處罰，后果工廠自付。
6：測(cè)試過程中遇到任何難以克服和解決的問題需同上級(jí)及時(shí)反映情況，以便盡快做出應(yīng)對(duì)策略。
四 大貨
1：自確認(rèn)樣確認(rèn)后，跟單員需做好大貨生產(chǎn)的前期——中期——后期檢查，按公司規(guī)定要求保證大貨的到貨時(shí)間。
前期：監(jiān)督工廠及時(shí)備料，確保材料的準(zhǔn)確和材料質(zhì)量，特別注意，前期檢查中需將工廠所備的材料各帶回一些給到富佳實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行測(cè)試。
中期：檢查大貨顏色，電鍍，工藝，效果，組裝等各方面是否達(dá)標(biāo)，有問題的一定要及時(shí)進(jìn)行處理和解決。
后期：檢查包裝方式是否正確(仔細(xì)核對(duì)卡片，條碼，裝袋，裝箱等相關(guān)包裝信息) 2：保證大貨與確認(rèn)樣的一致性。
3：跟單員需清楚知道自己手上每張訂單工廠的生產(chǎn)進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)任何問題需第一時(shí)間予與處理和解決。
五 大貨樣
1：不同客戶對(duì)于大貨樣有不同的數(shù)量要求，跟單員下單時(shí)就應(yīng)告知工廠大貨樣要求的數(shù)量。通常，大貨樣同確認(rèn)樣和測(cè)試樣一起給到，最遲不得晚于訂單交期前一周。大貨樣和掃描樣交與包裝部相關(guān)人員進(jìn)行包裝。
六 驗(yàn)貨
1：前，中期檢查并記錄中期驗(yàn)貨情況。
2：從大貨中抽檢訂單數(shù)量的5%以上，在驗(yàn)貨報(bào)告中形成詳細(xì)的驗(yàn)貨說明。
3：由跟單員根據(jù)實(shí)際情況開據(jù)驗(yàn)貨報(bào)告給工廠，跟單員將抽檢情況及驗(yàn)貨報(bào)告及時(shí)交于質(zhì)檢部。驗(yàn)貨不過的一定要工廠返好OK后方能出貨至我司。
七 出貨
跟單員須協(xié)助，配合包裝部正常的出貨計(jì)劃。
跟單員素質(zhì)和能力要求
1) 責(zé)任心：一個(gè)好的跟單員，最重要的一點(diǎn)就是要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，有責(zé)任才會(huì)有壓力，有壓力才會(huì)有動(dòng)力和工作熱情，只有肩負(fù)起強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，工作過程中遇到的困難和麻煩才能第一時(shí)間得到有效地處理和解決。
2) 時(shí)間管理能力：一個(gè)好的跟單員，必須學(xué)會(huì)如何管理和規(guī)劃自己的時(shí)間，區(qū)分好哪些是緊急又重要的事情，哪些是不緊急但很重要的事情，哪些是緊急但并不重要的事情，哪些是不緊急也不重要的事情。跟單員每天需完成兩件事情：1.當(dāng)天必須完成的事情 2.當(dāng)天應(yīng)該完成的事情。
3) 自主思考能力：跟單員跟單過程中遇到問題切忌采取回避，拖延，置之不理，抱怨等態(tài)度，應(yīng)動(dòng)腦主動(dòng)思考如何應(yīng)對(duì)和克服所遇到的麻煩。
4) 分析和預(yù)測(cè)能力：跟單員在時(shí)時(shí)跟進(jìn)訂單的過程中要有分析和預(yù)測(cè)的能力，這樣可以有效避免更多的問題產(chǎn)生，同時(shí)也便于生產(chǎn)以及交貨的安排。
5) 人際關(guān)系處理能力：處理好同工廠，同事，上級(jí)等所有人員的關(guān)系，能幫到他人的積極幫助他人，同樣，在你需要人家?guī)椭臅r(shí)候，人家也會(huì)很真誠(chéng)的幫你。
6) 專業(yè)知識(shí)：跟單員在跟單過程中要不斷地總結(jié)和累積相關(guān)的飾品經(jīng)驗(yàn)。了解產(chǎn)品的材料特點(diǎn)，產(chǎn)品特性，款式，質(zhì)量，工藝等各方面信息，只有對(duì)所跟的產(chǎn)品熟悉才能更高效率的把工作做好。
包裝跟單員的基本常識(shí)
一. 跟單員職責(zé)：
1.跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順利的交給客戶，收回應(yīng)收回的款項(xiàng)。
2.同新、舊客戶保持聯(lián)系增加溝通，了解客戶所需。
3.接收客戶的投訴信息，并將相關(guān)的信息傳遞到公司的相關(guān)部門。
4.掌握、了解市場(chǎng)信息，開發(fā)新的客源。
5.做好售后服務(wù)。
二.跟單員在收到訂單后要做的工作：
首先談接單的方法
1.客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應(yīng)注意將它們轉(zhuǎn)成書面訂單。
下單時(shí)，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數(shù)量等。
2.訂單的審查
每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設(shè)備也不一樣。首先，要看我們目前的水平能否達(dá)到客戶的要求，這是關(guān)鍵。
要分清此單是加工單還是OP單。
3.開生產(chǎn)單、流程卡
每張單開時(shí)，一定要把客戶要求在生產(chǎn)單上寫清楚。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應(yīng)向倉庫了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。
4.生產(chǎn)過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時(shí)，一定要及時(shí)將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。
5.小樣
打小樣的目地是看本公司的做貨能否達(dá)到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。
6.修改定單
一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產(chǎn)部生產(chǎn)。
當(dāng)客戶提出取消定單時(shí)，跟單員一定要收回舊的資料(生產(chǎn)單、流程卡)。
7.大貨生產(chǎn)出來后，還要按排出貨。
三.售后服務(wù)
客戶投訴或是退貨時(shí)：
對(duì)客戶的投訴，我們要了解問題出現(xiàn)的原因，并要采取措施，找到對(duì)策，避免下次出現(xiàn)。
客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問題。若能返修，則再對(duì)成品進(jìn)行返修好后再出貨。
很嚴(yán)重的就重新生產(chǎn)，補(bǔ)單生產(chǎn)再送貨。
還有采用相互讓步的折扣法。
有時(shí)只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客房達(dá)到雙贏。
四. 如何溝通好使跟單工作做得更好
同本廠內(nèi)的各部門溝通：
面對(duì)生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對(duì)老板負(fù)責(zé)的同時(shí)也要對(duì)客戶負(fù)責(zé)。多同各生產(chǎn)部門溝通，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時(shí)，客戶的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿足客戶的要求。
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