采購流程的規(guī)范
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采購流程規(guī)范
1 目的
對(duì)采購過程實(shí)施有效控制，確保采購產(chǎn)品符合規(guī)定的采購要求，以最終滿足顧客的期望與需求,特編制本程序。
2 適用范圍
本程序適用于供方的選擇與控制，以及原材料、生產(chǎn)物料和日常用品等其他物資的采購與驗(yàn)收。
3 職責(zé)
3.1 請(qǐng)購人
3.1.1根據(jù)項(xiàng)目工程的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和部門工作的實(shí)際需求，提出請(qǐng)購要求，提供采購物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號(hào)，參考價(jià)格，填寫采購申請(qǐng)單并交部門主管人員批準(zhǔn);
3.1.2 接收和檢驗(yàn)請(qǐng)購的物品。
3.2 采購組
3.2.1 公司以采購組形式組織物品的采購,采購組由生產(chǎn)部采購人員、質(zhì)檢部采購人員以及行政業(yè)務(wù)管理部采購人員組成，其分屬職能如下：
a) 對(duì)于生產(chǎn)物料及與生產(chǎn)制造有關(guān)的各種生產(chǎn)物資、機(jī)械設(shè)備、化學(xué)儀器等物品統(tǒng)一由行政業(yè)務(wù)管理部采購人員進(jìn)行采購，生產(chǎn)部和質(zhì)檢部采購人員協(xié)助配合采購。
b) 行政業(yè)務(wù)管理部采購人員負(fù)責(zé)各類外購油品、包裝產(chǎn)品、勞保用品以及日常用品的采購。
3.2.2 采購組人員根據(jù)請(qǐng)購人的采購申請(qǐng)單組織相關(guān)人員進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)，并訂購價(jià)格合理與要求相符合的物品。
3.3 質(zhì)檢部
3.3.1 質(zhì)檢部人員負(fù)責(zé)對(duì)基礎(chǔ)油、外購產(chǎn)品和產(chǎn)成品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和評(píng)測(cè)。
3.4 倉庫
3.4.1 倉庫人員負(fù)責(zé)對(duì)采購來的產(chǎn)品進(jìn)行數(shù)量和外包裝的驗(yàn)收。
3.5 財(cái)務(wù)部
3.5.1 財(cái)務(wù)部人員核對(duì)收到的付款單據(jù)，將供應(yīng)商的發(fā)票與采購申請(qǐng)單等相關(guān)單據(jù)相對(duì)照，進(jìn)行數(shù)量和金額的確認(rèn)，并按合同要求付款。
4 采購范圍
4.1 A類采購物資：指直接參與生產(chǎn)并構(gòu)成產(chǎn)品組成部分的需要從外部采購的物資，如基礎(chǔ)油、添加劑、外購成品、鋼制油桶、鋼制提桶、塑料包裝瓶。
4.2 B類采購物資：指直接參與生產(chǎn)但不構(gòu)成產(chǎn)品組成部分的需要從外部采購的物資，按使用部門主要?jiǎng)澐譃閮深悾?/p>
a) 質(zhì)檢部門: 主要由分析儀器及配件、化學(xué)試劑、玻璃器皿、一般試驗(yàn)器材組成。 b) 生產(chǎn)部門：主要由機(jī)械設(shè)備及配件、儀表用品、電氣用品、備品備件組成。
4.3 C類采購物資：指不直接參與生產(chǎn)且對(duì)產(chǎn)品無影響的需要從外部采購的物資，如日常用品，辦公用品、勞保用品等。
5 操作過程及操作程序詳述
5.1 申請(qǐng)
5.1.1請(qǐng)購人根據(jù)實(shí)際需求填寫《采購申請(qǐng)單》，提供采購物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號(hào)，可行或必要時(shí)進(jìn)行詢價(jià)，給出推薦的供應(yīng)商及價(jià)格。
5.1.2 請(qǐng)購人負(fù)責(zé)將《采購申請(qǐng)單》交于部門主管人員批準(zhǔn)，并與每月25日之前將單據(jù)交于行政業(yè)務(wù)管理部采購員。
5.2 審單
5.2.1 行政業(yè)務(wù)管理部采購員負(fù)責(zé)將各部門提交的《采購申請(qǐng)單》進(jìn)行匯總審查。 5.3 詢價(jià)、議價(jià)
5.3.1采購人員應(yīng)根據(jù)《采購申請(qǐng)單》對(duì)物品進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)，對(duì)金額在壹萬元以上的物品需要尋找三個(gè)或三個(gè)以上的供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)比，填寫《詢價(jià)議價(jià)單》，選出合格的供應(yīng)商。
5.3.2 如屬貨源緊張、獨(dú)家代理或?qū)Ｙu品等特殊狀況，不受5.3.1條所限。 5.4 批準(zhǔn)
5.4.1 所有《采購申請(qǐng)單》必須經(jīng)公司總裁的批準(zhǔn)才生效;
5.4.2 如遇突發(fā)事件，采購員可根據(jù)部門主管批準(zhǔn)的《采購申請(qǐng)單》，對(duì)采購金額在5000元以下的物資進(jìn)行緊急采購。
5.5 訂購
5.5.1 采購員根據(jù)批準(zhǔn)后的《采購申請(qǐng)單》，實(shí)施采購。
5.5.2 訂購物品存在下列兩種形式：
5.5.2.1對(duì)于小批量物品，憑批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)單，從供方處直接購買。 5.5.2.2對(duì)于大型物品則需要以《采購訂單》或合同的形式從供應(yīng)商處購買。
5.5.3 采購員應(yīng)對(duì)采購物品的交貨期、交貨量進(jìn)行及時(shí)跟蹤。對(duì)于國(guó)外采購的貨物，在收到供方提供的交貨船期后，應(yīng)及時(shí)將信息反饋于財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部以及行政業(yè)務(wù)管理部，以便各部門作好準(zhǔn)備。
5.6 交貨及驗(yàn)收
5.6.1 對(duì)于基礎(chǔ)油和外購成品送達(dá)后，必須先由質(zhì)檢部對(duì)其進(jìn)行質(zhì)量的檢驗(yàn)，然后交于倉庫進(jìn)行數(shù)量或外包裝的驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后由入庫人開據(jù)《入庫報(bào)告》。
5.6.2 對(duì)于B類產(chǎn)品中的大型設(shè)備儀器，必須由各使用部門進(jìn)行調(diào)試驗(yàn)收，并編寫調(diào)試驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。
5.6.3對(duì)于訂購的其他生產(chǎn)性物品和C類產(chǎn)品送達(dá)后，必須匯同財(cái)務(wù)部和申請(qǐng)部門驗(yàn)收人進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，應(yīng)在發(fā)票聯(lián)或客戶的送貨單上簽字，并由入庫人開據(jù)《入庫單》。 5.6.4如果為了避免時(shí)間浪費(fèi)或節(jié)約運(yùn)輸成本由本公司在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證，則在與供方溝通的采購信息中，明確規(guī)定驗(yàn)證活動(dòng)的時(shí)間、方法和驗(yàn)收準(zhǔn)則。 5.6.5若送達(dá)的物品不合格，采購員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系以尋求解決方案。 5.7 申請(qǐng)付款
5.7.1采購人員負(fù)責(zé)采購物品的付款申請(qǐng)，應(yīng)在付款通知書后必須附上下列單據(jù)： 5.7.1.1已收貨簽收的發(fā)票或送貨單 5.7.1.2 經(jīng)過核準(zhǔn)的采購申請(qǐng)單
5.7.1.3 如有采購訂單或合同副本也一并附上
5.7.2對(duì)于經(jīng)常性采購的物品，如文具等，應(yīng)要求與供應(yīng)商協(xié)商月結(jié)，以轉(zhuǎn)賬形式支付。 5.7.3在可能的情況下，付款應(yīng)始終要求銀行轉(zhuǎn)賬，不支付現(xiàn)金。 5.7.4在可能的情況下，采購員應(yīng)始終要求供應(yīng)商提供增值稅發(fā)票。
5.8 付款
5.8.1財(cái)務(wù)部在收到付款單據(jù)后，對(duì)其進(jìn)行審核，并按合同要求付款。
6供應(yīng)商管理
6.1供應(yīng)商的選擇: 6.1.1選擇標(biāo)準(zhǔn):
6.1.1.1 達(dá)到采購要求的質(zhì)量，產(chǎn)品價(jià)格合理。 6.1.1.2 有足夠的供貨能力，以滿足交貨周期要求。
6.1.1.3具有與所提供產(chǎn)品相應(yīng)的質(zhì)量管理體系或有足夠的證據(jù)能夠表明其具有保持質(zhì)量穩(wěn)定性的能力。
6.1.1.4符合國(guó)家有關(guān)法規(guī)要求，如對(duì)實(shí)行“生產(chǎn)許可證”或強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)制安全認(rèn)證的產(chǎn)品，必須通過相應(yīng)的認(rèn)證。
6.2 供應(yīng)商的調(diào)查與初次評(píng)定
6.2.1采購部對(duì)A類物資實(shí)施采購前，應(yīng)對(duì)擬開發(fā)之廠商組織供應(yīng)商調(diào)查工作，填寫《供應(yīng)商基本資料調(diào)查表》，目的是了解供應(yīng)商之各項(xiàng)管理能力，以確定其可否列為合格供應(yīng)商名列。
6.2.2由采購、專業(yè)技術(shù)人員等組成供應(yīng)商調(diào)查小組，通過綜合調(diào)查、樣品檢驗(yàn)或試驗(yàn)等方式對(duì)供應(yīng)商實(shí)施調(diào)查審核，以確保供貨質(zhì)量符合要求，其評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)則見《供方評(píng)價(jià)表》。
6.2.3 評(píng)審結(jié)果由各部門作出建議，供總裁核定是否準(zhǔn)予成為本公司之合格供應(yīng)商。
6.2.4 未經(jīng)調(diào)查認(rèn)可之供應(yīng)商，除總裁特準(zhǔn)外，不可成為本公司之供應(yīng)商。
6.2.5 對(duì)于列為合格供方的供應(yīng)商應(yīng)登記在《供方明細(xì)表》中，并對(duì)其進(jìn)行質(zhì)量統(tǒng)計(jì)分析，填寫《供方質(zhì)量統(tǒng)計(jì)分析表》，對(duì)未通過產(chǎn)品認(rèn)可的供應(yīng)商列入不合格供應(yīng)商名單。 6.2.6對(duì)B類物資和C類物資經(jīng)常采購的供應(yīng)商，作《供方明細(xì)表》，進(jìn)貨后需記錄，在使用過程中進(jìn)行簡(jiǎn)單的質(zhì)量判定即可。
6.2.7 遇需緊急供貨的情況下，經(jīng)總裁特準(zhǔn)可直接從新的供應(yīng)商處購買，但必須在一周內(nèi)補(bǔ)充評(píng)價(jià)，此前采購的物資必須做可追溯性標(biāo)識(shí)，以便萬一不合格情況發(fā)生后的追溯。
6.3 供應(yīng)商復(fù)查評(píng)定
6.3.1 經(jīng)調(diào)查認(rèn)可之合格供應(yīng)商，原則上每年按計(jì)劃復(fù)查一次，其復(fù)查結(jié)果體現(xiàn)在《供方評(píng)價(jià)表》。
6.3.2 對(duì)于復(fù)查不合格的供應(yīng)商要求限期整改，二次驗(yàn)證后仍為不合格的取消資格(注：除經(jīng)本公司總裁特準(zhǔn)外，不可列入次年合格供應(yīng)商之列)，合格的列入本年合格供應(yīng)商名單。
6.3.3若供應(yīng)商之交期、品質(zhì)、價(jià)格或服務(wù)產(chǎn)生重大變異時(shí)，可于一年中，對(duì)供應(yīng)商作必要之復(fù)查。
7相關(guān)文件
7.1 質(zhì)檢部的《檢驗(yàn)與測(cè)示控制程序》
8附件
1) 采購申請(qǐng)單 2) 議價(jià)單 3)采購訂單 4)入庫報(bào)告
5)供應(yīng)商基本資料調(diào)查表 6)供方評(píng)價(jià)表 7)供方明細(xì)表
8)供貨質(zhì)量統(tǒng)計(jì)分析表
9 采購流程圖
采購工作職責(zé)
1.新產(chǎn)品、新材料供應(yīng)商的尋找、資料收集及開發(fā)工作。
2.對(duì)新供應(yīng)商品質(zhì)體系狀況(產(chǎn)能、設(shè)備、交期、技術(shù)、品質(zhì)等)的評(píng)估及認(rèn)證，以保證供應(yīng)商的優(yōu)良性。
3.與供應(yīng)商的比價(jià)、議價(jià)談判工作。
4.對(duì)舊供應(yīng)商的價(jià)格、產(chǎn)能、品質(zhì)、交期的審核工作，以確定原供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力。
5.及時(shí)跟蹤掌握原材料市場(chǎng)價(jià)格行情變化及品質(zhì)情況，以期提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購成本。
6.采購計(jì)劃編排.物料訂購及交期控制。
7.部門員工的管理培訓(xùn)工作。
8.與供應(yīng)商以及其他部門的溝通協(xié)調(diào)等。
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