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查檔詳細流程

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查檔詳細流程

  提供檔案查閱服務(wù)是檔案部門最重要的職能之一。查檔過程是檔案部門與查檔人之間的雙向活動,具有公共關(guān)系的屬性。長小編給大家整理了關(guān)于查檔流程,希望你們喜歡!

  查檔流程圖

  檔案歸檔范圍

  (一)歸檔工作的原則

  (1)歸檔的文件材料必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠具有參考作用、憑證作用和研究價值。

  (2)歸檔的文件材料必須反映學(xué)校各部門職能活動的全過程,保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

  (3)歸檔的文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律,保持彼此間的有機聯(lián)系,照顧不同部門的不同特點。

  (4)歸檔材料還應(yīng)包括職能活動中產(chǎn)生的除紙質(zhì)文件以外的其它載體的文件材料。

  (二)歸檔的主要內(nèi)容

  (1)歸檔的主要內(nèi)容包括文書、教學(xué)、科研、基建、設(shè)計、產(chǎn)品與科技開發(fā)、設(shè)備儀器、出版、外事、財會十一個系統(tǒng)的內(nèi)容,具體范圍見有關(guān)檔案管理辦法。

  (2)歸檔的重點以本校形成的不同載體、不同形式的文件材料為主,特別是全局性綜合性的文件材料。其次是上級和其他單位發(fā)來的文、電及附件。上級來文中,應(yīng)以針對學(xué)校的指令性、指導(dǎo)性文件為主。

  (3)電子檔案歸檔見河海大學(xué)電子檔案管理辦法。

  (三)不歸檔的文件材料

  (1)上級機關(guān)普發(fā)供參閱、不辦的文件材料;

  (2)上級機關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件;

  (3)上級機關(guān)征求意見未定稿的文件;

  (4)重份文件;

  (5)無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件;

  (6)未經(jīng)會議討論,未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿,鉛印文件的各次校對稿(學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負責(zé)人簽字的最后定稿除外);

  (7)從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料;

  (8)無特殊保存價值的信封,一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建設(shè)性意見的人民來信;

  (9)學(xué)校內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等;

  (10)本校負責(zé)人兼任外機關(guān)職務(wù)形成的與本校無關(guān)的文件材料;

  (11)為參考目的從各方面收集的文件材料;

  (12)非隸屬機關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料;

  (13)未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)。

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