采購(gòu)部流程培訓(xùn)
采購(gòu)知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)分享采購(gòu)流程：包括收集信息，詢價(jià)，比價(jià)，議價(jià)，評(píng)估，索樣，決定，請(qǐng)購(gòu)，訂購(gòu)，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨驗(yàn)收，整理付款。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于采購(gòu)部流程培訓(xùn)，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購(gòu)的三大基本流程
一、公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的流程
任何涉及到采購(gòu)的公司，其部門相對(duì)來說都比較完善，如果貴公司有ISO質(zhì)量體系，那么公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)流程基本上可以在ISO的程序體系里進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)和了解，這就比較全面了。隨著物流成本及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，對(duì)采購(gòu)等前置作業(yè)活動(dòng)的質(zhì)量要求和時(shí)間要求越來越高。要求采購(gòu)人員不僅僅要了解自己的采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)，更要了解生產(chǎn)工藝及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的相關(guān)知識(shí)。
我們按普通的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)：即涉及到業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、采購(gòu)部、生產(chǎn)部、物料部、質(zhì)量部等幾個(gè)部門的簡(jiǎn)單流程，基本上是這樣運(yùn)作的。
首先業(yè)務(wù)部接單(或公司下單)，生產(chǎn)部、技術(shù)部及采購(gòu)部共同確定各自負(fù)責(zé)的相關(guān)資料，如生產(chǎn)部要確定上線期及交貨期，技術(shù)部要確定相關(guān)的樣品、工藝制單及材耗，采購(gòu)部要確定物料到公司的時(shí)間。以上幾個(gè)部門確認(rèn)好了后，還要反饋至業(yè)務(wù)或公司，由相關(guān)人員進(jìn)行審核成本及相關(guān)的時(shí)間，并與客戶取得聯(lián)系(或公司相關(guān)負(fù)責(zé)人員)，獲得確認(rèn)后，迅速將相關(guān)信息反饋至技術(shù)部、采購(gòu)部及生產(chǎn)部。各部門按原定確認(rèn)資料進(jìn)行計(jì)劃安排并執(zhí)行。
二、采購(gòu)作業(yè)流程
在物料采購(gòu)活動(dòng)中，采購(gòu)部門要按部門內(nèi)采購(gòu)操作流程，進(jìn)行合格供應(yīng)商刷選、采購(gòu)資料內(nèi)容傳遞告知給相關(guān)合格供應(yīng)商并要求其反饋相關(guān)物料質(zhì)量及報(bào)價(jià)信息，然后采購(gòu)人員進(jìn)行比價(jià)和議價(jià)，并最終確定物料供應(yīng)商，傳遞采購(gòu)訂單合同。采購(gòu)人員根據(jù)即定的合同要求對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤，保證保質(zhì)保量按時(shí)將物料供應(yīng)到位。供應(yīng)商按指定倉(cāng)位將物料運(yùn)送至物料部后，物料部要取部分物料樣送至質(zhì)檢部進(jìn)行進(jìn)料檢驗(yàn)(小公司由采購(gòu)人員進(jìn)行檢驗(yàn))，或由物料部向質(zhì)檢部或相關(guān)采購(gòu)人員發(fā)出進(jìn)料檢驗(yàn)通知。質(zhì)檢部對(duì)進(jìn)料檢驗(yàn)后要迅速將相關(guān)質(zhì)量信息反饋至采購(gòu)人員，采購(gòu)人員根據(jù)物料質(zhì)量情況對(duì)物料進(jìn)行進(jìn)倉(cāng)、退貨或特采等處理決定。每采購(gòu)一批物料都要對(duì)相關(guān)的供應(yīng)商供貨的質(zhì)量、交期及相關(guān)合作事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)價(jià)并在各供應(yīng)商檔案留檔，以備后查及對(duì)供應(yīng)商的定期評(píng)審篩選。
三、個(gè)人崗位作業(yè)流程
通常情況下，新人到了新崗位后，要對(duì)本部門或公司的運(yùn)作流程有全面和系統(tǒng)的了解是很困難的，基本上也只是了解個(gè)大概的流程，所進(jìn)行的工作任務(wù)主要是一些簡(jiǎn)單的事務(wù)。那么針對(duì)這些簡(jiǎn)單的事務(wù)處理，通常情況下一個(gè)公司或部門都有其內(nèi)部日常事務(wù)的處理流程，個(gè)人一旦清楚自己每天的工作內(nèi)容后，就可以根據(jù)工作內(nèi)容設(shè)計(jì)其流程。
個(gè)人作業(yè)流程如何設(shè)計(jì)?
既然是一個(gè)正常運(yùn)作的公司，其事務(wù)流程都有一套即定的或默認(rèn)的程序。這就要求新人到新崗位工作后，必須多問、多看、多想。
多問：每接到一個(gè)新的工作任務(wù)后，你要問按什么樣的流程操作，可以參考哪些案例或即定程序，需要與哪些部門或單位聯(lián)系，需要使用到哪些表格或文件，需要向哪些人匯報(bào)溝通協(xié)調(diào)。
多看：工作間隙，可以看一下別的同事，有沒有和你工作內(nèi)容類似的，如果有那么他們是按什么樣的流程工作的;自己業(yè)務(wù)稍熟悉后，也可以看別的同事每天都會(huì)有哪些其他工作內(nèi)容，他們的工作內(nèi)容是如何進(jìn)行的。這樣就可以通過同事，及一些經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員身上學(xué)習(xí)到更多知識(shí)。
多想：做任何工作，都要想為什么這樣做，有沒有更簡(jiǎn)便的方法，這樣才能不斷提出創(chuàng)新，現(xiàn)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，具有創(chuàng)新能力的人才在競(jìng)爭(zhēng)中才更具有競(jìng)爭(zhēng)力。
還有最重要的一點(diǎn)就是：對(duì)物料一定要深入地了解，性能、質(zhì)量、成本等很關(guān)鍵，我僅按一般流程給各位采購(gòu)新手以指導(dǎo)參考，其他對(duì)物料要求、檢測(cè)事項(xiàng)還是希望能有專業(yè)人士來補(bǔ)充一下，以充實(shí)采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)。
采購(gòu)的主要流程
1詢價(jià)
詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認(rèn)。獲取信息的渠道有：招標(biāo)文件、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。
招標(biāo)文件的詢價(jià)方式是最為通用和可靠的，本文項(xiàng)目采購(gòu)就是采用該詢價(jià)方式。招標(biāo)文件的編寫是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的基礎(chǔ)工作。其編制質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到招標(biāo)工作能否正常進(jìn)行，甚至影響授標(biāo)后能否順利履行合同。
故招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整、詳盡，用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，避免招標(biāo)雙方對(duì)文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧，增加評(píng)標(biāo)工作量，影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。招標(biāo)文件通常由下列文件組成：
?、偌夹g(shù)文件：設(shè)備、部件及其附件的技術(shù)條件和要求;
②商務(wù)文件：包括詢價(jià)函、報(bào)價(jià)須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運(yùn)輸?shù)取?/p>
招標(biāo)文件定稿前要反復(fù)推敲、審查、修改。對(duì)于關(guān)鍵件的選用，應(yīng)在廣泛了解市場(chǎng)及使用情況的基礎(chǔ)上，在招標(biāo)文件中予以明確設(shè)備配套關(guān)鍵件的規(guī)格型號(hào)及供貨廠商。這樣做有利于提高各投標(biāo)文件的響應(yīng)性，防止投標(biāo)文件內(nèi)容及標(biāo)價(jià)差異過大，從而減少評(píng)標(biāo)工作量。
本次項(xiàng)目采購(gòu)的招標(biāo)文件就是完全按照上述要求進(jìn)行編寫的，注明了每一臺(tái)采購(gòu)設(shè)備的具體配置和詳細(xì)技術(shù)要求，并且對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、供貨、合同基本條件等作了詳細(xì)說明。這項(xiàng)工作耗費(fèi)了項(xiàng)目組采購(gòu)階段最多的時(shí)間和精力，但是這些工作都是非常值得的，它確保了合同采購(gòu)設(shè)備能夠滿足項(xiàng)目實(shí)施的所有需求。
2供方選擇
這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評(píng)價(jià)方法有以下幾種：轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
?、俸贤勁校弘p方澄清見解，達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”;
?、诩訖?quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。
綜合評(píng)標(biāo)價(jià)法是指以投標(biāo)價(jià)為基礎(chǔ)，將評(píng)定各要素按預(yù)定的方法換算成相應(yīng)的價(jià)格，在原投標(biāo)價(jià)上增加或扣減該值而形成的評(píng)標(biāo)價(jià)格。評(píng)標(biāo)價(jià)格最低的投標(biāo)書為最優(yōu)。采購(gòu)機(jī)組、車輛等大型設(shè)備時(shí)，較多采用這種方法。
評(píng)標(biāo)時(shí)，投標(biāo)價(jià)格以外還需考慮的因素和折算為價(jià)格的方法，一般包括以下幾個(gè)方面。
(1)運(yùn)輸費(fèi)用。這部分由招標(biāo)單位可能支付的額外費(fèi)用包括運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)和其他費(fèi)用，如運(yùn)輸超大件設(shè)備需要對(duì)道路加寬、橋梁加固所需支出的費(fèi)用等。換算為評(píng)標(biāo)價(jià)格時(shí)，可按照運(yùn)輸部門(鐵路、公路、水運(yùn))、保險(xiǎn)公司，以及其他有關(guān)部門公布的取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算貨物運(yùn)抵最終目的地將要發(fā)生的費(fèi)用。
(2)交貨期。以招標(biāo)文件“供貨一覽表”中規(guī)定的具體交貨時(shí)間作為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)投標(biāo)書中提出的交貨期早于規(guī)定時(shí)間，一般不給予評(píng)標(biāo)優(yōu)惠，因?yàn)槭┕み€不需要時(shí)的提前到貨，不會(huì)使項(xiàng)目法人獲得提前收益，反而要增加倉(cāng)儲(chǔ)管理費(fèi)和設(shè)備保養(yǎng)費(fèi)。
如果遲于規(guī)定的交貨日期，但推遲的時(shí)間尚在可以接受的范圍之內(nèi)，則交貨日期每延遲一個(gè)月，按投標(biāo)價(jià)的某一百分比(一般為2%)計(jì)算折算價(jià)，將其加到投標(biāo)價(jià)上去。
(3)付款條件。投標(biāo)單位應(yīng)按照招標(biāo)文件中規(guī)定的付款條件來報(bào)價(jià)，對(duì)不符合規(guī)定的投標(biāo)可視為非響應(yīng)性投標(biāo)而予以拒絕。但在訂購(gòu)大型設(shè)備的招標(biāo)中，如果投標(biāo)單位在投標(biāo)致函內(nèi)提出，若采用不同的付款條件(如增加預(yù)付款或前期階段支付款)可降低報(bào)價(jià)的方案供招標(biāo)單位選擇時(shí)，這一付款要求在評(píng)標(biāo)時(shí)也應(yīng)予以考慮。
當(dāng)支付要求的偏離條件在可接受范圍內(nèi)的情況下，應(yīng)將偏離要求而給項(xiàng)目法人增加的費(fèi)用(資金利息等)，按招標(biāo)文件中規(guī)定的貼現(xiàn)率換算成評(píng)標(biāo)時(shí)的凈現(xiàn)值，加到投標(biāo)致函中提出的更改報(bào)價(jià)上后作為評(píng)標(biāo)價(jià)格。
(4)零配件和售后服務(wù)。零配件以設(shè)備運(yùn)行兩年內(nèi)各類易損備件的獲取途徑和價(jià)格作為評(píng)標(biāo)要素。售后服務(wù)內(nèi)容包括安裝監(jiān)督、設(shè)備調(diào)試、提供備件、負(fù)責(zé)維修、人員培訓(xùn)等工作，評(píng)價(jià)提供這些服務(wù)的可能性價(jià)格。評(píng)標(biāo)時(shí)如何對(duì)待這兩筆費(fèi)用，要視招標(biāo)文件的規(guī)定區(qū)別對(duì)待。
當(dāng)這些費(fèi)用已要求投標(biāo)單位包括在投標(biāo)價(jià)之內(nèi)，則評(píng)標(biāo)時(shí)不再考慮這些因素;若要求投標(biāo)單位在投標(biāo)價(jià)之外單報(bào)這些費(fèi)用，則應(yīng)將其加到報(bào)價(jià)上。如果招標(biāo)文件中沒有做出上述任何一種規(guī)定，評(píng)標(biāo)時(shí)應(yīng)按投標(biāo)書技術(shù)規(guī)范附件中由投標(biāo)單位填報(bào)的備件名稱、數(shù)量，計(jì)算可能需購(gòu)置的總價(jià)格，以及由招標(biāo)單位自行安排的售后服務(wù)價(jià)格，然后將其加到投標(biāo)價(jià)上。
(5)設(shè)備性能和生產(chǎn)能力。投標(biāo)設(shè)備應(yīng)具有招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)范中規(guī)定的生產(chǎn)效率。如果所提供設(shè)備的性能、生產(chǎn)能力等某些技術(shù)指標(biāo)沒有達(dá)到技術(shù)規(guī)范要求的基準(zhǔn)參數(shù)，則每種參數(shù)比基準(zhǔn)參數(shù)降低1%時(shí)，應(yīng)以投標(biāo)設(shè)備實(shí)際生產(chǎn)效率單位成本為基礎(chǔ)計(jì)算，在投標(biāo)價(jià)上增加若干金額。
3采購(gòu)合同簽署
選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。這一環(huán)節(jié)重點(diǎn)在于制定采購(gòu)的測(cè)試、驗(yàn)收及售后服務(wù)的細(xì)節(jié)。詳細(xì)的采購(gòu)合同是今后作為項(xiàng)目經(jīng)理綜合調(diào)度的“憲法”，合同中定義不清楚或者不定義，在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理就無法控制各個(gè)供應(yīng)商。
從法律之外，也許可以通過人際關(guān)系或者公司合作關(guān)系，促成有效的合作。但筆者認(rèn)為最直接有效的還是采購(gòu)合同。在此筆者想多提一些見解。在我國(guó)的信息項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理往往從技術(shù)崗位上提升上來，對(duì)市場(chǎng)、合同知識(shí)了解不多，我特別提醒的是，作為項(xiàng)目經(jīng)理，這方面知識(shí)十分重要。
項(xiàng)目管理知識(shí)體系中，也單獨(dú)分出一章合同知識(shí)。對(duì)于信息項(xiàng)目采購(gòu)，其又添加很多專業(yè)知識(shí)在其中。對(duì)于采購(gòu)的產(chǎn)品及服務(wù)，其功能、性能、質(zhì)量、實(shí)施、部署、測(cè)試、驗(yàn)證、驗(yàn)收，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要詳細(xì)的規(guī)定。如果說前面段落將的都是草稿，那么合同就采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)分析、采購(gòu)工作說明書、采購(gòu)選擇結(jié)果的綜合產(chǎn)出正式文稿就是采購(gòu)合同。
在提及項(xiàng)目采購(gòu)過程中，詳細(xì)做了合同制定。事后證明，這個(gè)工作十分重要。有的供應(yīng)商推委責(zé)任，或者相互推委，這時(shí)就拿出合同，讓他們老老實(shí)實(shí)地做事，項(xiàng)目才得以順利進(jìn)行。4合同管理
合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào)：
①授權(quán)供應(yīng)商一直以來，環(huán)境、房型、價(jià)格這些正是購(gòu)房者買房時(shí)關(guān)注的重點(diǎn)，如今人們買房已不是只注重這些，一項(xiàng)新的參考指標(biāo)也逐漸為購(gòu)房者所接受，那就是小區(qū)的物業(yè)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作;
②監(jiān)控供應(yīng)商成本、進(jìn)度計(jì)劃 房地產(chǎn)物業(yè)管理價(jià)值分析和技術(shù)績(jī)效;
③檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量;
?、茏兏刂?，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更;
?、莞鶕?jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系;
⑥采購(gòu)審計(jì);
?、哒津?yàn)收和合同歸檔。
這一部分相對(duì)比較輕松了，只要根據(jù)合同要求，監(jiān)督供應(yīng)商的到貨時(shí)間和質(zhì)量就可以了。設(shè)備到貨并通過到貨驗(yàn)收后，整個(gè)項(xiàng)目的采購(gòu)過程就算是大功告成了。
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