會議管理系統(tǒng)的流程是什么
會議管理系統(tǒng)的流程是什么
有很多會議的召開是有一定的準(zhǔn)備額的，所以大部分的人都會想知道會議如何管理。下面為您精心推薦了會議管理系統(tǒng)步驟，希望對您有所幫助。
會議管理系統(tǒng)流程
1、召開記者會：準(zhǔn)備新聞稿及大會相關(guān)資料。
2、現(xiàn)場接待/工作人員預(yù)演：籌備委員會主要委員也應(yīng)到場。
3、報(bào)到相關(guān)資料裝袋：并安排運(yùn)送至?xí)觥?/p>
4、檢視各場所布置：確認(rèn)并現(xiàn)場驗(yàn)收。
5、各項(xiàng)節(jié)目、表演彩排：司儀或主持人也應(yīng)到場。
6、會場桌椅擺設(shè)確認(rèn)：燈光/音響/麥克風(fēng)/銀幕/講臺/幻燈機(jī)/投影機(jī)/單槍一一檢視無誤。
7、報(bào)到處/秘書處sep-up：報(bào)到資料及大會相關(guān)資料進(jìn)場。
8、展覽廠商進(jìn)場：廠商報(bào)到并發(fā)給相關(guān)資料。
9、檢視餐飲安排：再確認(rèn)數(shù)量、菜單。
10、大會正式開始：根據(jù)工作流程表(run-book)進(jìn)行每一項(xiàng)工作;每日工作結(jié)束后，主要工作負(fù)責(zé)人需集中總結(jié)當(dāng)日工作有無任何缺失需即時(shí)改善，同時(shí)再預(yù)習(xí)第2天的工作流程。
大型會議管理流程
一、會前二個星期：
1、綜合管理部召開內(nèi)部全體會議，成立基地大型會議籌備小組。
2、會上明確會議目的，確定具體的召開時(shí)間與會議舉辦地點(diǎn)。
3、原則上，基地大型會議籌備小組組長由綜合管理部經(jīng)理擔(dān)任，分配具體工作。
4、會議籌備小組下設(shè)：領(lǐng)導(dǎo)組、秘書組、材料組、宣傳組。(附件1：職能圖)文秘部落
5、領(lǐng)導(dǎo)組： 制定工作進(jìn)度表(附件2)，由組長統(tǒng)一控制會議籌備進(jìn)度
6、秘書組： A草擬會議通知，經(jīng)審批后下發(fā)各部、中心。 B回收會議通知回執(zhí)，根據(jù)各部、中心參會人員名單制作會場座位圖。(附件3)
7、材料組： A購置會場需要的會議設(shè)備及裝飾物品。(如橫幅、花卉、音響設(shè)備等) B根據(jù)秘書組制作的會場座位圖，制作與會人員的桌簽。
8、宣傳組：明確報(bào)道主旨，有針對性的進(jìn)行會議的前期宣傳報(bào)道。
二、會前一個星期：
1、綜合管理部召開籌備小組碰頭會，由各組的負(fù)責(zé)人匯報(bào)一周以來的籌備落實(shí)情況。
2、領(lǐng)導(dǎo)組： A根據(jù)工作進(jìn)度表的執(zhí)行情況，對四個組的上周的籌備工作進(jìn)行審核。 B在本周內(nèi)確定此次會議的會議議程(如會議主持人選的確定、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言提綱的編寫等。) C最終確定會議的各類分發(fā)材料，將定稿交于秘書組，根據(jù)與會人數(shù)進(jìn)行印制。
3、秘書組： A開始著手準(zhǔn)備會議材料，進(jìn)行大規(guī)模的印刷裝訂工作。 B制作會議簽到本。(附件4)
4、材料組： A對會場內(nèi)的音頻、視頻設(shè)備進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)試，力求在會議召開時(shí)達(dá)到最佳視聽效果。 B對會場內(nèi)座椅的排放、橫幅的掛釘、座簽及一些裝飾物品的擺放進(jìn)行最后的確認(rèn)，力求達(dá)到舒適美觀的效果。 5、宣傳組： A繼續(xù)對本次會議進(jìn)行跟蹤報(bào)道
三、會前3天
1、會議籌備小組在組長的帶領(lǐng)下，對會議的所有籌備工作進(jìn)行驗(yàn)收。
2、驗(yàn)收過程中任何一個籌備環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，由領(lǐng)導(dǎo)組迅速制定解決方案，其他各小組協(xié)力解決，確保會議按時(shí)正常的召開。
四、與會當(dāng)日
1、會議籌備小組全體成員在會前30分鐘到會場，對各環(huán)節(jié)做最后確認(rèn)，應(yīng)對可能發(fā)生的突發(fā)情況。
2、秘書組： A負(fù)責(zé)會場門前的接待工作。(如簽到、分發(fā)會議紀(jì)念品等) B在會場入座率達(dá)80%以上后，由秘書組出面安排與會領(lǐng)導(dǎo)集體入席。 C秘書組直接對與會領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，滿足領(lǐng)導(dǎo)提出的要求。
3、材料組： A對會中所使用的音頻、視頻設(shè)備進(jìn)行時(shí)時(shí)監(jiān)控。 B對與會人員直接負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)為有需要的與會人員提供紙張、鉛筆、圓珠筆等會議工具。 C會議結(jié)束后的收尾整理會場的工作由材料組負(fù)責(zé)。
4、宣傳組： A負(fù)責(zé)整場會議的照片拍攝或電視攝像工作。 B會議結(jié)束后的三天內(nèi)，完成本次大型會議的新聞報(bào)道的編寫、投稿等工作。
五、會議后三天：
在綜合管理部內(nèi)部例會上，對會議的籌備工作進(jìn)行小結(jié)，查找籌備工作中出現(xiàn)的漏洞與不足。
會議管理流程包含要素
1、清楚地述會議的目標(biāo)。
2、準(zhǔn)備與分配會議議程與主題。
3、確定與會者名單(尤其是團(tuán)隊(duì)以外的成員)。
4、通知并再次提醒與會者，使其明曉會議的目的、時(shí)間、地點(diǎn)。
5、準(zhǔn)備會議使用的場所以及必備的器材與文具。
6、建立或確認(rèn)開會時(shí)共識或守則。例如：會議準(zhǔn)時(shí)開始，不準(zhǔn)任何人遲到，別人在說話時(shí)不能打忿以及與會前需作準(zhǔn)備等。
7、確實(shí)使議題都被處理，處理的方式是作成決議，延到下次再議或取消該議題。
8、記錄重要的觀點(diǎn)或決定，成員所被分派的任務(wù)。
9、記錄非議程中所列項(xiàng)目以便下次討論。
10、記錄會議使用的時(shí)間、討論的主題、完成的項(xiàng)目、作成的決定、與會者的姓名。
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