機(jī)關(guān)文書檔案管理制度范本
機(jī)關(guān)文書檔案管理制度范本
為加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案建設(shè)，規(guī)范檔案管理和利用，需要制定并實(shí)施相應(yīng)的管理制度。學(xué)習(xí)啦小編今天為你整理了機(jī)關(guān)文書檔案管理制度范本，希望對(duì)大家有幫助!
機(jī)關(guān)文書檔案管理制度范本篇一
1、立卷歸檔
(1)立卷范圍。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的、本機(jī)關(guān)形成的、非隸屬機(jī)關(guān)抄送的以及下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需立卷歸檔的文件、材料;執(zhí)法文書中需立卷歸檔的資料。
(2)立卷方法。文秘人員在收集齊文件、資料的基礎(chǔ)上，對(duì)所需立卷歸檔的資料進(jìn)行分類、擬寫標(biāo)題、確定保存期限，交專門檔案業(yè)務(wù)人員簽訂后，填寫卷內(nèi)目錄，進(jìn)行整理裝訂。所立成的案卷要材料齊全、完整、準(zhǔn)確、分類合理、標(biāo)題規(guī)范、目錄清楚、裝訂牢固。
2、登記保管
(1)登記。將整理好的案卷按照永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期分別編號(hào)、抄寫案卷目錄，然后入櫥上架。
(2)保管。案卷一經(jīng)歸檔，要嚴(yán)格保管，確保萬(wàn)無(wú)一失。檔案室門窗要保持堅(jiān)固，關(guān)閉上鎖要及時(shí);拒絕無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生，做到防鼠、防盜、防塵、防蟲(chóng)、防潮等;檔案室內(nèi)櫥(柜)排列整齊，布局合理，案卷排列科學(xué)，便于查找。
3、提供利用
(1)檔案查閱。凡到本室查閱檔案的，均由檔案管理人員負(fù)責(zé)，并按規(guī)定為利用者提供所需檔案資料。
(2)注意事項(xiàng)。本機(jī)關(guān)的同志查閱檔案由管理人員隨時(shí)提供;外來(lái)部門、單位的工作人員查閱檔案經(jīng)批準(zhǔn)后，方可按規(guī)定提供。
4、辦理移交
檔案在本室保存滿10年后，向檔案館辦理移交手續(xù)。
(1)簽定。所移交的案卷均須符合檔案管理部門的要求，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。
(2)移交。移交的檔案要抄寫案卷目錄一式兩份，保證移交手續(xù)齊全。
局機(jī)關(guān)自身檔案每年整理一次，需存檔的重大活動(dòng)資料由各科室提供，局辦公室負(fù)責(zé)匯總存檔。
機(jī)關(guān)文書檔案管理制度范本篇二
為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案建設(shè)，規(guī)范檔案管理和利用，根據(jù)《檔案法》和有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際，特制訂本制度。
一、局辦公室負(fù)責(zé)各類文電資料的收集、整理、歸檔、保管、提供利用和移交工作。
二、歸檔、管理范圍包括以下內(nèi)容：
1、歸檔、管理和提供利用中央、國(guó)務(wù)院、省、市各類的文件、函件、參閱件。
2、歸檔、管理和提供利用中央、國(guó)務(wù)院、省、市領(lǐng)導(dǎo)的講話及重要批示件等。
3、歸檔、管理有關(guān)機(jī)關(guān)、部門的重要來(lái)函、來(lái)電。
4、收集、歸檔與管理局發(fā)各類文件、通知及有關(guān)后勤管理服務(wù)工作的來(lái)往文書、合同、協(xié)議書等。
檔案資料包括紙質(zhì)文件、照片(含底片)、軟盤、碟片等。
三、文書檔案工作，必須嚴(yán)格遵守《檔案法》、《保守國(guó)家秘密法》以及檔案主管部門的有關(guān)規(guī)定。
四、文書檔案的收集必須及時(shí)認(rèn)真。凡屬歸檔的文件、資料，要嚴(yán)格按次序、按類別登記、編號(hào)、分類存放。
五、文書檔案的整理。每年六月底前，將上年度的文書資料整理歸檔，主要做好以下工作：
l、歸卷文件的檢查。立卷之前，要檢查文件資料是否齊全完整，是否符合歸檔范圍要求，是否保持文件間的歷史聯(lián)系，力求卷內(nèi)文件的保存價(jià)值的統(tǒng)一。
2、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確地揭示案卷的內(nèi)容，并力求文字簡(jiǎn)煉，一目了然。
3、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)。案卷內(nèi)文件的排列要系統(tǒng)化，以保持文件間的歷史聯(lián)系為原則。同類文件，按先上級(jí)后下級(jí)排列;同級(jí)文件，按時(shí)間先后順序排列;屬于請(qǐng)示與批復(fù)類的，按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后排列。卷內(nèi)文件排列確定后，用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編寫頁(yè)碼。
4、填寫卷內(nèi)文件目錄。每個(gè)案卷都應(yīng)編制案卷目錄，用來(lái)介紹本卷內(nèi)文件的有關(guān)組成部分，要根據(jù)目錄項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫。
5、填寫案卷備考表。案卷備考表內(nèi)應(yīng)注明卷內(nèi)文件的實(shí)有頁(yè)數(shù)、立卷日期及立卷人，空白處填寫說(shuō)明卷內(nèi)文件變動(dòng)情況。
6、填寫案卷封皮。填寫的項(xiàng)目包括有關(guān)名稱(全稱)、撰稿人、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、年度日期、保管期限等。書寫文字規(guī)范，字跡工整、清楚。
7、案卷裝訂。所有案卷均用硬紙卷皮和棉線繩裝訂。裝訂前，要除去文件上的金屬物，以防止受潮銹蝕后損壞文件。文件過(guò)小的要用紙襯托;文件沒(méi)有留裝訂線的要加補(bǔ)貼邊;殘破的文件要拓裱，大張的文件要折疊，做到整齊劃一。裝訂時(shí)，應(yīng)避免文件倒置、漏訂現(xiàn)象。
8、案卷排列。一個(gè)年度的案卷在裝訂后，要進(jìn)行系統(tǒng)化的排列，排定后通過(guò)編號(hào)固定他們的先后順序。案卷按保管期限分開(kāi)，永久、長(zhǎng)期、短期的案卷要分別排列，以體現(xiàn)一定的條理性。
9、編制案卷目錄。內(nèi)容包括案卷順序號(hào)、文書處理號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期、保管期限、備注等。一年度的案卷合編為一本目錄。
六、文書檔案的保管。文件組成案卷后，要妥善保管，放置于干燥、通風(fēng)、有固定位置的文件柜內(nèi)，防止霉變、蟲(chóng)咬，減少光線、灰塵和有害氣體對(duì)文件的輻射、侵蝕。
七、所有應(yīng)歸檔的文件、資料一律進(jìn)局綜合檔案室保存。綜合檔案室應(yīng)符合檔案部門規(guī)定，并有專人管理。綜合檔案室應(yīng)備有防火、防盜、防塵、防蟲(chóng)、防光、防潮、防霉、防高溫等相關(guān)設(shè)施，確保檔案的完整與安全。
八、文書檔案的提供利用。一是要嚴(yán)格管理制度，查閱文件必須憑單位介紹信，查閱機(jī)密文件、原始記錄，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并認(rèn)真辦理登記、簽字等手續(xù);二是查閱指定的文件，不得翻閱其他件、不準(zhǔn)將查閱的文件帶出檔案室;三是檔案工作人員應(yīng)根據(jù)當(dāng)前中心工作，將有參考利用價(jià)值的檔案資料，主動(dòng)提供給領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門參考、借鑒，由被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案為中心工作服務(wù)的作用。
九、按照檔案法規(guī)定和市檔案局等有關(guān)部門的要求，做好定期向檔案館移交檔案的工作，移交過(guò)程中要嚴(yán)格登記手續(xù)。
機(jī)關(guān)文書檔案管理制度范本篇三
第一條為加強(qiáng)和規(guī)范文書檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)檔案工作為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《安徽省檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，制訂本制度。
第二條文書檔案是指本單位在各項(xiàng)工作、活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字載體的歷史記錄。
第三條為加強(qiáng)對(duì)文書檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，成立委檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確委辦公室為委檔案管理機(jī)構(gòu)，配備檔案管理兼職人員，為檔案工作提供必要的條件。
第四條委辦公室依法履行下列職責(zé)：
(一)認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全統(tǒng)一的檔案工作制度。
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用等工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確與安全，積極主動(dòng)地為各項(xiàng)工作服務(wù)。
(三)監(jiān)督指導(dǎo)所屬單位的檔案工作，參與所屬產(chǎn)權(quán)變動(dòng)單位檔案的處置工作，完成與檔案工作相關(guān)其他工作。
第五條檔案人員應(yīng)履行以下職責(zé)：
(一)認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家《檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的規(guī)定，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，做好本職工作。
(二)遵守檔案工作各項(xiàng)管理制度，做好文書檔案有關(guān)材料的收集、整理、歸檔等工作，檔案質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)單位的檔案工作進(jìn)行經(jīng)常性檢查，維護(hù)檔案的安全與完善。
(三)積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，編制各種檢索工具及檔案資料，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用。
第六條各科室要按照《市住房城鄉(xiāng)建委機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》(附后)歸檔范圍，將具有保存利用價(jià)值的文件材料收集齊全、完整，于每年第一季度末向委辦公室移交。已撤銷機(jī)構(gòu)的檔案，應(yīng)向規(guī)定的接收單位移交。
第七條嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定，各單位專(兼)職檔案人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)。
第八條檔案管理要遵循“保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理與利用”的原則，依據(jù)本單位管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及形成特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類與編號(hào)，編制歸檔文件目錄。配備符合需要的檔案庫(kù)房和檔案櫥柜、檔案盒等設(shè)施，并有“八防”(防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐)安全措施，并對(duì)檔案管理的基本情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第九條檔案的借閱必須辦理借閱登記手續(xù)，借閱人要妥加保管，不得在文件上圈劃、涂改或增刪內(nèi)容，不得污損，不得轉(zhuǎn)借他人，用后立即歸還。嚴(yán)防失泄密事故發(fā)生。
第十條在檔案的收集、管理、利用、研究、安全等方面做出顯著成績(jī)的專兼職檔案工作人員，給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)不按規(guī)定做好檔案有關(guān)工作的，造成檔案損失的，按規(guī)定對(duì)責(zé)任人給予相應(yīng)的處罰。
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