提升工作效率的十種辦法最快
提升工作效率的十種辦法最快
要想提高自己的工作效率,就必須提升自己的工作能力。那如何讓我們變得更有效率?下面小編幫大家找了十種提升工作效率的方法,希望能幫助大家減輕負擔。
提升工作效率的十種辦法
一、搞清楚工作的目標與要求,可避免重復作業(yè),減少錯誤的機會
你必須理清的問題包括:我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?可否建議我,要從哪個地方開始?我應該注意哪些事情,避免影響目標的達成?有哪些可用的工具與資源?
二、懂得拒絕別人,不讓額外的要求擾亂自己的工作進度
對于許多人來說,拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。
在決定你該不該答應對方的要求時,應該先問問自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么對我才是最好的?”你必須考慮,如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度,而且會因為你的拖延而影響到其他人?而如果你答應了,是否真的可以達到對方要求的目標?
三、主動提醒老板排定優(yōu)先級,可大幅減輕工作負擔
“手邊的工作都已經(jīng)做不完了,又丟給我一堆工作,實在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當?shù)胤从痴鎸嵡闆r? 如果你不說出來,老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且,他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實是需要被提醒的。
你當然不可能同時完成這么多的工作,為什么不主動地幫助老板排定工作的優(yōu)先級?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一點,討論的過 程中必須時時站在主管的立場思考,體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題,而不是把問題推給主管。當然,更不應該自己承受問題。
四、報告時要有自己的觀點,只需少量的信息即可讓老板感到滿意
多數(shù)人在向主管或是老板報告時,總是擔心信息不夠多,“萬一老板問起來,答不出來,該怎么辦?”根據(jù)商業(yè)心理顧問公司的心理學家約翰· 維佛所進行的研究,有10%到15%的人在面對老板時會有恐懼的心理,而且如果向老板報告時手中的數(shù)據(jù)不夠多,感到恐懼的人數(shù)比例又會更多。
其實,這種擔憂是多余的。太多的信息會變得沒有重點,如果又缺乏解釋,對于老板一點幫助也沒有。“內(nèi)容精簡,切中要點,最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰遜詢問多位資深主管對于簡報內(nèi)容的要求時,所得出的普遍性結(jié)論。
你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋,一定要有自己的觀點,而不是模棱兩可的描述。向老板報告時,要能精準地掌控時間。
五、簡報時增加互動的機會,可縮短簡報的內(nèi)容與報告的時間
真正成功的簡報在于清楚而正確地傳達信息,創(chuàng)造溝通與對話的機會,進而讓對方因為你的簡報內(nèi)容而改變思維、決策或是行動。因此,重點不在于簡報,而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報告”,而是要引發(fā)雙向的對話,試圖影響對方。
在做任何的簡報之前,你必須思考以下三點原則:希望聽眾聽完簡報之后記得哪些重點?聽眾會有什么樣的感受?你希望他們聽完簡報之后有什么樣的決定?
接下來就是實際的制作問題了。最好的開始方式,就是把聽眾想知道的重點轉(zhuǎn)換為問題,這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力,更可以大幅度地減輕你的工作負擔。簡報的過程不應只有你一個人在說話,提出問題,可以讓你和觀眾有互動的機會。這樣一來,50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡報內(nèi)容,其余的時間應該是與聽眾互動。
六、有效過濾郵件,讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的 過濾流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由,就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容,除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作,否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除 25%的信件。
七、郵件內(nèi)容盡量精簡,節(jié)省寫信的時間并增加對方響應的機會
“最容易閱讀、理解與回復的信件,最吸引我的注意。”這是約翰遜在實施“追求簡單”的研究計劃時,一位資深主管對于電子郵件使用習慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字,傳遞最多、最重要的信息,而且必須更容易閱讀,節(jié)省對方的時間。該怎么做呢?你必須:1、把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約在8到12句的范圍內(nèi)。2、超過20個字就應換行。3、如果超過3行必須空行。
八、當沒有溝通的可能時,不要浪費時間想要改變
不論你提出什么樣的想法或意見,每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管,完全沒有溝通的可能時,這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇:你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境,凡事只依照主管的意見做事,還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題,無關(guān)乎好與壞。
九、只要取得信任,不需要反復的溝通,同樣可爭取到你要的資源
老板對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考:什么是讓你的老板感到最頭痛的問題?是無法依照原定計劃完成,還是無法掌控情況,對于未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多,以降低成本?當你在爭取預算時,必須先想清楚老板可能擔心的問題,作為你說服老板的理由,這是最有效的。
而且,不要只強調(diào)你的單位或是部門的需求,你爭取預算的目的是為了幫助老板解決問題,達成目標。所以,你的重點在于老板所擔心的問題,而不是預算數(shù)字。
當你第一次提出要求時,最重要的是讓老板了解你的提案,會議時間越短越好,最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預算,這樣通常不會有太高的成功率。你的目標應該是有第二次討論的機會。如果老板愿意再次討論預算的問題,通常成功機會可高達八成以上。
十、專注工作本身,而不是業(yè)績評量的名目,才能真正有好的表現(xiàn)
你要做的只有以下兩件事情:
1、至少每個月詢問你的主管:“我做得如何?”盡量提出具體的問題,例如:“老板對于我所排定的進度是否有什么意見?”“我想會議流程非常順暢,你認為還有地方要改進的嗎?”
你應該隨時和主管溝通自己的工作表現(xiàn),而不是只有在每年一次的業(yè)績評量,這樣你可以事先知道自己的缺點在哪,及時做出改正,同時也可以了解主管的期望。
2、至少每個月詢問:“原先的工作安排有沒有必要調(diào)整?”也許你的目標是在年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的環(huán)境有所改變,先前所設定的目標勢必做出調(diào)整,所以應該隨時確認最優(yōu)先的目標是哪些。
提高工作效率的十條好習慣
定義每日要事(MIT)
每日要事(Most Important Thing),顧名思義就是你每天需要做的事情中最重要的那幾件。每天花幾分鐘定義好今天最重要的 3 – 5 件事情,能幫助提高你的整體效率——畢竟如果你連重要的事情是什么都分不清楚,更何談高效專注于重要的事情呢?
拒絕多線程工作
支持多線程工作可謂是如今許多設備的標配,而人們的生活也逐漸受此影響,開始傾向于一心多用。不過科學家告訴我們,人類并不能如機器一般完美勝任「多線程操作」,每次專注于一件事情,更有助于高效地完成工作,并且減少錯誤幾率。
定制晨間例行規(guī)劃
對于許多人來說,如果每天早晨根據(jù)固定的、適合自己的安排來度過,就能比較順利的開始新的一天。如果你在早晨運動過,又吃了一份豐盛的早餐后,效率就會特別高,那么,請著重將晨間運動與美味早餐列進晨間的例行規(guī)劃中,讓這些因素保持其積極作用。同理,你也可以相應地定制午后規(guī)劃,或者晚間規(guī)劃。
簡化信息源,保證高效輸入
不得不說現(xiàn)在是個信息爆炸的時代,有些人手上放不下報紙,眼里也不錯過社交媒體的種種訊息,可鋪天蓋地而來的訊息哪里能都接收完整呢?不斷吸收的同時,也常常不經(jīng)意輸入了許多無關(guān)、無意義的資訊。
那么,如何讓信息輸入更加高效呢?首先,精簡各類信息源,留下最重要、最有價值的就好。其次,充分利用RSS 訂閱工具,如 Hootsuite 及其他支持離線閱讀的 App。
保持簡潔輸出
寫報告、寫郵件的時候,謹記簡潔之道,比起洋洋灑灑的美文,直擊重點才是最為高效的表達方式。寫郵件時,最好在 5 句話之內(nèi)表達清楚自己的意思。
做重要的事
在經(jīng)典作品《高效能人士的七個習慣》中,作者 Steven Covey 向人們展示了時間管理的四個象限——緊急又重要的、不緊急但重要的、緊急卻不重要的、以及不緊急也不重要的。而我們最應該花時間的,正是那些不緊急但重要的事情,才能保證重要的事情有足夠的時間來完成,而非匆忙之間草草帶過。
集中處理同質(zhì)任務
簡言之,就是通過集中在某個時間處理同樣的事情,來避免自己原本的工作流程被打斷。即時查看那些時不時彈出的郵件、短信,不免會打斷自己的工作節(jié)奏。集中在規(guī)劃好的時間來統(tǒng)一查看,有助于提高效率。
刪減與委派
工作中每天要做的事情很多,然而有些是不必要的,可以刪減掉;有些是能夠借助工具、交由技術(shù)完成的;有些則是不需要你本人監(jiān)督的,可以移交給其他適合的人完成。
離線工作
聯(lián)網(wǎng)工作很方便、但也存在許多干擾因素。如果你容易查著資料、看個新聞就走神了,那么還是建議選擇離線工作來保證高效率。
最先做「最不想做的」
把最不想做、最容易拖延的事情安排在最前面。當不想做的事情統(tǒng)統(tǒng)都完成后,它們也不會在你腦海里持續(xù)浮現(xiàn)干擾你的工作心情了。
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