商務(wù)英語中正式信函的寫作方法
商務(wù)英語中正式信函的寫作方法
商務(wù)英語是指人們在商務(wù)活動中所使用的英語,在西方國家通常稱Business English。隨著國際經(jīng)濟的迅速發(fā)展,商務(wù)英語越來越受到人們的重視,特別是專門的商務(wù)英語通用的語言。而商務(wù)信函則是商務(wù)英語的重要組成部分,是國際貿(mào)易雙方進行書面商務(wù)信息溝通的重要手段,其撰寫的成功與否對企業(yè)的業(yè)務(wù)有著極其重要的影響。因此,本篇文章著重講解正式的商務(wù)信函的寫作技巧和方法。
商務(wù)英語中正式信函的寫作方法
信函是公司的臉面,它對于公司樹立良好的形象有著極為重要的意義。典型商務(wù)信函的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾點:
信頭:一般來講,商業(yè)信函均使用印有"letterhead"的公函信箋,這樣信頭就不必自己再寫了。
信內(nèi)地址:寫在信紙的左上角,編號和日期下方。順序是從小到大:
公司名稱或收信人姓名、職務(wù)
房屋或大樓名稱
大樓號碼及所在街道或路的名稱
省市名稱及郵編
國家名稱
稱呼敬語:如知道對方姓名,就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓,如不知道對方姓名,可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用:To whom if may concern。如對方職務(wù)較高,則最好用其職務(wù)名稱,如: Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 稱呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。
正文
結(jié)束敬語:如稱呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam", 結(jié)束敬語就應(yīng)用Yours faithfully。如稱呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 結(jié)束敬語就應(yīng)用Yours sincerely。
署名
英文信函中講究五C原則,也就是要求做到正確(Correctness)、清晰( Clearness )、簡明( Conciseness )、完整( Completeness )和禮貌( Courtesy )。 信函的語調(diào)也是同樣重要的,它表達了你對收信人的態(tài)度,適當(dāng)?shù)恼Z調(diào)將會給雙方創(chuàng)造良好的溝通氣氛。