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word2007的比較并合并文檔功能使用方法

時(shí)間: 鳳珠772 分享

  如果有多個(gè)修定者針對同一文檔進(jìn)行修定處理工作,那么如何將所有修定者所做的修改統(tǒng)一到一個(gè)文檔中呢?比較并合并文檔提供了更好的支持,利用它可實(shí)現(xiàn)對所有修定者所做修改的記錄和標(biāo)記,以方便閱讀者進(jìn)行查看。下面學(xué)習(xí)啦小編將給大家展示一下比較并合并文檔的強(qiáng)大功能。

  比較并合并文檔的步驟如下:

  步驟一:由于公司架設(shè)了局域網(wǎng),可實(shí)現(xiàn)文件的共享。于是小王將自己擬定的營銷方案策劃書以“Word97-2003格式保存”為““XXX公司營銷計(jì)劃書.doc”并放到本地共享文件夾里,這樣張總就可以通過局域網(wǎng)查看到該文件。小王告訴張總審核該策劃書。

  步驟二:當(dāng)張總需要審批小王所報(bào)送的文件時(shí),使用Wod2007打開共享文件夾中的“XXX公司營銷計(jì)劃書”,然后將該文件另存為“XXX公司營銷計(jì)劃書(修定稿).doc”,然后單擊菜單欄上的“審閱”菜單,即可彈出“審閱”浮動(dòng)工具面板,然后張總就可以在其中進(jìn)行文件的修改以及添加批注等操作了。

  步驟三:張總在閱讀這個(gè)文件過程中,看到有一些地方不恰當(dāng),因此需要進(jìn)行修改,單擊“審閱”浮動(dòng)工具面板中的“修訂”按鈕,就可以進(jìn)入文件的修訂狀態(tài)了。在修訂過程中,張總覺得在文件右側(cè)的批注框太多,反而顯得文件凌亂不堪,這時(shí)候他單擊“批注框”按鈕,然后選擇“僅在批注框中顯示批注和格式”命令,這樣對文檔的插入、刪除等操作會(huì)直接在文檔中予以標(biāo)記,而不會(huì)顯示批注框,批注框中只顯示新增加的批注以及格式的修改等操作。

  步驟四:雖然在文件中的所有修改,都會(huì)用標(biāo)記或者批注框予以標(biāo)志,但是查看起來還是太費(fèi)勁,于是張總就啟動(dòng)審閱窗格,單擊工具欄上的“審閱窗格”按鈕,然后選擇一種顯示方式,比如“垂直審閱窗格”選項(xiàng),即可在右側(cè)的單獨(dú)窗格中,顯示對文件的所有修訂操作了。而單擊這個(gè)窗格上右上角的“顯示詳細(xì)匯總”按鈕,就可以顯示對這個(gè)文件所有修訂操作的統(tǒng)計(jì)信息了。

  步驟五:文件修改完畢后,張總準(zhǔn)備將它存放在小王的共享文件夾中,但是擔(dān)心被別人惡意修改,于是王總在“審閱”工具面板中新增加了“保護(hù)文檔”功能。為文檔設(shè)置保護(hù)密碼時(shí),單擊“保護(hù)文檔”按鈕,在彈出的“保護(hù)文檔”任務(wù)窗格中,從“編輯限制”下面的“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”列表中選中“未做任何更改(只讀)”選項(xiàng)(圖5)。然后單擊下面的“是,啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”按鈕,在彈出的對話框中輸入保護(hù)密碼,這樣王經(jīng)理就可以將密碼告訴張潔,而其他人在打開這個(gè)文件時(shí),由于不知道密碼就只能夠?yàn)g覽文檔,而無法進(jìn)行修改。

  步驟六:由于張總在文件“XXX公司營銷計(jì)劃書”進(jìn)行了很多修訂,內(nèi)容變化很大,因此小王需要將這些修訂內(nèi)容與原文件進(jìn)行比較,同時(shí)將必要的修訂內(nèi)容合并到自己的原文檔中。

  步驟七:當(dāng)小王需要編輯或者比較合并已經(jīng)添加強(qiáng)制保護(hù)密碼的文檔時(shí),必須先打開文檔,然后單擊工具欄上“審閱”菜單中的“保護(hù)文檔”按鈕,然后單擊彈出任務(wù)窗格中的“停止保護(hù)”按鈕,在彈出的對話框中輸入密碼,從而取消對文檔的保護(hù)。

  步驟八:比較合并文檔時(shí),小王單擊“審閱”工具面板中的“比較”按鈕,然后選擇“合并多位作者的修訂”命令(圖6),在彈出的“合并文檔”對話框中,單擊“原文檔”右側(cè)的打開按鈕,選擇要比較的原文檔,如“XXX公司營銷計(jì)劃書.doc”;單擊“修訂的文檔”右側(cè)的打開按鈕,選擇修訂后的文檔,如XXX公司營銷計(jì)劃書(修定稿).doc”,然后單擊“確定”按鈕。

  步驟九:之后整個(gè)窗口被分為四個(gè)部分:右側(cè)是兩個(gè)子窗口,分別為顯示原文檔以及修訂后的文檔;中間為合并的文檔;左側(cè)則為審閱窗格。在比較各個(gè)文檔過程中,可以通過這兩個(gè)子窗口任意查看各個(gè)子文檔中的內(nèi)容,但是不可以進(jìn)行再編輯,而在合并后的文檔中可以進(jìn)行編輯

  步驟十:合并文檔時(shí),操作也很簡單,小王在“合并的文檔”窗口中,單擊進(jìn)行準(zhǔn)備接受修訂意見的某處位置,然后單擊“接受”按鈕,從其中選擇“接受修訂”命令即可。如果需要接受所有的修訂,選擇“接受對文檔的所有修訂”命令即可。

  步驟十一:文檔合并完畢后,單擊“顯示以審閱”按鈕,從其中選擇“最終狀態(tài)”命令,以取消文檔中的各種修訂標(biāo)記,合并后文檔臨時(shí)名稱一般為“合并結(jié)果×”(×為合并文檔序號),如:合并結(jié)果4,最后單擊工具欄上的“保存”按鈕,將合并文件保存。


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