Word如何制作公文模板
下文是小編為你提供的Word制作公文模板的方法,歡迎閱讀。
在實(shí)際辦公工作中,經(jīng)常要編寫(xiě)格式相對(duì)固定的公文,比如每月的任務(wù)總結(jié)、工作匯報(bào)等,這種公文文檔格式基本固定。如果能制作一種特定的模板,多次應(yīng)用,不僅可以省去大量的重復(fù)工作,而且能使文檔便于管理和查詢(xún),這里以編寫(xiě)公司每月的工作總結(jié)文檔為例,可以使用下面的技巧:①添加帶有公司字樣和圖標(biāo)的頁(yè)眉頁(yè)腳;②每頁(yè)頁(yè)碼和總頁(yè)碼的自動(dòng)設(shè)定;③添加到模版;④制作公司的模板組。
具體操作如下:
1、新建一個(gè)文檔,單擊【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令,在頁(yè)眉上輸入“北京大興森林圖書(shū)工作室”文字,并設(shè)置頁(yè)眉的字體使用小五號(hào)字;在頁(yè)腳中輸入公司的地址(如大興黃村義和莊)和聯(lián)系電話(如010-61214542),這里可以任意鍵入需要的公司名稱(chēng)、地址和電話。
2、選中頁(yè)眉上的文字,單擊【格式】|【邊框和底紋】命令,在打開(kāi)的對(duì)話框中選擇雙細(xì)線,然后設(shè)置成下邊框格式。
3、給頁(yè)眉文字下邊加上雙細(xì)線后,用同樣的辦法,給頁(yè)腳上方加上一根細(xì)線。這樣將來(lái)打印出的文稿在頁(yè)眉和頁(yè)腳中會(huì)出現(xiàn)公司的名稱(chēng)、地址和聯(lián)系方法。完成了這一步,就已經(jīng)制作好了公司稿紙的基本格式。
當(dāng)文檔不只一頁(yè)時(shí),總希望能有頁(yè)碼來(lái)顯示內(nèi)容。通常插入頁(yè)碼的方式,只能簡(jiǎn)單地表明當(dāng)前頁(yè)是第幾頁(yè),但沒(méi)有關(guān)于總頁(yè)數(shù)的記錄。事實(shí)上我們希望頁(yè)碼的表示方式能像郵票編號(hào)一樣,以“1-3”(1表示第一張,3表示總共有三張)的形式出現(xiàn)。要設(shè)置這種頁(yè)碼,可使用下面的操作方法。
4、首先在頁(yè)腳中單擊【插入】|【頁(yè)碼】命令,如果插入的的頁(yè)碼帶有圖文框,可以在其上右擊彈出快捷菜單,選擇【設(shè)置圖文框格式】命令,在彈出的對(duì)話框中單擊【刪除圖文框】命令。這時(shí)頁(yè)碼的位置可能會(huì)變亂,但并不要緊,適當(dāng)移動(dòng)調(diào)整到合適位置即可。
5、在頁(yè)碼右面輸入短橫線,然后單擊【插入】|【域】命令。在對(duì)話框的【類(lèi)別】中選擇【編號(hào)】,右邊的【域名】中選擇【SectionPages】,單擊【確定】按鈕,在頁(yè)碼和短橫線后出現(xiàn)了整個(gè)文檔的總頁(yè)數(shù)。也可單擊頁(yè)眉工具欄中的【插入頁(yè)數(shù)】按鈕 ,就可以插入總頁(yè)數(shù)域了。
6、給文檔編寫(xiě)內(nèi)容,可以設(shè)置標(biāo)題為“每月工作總結(jié)”,下面有“編寫(xiě)人”、“編寫(xiě)時(shí)間”、“間要說(shuō)明”等內(nèi)容,接著是對(duì)本月各項(xiàng)任務(wù)完成情況的說(shuō)明,也可以什么都不填,該稿紙可以作一般稿紙用。
7、將本文檔保存為模板。具體方法是,使用【文件】菜單中的【另存為】命令或按F12鍵,在彈出的對(duì)話框中選擇【保存類(lèi)型】為【文檔模板】,可以發(fā)現(xiàn)所在的文件夾變成了Office目錄下的Templates子目錄中。給模板命名為“森林圖書(shū)工作室”,單擊【確定】按鈕完成模板制作。
8、制作好模板后,使用【文件】菜單中的【新建】命令,在打開(kāi)的【任務(wù)窗格】中,單擊【常用】選項(xiàng)卡,就能看到剛剛制作好的模板,如圖4所示。通過(guò)這個(gè)模板創(chuàng)建的新文檔,已經(jīng)包含了上述設(shè)置的頁(yè)眉頁(yè)腳中的內(nèi)容。
9、在上一步驟中【新建】對(duì)話框中,可以看到有多個(gè)選項(xiàng)卡。如果一個(gè)公司有許多自己的模板,那么可以考慮在【新建】對(duì)話框中設(shè)置自己的選項(xiàng)卡。
具體方法是,在Office所在目錄下的Templates子目錄中創(chuàng)建一個(gè)文件夾,然后放入所需的模板。再次使用“文件”菜單中的“新建”命令,打開(kāi)【新建】任務(wù)窗格,就可以看到對(duì)話框中的該選項(xiàng)卡了,如圖5所示。切記必須放入至少一個(gè)模板,該選項(xiàng)卡才能出現(xiàn)。