Word有什么實(shí)用快速操作技巧
Word有什么實(shí)用快速操作技巧
經(jīng)常操作Word文檔的朋友，多少都知道些操作技巧，掌握多點(diǎn)使用技巧，可以提高辦公效率。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來(lái)的關(guān)于Word實(shí)用快速操作技巧，希望對(duì)您有所幫助。
Word實(shí)用快速操作技巧
快速打印多頁(yè)表格標(biāo)題
選中表格的主題行，選擇“表格”菜單下的“標(biāo)題行重復(fù)”復(fù)選框，當(dāng)你預(yù)覽或打印文件時(shí)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)每一頁(yè)的表格都有標(biāo)題了，當(dāng)然使用這個(gè)技巧的前提是表格必須是自動(dòng)分頁(yè)的。
快速將文本提升為標(biāo)題
首先將光標(biāo)定位至待提升為標(biāo)題的文本，當(dāng)按Alt+Shift+←鍵，可把文本提升為標(biāo)題，且樣式為標(biāo)題1，再連續(xù)按Alt+Shift+→鍵，可將標(biāo)題1降低為標(biāo)題2、標(biāo)題3……標(biāo)題9。
快速開(kāi)關(guān)任務(wù)窗格
Word任務(wù)窗格通常采用以下兩種方法打開(kāi)：一是選中“視圖”菜單下的“任務(wù)窗格”。二是用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄，選中快捷菜單中的“任務(wù)窗格”。如果您經(jīng)常使用任務(wù)窗格，可以給它指定一個(gè)快捷鍵，從而提高其操作速度，具體做法是：?jiǎn)螕鬢ord“工具”菜單中的“自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框中的任意一個(gè)選項(xiàng)卡。單擊“鍵盤(pán)”按鈕打開(kāi)“自定義鍵盤(pán)”對(duì)話(huà)框。選中對(duì)話(huà)框左邊“命令”列表中的“編輯”，在右邊找到名為“ViewTaskPane”的命令。用鼠標(biāo)單擊“請(qǐng)按新快捷鍵”框，根據(jù)需要按鍵盤(pán)上的鍵或其組合(如Alt+M)。完成后單擊對(duì)話(huà)框中的“指定”按鈕，再將打開(kāi)的對(duì)話(huà)框全部關(guān)閉。此后按設(shè)置好的快捷鍵(如Alt+M)，Word任務(wù)窗格即可快速打開(kāi)，再按一次即可將其關(guān)閉。
快速選中多處文本
Word增加了選中多處文本的兩種方法：一是可以選中具有相同格式的多處文本，操作方法是打開(kāi)“樣式和格式”任務(wù)窗格，選中作為樣本的文字。任務(wù)窗格的“所選文字的格式”下即可顯示當(dāng)前文本的格式，鼠標(biāo)將其選中后其右邊顯示一個(gè)下拉按鈕。用它打開(kāi)菜單單擊其中的“選擇所有XX實(shí)例”，則文檔中應(yīng)用這種格式的文本均被選中。也可以用鼠標(biāo)右鍵單擊所選中的文本，選擇快捷菜單中的“選擇格式相似的文本”命令，則文檔中使用該格式的文本全部被選中。二是可以選中具有相同內(nèi)容的多處文本，它的操作方法是：選中作為內(nèi)容樣本的文字，按Ctrl+C將其放入剪貼板。單擊“編輯”菜單中的“查找”命令打開(kāi)對(duì)話(huà)框，選中“查找”選項(xiàng)卡中的“突出顯示所有在該范圍找到的項(xiàng)目”。然后用鼠標(biāo)單擊“查找內(nèi)容”框，按Ctrl+V將內(nèi)容樣本放入其中。單擊“查找全部”按鈕，選項(xiàng)卡中顯示“找到XX個(gè)與此條件匹配的項(xiàng)”(XX是數(shù)字)，并將所有符合條件的內(nèi)容選中。
字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)
Word中新增了一個(gè)“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”工具欄，它可以快速統(tǒng)計(jì)出文檔中的字符、行、頁(yè)、段落等的數(shù)目。如果您需要控制文檔的長(zhǎng)度，它可以為您提供很多幫助。打開(kāi)“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”工具欄的方法是：鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄，選擇快捷菜單中的“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”即可。
如果你要對(duì)文檔中的某項(xiàng)指標(biāo)(如“行”)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以單擊工具欄中間的下拉箭頭，從菜單中選擇“行”或字符、頁(yè)、段落等。稍等片刻，工具欄就會(huì)顯示出文檔的行數(shù)。如果單擊工具欄中的“重新計(jì)數(shù)”按鈕，再打開(kāi)下列表，可以查看文檔中所有指標(biāo)的具體數(shù)目。如果您對(duì)文檔進(jìn)行了修改，只要“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”工具欄是打開(kāi)的，按Alt+C“重新計(jì)數(shù)”按鈕的快捷鍵，新的統(tǒng)計(jì)結(jié)果就會(huì)顯示在工具欄中。
快速關(guān)閉Word
如果您用Word打開(kāi)了多個(gè)文檔，一旦有急事需要離開(kāi)，逐個(gè)關(guān)閉文檔就顯得非常麻煩。此時(shí)您可以采用以下技巧快速關(guān)閉Word：如果您的文檔全部在任務(wù)欄顯示，可以按住Shift鍵單擊“文件”菜單中的“退出”命令，則打開(kāi)的全部文檔連同Word會(huì)全部關(guān)閉。就是說(shuō)按住Shift鍵以后，“文件”菜單中的“退出”命令變成了“全部退出”命令。
你也可以讓多個(gè)Word文檔占用一個(gè)任務(wù)欄圖標(biāo)，這樣可以利用任務(wù)欄圖標(biāo)快速關(guān)閉文檔和程序。具體操作方法是：?jiǎn)螕?ldquo;工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框，取消“視圖”選項(xiàng)卡中的“任務(wù)欄中的窗口”復(fù)選項(xiàng)。“確定”以后，多個(gè)文檔只占用一個(gè)任務(wù)欄圖標(biāo)。此時(shí)您只要用鼠標(biāo)右鍵單擊任務(wù)欄上的Word圖標(biāo)，選擇快捷菜單中的“關(guān)閉”命令;或者單擊Word“文件”菜單中的“退出”命令，就可以快速關(guān)閉所有文檔和程序了。
恢復(fù)Word
Word能在發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)將當(dāng)前文件存盤(pán)，最大限度的防止用戶(hù)丟失文件。具體操作方法是：如果正在使用的Word停止響應(yīng)，應(yīng)該立即打開(kāi)“開(kāi)始→程序→Microsoft Office 工具”菜單，單擊其中的“Microsoft Office應(yīng)用程序恢復(fù)”命令。選中對(duì)話(huà)框中停止響應(yīng)的Word，若想恢復(fù)當(dāng)前打開(kāi)的文件，可以單擊“恢復(fù)應(yīng)用程序”或“重新啟動(dòng)應(yīng)用程序”按鈕。如果想關(guān)閉已經(jīng)停止響應(yīng)的程序，并且放棄對(duì)文件中最新更改的部分，可以單擊“結(jié)束應(yīng)用程序”按鈕。
快速去除Word頁(yè)眉下橫線(xiàn)
快速去除Word頁(yè)眉下的那條橫線(xiàn)可以用下面的四種方法：一是可以將橫線(xiàn)顏色設(shè)置成“白色”;二是在進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，設(shè)置表格和邊框?yàn)?ldquo;無(wú)”;第三種方法是進(jìn)入頁(yè)眉編輯，然后選中段落標(biāo)記并刪除它;最后一種方法是將“樣式”圖標(biāo)欄里面的“頁(yè)眉”換成“正文”就行了。
修復(fù)文檔
為了挽救因死機(jī)、停電等故障丟失的文檔，Word新增了修復(fù)文檔功能。如果發(fā)生了死機(jī)、停電等故障，下一次打開(kāi)程序時(shí)，當(dāng)時(shí)處理的文檔會(huì)顯示在“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格中。用戶(hù)可以按以下原則保留文件：假如文件標(biāo)題中含有紅色的“已修復(fù)”字樣，則該文件要比含有“原始文件”字樣的文件包含更多有用信息。如果您要查看系統(tǒng)對(duì)文件的修復(fù)情況，應(yīng)當(dāng)選中“文檔恢復(fù)”窗格中的文件名，單擊右邊的下拉按鈕，選擇菜單中的“顯示修復(fù)”命令即可。您可以選擇菜單中的“另存為”命令，將修復(fù)后的文件保存到其他位置。如果您選擇“關(guān)閉”，則彈出一個(gè)對(duì)話(huà)框，讓您選擇“刪除”還是“保存”。
快速發(fā)送文檔
Word的“常用”工具欄均帶有一個(gè)“電子郵件”按鈕。單擊它可以在當(dāng)前窗口顯示“發(fā)送副本”工具欄，其界面與Outlook Express很相似，您只要輸入收件人的E-mail地址和主題等，就可以將當(dāng)前文檔作為E-mail正文發(fā)送，單擊“附件”按鈕還可以添加更多的文件。
顯示過(guò)寬文檔
在打開(kāi)文檔時(shí)，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)因?yàn)槲臋n過(guò)寬，屏幕上顯示不全。這可怎么辦，總不能看一行就拖動(dòng)一次水平滾動(dòng)條吧!這時(shí)我們可以重新調(diào)整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“視圖”選項(xiàng)卡，然后選中“窗口內(nèi)自動(dòng)換行”復(fù)選框即可。我們也可以通過(guò)改變顯示比例使文字適于普通視圖或頁(yè)面視圖中的文檔窗口。這時(shí)我們可以單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令，然后選擇“頁(yè)寬”選項(xiàng)即可。我們還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動(dòng)換行。
改變文檔的缺省目錄
所有Office文檔的缺省目錄是C盤(pán)下的My Documents文件夾，根據(jù)工作需要，我們可以很方便地改變它。單擊“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”命令，單擊“文件位置”選項(xiàng)卡，會(huì)顯示一列選項(xiàng)和它們當(dāng)前存儲(chǔ)的目錄。在“文件類(lèi)型”列表中選中文檔，單擊“更改”按鈕，進(jìn)入“更改位置”對(duì)話(huà)框。單擊“查找范圍”框中的向下箭頭，選中想要的文件夾即可。
關(guān)閉語(yǔ)法錯(cuò)誤標(biāo)記
在鍵入時(shí)Word可以對(duì)我們鍵入的文字進(jìn)行拼寫(xiě)和語(yǔ)法檢查，在頁(yè)面上可以看到紅紅綠綠的波浪線(xiàn)。如果你覺(jué)得這些線(xiàn)太影響視覺(jué)效果，可以將其隱藏。在狀態(tài)欄上的“拼寫(xiě)和語(yǔ)法狀態(tài)”圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“隱藏語(yǔ)法錯(cuò)誤”項(xiàng)，語(yǔ)法檢查出來(lái)的錯(cuò)誤標(biāo)記就全都不見(jiàn)了。如果要詳細(xì)設(shè)定，可以在右鍵菜單中選擇“選項(xiàng)”，在“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中單擊“拼寫(xiě)和語(yǔ)法”選項(xiàng)卡，在這里我們可以詳細(xì)設(shè)定拼寫(xiě)和語(yǔ)法的屬性。
另有妙用的Ctrl+Z
大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤消上一個(gè)操作，能使我們?cè)诰帉?xiě)文檔過(guò)程中可以及時(shí)取消所進(jìn)行的誤操作，或是恢復(fù)到以前的某一步。但你知道嗎，Ctrl+Z還有特殊的作用。先舉一個(gè)例子，在沒(méi)有改變Word缺省設(shè)置的情況下，在空行中輸入：“1、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其變?yōu)轫?xiàng)目編號(hào)的形式，并在下一行添加了“2、”字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào)，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號(hào)形式，也就是說(shuō)第一行中的“1、”已經(jīng)變成項(xiàng)目編號(hào)了，不可選。這時(shí)，Ctrl+Z就發(fā)揮作用了。我們?cè)谳斎?ldquo;1、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)”敲回車(chē)后，順手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行還是原來(lái)的樣子，一點(diǎn)也沒(méi)變。原來(lái)系統(tǒng)有“自動(dòng)更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正。比如我們輸入“1、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)”并敲回車(chē)后，系統(tǒng)做了兩件事，先是換到下一行，然后將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號(hào)的形式。我們按了一下Ctrl+Z，剛好取消了第二個(gè)操作，就像什么事都沒(méi)發(fā)生一樣，系統(tǒng)“自動(dòng)更正”的內(nèi)容可以在“工具”菜單下的“自動(dòng)更正”選項(xiàng)下更改，這里就不再細(xì)說(shuō)了。大家可以根據(jù)此原理去發(fā)現(xiàn)Ctrl+Z的更多妙用。
控制轉(zhuǎn)換的字體
有時(shí)打開(kāi)別人傳來(lái)的文檔，發(fā)現(xiàn)里面含有自己計(jì)算機(jī)中尚未安裝的字體。如果打開(kāi)的文檔中包含這樣的字體，Word會(huì)將字體替換為機(jī)器中已安裝的字體。如何來(lái)控制要替換的字體呢?我們可以這樣做：?jiǎn)螕?ldquo;工具欄”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“兼容性”選項(xiàng)卡。單擊“字體替換”按鈕。在“字體替換”下，在“文檔所缺字體”中選擇所缺少的字體名稱(chēng)。在“字體替換”列表框中，選擇用以替換的另一種字體，再單擊兩次“確定”，系統(tǒng)就會(huì)按要求進(jìn)行字體的轉(zhuǎn)換。
將樣式傳給其他文檔
某一文檔中創(chuàng)建了幾種樣式后，如果想在其他文檔中也使用這幾個(gè)樣式，可以用下面的方法。打開(kāi)一個(gè)包含這些樣式的文檔，選擇“格式”菜單中的“樣式”命令，在“樣式”對(duì)話(huà)框中選擇“管理器”按鈕。在“管理器”對(duì)話(huà)框中，打開(kāi)的文檔中的一列樣式會(huì)顯示在左邊，Normal.dot模板中的樣式顯示在右邊。選擇左邊的樣式，單擊“復(fù)制”按鈕，就將其添加到了右側(cè)的列表中。單擊“關(guān)閉”按鈕。下次我們就可以從Normal.dot文檔中使用這些格式了。
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