怎樣利用Word批量打印獎(jiǎng)狀和信封
怎樣利用Word批量打印獎(jiǎng)狀和信封
對(duì)于打印獎(jiǎng)狀,通常我們所采用的方法是將姓名和獲幾等獎(jiǎng)位置空著,等到獎(jiǎng)狀打印完畢再用手工填寫;或者是分別在每張電子獎(jiǎng)狀上更改名字等信息再打印。這兩種方法都費(fèi)時(shí)費(fèi)力,我們可以用郵件合并法來(lái)實(shí)現(xiàn)批量打印下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的如何利用Word批量打印獎(jiǎng)狀和信封,希望大家能夠從中有所收獲!
利用Word批量打印獎(jiǎng)狀和信封的具體方法
批量打印獎(jiǎng)狀的方法:
一、建立獎(jiǎng)狀模板
首先利用Word制作一個(gè)獎(jiǎng)狀模板并保存為“獎(jiǎng)狀.doc”,將其中班級(jí)、姓名、獲獎(jiǎng)?lì)悇e先空出,確保打印輸出后的格式與獎(jiǎng)狀紙相符。
二、用Excel建立獲獎(jiǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)
在Excel表格中輸入獲獎(jiǎng)人以及獲幾等獎(jiǎng)等相關(guān)信息并保存為“獎(jiǎng)狀數(shù)據(jù).xls”。
三、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù)與獎(jiǎng)狀
打開“獎(jiǎng)狀.doc”,依次選擇視圖→工具欄→郵件合并,在新出現(xiàn)的工具欄中選擇“打開數(shù)據(jù)源”,并選擇“獎(jiǎng)狀數(shù)據(jù).xls”,打開后選擇相應(yīng)的工作簿,默認(rèn)為sheetl,并按確定。
將鼠標(biāo)定位到需要插入班組的地方,單擊“插入域”,在彈出的對(duì)話框中選擇“班級(jí)”,并按“插入”。同樣的方法完成姓名、項(xiàng)目、等第的插入。
四、預(yù)覽并打印
選擇“查看合并數(shù)據(jù)”,然后用前后箭頭就可以瀏覽合并數(shù)據(jù)后的效果,選擇“合并到新文檔”可以生成一個(gè)包含所有獎(jiǎng)狀的Word文檔,這時(shí)就可以批量打印了。
利用郵件合并功能可以非常方便地將Excel數(shù)據(jù)與Word文檔關(guān)聯(lián)起來(lái),如果數(shù)據(jù)有變動(dòng),只要在Excel表格中修改就可以了。利用該功能,還可以非常方便地制作和打印成績(jī)單、工資條等。
批量打印信封的方法:
很多學(xué)校在開學(xué)之前都要給學(xué)生寄錄取通知書,考完試后還要給學(xué)生寄成績(jī)單,教務(wù)處需要打印大量的信封。其實(shí)利用Word XP與Excel XP可以協(xié)作來(lái)批量打印信封,一起來(lái)看看吧。
1、準(zhǔn)備階段
(1)新建一Excel文件“新生名單”,將新生名單的各項(xiàng)信息導(dǎo)入或直接輸入,如:郵政編碼、通訊地址、姓名等。
(2)新建一Word文件“信封”,調(diào)用菜單“工具→信函與郵件→中文信封向?qū)?rdquo;,打開“信封制作向?qū)?rdquo;對(duì)話框(沒有此功能需用Office XP源盤來(lái)安裝),根據(jù)向?qū)崾驹O(shè)計(jì)一個(gè)信封,設(shè)置好字體、字號(hào)(如圖所示)。
2、調(diào)用數(shù)據(jù)
(1)在“信封”文件中,調(diào)用菜單“視圖→郵件合并”,顯示郵件合并工具欄,點(diǎn)擊[打開數(shù)據(jù)源]工具按鈕,按提示選擇新建的Excel文件“新生名單”,選擇sheet1。
(2)選擇“000000”(代表郵政編碼),點(diǎn)擊郵件合并工具欄[插入域]按鈕,在對(duì)話框中選擇插入“郵政編碼”,“000000”被“《郵政編碼》”所代替。然后進(jìn)行同樣操作,替換“地址”、“姓名”。
(3)點(diǎn)擊郵件合并工具欄[查看合并數(shù)據(jù)圖標(biāo)]按鈕,會(huì)顯示“新生名單”中的學(xué)生數(shù)據(jù)。
3、打印信封
很多學(xué)校期末都都要給學(xué)生寄成績(jī)通知單,教務(wù)處需要打印大量的信封。利用Word XP與Excel XP可以協(xié)作來(lái)批量打印信封,一起來(lái)看看吧。