十條實(shí)用的Word辦公軟件應(yīng)用技巧(2)
六、給Word文件減肥
現(xiàn)在,我們的個(gè)人電腦上是Microsoft Windows的天下,軟件也越做越大,連一些文字資料的文件也不例外。如我們?cè)赪ord中打一點(diǎn)兒字,動(dòng)不動(dòng)就幾十k字節(jié),文件一多,給我們交流：使用都帶來了不便(尤其是上網(wǎng)發(fā)附件)。其實(shí),只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令,Word則會(huì)重新將信息進(jìn)行整理存盤,這樣會(huì)使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話,可以打開Word,單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令,再單擊“保存”選項(xiàng)卡,在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項(xiàng),以后Word就會(huì)在每次保存文件時(shí),自動(dòng)進(jìn)行信息整理并存盤,實(shí)現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外,如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù), 則在選中“嵌入TrueType字體”后,還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框,否則Word會(huì)把所用到的TrueType字體一同“打包”,使得文件增大。
七、一次保存多個(gè)文件
在WPS2000/Office中,有一個(gè)“保存所有文件”命令,這個(gè)命令非常有用,只要執(zhí)行該命令,即相當(dāng)于將所有的文件進(jìn)行存盤操作,免去了一個(gè)文件窗口一個(gè)文件窗口切換：存盤之苦。其實(shí),我們也可以在Word中一次保存多個(gè)文件：只要在要保存文件時(shí),按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn),原來的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了。此時(shí)單擊這個(gè)命令,相當(dāng)于WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性將所有打開的文件進(jìn)行存盤。
八、合并Word文件
我們?cè)谑褂肳ord制作文檔時(shí),經(jīng)常要與別人合作,一般情況下,我們都是把別人的文件拷貝過來打印,這雖然方便,不過不利于文件的管理。試著單擊“插入” 菜單下的“文件”命令,在彈出的窗口中選擇“Word文件”,再找到同事的文件,點(diǎn)擊“插入”鈕,同事的文件已經(jīng)歷歷在目了,而且圖片：表格：字體：字號(hào)：格式都絲毫沒有任何變化。
九、修復(fù)文件
我們?cè)谶M(jìn)行文檔的處理時(shí)，最怕的就是遇到突然停電,而自己的文件沒有保存：文件找到卻無法打開的情況嗎?那時(shí)候的你一定比失戀更痛苦!其實(shí),在Word中設(shè)計(jì)了一個(gè)修復(fù)程序,只不過它比較隱蔽,你沒有注意罷了。巧妙地使用它,能夠把你的工作成果恢復(fù)過來。請(qǐng)點(diǎn)擊“文件”——“打開”,在打開文件對(duì)話框中的文件類型下拉框中,選擇“從任意文件中恢復(fù)文本”項(xiàng)(請(qǐng)將鼠標(biāo)向下拖動(dòng),否則無法看到這個(gè)項(xiàng)目),再點(diǎn)擊原先打不開的文件,耐心等待一會(huì)兒,凡是能夠被恢復(fù)的文本,都會(huì)出現(xiàn)在Word窗口中,這時(shí)候就麻煩你按一下存盤圖標(biāo)吧!
十、更改文件默認(rèn)存盤格式
在Word默認(rèn)情況下,我們都將文件存為Word的DOC格式。不過,有時(shí)候我們出于特殊的需要,如投稿時(shí)需要TXT格式：多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便,只要單擊“文件”——“另存為”命令,然后在保存對(duì)話框中選擇欲保存的類型再點(diǎn)擊“保存”鈕就行了。不過, 每次這樣做未免有些麻煩。其實(shí),只要我們單擊“工具”——“選項(xiàng)”,打開設(shè)置窗口,點(diǎn)擊“保存”標(biāo)簽,在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式,以后每次存盤時(shí),Word就會(huì)自動(dòng)將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。
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