十條實用的Word辦公軟件應(yīng)用技巧(2)
六、給Word文件減肥
現(xiàn)在,我們的個人電腦上是Microsoft Windows的天下,軟件也越做越大,連一些文字資料的文件也不例外。如我們在Word中打一點兒字,動不動就幾十k字節(jié),文件一多,給我們交流：使用都帶來了不便(尤其是上網(wǎng)發(fā)附件)。其實,只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令,Word則會重新將信息進行整理存盤,這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話,可以打開Word,單擊“工具”菜單中的“選項”命令,再單擊“保存”選項卡,在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項,以后Word就會在每次保存文件時,自動進行信息整理并存盤,實現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外,如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù), 則在選中“嵌入TrueType字體”后,還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框,否則Word會把所用到的TrueType字體一同“打包”,使得文件增大。
七、一次保存多個文件
在WPS2000/Office中,有一個“保存所有文件”命令,這個命令非常有用,只要執(zhí)行該命令,即相當于將所有的文件進行存盤操作,免去了一個文件窗口一個文件窗口切換：存盤之苦。其實,我們也可以在Word中一次保存多個文件：只要在要保存文件時,按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn),原來的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了。此時單擊這個命令,相當于WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性將所有打開的文件進行存盤。
八、合并Word文件
我們在使用Word制作文檔時,經(jīng)常要與別人合作,一般情況下,我們都是把別人的文件拷貝過來打印,這雖然方便,不過不利于文件的管理。試著單擊“插入” 菜單下的“文件”命令,在彈出的窗口中選擇“Word文件”,再找到同事的文件,點擊“插入”鈕,同事的文件已經(jīng)歷歷在目了,而且圖片：表格：字體：字號：格式都絲毫沒有任何變化。
九、修復(fù)文件
我們在進行文檔的處理時，最怕的就是遇到突然停電,而自己的文件沒有保存：文件找到卻無法打開的情況嗎?那時候的你一定比失戀更痛苦!其實,在Word中設(shè)計了一個修復(fù)程序,只不過它比較隱蔽,你沒有注意罷了。巧妙地使用它,能夠把你的工作成果恢復(fù)過來。請點擊“文件”——“打開”,在打開文件對話框中的文件類型下拉框中,選擇“從任意文件中恢復(fù)文本”項(請將鼠標向下拖動,否則無法看到這個項目),再點擊原先打不開的文件,耐心等待一會兒,凡是能夠被恢復(fù)的文本,都會出現(xiàn)在Word窗口中,這時候就麻煩你按一下存盤圖標吧!
十、更改文件默認存盤格式
在Word默認情況下,我們都將文件存為Word的DOC格式。不過,有時候我們出于特殊的需要,如投稿時需要TXT格式：多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便,只要單擊“文件”——“另存為”命令,然后在保存對話框中選擇欲保存的類型再點擊“保存”鈕就行了。不過, 每次這樣做未免有些麻煩。其實,只要我們單擊“工具”——“選項”,打開設(shè)置窗口,點擊“保存”標簽,在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式,以后每次存盤時,Word就會自動將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。
辦公軟件應(yīng)用技巧相關(guān)文章：