又到期末了，老師們又要開(kāi)始填寫(xiě)學(xué)生成績(jī)報(bào)告單了，學(xué)生數(shù)很多，一張一張手工填寫(xiě)是一件很繁鎖的事。其實(shí)，用Word的“郵件合并”功能，讓W(xué)ord 2010和Excel 2010協(xié)同工作，可以實(shí)現(xiàn)成績(jī)報(bào)告單“批處理”，省時(shí)省力，輕松完成學(xué)生成績(jī)報(bào)告單的填寫(xiě)工作。
　　一、制作學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)表
　　運(yùn)行Excel 2010，新建一個(gè)工作表，命名為“學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)表”，然后將班級(jí)、學(xué)生姓名和各科成績(jī)等信息輸入表格，并以“學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)表.xlsx”為文件名，保存在硬盤(pán)中備用(圖1)。
圖1 制作學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)表
　　二、繪制學(xué)生成績(jī)報(bào)告單
　　運(yùn)行Word 2010，單擊“頁(yè)面布局”，切換到“頁(yè)面布局”功能區(qū)，單擊“頁(yè)面設(shè)置”右側(cè)的小箭頭，彈出“頁(yè)面設(shè)置”窗口，根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置好頁(yè)邊距和紙張大?。ㄈ鐖D2）。
圖2 頁(yè)面設(shè)置
　　單擊“確定”按鈕，返回Word 2010編輯窗口，根據(jù)“學(xué)生成績(jī).xlsx”表頭中的有關(guān)項(xiàng)目，繪制一張學(xué)生成績(jī)報(bào)告單(圖3)，并保存為“學(xué)生成績(jī)報(bào)告單.docx”。
圖3 繪制學(xué)生成績(jī)報(bào)告單
　　三、批量處理學(xué)生成績(jī)報(bào)告單
　　第一步：打開(kāi)剛才建立的“學(xué)生成績(jī)報(bào)告單.docx”，單擊“郵件”，切換到“郵件”功能區(qū)，單擊“選擇收件人”，并在彈出的下拉菜單中選擇“使用現(xiàn)有列表”（如圖4），彈出“選取數(shù)據(jù)源”窗口，找到并選中前面創(chuàng)建的“學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)表.xlsx”，單擊“打開(kāi)”按鈕（如圖5），這時(shí)會(huì)彈出“選擇表格”窗口，選擇“學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)表[md:content]rdquo;，單擊“確定”按鈕（如圖6）。
圖4 選擇收件人
圖5 選擇數(shù)據(jù)源
圖6 選擇表格
　　第二步：返回Word 2010編輯窗口，將光標(biāo)定位到學(xué)生成績(jī)報(bào)告單需要插入數(shù)據(jù)的位置，然后單擊“插入合并域”按鈕，在下拉菜單中單擊相應(yīng)的選項(xiàng)，將數(shù)據(jù)源一項(xiàng)一項(xiàng)插入成績(jī)報(bào)告單相應(yīng)的位置(如圖7)。
圖7 插入數(shù)據(jù)源
　　第三步：?jiǎn)螕?ldquo;完成郵件合并”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“編輯單個(gè)文檔”，彈出“合并到新文檔”小窗口，根據(jù)實(shí)際需要選擇“全部”、“當(dāng)前記錄”或指定范圍，單擊“確定”按鈕（如圖8），完成郵件合并，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)處理并生成每位學(xué)生的成績(jī)報(bào)告單，并在新文檔中一一列出(圖9)，接下來(lái)只要連上打印機(jī)打印就大功告成了（如圖10）。
圖8 完成郵件合并
圖9 批量生成報(bào)告單
圖10 打印成績(jī)報(bào)告單
　　小提示：單擊“完成郵件合并”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“打印文檔”，可以直接批量打印成績(jī)報(bào)告單，選擇“發(fā)送電子郵件”，可以將批量生成的成績(jī)報(bào)告單通過(guò)郵件發(fā)送給指定的收件人。
　　呵呵，這樣批處理成績(jī)報(bào)告單是不是多快好省，方便又快捷，如果老師們正被繁瑣的期末工作搞得焦頭爛額，就趕快行動(dòng)，去感受自動(dòng)化辦公的樂(lè)趣和便捷吧！