關(guān)于解決工作效率低下的8個(gè)原則
你有沒(méi)有為每天都做不完的工作而煩惱不已，有沒(méi)有覺(jué)得每天自己忙得和陀螺一樣，但是也沒(méi)得到領(lǐng)導(dǎo)的贊賞呢?看到別人輕松地完成工作任務(wù)有沒(méi)有很羨慕呢?是不是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)總是不得要領(lǐng)呢?下面是小編整理的解決工作效率低下的八個(gè)原則，歡迎閱讀。
原則1 首先形成整體印象
要想提升工作速度，首先對(duì)于該項(xiàng)工作必須有整體印象。所謂整體印象是指最終的成果是什么、為了取得最終的成果需要考慮怎么樣的要素、需要按照怎么樣的步驟和順序才能取得成果、從什么地方著手才最有效等綜合因素。以我在工作中做一個(gè)PPT為例：誰(shuí)是閱讀對(duì)象，要制作多少頁(yè)的PPT，PPT的目的是什么，PPT的整體結(jié)構(gòu)是怎么樣的，PPT的目錄是怎么樣，在PPT的每一頁(yè)中要安排怎么樣的內(nèi)容，在這些內(nèi)容中又要放入哪些細(xì)節(jié)，一旦清楚把握了工作的整天面貌，在每個(gè)環(huán)節(jié)中所要花費(fèi)的時(shí)間和注意事項(xiàng)便會(huì)一目了然。將工作的整體框架清楚把握后，務(wù)必明確地向上司說(shuō)明，并盡量避免語(yǔ)言上的誤解。哪怕只是很短的時(shí)間，在對(duì)話過(guò)程中也要反復(fù)向上司確認(rèn)。唯有這樣做，雙方才能放心，上司對(duì)自己的信賴(lài)度也會(huì)有所提高。
原則2 工作不要過(guò)于細(xì)致
為了盡快推進(jìn)工作，不應(yīng)該過(guò)于細(xì)致。當(dāng)然細(xì)致本身是件好事，但重要的是“不要過(guò)于細(xì)致”。當(dāng)然真正重要的核心部分的工作必須認(rèn)真細(xì)致地完成，但是其他的部分如果也按照同樣的細(xì)致程度來(lái)緩慢推進(jìn)的話，那么不管有多少時(shí)間都是不夠的。工作本身并不是以細(xì)致完成為最終目的，它終究要以做出某項(xiàng)成果為目的。為了做出成果，我們才需要某種程度的細(xì)致，只需要滿(mǎn)足這個(gè)條件就夠了，“細(xì)致”卻絕對(duì)不是一個(gè)必要的前提。當(dāng)時(shí)間非常充分，而且人手也很充足的情況下，有時(shí)候人們也會(huì)過(guò)于細(xì)致地完成某項(xiàng)工作。顧客對(duì)于這樣的細(xì)致也確實(shí)是贊不絕口的。但是現(xiàn)實(shí)生活中，有的顧客希望盡早拿到成果，或者顧客本身的利益與細(xì)致無(wú)關(guān)，所以對(duì)細(xì)致與否不太重視的情況也非常常見(jiàn)。
原則3 掌握工作的要領(lǐng)
要想提升工作速度，掌握工作的要領(lǐng)是一種有效手段。所謂掌握工作的要領(lǐng)是指，把握完成工作所必須的要點(diǎn)，在減少時(shí)間浪費(fèi)的同時(shí)推進(jìn)工作。例如，我在設(shè)計(jì)過(guò)程中，如果我掌握了這個(gè)設(shè)計(jì)的理念，至少我這個(gè)設(shè)計(jì)最終是能做出實(shí)際的產(chǎn)品，那我就在公司的前期投入包括人力，物力，和財(cái)力上我心里就減輕了很大的負(fù)擔(dān)。因?yàn)檎莆樟艘c(diǎn)，所以心情相對(duì)比較輕松，把握了工作各要素的整體平衡。
原則4 形成良性循環(huán)
所謂良性循環(huán)是指在推進(jìn)工作的時(shí)候，工作本身朝著良好的方向自然發(fā)展的狀況，另外，周?chē)南嚓P(guān)人士不斷協(xié)助自己，各種各樣的好事也會(huì)接踵而至。第一點(diǎn)，良性循環(huán)只會(huì)在互相信賴(lài)的團(tuán)隊(duì)成員和伙伴之間形成。重視團(tuán)隊(duì)和成員，重視彼此之間的溝通，這樣才能使業(yè)務(wù)良性發(fā)展。第二點(diǎn)，一旦形成了良性循環(huán)，則應(yīng)當(dāng)讓良性循環(huán)進(jìn)一步加速朝著更好的方向發(fā)展。第三點(diǎn)，實(shí)際上我們也不應(yīng)當(dāng)過(guò)于主動(dòng)地促進(jìn)良性循環(huán)的形成。良性循環(huán)就如同在初春撒下的許多種子，用不了多久就會(huì)自然地萌芽。
原則5 對(duì)改善方法本身做改善
任何人，在任何工作中，都希望通過(guò)一些改善方法來(lái)更加有效地推進(jìn)工作。例如，我在希望提升工作速度的時(shí)候，我第一次做一個(gè)全新的設(shè)計(jì)需要一個(gè)星期，那我第二次做其它類(lèi)似的設(shè)計(jì)的時(shí)候，我可以做一些模板，在下次做設(shè)計(jì)的時(shí)候，可以調(diào)用模板，就可以節(jié)省了一部分時(shí)間?！读忝牍ぷ鳌返淖髡叱嘤鹦鄱嬖V我們，反復(fù)做類(lèi)似改善的人，和幾乎什么都不思考，只是按部就班、一成不變地完成工作的人之間，確實(shí)存在很大差別。我們每個(gè)月都會(huì)寫(xiě)下自己在工作中的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗經(jīng)驗(yàn)，給大家做參考，為了避免大家犯類(lèi)似的錯(cuò)誤，成功的經(jīng)驗(yàn)就可以借鑒。不懈的做某種特別的改善，工作速度便會(huì)不斷提升，工作質(zhì)量也會(huì)相應(yīng)提高，還能形成從整體上來(lái)判斷事物的意識(shí)。通過(guò)與眾不同的努力，積少成多，漸漸地就會(huì)產(chǎn)生巨大的差異。
原則6 凡是提前
怎么樣做才能提前完成工作呢?以下列舉一些要點(diǎn)：
1，首先要掌握工作的整體流程
2.終止多余的工作和不必要、不緊急的工作。如果能夠委托給他人，就徹底委托給他人
3.專(zhuān)注于只有自己才能完成的工作，先把這些工作做好
4.一旦時(shí)間開(kāi)始變得比較寬裕，就一點(diǎn)一點(diǎn)地提前完成其他工作
5.以3~6個(gè)月為基礎(chǔ)，對(duì)工作整體的安排做一次較大的調(diào)整
首先，如果有什么不明白的地方，就應(yīng)該坦誠(chéng)地向上司或前輩詢(xún)問(wèn)。其次，對(duì)于多余的工作和不必要、不緊急的工作必須做出調(diào)整。一旦清楚掌握了工作的整天流程，便能輕易地做出判斷。有人會(huì)有“工作就是為了獲取工資，就是為了生活”這樣的想法。雖然這樣的想法本身也是理所當(dāng)然的，但是有這種想法的人始終無(wú)法提前完成，最終工作速度得不到提升?！叭刻崆啊辈⒉皇侵敢恢惫ぷ鞯节s最后一班地鐵，也不是指通宵達(dá)旦地工作。在自己能夠接受的有限時(shí)間內(nèi)全力完成工作。這樣才能讓自己真正地放松，才能讓自己重拾自信，才能讓身體分泌上腺素，才能讓思維更加活躍，發(fā)揮出真正的實(shí)力。
原則7 凡是先行一步
凡是先行一步是指“比別人先行思考當(dāng)前行的方向”“比別人先行調(diào)查的信息”“主動(dòng)設(shè)定會(huì)議內(nèi)容”，換句話說(shuō)，在別人注意到問(wèn)題并采取行動(dòng)之前，你不知不覺(jué)間就已經(jīng)進(jìn)入先行一步的狀態(tài)。哪怕只是比別人先行半步也好。你只需要比別人稍微早一些采取行動(dòng)，便能充分地發(fā)揮出領(lǐng)導(dǎo)能力。因?yàn)樵谌魏吻闆r下，人們總是愿意追隨那些比自己先踏出一步的人。人們會(huì)向你請(qǐng)教經(jīng)驗(yàn)，你也能獲取不少新的信息，在這樣的狀態(tài)下更容易找準(zhǔn)最佳方案，還能進(jìn)一步發(fā)揮自己的領(lǐng)導(dǎo)能力。
原則8 盡量避免返工
在工作中，返工的情形也是時(shí)有發(fā)生的?；ㄙM(fèi)了不少時(shí)間，工作有了較大進(jìn)展的時(shí)候，突然意識(shí)到制作資料的方向是錯(cuò)誤的，這樣的事情很常見(jiàn)。雖然這些情況是無(wú)法完全避免的，但我們?nèi)匀幌Ｍ軌虮M量避免發(fā)生。返工不僅花費(fèi)多余的時(shí)間，還會(huì)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)的士氣大幅下降，讓工作重新回到正軌也并不容易。一旦發(fā)生了返工的情形，有時(shí)候還會(huì)不斷拖慢進(jìn)度，甚至到最后也無(wú)法挽回已經(jīng)產(chǎn)生的損失。那怎么做才能避免這樣的返工呢?如果是初次接手某項(xiàng)工作，則應(yīng)該先向周?chē)薪?jīng)驗(yàn)的同事多多請(qǐng)教，理解工作的整體流程，確認(rèn)好哪個(gè)部分會(huì)容易出現(xiàn)遺漏。此外，凡事開(kāi)頭難，如果自己沒(méi)有什么自信的話，那么頻繁地向上司或前輩員工確認(rèn)也是很重要的。在腦中設(shè)想成功完成工作的流程，并且反復(fù)思考，一旦發(fā)生了偏差就可以馬上注意到。如果上司或前輩員工在身邊，應(yīng)當(dāng)立刻告知對(duì)方各種不良傾向，用最快的速度采取挽救措施;如果身邊沒(méi)有這樣的人，那就應(yīng)該用領(lǐng)導(dǎo)者的意識(shí)來(lái)迅速解決。因?yàn)榉倒さ臅r(shí)間越晚，讓工作重新走上正軌就會(huì)花費(fèi)越多的時(shí)間，所以必須意志堅(jiān)定。以上就是在這本《零秒工作》書(shū)中作者赤羽雄二告訴我們的提升工作速度的八個(gè)原則，掌握這些原則后，我們知道，如果工作速度提升以后，心中便會(huì)充滿(mǎn)干勁，這是因?yàn)椋?/p>
1.工作速度提升后，就能做好各種事前準(zhǔn)備，能夠更有效率地解決問(wèn)題。
2.工作速度提升后，就能更輕松地準(zhǔn)確把握住顧客真實(shí)的需求，采取對(duì)策的進(jìn)度也會(huì)得到提高。
3.工作速度提升后，即使出現(xiàn)了一些小錯(cuò)誤也能迅速糾正。
因?yàn)楣ぷ黜樞虻镁袟l，所以團(tuán)隊(duì)中的眾人便能更加順利地推進(jìn)工作。工作中的時(shí)間浪費(fèi)越來(lái)越少，自然就能做出更好的判斷。這樣的狀態(tài)，對(duì)于人的精神是非常有益的。員工心情舒暢，做什么事情都變得積極主動(dòng)起來(lái);員工對(duì)事物的消極思考也不斷減少，并且不斷思考如何改進(jìn)工作流程，于是進(jìn)一步地提升了工作速度。
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