紀錄我們花掉的時間
老婆昨天和我說,有時候她上網(wǎng)一下子就過了兩小時,之后回想,卻常常不知道時間花到哪里去了?永錫說以前我也有一樣的困擾,后來,我利用了時間日志的方法,每十五分鐘紀錄我的時間,我覺得效果很好,也和大家分享一下。以下逐步說明我的方式,有興趣的朋友可以試試看,可以讓您很專注的處理事情,不容易分心喔,方法很簡單,有四個步驟。
1 準備一個倒數(shù)計時器,設定15分鐘倒數(shù)。
我自己的工作常常在電腦前面,所以偏好用電腦里的倒數(shù)軟體(上圖是我蘋果電腦里的免費程式,3-2-1 倒數(shù)計時器),我設定15分鐘為倒數(shù)的范圍,時間一次,就會發(fā)出”叮”的一聲。
并且會自動跳出螢幕,提醒要重新設定時間,這時候我們就可以回想這段時間做了什么事情,并紀錄在下面介紹的表格里。
會外出的朋友或者沒有電腦在身邊的人,實體的倒數(shù)計時器也很好,每次設定15分鐘,”BEEP!BEEP!”叫時按掉,并設定下一個15分鐘。
2 一個有時間格線的萬用手冊
第二步,我們要有一個可以紀錄15分鐘工作內(nèi)容的表格,我自己設定的方式如上方(我在市面上買了一本一日一頁,按照每小時有劃格子的本子)。依照15分鐘的間隔,記錄下自己做的事情。如果買不到一樣的本子,也可以自己拿紙影印一下,也很方便。
3 開始紀錄時間
紀錄了以后就如同上方表格,我8:55上班,就先記錄下上班時間,接著設定倒數(shù)計時器,紀錄已經(jīng)做的事情。上面的紀錄方式,整理一下,就是下方的工作紀錄。
09:00-09:15 寫email
09:15-10:00 寫企劃案
10:00-10:15 休息(去其他部門走走)
10:15-10:30 聯(lián)絡客戶
這樣的紀錄方式可以維持自己在專注的狀況,就算真的分心去上網(wǎng)或其他事情,也能夠迅速發(fā)現(xiàn),拉自己回到工作的狀況。
上圖就是我實際紀錄的樣子,大家可以參考。
4 別忘了加入休息時間
我自己會用其他方式提醒自己要主動休息,基本上一個小時是很好的間隔,休息時間可以做做體操、上廁所、喝喝水。要記住”疲倦前就要先休息”這句話,才能維持自己一天的工作精力。也可以藉這個時間走到其他工作夥伴或其他部門,和他們聊聊,不論是談公事、私事,都是很好的轉(zhuǎn)換心情的方式。
結(jié)論
彼得.杜拉克說”有效的時間管理,共有紀錄時間、管理時間、整合時間三個階段”,在這篇文章中,我們討論了紀錄時間這一部份。在西方的律師事務所中,也有所謂的”六格法”,把一小時分為六格,每格表示10分鐘,詳載律師工作內(nèi)容,藉此收取客戶的諮詢費用,這些都是類似的方法,藉著紀錄時間,讓我們了解自己的時間運用方式。