時間管理--判斷行動的準(zhǔn)則
剛剛開始學(xué)習(xí)時間管理時,有時候筆者會停下來問自己一個問題”我現(xiàn)在應(yīng)該要做什么呢?”,有一陣子,這個問題常浮現(xiàn)在腦海中,隨著經(jīng)驗累積,這個問題的解答慢慢明朗化,我發(fā)現(xiàn)自己判斷行動的準(zhǔn)則共有四項–場合、時區(qū)及時間、精力、MITs,這四項準(zhǔn)則是有優(yōu)先次序的,我們一個一個來說明。
(1)場合
場合不對,就沒有辦法做事情,譬如出門在外,想要打電話,拿起電話清單卻發(fā)現(xiàn)沒有帶手機(jī),想要發(fā)email,卻發(fā)現(xiàn)附近沒有無線上網(wǎng)的熱點,這樣子事情都無法處理。我覺得要減少這一個問題發(fā)生,就要常常思考如何突破場合的限制。
11/4晚上,twhsi從北京回臺灣,在回家的機(jī)場巴士上,司機(jī)居然問我需不需要無線上網(wǎng)。原來他自己買了一個3.5G無線USB網(wǎng)卡,還加裝無線基地臺,這樣子我就可以直接用macbook無線上網(wǎng),這就是一個突破場合限制的例子。
又例如,以前筆者的每日計劃體積很大,出外時檢視及規(guī)劃時不大方便,所以設(shè)計了可以放在皮包內(nèi)的A4紙每日計劃,讓我能夠在休假時也能掌控一天的時間,不再受到以前工據(jù)社計不夠方便的影響。
場合及工具不對,雖然無法做事情,但是我們可以積極的思考突破的方法,有些人喜歡用高科技工具,我個人則喜歡思考一下如何運用現(xiàn)有的工具來解決。而我們的行動清單,若能按照場合來分類放置,這樣某些行動雖因為場合不對,無法進(jìn)行,但是可以找出適合這個場合處理的行動,才不會浪費了時間。
(2)時區(qū)及時間
開會前10分鐘,不是適合打電話給重要客戶的時間,但是或許可以把自己桌面收拾一下。
搭乘飛機(jī)前15分鐘,也不適合思考重要的企劃案,但是可以去免稅商店把想要送給家人的禮物先挑好(可以寄放在柜臺。)
充分運用零碎的時間是高效人士的特色,我學(xué)網(wǎng)(google全球副總裁李開復(fù)先生創(chuàng)辦)>期刊主編馬京告訴我,李開復(fù)先生很會運用零碎的時間,常常您寄信給他,一分鐘就回信了,如果外出旅行,李先生也隨時運用每一個可以上網(wǎng)的地方,立刻把開回覆的信件回覆,當(dāng)與他同行的朋友埋怨商業(yè)旅行讓他們積壓了一大堆電子郵件難以處理,李先生卻是下飛機(jī)后立刻可以處理接下來的行程及事項。
每一個人都應(yīng)該在處理事情時,充分掌控每一個行動的耗時,行動清單上,也應(yīng)該有些短時間就可以完成的事情,最有生產(chǎn)力的時候,就是充分利用時區(qū)與時區(qū)之間的小空檔,快速的批次處理事情。
(3)精力
當(dāng)我們有時間,且身處合適的場合,手邊有適合的工具,這樣子我們就能很有生產(chǎn)力的工作嗎?
答案是否定的,我們體力已經(jīng)下滑,無法集中精神(如經(jīng)過一整天冗長的銷售會議后),這時候確實無法處理一些需要高度關(guān)注的問題(打電話給潛在大客戶、考核制度的架構(gòu)思考),但是卻可以作些不大需要精力消耗的事情(看看商業(yè)雜志、上網(wǎng)瀏覽出差的火車或班機(jī)時間等)。這時我們需要的是一份就算是精力狀況不佳,也能夠處理的清單,這也就是為何完整的行動清單如此重要的原因。
我在演講之前一定會作很多休息,早上也會作八段錦、一周三次游泳,藉此累積我自己的精力。。在商業(yè)社會,我們都要持續(xù)工作數(shù)十年,若是沒有一個強健的身體,就不可能因應(yīng)這數(shù)十年的挑戰(zhàn)。
在此也向各位介紹一本好書 >,這本書只有簡體中文版,但是相當(dāng)值得一讀,臺灣的朋友也可以看看我寫的幾篇 >文章。這本書告訴我們,在平時,就要累積自己的精力,這要靠規(guī)律的作息、控制的飲食、適當(dāng)?shù)倪\動才能讓我們的精力管理足以應(yīng)付每日的挑戰(zhàn),享有精力充沛并有生產(chǎn)力的一天。
(4)MITs
最后才是MITs,也就是我們常說得優(yōu)先次序,要先有正確的場合、有足夠的時間、有充分的體力,我們才可以依照優(yōu)先次序,先解決手上重要的事情。
結(jié)語
和大家分享一個小故事,試想桌上有兩個玻璃杯,一個裝滿了冰塊,一個裝滿了粉圓(珍珠奶茶里面放的那種小粉圓),現(xiàn)在,我們要將一塊大石頭放進(jìn)去,哪一個杯子會破掉呢?
我們的一天就像這個玻璃杯,石頭,就像是生活中的突發(fā)事件。若是杯子里面都裝滿了冰塊,雖然里面有許多空間,但是硬把石頭塞到里面的結(jié)果,杯子就破了。但是將石頭放到粉圓的杯子就不同了,雖然杯子中裝滿粉圓,看似沒有空間,大石頭丟下去,不過只是把一些粉圓擠出來,杯子是不會破的。
我自己常常在”加工”這個流程中,把雜事加工成一個個十分鐘左右的小行動,每日計劃中,也批次處理這些小行動,也因此我每天遇到突發(fā)狀況時,很少被事情卡住,大不了放棄一些小行動再找合適的時間執(zhí)行即可。
今天介紹的四個準(zhǔn)則–場合、時區(qū)及時間、精力、MITs,都是我5年來實踐時間管理的心得,和大家分享,也請大家不吝指教。