上一篇文章，討論了依照?qǐng)龊戏诸?lèi)的行動(dòng)清單，其實(shí)在David Allen的書(shū)籍Getting Things Done（GTD），組織的部份相當(dāng)?shù)膹?fù)雜(見(jiàn)左圖)。但是，我自己覺(jué)得，作為一個(gè)時(shí)間管理的初學(xué)者，先把依照?qǐng)龊戏诸?lèi)的行動(dòng)清單搞定，那就很厲害了。進(jìn)階的系統(tǒng)，我覺(jué)得有幾類(lèi)是相當(dāng)重要的，也就是行事歷、通訊錄、任務(wù)清單及someday/maybe清單。當(dāng)我們做事時(shí)，能夠整合行動(dòng)清單及上述各種清單，可以讓我們的生產(chǎn)力產(chǎn)生更大的綜效。

（1）行事歷

David Allen在GTD原著中，說(shuō)明行事歷我們應(yīng)該將視為Sacred Territory(中文翻為”圣地”)，意思是一經(jīng)寫(xiě)入，除非更改約會(huì)時(shí)間，否則就應(yīng)該徹底執(zhí)行。這點(diǎn)筆者深表同感，看過(guò)我的行事歷的朋友就知道，其實(shí)里面的東西很少，大部分時(shí)間都是空的。但是只要寫(xiě)上行事歷，這件事就等于我必需要執(zhí)行的事情，就是一定要達(dá)成的，這樣的概念可能和許多朋友的行事歷不同。

行事歷可以分為下列三種
a.在某一個(gè)確切的時(shí)間里采取的行動(dòng)
其實(shí)這里指的就是約會(huì)，某日幾時(shí)幾分要跟某人碰面，大概要碰面多久

b.在某一個(gè)確切的日期里采取的行動(dòng)
指的是特定日期的約定或承諾，沒(méi)有明定時(shí)間，例如今天答應(yīng)客戶要交打電話給他，那你在今天任何時(shí)段打都不算失約。

c.在某一個(gè)確切的日期所需要的資訊
如果twhsi這幾天去洗牙了，我會(huì)設(shè)六個(gè)月后再次洗牙，但是并不是那一天洗，而是提醒自己該做這件事情，屬于資訊的一種?；蛭乙矔?huì)把朋友的生日預(yù)設(shè)在此，日期近了，就可以提醒自己要決定如何為他祝賀。

行事歷通常只放在電腦上，若是在外面約定時(shí)間，筆者會(huì)先用收集工具收集起來(lái)，回來(lái)再?zèng)Q定是否參加，通常不會(huì)立刻答應(yīng)對(duì)方。約會(huì)屬于當(dāng)面溝通，需要花費(fèi)許多時(shí)間及事前準(zhǔn)備，這方面我會(huì)相當(dāng)?shù)纳髦亍?

（2）通訊錄

通訊錄對(duì)于我而言相當(dāng)相當(dāng)?shù)闹匾?，我的通訊錄一定包含了兩個(gè)重要項(xiàng)目-email及手機(jī)。從2000年開(kāi)始使用PDA來(lái)，通訊錄一直是twhsi每天最常使用的工具，有些人或許驚訝為何筆者可以到大陸講課，我想是因?yàn)槟軌虺浞诌\(yùn)用通訊錄，整合好人脈，讓朋友及客戶能夠?qū)whsi做大力且有力的的推薦，最后達(dá)成別人眼中不容易達(dá)到的事情。這里有三個(gè)觀念和大家分享。

a.三機(jī)一體
三機(jī)一體就是將三種機(jī)器整合到一體的方式，這三種機(jī)器是手機(jī)、電腦、及伺服器。電腦用來(lái)打skype（國(guó)外），是殺手級(jí)運(yùn)用，可以節(jié)省大量金錢(qián)。

通訊錄是架構(gòu)在電腦上的，但是隨時(shí)可以同步到手機(jī)，這樣子打電話、傳簡(jiǎn)訊都相當(dāng)?shù)姆奖?。每天我的電腦也自動(dòng)將我的資料備份到伺服器（.mac服務(wù)），一方面防止資料遺失，一方面我也可以在網(wǎng)頁(yè)上直接瀏覽（沒(méi)有手機(jī)及自己電腦時(shí)），所以我從來(lái)都沒(méi)有弄丟過(guò)我的通訊錄，因?yàn)橐环葙Y料，有三個(gè)地方備份。

b.快速搜尋
我有一個(gè)朋友叫做江洋，他曾經(jīng)問(wèn)了我一個(gè)問(wèn)題：與 outlook 2007 同步的聯(lián)絡(luò)人，我需要做些什么調(diào)整，才能在 treo 650 內(nèi)快速檢索？我的回答是
我是在姓名前面加上許式注音各字注音的第一碼，例如 江洋 是je 張永錫是 juc
這樣雖然第一次修正雖然很慢，但是以后所有手機(jī)的通訊簿，都可以用此方法快速索引，不需要為了不同手機(jī)調(diào)整通訊簿（我當(dāng)前有1000筆通訊簿）
除了在姓名前加上慣用的輸入法英文鍵盤(pán)對(duì)應(yīng)位置，我們還可以利用電腦程式強(qiáng)大的搜尋功能，做出類(lèi)似CRM（客戶關(guān)系軟體）的效果，這方面臺(tái)灣的一位楊舜仁老師，功力相當(dāng)深厚，有興趣的朋友可以搜尋一下。

c. 批次處理
運(yùn)用通訊錄軟體，我們可以一次發(fā)出大量的email和簡(jiǎn)訊。這屬于一種非同步溝通，大家一定要很有效率的運(yùn)用科技，一方面批次處理節(jié)省時(shí)間，一方面也能建立鮮明的個(gè)人風(fēng)格。

通訊錄是很重要的資料庫(kù)，強(qiáng)力建議大家要好好的維護(hù)，人脈就是錢(qián)脈，不要忘了喔 :>

（3）任務(wù)清單

2007/11/02，我在google北京分公司演講后，他們問(wèn)了我兩個(gè)問(wèn)題”專(zhuān)案如何在期限前結(jié)案?”、”專(zhuān)案行動(dòng)變動(dòng)無(wú)法結(jié)案或有突發(fā)狀況打亂了原本的步驟，如何處理？”。這兩個(gè)問(wèn)題都是很困難回答的問(wèn)題，因?yàn)閷?zhuān)案本身就是一個(gè)很復(fù)雜的東西，在GTD這本書(shū)中，專(zhuān)案被稱為任務(wù)，我們先來(lái)看看他的見(jiàn)解。

任務(wù)就是需要好幾個(gè)下一步行動(dòng)才可以完成的目標(biāo)。例如要辦理一場(chǎng)網(wǎng)路上的網(wǎng)友聚會(huì)，若要有更好的活動(dòng)成果，就需要多種工作同時(shí)進(jìn)行，要同時(shí)執(zhí)行多項(xiàng)行動(dòng)，事前需要規(guī)劃，這些規(guī)劃就是任務(wù)的行動(dòng)。

任務(wù)需要常常的被檢視，我自己利用晨間日記來(lái)檢視自己昨天推動(dòng)的任務(wù)，用每周檢視來(lái)檢視本周及下周的任務(wù)狀況，用半年檢視來(lái)看看過(guò)去半年任務(wù)的執(zhí)行結(jié)果，并規(guī)劃下半年的重要任務(wù)的方向。這也是我當(dāng)時(shí)告訴googlers的答案–做好檢視就能預(yù)解部份問(wèn)題，讓自己可以專(zhuān)心對(duì)付眼前的事情及突發(fā)狀況。但是管控任務(wù)還有許多值得考量的事情，由于不在本課程范圍，有機(jī)會(huì)我們?cè)賮?lái)談。

（4）someday/maybe清單
“Someday/Maybe”清單保存了一些目前你不打算做(可能時(shí)間或資源不足)，但又希望在將來(lái)某一時(shí)間做的工作。這些是你真正想做的事，如你的夢(mèng)想計(jì)劃，想讀的一本經(jīng)典名作，想去的某一個(gè)國(guó)家等，你可以將之列成一個(gè)清單，當(dāng)你有空檔時(shí)拿出來(lái)翻翻，挑選一些你可以做的事付諸實(shí)現(xiàn)。

擁有”Someday/Maybe”清單是很棒的事，他就像一個(gè)夢(mèng)想的銀行，可以把自己想要做的事情存進(jìn)去。由于我使用mac電腦的iGTD軟體的 ”Archived”標(biāo)簽下，他本身就有很大的容量可以放置許多的Someday/Maybe事項(xiàng)。其實(shí)要累積Someday/Maybe清單，關(guān)鍵就是要有一個(gè)合適順手的放置地點(diǎn)及工具，這樣子我們才能累積夢(mèng)想，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)夢(mèng)想。

結(jié)語(yǔ)
進(jìn)階的系統(tǒng)，也就是行事歷、通訊錄、任務(wù)清單及someday/maybe清單。是讓我們更容易整合各種資源，讓做事的品質(zhì)提升。整合的目的就是做更少，得更多，在時(shí)間管理中談?wù)?，就?rdquo;用越來(lái)越少的時(shí)間、產(chǎn)生越來(lái)越多的人際互動(dòng)及生產(chǎn)力”，是一種強(qiáng)而有力的杠桿。如果您已經(jīng)對(duì)依照?qǐng)龊戏诸?lèi)的行動(dòng)清單已經(jīng)掌握的不錯(cuò)，我會(huì)建議您要做好今天介紹的這幾種清單的管理，這樣的益處是，運(yùn)用整合的力量，讓我們的時(shí)間管理產(chǎn)生更多的綜效（成果）。

講完了建立完整的行動(dòng)清單，接下來(lái)我們要討論的是”做好計(jì)劃有效執(zhí)行”的部份，也就是第三及四個(gè)流程-排程與行動(dòng)，我們繼續(xù)加油喔。