首先我們先開(kāi)始講六個(gè)流程中的前兩個(gè)流程，也就是收集及加工組織，當(dāng)我們的雜事進(jìn)來(lái)，要先統(tǒng)一收集到收件匣，其次要加工成行動(dòng)，并組織到行動(dòng)清單中。也就是說(shuō)前兩個(gè)流程的目的，就是要建立一個(gè)完整的行動(dòng)清單。

在談建立完整行動(dòng)清單的細(xì)節(jié)前，我們先講講為何完整的行動(dòng)清單如此重要。一般人把大腦當(dāng)作是記憶的工具，所以對(duì)朋友、家人的承諾，自己想要做的事情等，一股腦都放在腦海里。但是我們的大腦并不是如此可靠，記在心中的事情可能會(huì)忘記，不僅如此，所以的事情放在心里，根本就沒(méi)有辦法輕松自在。 >這本書的作者David Allen建議，如果能把建立清單當(dāng)作是一種生活及工作的習(xí)慣，日復(fù)一日不間斷，就是在練習(xí)黑帶級(jí)時(shí)間管理了。因此，想要做好時(shí)間管理，學(xué)習(xí)列好完整清單的習(xí)慣相當(dāng)重要。

以我這五年，長(zhǎng)期實(shí)行時(shí)間管理下來(lái)，發(fā)現(xiàn)要建立完整的行動(dòng)清單有三個(gè)要點(diǎn)，第一是要培養(yǎng)完整的雜事收集習(xí)慣，其次是擁有優(yōu)秀的行動(dòng)加工能力，最后是選擇合適的行動(dòng)清單工具，讓我們一一討論吧。

（1）培養(yǎng)完整的雜事收集習(xí)慣

培養(yǎng)收集的雜事習(xí)慣其實(shí)相當(dāng)容易，難的是持之以恒，所以選擇自己的生活經(jīng)驗(yàn)中，合適自己的方式及工具是第一步。很多人學(xué)了時(shí)間管理，就跑去買電腦、買pda，花了許多時(shí)間學(xué)習(xí)工具，這都是不必要的，仔細(xì)思考自己原本就慣用的工具，好好的發(fā)揮效能，是比較好的方法。

例如我的父親，他有事情時(shí)，就會(huì)寫一個(gè)小紙條，丟在西裝襯衫上衣的口袋中，下班后，就把這些紙條拿出來(lái)，看哪一些事情需要處理。

例如我的朋友Ada，就利用一張A4紙，折疊成小記事本，專門用來(lái)收集雜事，這個(gè)小記事本雖然小到可以放進(jìn)皮夾中，卻可以寫八頁(yè)的內(nèi)容，所以可以紀(jì)錄下很多雜事。

以我自己而言，我偏好用智慧型手機(jī)（TREO 650）上面的涂鴉軟體，隨時(shí)紀(jì)錄自己的想法及對(duì)他人的承諾。而數(shù)位工具的好處是，紀(jì)錄的事情再多，都不會(huì)增加體積。

這些工具，也就是我們課程中會(huì)一再提到的收件匣。收件匣讓雜事有一個(gè)腦袋之外的放置之處，所以不用擔(dān)心會(huì)找不到。重點(diǎn)其實(shí)不只是工具的選擇，更重要的是培養(yǎng)把事情放在腦袋之外的習(xí)慣。當(dāng)我們隨時(shí)隨地都養(yǎng)成紀(jì)錄收集雜事的習(xí)慣，完整把事情移出頭腦之外，才能”處于沒(méi)有壓力的狀態(tài)”、”增強(qiáng)信守承諾的能力”，這就是我們時(shí)間管理的目的。

（2）優(yōu)秀的行動(dòng)加工能力

當(dāng)我們把雜事一件件從收件匣拿出來(lái)，清空收件匣，并確認(rèn)每一個(gè)雜事的后續(xù)行動(dòng)，放進(jìn)可靠的行動(dòng)清單系統(tǒng)，這就是加工。每一次我花時(shí)間把雜事加工成行動(dòng)，我都有一種如釋重負(fù)的感覺(jué)，覺(jué)得這件事情開(kāi)始進(jìn)入自己的掌控范圍，不用害怕會(huì)遺忘或如何去作這件事情。

行動(dòng)和雜事不同，行動(dòng)必須是具體可行的事情，雜事則否。

“舉辦一場(chǎng)在臺(tái)北的研習(xí)會(huì)”是雜事，”email給Jennifer討論臺(tái)北研習(xí)會(huì)場(chǎng)地租借問(wèn)題”就是一個(gè)行動(dòng)，

“輪胎破了”是一件雜事，”打電話給輪胎店鄭老板起請(qǐng)她派人來(lái)拿車子”是一個(gè)行動(dòng)

“準(zhǔn)備行銷會(huì)議企劃案”是一件雜事，”下午兩點(diǎn)和Susan碰面，和她討論已經(jīng)做好的簡(jiǎn)報(bào)，并請(qǐng)她給予意見(jiàn)”是一個(gè)行動(dòng)

行動(dòng)需要花費(fèi)時(shí)間，而且可以幫助我們將事情往達(dá)成的方向前進(jìn)，我通常會(huì)盡量把雜事加工成20分鐘以下可以完成的行動(dòng)，這樣在我們?cè)谧雠懦虝r(shí)，就很容易估計(jì)行動(dòng)的要花費(fèi)的時(shí)間。即使簡(jiǎn)單的雜事，都應(yīng)該想清楚如何達(dá)成，因?yàn)楝F(xiàn)在不想清楚，以后要做的時(shí)候還是要再想一次，如果事前想好，放進(jìn)行動(dòng)清單，我們心理的負(fù)擔(dān)就能大幅降低。

（3）選擇合適的行動(dòng)清單工具

要成為黑帶級(jí)的時(shí)間管理高手，就要學(xué)會(huì)列清單。當(dāng)我們學(xué)會(huì)把雜事加工成行動(dòng)，日子一久，行動(dòng)的數(shù)量就會(huì)持續(xù)增加，變得不能用腦子記了，此時(shí)我們需要有合適的組織工具來(lái)存放，以下是幾個(gè)行動(dòng)清單工具的例子。

Ada使用萬(wàn)用手冊(cè)來(lái)存放自己的清單

朋友老K使用wince智慧手機(jī)上listpro軟體

朋友a(bǔ)whii則是利用Microsoft Outlook軟體來(lái)放置所有的行動(dòng)清單

朋友prdro是使用一個(gè)叫做MLO的軟體工具來(lái)存放

我和一些使用蘋果電腦的朋友則是使用一個(gè)叫做iGTD的軟體來(lái)存放

不管使用哪一種工具，要組織好自己的行動(dòng)清單，有場(chǎng)合分類的概念很重要，我自己會(huì)把行動(dòng)規(guī)劃成自己動(dòng)手、當(dāng)面溝通、打電話、思考/規(guī)劃、電腦工作等幾種場(chǎng)合來(lái)分類，這些場(chǎng)合大致上是依照電話、電腦等工具種類及工作性質(zhì)分類，可以讓我們?cè)谕粋€(gè)場(chǎng)合，批次處理自己手上的行動(dòng)，節(jié)省大量的時(shí)間。一般而言，利用一些科技工具比較有效益，可以節(jié)省時(shí)間，但是也要依個(gè)人風(fēng)格及喜好來(lái)選擇工具，不一定是3C 工具就一定好。

結(jié)語(yǔ)

我們這一課講的是建立完整行動(dòng)清單的重要及方法，這個(gè)習(xí)慣的培養(yǎng)需要一段時(shí)間的學(xué)習(xí)及嘗試，但是我常常覺(jué)得結(jié)夥攻頂、事半功倍，我們可以利用各種網(wǎng)路的工具來(lái)加快學(xué)習(xí)的速度。最后也希望大家能夠建立好自己的完整行動(dòng)清單，這樣的益處是，可以早日成為時(shí)間管理的黑帶高手，擁有時(shí)間去追求自己的夢(mèng)想。

接下來(lái)的課程，介紹的是第一個(gè)流程”收集”，請(qǐng)繼續(xù)加油。

延伸閱讀(部份為臺(tái)灣博客，或許有些在內(nèi)地?zé)o法閱讀)

如何成為時(shí)間管理的黑帶高手－Diddlebug實(shí)戰(zhàn)篇

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