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高校行政管理隊伍建設問題探析
行政管理是高校的三要素之一，為教學和科研服務，高校行政管理的水平在一定程度上影響著高校教學和科研的水平。伴隨著高校改革的深入，教學和科研的水平和質(zhì)量不斷提高，對行政管理的要求也越來越高。在這種情況下，要深刻認識高校行政管理的重要性，挖掘當前行政管理隊伍建設中存在的問題，采取有針對性的解決措施，全面推進高校行政管理隊伍建設，打造一支精干、高效、責任、服務的高校行政管理隊伍。
一、高校行政管理隊伍建設的意義
高校行政管理是高校為了實現(xiàn)教育工作的目標，依靠一定的機構制度，采用一定的措施和手段，發(fā)揮管理和行政職能，帶領和引導師生員工有效完成學校任務，實現(xiàn)預定目標的組織活動。[1]行政管理作為高校的三要素之一，其隊伍建設關系著高校的發(fā)展水平和質(zhì)量，關系著社會和經(jīng)濟的發(fā)展。一方面，加強高校行政管理隊伍建設可以促進高校更好地發(fā)展。伴隨著我國高校改革的深入進行，高校發(fā)展的自主性增強，管理權限增強。如何招攬學生、如何培養(yǎng)人才、如何保持永續(xù)發(fā)展，不僅需要教學管理工作的運籌，更需要行政管理工作的運作。[2]高水平的行政管理可以有效解決高校發(fā)展過程中出現(xiàn)的新問題，為高校教學和科研的發(fā)展提供良好的基礎。另一方面，加強高校行政管理隊伍建設可以使高校更好地適應經(jīng)濟和社會的發(fā)展。近年來，我國經(jīng)濟和社會快速發(fā)展，這客觀上要求我國高校教育教學水平和質(zhì)量的提高。而優(yōu)秀的大學需要優(yōu)秀的教師、科研、管理、制度、觀念，優(yōu)秀的管理可以有效激勵教師，可以健全管理的制度，科學規(guī)劃發(fā)展的遠景和目標，從而推動高校的發(fā)展。
二、當前高校行政管理隊伍存在的問題
(一)對行政管理的重要性認識不夠。長期以來，高校行政管理的隊伍建設一直被忽視。[3]在高校普遍存在的一個問題是，行政管理人員的地位較低，行政管理工作沒有受到應有的重視。教師和科研被放到重要的地位，而行政工作則被看成附屬品，從而被輕視。這種現(xiàn)象甚至影響到了部分高校行政管理人員的自我認同。這種現(xiàn)象實質(zhì)是因為高校行政管理的重要性沒有被深刻認識。
(二)行政管理隊伍的綜合素質(zhì)低。行政管理隊伍相對于專職教師隊伍來說存在著學歷低、管理水平低、創(chuàng)新意識弱等問題，總體上來看，行政管理隊伍的綜合素質(zhì)不高。在高校行政管理隊伍中，還有部分行政人員是在引進優(yōu)秀教師時，以安排家屬的形式被安排在管理崗位上的。行政管理隊伍的綜合素質(zhì)偏低，與高校發(fā)展日益要求的高水平的行政管理之間差距加大。再加上對行政管理人員的培訓重視不夠，沒有系統(tǒng)的培訓計劃，僅有的培訓又缺乏針對性，行政管理人員缺乏持續(xù)的提高能力。
(三)行政管理隊伍的待遇偏低。在高校行政管理隊伍建設中還存在著行政人員工作量大、待遇低的問題。與黨和國家對教育的重視相適應，高校教師的待遇問題逐步得到落實，教師隊伍逐步穩(wěn)定。但是，從事行政管理工作的人員待遇偏低，特別是近年來，高校的分配制度向教學傾斜力度較大，行政管理人員待遇達不到教師的平均水平。[4]由于行政管理人員待遇偏低，很多有能力有想法的人員不愿從事行政管理工作，或者有些已經(jīng)從事行政管理工作的人員也想方設法提高學歷為轉(zhuǎn)崗做準備。行政管理隊伍的不穩(wěn)定造成了工作人員無法潛心研究工作，創(chuàng)新方法，扎實做好工作。
三、加強高校行政管理隊伍建設的對策分析
(一)深刻認識高校行政管理的重要性。在加強高校行政管理隊伍建設的過程中，首先要深刻認識高校行政管理工作的重要性，認識到行政管理工作對教學和科研工作的服務功能，認識到行政管理工作對高校發(fā)展和經(jīng)濟社會發(fā)展的重要意義。只有認識到高校行政管理的重要性，真正從思想上重視行政管理工作，才能建立科學的行政管理制度和機制，對行政人員的職業(yè)發(fā)展進行科學規(guī)劃，為行政人員職業(yè)素質(zhì)的提高進行整體規(guī)劃，切實提高行政管理隊伍的待遇，增強行政管理隊伍的穩(wěn)定性，打造一支精干、高效、責任、服務的行政管理隊伍。
(二)加強行政管理隊伍的培訓。高校行政管理隊伍建設的核心之一就是提高行政管理隊伍的職業(yè)素質(zhì)，其中培訓是重要的方法之一。加強對高校行政管理隊伍的培養(yǎng)教育，不斷提高管理水平，是高校持續(xù)、健康發(fā)展的保證。[5]要克服原來的行政管理人員職業(yè)培訓匱乏、培訓缺乏系統(tǒng)性、培訓缺乏針對性等問題，科學進行培訓規(guī)劃，做好培訓調(diào)研，開展有針對性的培訓。創(chuàng)新培訓形式，采取交流、考察、專題講座等形式增強培訓的吸引力，提高培訓的效果。同時，在行政管理隊伍中倡導自我學習、終身學習的理念，學習與工作相輔相成，在工作中找到不足，從學習中發(fā)現(xiàn)解決問題的方法，推進工作的開展。
(三)提高行政管理隊伍的待遇。要全面提高高校行政管理隊伍的待遇，在工資、獎金、津貼、職稱評定等方面落實行政人員的待遇，讓他們覺得在高校從事管理工作并不是低人一等。[6]要落實待遇，就要建立公平的有競爭性的激勵機制，進行科學的崗位設置和工作分析，建立科學的績效考核制度，將行政人員的工作表現(xiàn)和物質(zhì)待遇掛鉤，切實打破原有的分配制度存在的大鍋飯現(xiàn)象和平均主義問題。要落實待遇，不僅僅是物質(zhì)待遇的問題，還有職稱評定等方面待遇的落實。行政人員的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展的落實，也可以吸引優(yōu)秀人才到行政管理人員隊伍中來。
高校行政管理隊伍建設是高校普遍面臨的問題，針對行政管理隊伍建設中存在的重要性認識不夠、行政管理隊伍綜合素質(zhì)不高、行政管理隊伍待遇偏低等問題，要切實認識到行政管理工作對教學和科研的服務功能、加強對行政管理隊伍的培訓、落實行政管理人員的物質(zhì)和職稱等待遇，打造一支穩(wěn)定的行政管理隊伍。
高校行政管理的辦公自動化問題研究
引言
隨著計算機和網(wǎng)絡技術的廣泛應用，計算機已經(jīng)成為高校辦公的必備工具之一，校園網(wǎng)已成為高校教學、科研、辦公及管理不可或缺的支撐環(huán)境，在我國高校教育中體現(xiàn)出越來越重要的作用。近年來，許多高校都先后明確了數(shù)字化校園的戰(zhàn)略目標，開始積極推進辦公自動化建設，一些高校根據(jù)本校的需要和人力、財力的情況開發(fā)了具有本校特色的辦公自動化系統(tǒng)，一些高校購買了辦公自動化系統(tǒng)，還有一部分高校通過外包形式開發(fā)了諸如人事管理系統(tǒng)，財務管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)，學生管理系統(tǒng)以及設備管理系統(tǒng)等一系列的辦公自動化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的使用，大大提高了高校的辦公效率，推動了高校辦公自動化的進程。同時，高校辦公人員的計算機應用水平也在逐步提高。使用Office辦公軟件以及收發(fā)電子郵件等操作都已經(jīng)成為辦公人員工作和交流的重要途徑，這就為辦公自動化系統(tǒng)的進一步推廣奠定了良好的基礎。
1 相關概念的界定
1.1 高校行政管理的概念。高校行政管理指的是高校內(nèi)部行政事務的管理，是高校通過依靠一定的機構和制度和采用一定的措施和手段，為了實現(xiàn)高校教育工作的目標，從而發(fā)揮管理和行政職能，充分利用各種資源，并引導全體師生員工有效完成學校各項工作任務，實現(xiàn)預定組織目標的一系列活動的總稱。
1.2 辦公自動化的概念。辦公自動化(Office Automatic)簡稱OA,是20世紀60年代提出的一個概念，截止目前，辦公自動化還沒有形成一個被廣泛認可的標準化定義，一般是指利用通信技術、計算機網(wǎng)絡技術以及辦公管理方法，將人們辦公的部分業(yè)務活動經(jīng)由辦公人員以外的其他各種先進辦公設備，并由辦公人員和這些辦公設備共同構成一個人機信息處理系統(tǒng)，從而完成相應的任務的一個連續(xù)過程。
2 高校行政管理辦公自動化的必要性
在我國高校教育事業(yè)的快速發(fā)展的宏觀背景下，各高校之間的競爭日趨白熱化，傳統(tǒng)的行政管理辦公方式已經(jīng)不能滿足高?？焖侔l(fā)展的需要，這就凸顯了改善高校內(nèi)部管理體制和提高日常工作效率的重要性。具體而言，高校行政管理辦公自動化的必要性主要系現(xiàn)在以下方面。
2.1 高校持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求。隨著我國高校招生體制改革，各高校辦學規(guī)模不斷擴大，許多高校經(jīng)過合并重組、獨立升格、擴建新校區(qū)等方式，形成了新老校區(qū)或多校區(qū)聯(lián)合辦學模式，對于此，傳統(tǒng)的高校行政辦公模式顯然無法適應遠程辦公的需求，這就對出現(xiàn)新型的辦公方式有了強烈的內(nèi)在需求，實現(xiàn)辦公自動化也就體現(xiàn)出高校進一步發(fā)展的必要性。
2.2 實現(xiàn)移動辦公的需要。隨著國內(nèi)外高校之間、校企之間合作交流的不斷加強，學校領導和教職員工都面臨著經(jīng)常出差的問題。是否能夠通過及時獲取信息來作出重要決策又是學校事業(yè)快速發(fā)展關鍵。例如，在學校領導出差期間，對學校情況要隨時了解，并安排各種事項，或及時批示一些重要文件，為了實現(xiàn)移動辦公，就必然要求擁有運行良好的行政管理辦公自動化系統(tǒng)。
2.3 降低高校管理費用的需要。資料表明，由于全面推行辦公自動化，美國政府在1992年-1996年的短短4年間各項開支減少了1180億美元。微軟公司在1997-1998年短短一年時間內(nèi)至少節(jié)省了4000萬美元開支?？梢?，對于高校而言，大力推行行政管理辦公自動化，可以大大降低辦公用品耗材的使用量，從而節(jié)約辦公經(jīng)費的開支，使學校能夠節(jié)約更多的人力、物力、財力用于高校的其他按建設領域，這同時也是構建節(jié)約型高校的良好體現(xiàn)。
2.4 實現(xiàn)高校信息共享和增強決策合理性的需要。作出科學決策是高校行政管理人員的重要工作，而擁有足夠的有效信息是進行科學決策的必要前提。大力推行行政管理辦公自動化，可以實現(xiàn)信息交流快捷通暢，充分實現(xiàn)信息資源共享，為高校行政管理人員提供良好的辦公環(huán)境，使決策能夠變得準確、及時，從而提高高校的行政管理工作效率。
2.5 國際化接軌的需要。目前，我國的高等教育事業(yè)正逐步與國際接軌。國內(nèi)高校能否把握發(fā)展機遇，是當前我國教育界普遍關注的問題。大力推行和實施行政管理辦公自動化，一方面可加強國際合作交流，另一方面還可加快國內(nèi)高校向國際化發(fā)展的步伐?？梢?，辦公自動化的簡歷是國內(nèi)高校在借鑒國際一流大學成功經(jīng)驗的基礎上對國際先進的高等教育管理模式的學習和改進策略。
3 我國高校行政管理辦公自動化面臨的主要障礙
由于各高校自身條件情況有所不同，辦公自動化建設水平也存在很大的差異。調(diào)查表明，使用辦公自動化系統(tǒng)是我國高校實現(xiàn)辦公自動化的主要方式，但以傳統(tǒng)方式為主的高校仍然高達45%，使用辦公自動化系統(tǒng)的高校為40%;只有5%的高?；緦崿F(xiàn)了對網(wǎng)絡辦公自動化的使用。由此可見，目前我國高校推行行政管理辦公自動化仍然是一個十分艱巨的任務，從目前來看，主要還面臨以下障礙。
3.1 高層領導的重視程度不夠。高校行政管理辦公自動化建設過程中面臨的最大困難在于一些高校的高層領導在思想觀念上存在滯后性。例如，有些高校的高層領導缺乏足夠的的計算機應用水平，因此存在抵觸情緒;再如，有的高校領導仍然沿襲傳統(tǒng)的思維方式，習慣于傳統(tǒng)的手工辦公;又如，盡管有些高校領導對辦公自動化并不持反對態(tài)度，但考慮到辦公自動化的前期工作需要大量的人力、物力、財力投入，同時，隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，在招生規(guī)模連年擴大的前提下，許多高校不得不將大量的資金投入到新建教學樓、宿舍樓以及教學儀器設備的添置上，從而在辦公自動化方面形成了資金短缺的狀況。
3.2 條塊分割現(xiàn)象嚴重，缺乏整體規(guī)劃。如前文所述，當前我國完全實現(xiàn)網(wǎng)絡辦公自動化辦公的高校比例還只有5%，絕大多數(shù)高校部門之間條塊分割，資源還不能實現(xiàn)校內(nèi)共享，相互之間缺乏統(tǒng)籌安排。具體而言，由于各個部門之間的辦公軟件相對獨立，軟件之間缺少接口定義，信息交流也就無法實現(xiàn)，這同時還會形成部門之間管理軟件出現(xiàn)重復開發(fā)的現(xiàn)象，另外，由于許多部門購買的辦公軟件并不符合本部門實際工作的需要，導致工作效率低下，因此，只有通過學校進行統(tǒng)籌規(guī)劃以及各部門積極配合，才能實現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)絡辦公自動化建設，從而真正發(fā)揮自動化辦公的功能。
3.3 辦公人員的培訓力度不足。隨著網(wǎng)絡的(下轉(zhuǎn)第61頁)
(上接第116頁)普及，電腦已成為高校辦公的必備工具之一，絕大部分高校已經(jīng)具備了辦公人員“一人一機”的條件，隨著時間的推移，辦公人員的計算機應用水平也相應地逐步提高，這就為大力推行辦公自動化奠定了良好的基礎。但由于一些歷史遺留問題的存在，有的高校把管理崗位當作安置人員就業(yè)的地方，部分年齡較大的辦公人員計算機應用水平相對低下，導致辦公人員的水平參差不齊，從而影響了辦公自動化的正常推行。因此，只有把辦公人員的管理實踐和計算機操作能力結合起來，才能真正發(fā)揮辦公自動化的作用。
3.4 系統(tǒng)缺乏足夠的安全保障措施?；ヂ?lián)網(wǎng)本身所固有的安全性隱患為少數(shù)有意攻擊網(wǎng)絡系統(tǒng)的人提供了可乘之機，他們紛紛通過竊取保密技術資料和重要數(shù)據(jù)、傳播病毒等方式攻擊和破壞網(wǎng)絡。所有數(shù)據(jù)實行辦公自動化后都會在計算機上存儲，一旦遭受黑客入侵或病毒破壞，其后果不堪設想?？梢姡W(wǎng)絡系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全問題是辦公自動化建設中值得注意的一個非常重要的環(huán)節(jié)。
4完善高校行政管理辦公自動化建設的對策
高校行政管理辦公自動化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，結合前文所述，本文認為，高校行政管理辦公自動化建設可采取如下措施。
4.1 快速更新觀念，提高領導層的重視力度。許多高校辦公自動化建設推進緩慢、甚至在推進過程中出現(xiàn)停頓甚至擱淺的情形，高校領層對此有不可推卸的責任。因此，學校領導應更新觀念，提高認識，拿出抓學科建設和抓教學評估的勁頭來抓網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)建設，同時做好辦公人員的隊伍建設。
4.2 建立包公自動化系統(tǒng)的長效管理機制。管理的規(guī)范化是辦公自動化系統(tǒng)正常運行的制度基礎，因此，建立健全各項長效管理制度是保證辦公自動化建設工作順利實現(xiàn)的重要保障。具體而言，在系統(tǒng)建設的過程中，諸如《校園網(wǎng)絡信息管理辦法》、《數(shù)據(jù)庫管理員職責》及《網(wǎng)絡與信息應用、保密管理辦法》等各類相關制度也要相應出臺，并在后續(xù)的系統(tǒng)使用過程中對這些規(guī)章制度不斷進行改進和完善。
4.3 提高辦公人員的辦公自動化素質(zhì)。由于辦公人員在辦公自動化系統(tǒng)這一人機結合系統(tǒng)的使用中起著主導地位，這就要求辦公人員一方面要熟練掌握辦公的基本知識，另一方面還要熟練使用各種辦公設備及辦公軟件，因此，提高辦公人員的綜合素質(zhì)，提高辦公人員的辦公自動化綜合能力就成為高校實現(xiàn)辦公自動化的重中之重，對于此，學校一是可以通過內(nèi)部培訓來逐步提高辦公人員的業(yè)務水平，通過考核持證上崗;二是可以通過對部分崗位進行人員外聘的方式，即聘任計算機使用能力強的人員上崗，保證人人會用，由此適應辦公自動化的工作需要。
4.4 加強防范措施，確保網(wǎng)絡信息安全。由于網(wǎng)絡辦公自動化建設會使高校的各類信息在一定范圍內(nèi)處于開放狀態(tài)，重要數(shù)據(jù)的安全性防護由此成為關鍵，因此，在辦公自動化建設的過程中，同時還要至少做好以下兩方面的工作，一方面，要加強高校全體行政管理人員的保密意識，另一方面，要此案去各種技術手段，即通過采用數(shù)據(jù)加密等技術，或通過設置身份驗證、權限審查等方式保證合法用戶的使用，從而在確保信息系統(tǒng)安全的前提下，使高校辦公自動化系統(tǒng)得以有效運行。
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