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淺談企業(yè)文秘人員文字表達(dá)能力的培養(yǎng)
一、前言
一個(gè)稱職的企業(yè)文秘，應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的統(tǒng)籌能力、調(diào)查能力，交際能力以及文字表達(dá)能力等，其中最為重要的就是文字表達(dá)能力。文字能力是企業(yè)文秘最基本、最重要的能力基礎(chǔ)，也是企業(yè)文秘人員工作能力高低的衡量標(biāo)準(zhǔn)。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的不斷激烈，企業(yè)結(jié)構(gòu)的日益復(fù)雜，企業(yè)對(duì)文秘文字表達(dá)能力的要求越來越高，因此如何提高企業(yè)文秘的語言表單呢過里就成為了文秘培訓(xùn)機(jī)構(gòu)研究的重點(diǎn)。
二、企業(yè)對(duì)文秘人員文字表達(dá)能力的要求
目前，企業(yè)對(duì)文秘人員的文字表達(dá)能力的要求主要包括以下幾個(gè)方面：
1.符合法律的要求
企業(yè)文秘進(jìn)行相關(guān)文件的撰寫必須符合我國的主要方針、政策以及法律的要求。這就要求秘書在平時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷把握文件的思想性以及政治性，使企業(yè)文件更好的為公司服務(wù)。企業(yè)秘書在遇到文件在思想以及政治方面的相關(guān)問題時(shí)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)詢問領(lǐng)導(dǎo)，不能自做主張。這也是當(dāng)代企業(yè)文秘的政治修養(yǎng)、道德修養(yǎng)的重要表現(xiàn)[1]。
2.忠于機(jī)關(guān)制文意圖
企業(yè)文秘尤其是國企文秘在接受機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的撰寫文章的任務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的要求繼續(xù)擰詳細(xì)的記錄，隨后在仔細(xì)思考文章的思想性以及制定好文章的篇幅、脈絡(luò)、觀點(diǎn)等等以后，將初步完成的提綱交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，或經(jīng)過集體的討論，充分了解企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的制文要求以后才能較好的完成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的制文要求。
3.堅(jiān)持實(shí)事求是
企業(yè)文件的價(jià)值在于文件的實(shí)用性，所以實(shí)事求是是企業(yè)文秘制文的基本要求。應(yīng)用文過分的強(qiáng)調(diào)理論性，沒有相應(yīng)的實(shí)際價(jià)值，也只是一紙空文。所以企業(yè)文秘在發(fā)現(xiàn)撰寫的文章與領(lǐng)導(dǎo)的制文要求或者與實(shí)際有著過大的差別的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)積極的提出問題，這既是文秘思想道德素質(zhì)的體現(xiàn)，也是文秘迅速得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)賞識(shí)的途徑。在提出問題的時(shí)候應(yīng)講究相應(yīng)的方式方法，應(yīng)當(dāng)在進(jìn)行充分的調(diào)查與群訪以后提出自己科學(xué)的見解，而不能一味的認(rèn)同上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)。
三、培養(yǎng)秘書文字表達(dá)能力培養(yǎng)的方法
1.通過調(diào)查獲取更多的資料
調(diào)查研究的一般思路為：善于質(zhì)疑，勤做筆記。但是單純的只通過調(diào)查獲取的只是原材料，只有經(jīng)過鑒別以及整理才能為其寫作提供相應(yīng)的幫助。這是搜集資料與疏離文章脈絡(luò)想聯(lián)系的過程，單純的只獲得寫作素材，而沒有相應(yīng)的思路進(jìn)行梳理就會(huì)使寫出的文件缺乏條理性。在現(xiàn)代企業(yè)中，企業(yè)文秘撰寫文章所用到的材料一般比較冗雜，各種類型、各種性質(zhì)的材料相互穿插，因此企業(yè)文秘需要一個(gè)嚴(yán)密的思路對(duì)整個(gè)文章用到的材料進(jìn)行梳理，只有這樣才能有效的提高寫作的效率以及文章的質(zhì)量[2]。另外企業(yè)提供給文秘的資料一般存在一定的水分，因此文秘應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)甄別虛假的材料，學(xué)會(huì)在最短的時(shí)間內(nèi)找到最為有用的幫助。因此企業(yè)文秘在平時(shí)工作生活當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)積極積累第一手材料，積極整理第二手以及第三手材料，獲得企業(yè)某項(xiàng)經(jīng)營決策的正面材料、反面材料以及歷史材料從而為以后的文章寫作奔涌相應(yīng)的資料。
2.對(duì)寫作理論以及文體進(jìn)行再熟悉
寫作是人類特有的一種精神創(chuàng)造活動(dòng)，就過程而言，寫作借助語言方面的信息表達(dá)相應(yīng)的情感以及思想，是目前人類社會(huì)生活中最必不可少的精神活動(dòng)。寫作有一定的文體，不同的文章有不同的文體，相應(yīng)的對(duì)語言也有不同的要求，寫作不意味著全部的照抄照搬，也不意味著完成的自我創(chuàng)造，應(yīng)當(dāng)自我創(chuàng)造的同時(shí)適當(dāng)?shù)慕梃b別人的意見。因此，企業(yè)文秘應(yīng)當(dāng)在平時(shí)工作過程中，積極閱讀相應(yīng)的文章撰寫理論以及經(jīng)典名作，不斷的提高自己對(duì)文章寫作理論的認(rèn)識(shí)以及對(duì)語言的感悟。應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)踐的原則，多修改，多實(shí)踐，積極利用工作的機(jī)構(gòu)提升自身的寫作功底。
3.修煉語言文字，增強(qiáng)文字表達(dá)能力
語言的表達(dá)能力決定了企業(yè)文秘水平的高低，因此企業(yè)文秘應(yīng)當(dāng)注重對(duì)文字表達(dá)能力的培養(yǎng)。語言表達(dá)能力的提高是一個(gè)長(zhǎng)久的過程，是經(jīng)過長(zhǎng)年累月月的積累以及感悟才有所提升，是長(zhǎng)期訓(xùn)練的結(jié)果，因此，企業(yè)文秘應(yīng)當(dāng)在平時(shí)的工作以及生活中，多讀、多看多寫，積極提高自身對(duì)文字的感悟能力以及撰寫能力，只有這樣才能在整體上提高自身的語言文字。
4.積極參加各種媒體機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)活動(dòng)
企業(yè)文秘應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)當(dāng)積極利用各種網(wǎng)絡(luò)工具吸收新的知識(shí)以及新的寫作技巧。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)是對(duì)文秘的考驗(yàn)也是其提升自身能力，獲得領(lǐng)導(dǎo)賞識(shí)的一個(gè)重要途徑。因此企業(yè)文秘應(yīng)當(dāng)應(yīng)當(dāng)在努力提高自身業(yè)務(wù)的同時(shí)積極利用現(xiàn)代社交工具，不斷提高相應(yīng)的素質(zhì)。
5.在積累素材的同時(shí)積極培養(yǎng)寫作興趣
素材是文秘寫作的基礎(chǔ)，而興趣是文秘是否能體驗(yàn)寫作的樂趣的關(guān)鍵，因此，企業(yè)文秘應(yīng)當(dāng)積極及類型應(yīng)的素材，積極培養(yǎng)自身寫作的興趣，將寫作作為自身提升生活質(zhì)量的重要途徑，只有這樣才有可能在以后的文章寫作中獲得領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)。
6.提高文字的基本功底
寫作雖然是一種技能，但掌握這種技能的關(guān)鍵還是在于實(shí)踐。只有通過不斷地實(shí)踐才能總結(jié)出寫作的規(guī)律，才能推敲出企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的制文意圖，同時(shí)只有不斷通過多寫多練才能有效的提高自身的寫作能力。作為企業(yè)文秘人員應(yīng)當(dāng)多寫多練，在每次文章寫作的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行多次的擬稿，然后在進(jìn)行相應(yīng)的修改。通過不斷的修稿自己的文章，文秘能夠發(fā)現(xiàn)自身寫作經(jīng)常出現(xiàn)的問題以及提升自身寫作能力的只要方法。同時(shí)多修改文章也是企業(yè)文秘責(zé)任心的重要體現(xiàn)，通過不斷的修改，不斷的聽取領(lǐng)導(dǎo)以及同時(shí)的意見，能夠有效的養(yǎng)成縝密的寫作習(xí)慣，不僅能夠有效的提升自身的習(xí)作能力，同時(shí)還能盡快的在企業(yè)文職工作中脫穎而出。
四、結(jié)語
綜上所述，文字表達(dá)能力是文秘工作能力的基本衡量標(biāo)準(zhǔn)，是提升工作能力的最重要的途徑。因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)對(duì)文秘文字表達(dá)能力的培養(yǎng)，積極加強(qiáng)素材的積累以及對(duì)文體的熟悉，不斷鍛煉語言能力，提升文字的基本功底。
論文秘工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)
文秘工作人員的素質(zhì)與文秘工作人員的職責(zé)和業(yè)務(wù)要求有著密不可分的關(guān)系，討論文秘人員素質(zhì)的提高，首先要理清文秘機(jī)構(gòu)的職責(zé)。文秘工作既包括機(jī)構(gòu)內(nèi)職責(zé)，如數(shù)據(jù)和檔案資料的管理與整理，辦公用品的準(zhǔn)備與派發(fā)，也包括機(jī)構(gòu)間職責(zé)，傳達(dá)上級(jí)指派的工作任務(wù)，協(xié)調(diào)各部門的工作，進(jìn)行管理崗位與基層崗位的信息溝通，所以文秘機(jī)構(gòu)的性質(zhì)是組織部門、協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)、督導(dǎo)小組和信息中心。所以提高文秘工作人員的素質(zhì)也要提高文秘工作人員的能力，素質(zhì)是從業(yè)基礎(chǔ)，能力是工作的保障。
1.提高文秘工作人員的政治素質(zhì)
文秘工作人員既有實(shí)物的準(zhǔn)備工作，也有數(shù)據(jù)文案的編輯處理工作，還有信息的提取傳達(dá)工作，內(nèi)容繁多復(fù)雜，在實(shí)際的工作中更要發(fā)揮好整體部門之間的工作協(xié)調(diào)、崗位間的承上啟下的職責(zé)，它的作用非常重要。這要求文秘工作人員要有正確的政治觸覺和清醒的頭腦，有較高的政治領(lǐng)悟能力，能夠準(zhǔn)確理解上級(jí)的工作要求，并將工作精神準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)給下級(jí)。
而這種信息的傳達(dá)多數(shù)具有很強(qiáng)的目的性，要求文秘工作人員要熟悉單位機(jī)構(gòu)的紀(jì)律要求和相關(guān)的工作規(guī)定，有較強(qiáng)的自律能力和較高的紀(jì)律意識(shí)，要有穩(wěn)妥的做事風(fēng)格，為人處世嚴(yán)肅謹(jǐn)慎認(rèn)真，掌握思考問題、分析問題和解決問題的方法和門路，否則，會(huì)給單位帶來不可挽回許多損失。
因此，加強(qiáng)文秘人員政治理論的學(xué)習(xí)非常必要，提高理論聯(lián)系實(shí)際，理論應(yīng)用于實(shí)際的能力，培養(yǎng)著眼于全局的政治眼光，提高和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通能力，敏銳的觀察能力，準(zhǔn)確把握工作中的要求，提高責(zé)任感。
2.提高文秘工作人員的思想素質(zhì)
文秘工作和其他的所有任何一種工作一樣，都需要工作人員有較強(qiáng)的責(zé)任感和敬業(yè)精神，能夠把文秘工作當(dāng)成一種神圣而嚴(yán)肅的事業(yè)，要深知自己肩上的責(zé)任巨大，才能把自己全身心地投入到工作當(dāng)中去。
正如前面所述，文秘工作繁多而且比較復(fù)雜，為了保證工作的準(zhǔn)確性和效率性要求，這就要求文秘工作人員有敢于自我犧牲的精神，有腳踏實(shí)地的工作態(tài)度，任勞任怨的吃苦精神，認(rèn)真謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，這是做好任何一項(xiàng)工作的基礎(chǔ)性要求。文秘工作人員必須牢牢樹立效率的工作理念，把握好工作的節(jié)奏，才能保證不會(huì)出現(xiàn)信息傳達(dá)延誤，才能準(zhǔn)確落實(shí)確立的每一項(xiàng)政策和目標(biāo)，低效率的工作運(yùn)轉(zhuǎn)既不利于工作的開展，也不利于單位的效益，甚至最終會(huì)被淘汰。
文秘工作人必須較強(qiáng)的學(xué)習(xí)精神，能夠快速接受新生事物，并轉(zhuǎn)化為自己的工作技能，現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)與信息時(shí)代，新生事物涌現(xiàn)，對(duì)于已經(jīng)或即將出現(xiàn)的新生事物或者新的辦公方法，文秘工作人員必須能夠快速學(xué)習(xí)，靈活掌握，融會(huì)貫通，才能不斷提高自己的辦公水平和業(yè)務(wù)水平。
文秘工作人員要有服務(wù)精神，文秘機(jī)構(gòu)既是辦公機(jī)構(gòu)，也是服務(wù)機(jī)構(gòu)，對(duì)于許多重復(fù)的工作，文秘工作人員要有不厭其煩的工作理念，好的待人接物、為人處世的積極態(tài)度，主動(dòng)去迎接挑戰(zhàn)，主動(dòng)去服務(wù)他人，要時(shí)刻注意自己的一言一行，展現(xiàn)良好的精神風(fēng)貌，樹立單位良好的形象。既要做好上級(jí)的工作，也要搞好基層的工作，保證領(lǐng)導(dǎo)和基層的和諧溝通，能夠多聽基層的聲音，也能夠積極為基層解決實(shí)際問題。
3.文秘工作人員工作能力的培養(yǎng)
作為文秘工作人員，最首要的工作能力是文案處理能力，也就是能夠整理相關(guān)的文案資料，要求具備一定的文字編輯能力、語言表達(dá)能力和邏輯推理能力，具備一定的文字功底和閱讀能力，能夠快速整理出單位所需的檔案資料，快速整理數(shù)據(jù)，提取相關(guān)信息，并且熟悉單位的業(yè)務(wù)，掌握一定的工作方法，為決策層提供必要的信息支持。文秘機(jī)構(gòu)本身就是信息機(jī)構(gòu)，要從信息的提取，信息的處理，信息的傳達(dá)幾方面明確工作要求，保證信息工作的準(zhǔn)確無誤，及時(shí)有效，為管理層提供良好的決策基礎(chǔ)，提高信息業(yè)務(wù)能力。
其次，要大力培養(yǎng)文秘工作人員的人際溝通能力，組織協(xié)調(diào)能力和政策執(zhí)行能力，文秘機(jī)構(gòu)是整個(gè)企業(yè)單位的溝通中心，作為一名文秘人員，其溝通能力的重要性是不言而喻的，如何調(diào)高文秘工作人員的溝通能力，一方面要主動(dòng)與上級(jí)、基層工作人員進(jìn)行溝通，了解他們的需要，養(yǎng)成一種溝通的主動(dòng)性，提高溝通能力;另一方面，要掌握一些溝通技巧，溝通時(shí)，能夠把握問題的要點(diǎn)，說話的要點(diǎn)，抓住核心問題。文秘人員要了解各個(gè)部門的情況，提高綜合組織協(xié)調(diào)的能力，文秘人員能夠領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)的核心要點(diǎn)，抓住主要矛盾和問題的主要方面，肩負(fù)起協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)下屬部門的責(zé)任，并隨時(shí)反映問題，確保準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)上級(jí)指令，堅(jiān)決服從上級(jí)的任務(wù)安排，提高政策執(zhí)行能力，嚴(yán)格遵守工作時(shí)限，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度和工作程序，經(jīng)自己的工作與單位運(yùn)轉(zhuǎn)有機(jī)地結(jié)合在一起。
最后，提高自己的學(xué)習(xí)能力，多與同事總結(jié)交流，多總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，多參加文秘工作人員的組織培訓(xùn)，逐漸總結(jié)出適合自己的工作方法。
結(jié)語
綜上所述，文秘工作人員的素質(zhì)直接影響著文秘機(jī)構(gòu)的工作效率，也影響著整個(gè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和經(jīng)濟(jì)效益。文秘工作人員只有嚴(yán)格要求自己，給自己設(shè)定更高的工作目標(biāo)，在實(shí)踐當(dāng)中善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，摸索工作方法，才能將自己打造成為一個(gè)優(yōu)秀的真正發(fā)揮作用的工作者，也必將成為一個(gè)現(xiàn)代社會(huì)所需的高素質(zhì)的能力型人才。
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