行政秘書工作論文
行政秘書工作論文
行政秘書是高校中各項(xiàng)事務(wù)管理的參謀和助手，同時(shí)還起了聯(lián)系管理層與師生關(guān)系的作用。但由于其工作特性所限，行政秘書的工作效率的提高通常面臨一些問題。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的行政秘書工作論文的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!
行政秘書工作論文篇1
淺談高職院校行政秘書工作的創(chuàng)新
[摘要]作為高職院校行政秘書，主要工作職責(zé)就是為了更好地執(zhí)行辦公室的各種行政事務(wù)，保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。文章詳細(xì)闡述了行政秘書的工作職責(zé)和工作特點(diǎn)，分析了行政秘書在行政管理工作中存在的問題和提高路徑。
[關(guān)鍵詞]高職院校;行政秘書;工作;創(chuàng)新
隨著全國的職業(yè)院校蓬勃發(fā)展，辦公室集教學(xué)、科研、管理于一身，成為了各工作的一扇窗口，行政秘書這項(xiàng)工作在學(xué)院的發(fā)展建設(shè)中起到了至關(guān)重要的作用。行政秘書既是院領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，又是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與師生的紐帶和橋梁，它在貫徹宣傳學(xué)校工作會(huì)議精神、保證學(xué)院日常工作秩序、內(nèi)部及學(xué)院與其他部門之間的溝通合作等工作中都是不可或缺的。行政秘書能力的大小、素質(zhì)的高低、工作質(zhì)量的好壞作用發(fā)揮程度，將直接影響整個(gè)的行政管理水平。因此，行政秘書在新形勢(shì)下，必須積極創(chuàng)新，不斷提高自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，與時(shí)俱進(jìn)。
一、行政秘書工作職責(zé)
行政秘書在工作中涉及到學(xué)院方方面面的工作，涉及的工作面廣而雜，歸納一下主要有以下5個(gè)方面內(nèi)容。
(一)日常工作
高職院校辦公室管理工作每天都在正常進(jìn)行。日常工作是行政秘書工作職責(zé)的重點(diǎn)所在。日常工作中行政秘書負(fù)責(zé)以下4個(gè)方面：
學(xué)院時(shí)常有需要上報(bào)、下發(fā)的各類公文、學(xué)校通知，行政秘書要對(duì)各類需要上報(bào)的公文進(jìn)行文字校對(duì)、呈送及存檔管理工作;對(duì)各類學(xué)校通知進(jìn)行傳達(dá)。來自于上級(jí)或其他二級(jí)部門的各類文件，行政秘書必須做好文件登記、傳達(dá)、反饋及歸檔工作。行政秘書要對(duì)需要的重要文件進(jìn)行保存和分類，各類紙質(zhì)檔案的分類放在相應(yīng)的檔案盒里，同時(shí)在電腦中建立了資料檔案管理庫，并定期將資料集中整理檢查，不但便于查找，更大大提高了工作效率。
(二)財(cái)務(wù)工作
財(cái)務(wù)工作是一項(xiàng)不容出差錯(cuò)的工作，需要行政秘書具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和足夠的細(xì)心。行政秘書要承擔(dān)起本學(xué)院教師日常培訓(xùn)、辦公用品、教學(xué)費(fèi)用、集體活動(dòng)等支出的報(bào)賬。
(三)人事工作
行政秘書承擔(dān)著本學(xué)院教職工日?？己丝记?、獎(jiǎng)懲工作、工資管理等人事工作。在具體的人事工作中，行政秘書應(yīng)協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)做好相應(yīng)的工作。同時(shí)要及時(shí)的將院校的各項(xiàng)規(guī)章制度傳達(dá)給新教職員工。同時(shí)要建立考勤檔案及工資檔案，各項(xiàng)工作做到有據(jù)可查。
(四)應(yīng)急工作
對(duì)于行政秘書，在日常工作中，總會(huì)有一些計(jì)劃外的工作要緊急處理。例如，領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)的工作安排，或辦公室其他人員因特殊情況缺崗，行政秘書要處理好這種臨時(shí)性的突發(fā)替崗到來的份外工作。有時(shí)是教職工突然請(qǐng)假，要及時(shí)協(xié)調(diào)好其他教職工維持日常教學(xué)工作的穩(wěn)定性。
二、行政秘書工作特點(diǎn)分析
(一)輔助性
的院領(lǐng)導(dǎo)每天的工作比較繁重，涉及的工作面廣而大。因此這就要求行政秘書充分發(fā)揮輔助作用。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)起到宏觀指揮作用，具體的瑣碎的工作則需要行政秘書輔助完成。行政秘書要時(shí)時(shí)的跟蹤相關(guān)的工作進(jìn)程，及時(shí)的向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)和提醒，對(duì)于工作出現(xiàn)的問題要及時(shí)地反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，便于事情的及時(shí)解決，圓滿的完成領(lǐng)導(dǎo)交給的各項(xiàng)任務(wù)。
(二)繁瑣性
行政秘書每天的工作種類繁雜，時(shí)間隨意性較大，經(jīng)常在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)做幾種工作。從實(shí)際工作量來看，其繁瑣程度使得實(shí)際工作任務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了其崗位職責(zé)要求。
(三)重復(fù)性
由于行政秘書的工作具有日重復(fù)性、反復(fù)性和常見性，所以大部分工作都在不斷重復(fù)的出現(xiàn)和辦理的過程中完成的。
(四)服務(wù)性
為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。行政秘書要積極主動(dòng)的了解各類信息，并積極主動(dòng)的向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。嚴(yán)守工作紀(jì)律，服從上領(lǐng)導(dǎo)，積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展整體工作，決策行政事務(wù)。為學(xué)院教職工服務(wù)。教師是職業(yè)院校的一線工作者，也是各的主導(dǎo)力量。行政秘書要為教職工營造一個(gè)和諧的工作環(huán)境。為教學(xué)與科研服務(wù)。教師的教學(xué)與科研與學(xué)院的發(fā)展都是息息相關(guān)的。
三、行政秘書的素質(zhì)能力提升的路徑
(一)在行政秘書中滲透高職院校管理文化
文化管理是人力資源管理的最高理念。文化的價(jià)值在于融合硬的組織結(jié)構(gòu)與軟的人力資源，整合組織資源，使之成為一個(gè)整體，服務(wù)于高職院校戰(zhàn)略目標(biāo)。應(yīng)把樹立共同的價(jià)值觀納入人力資源管理，把高職院校文化滲透到行政秘書管理中去，讓行政秘書感覺到組織的溫暖，增強(qiáng)成為高職院校員工的自豪感和責(zé)任感，自覺維護(hù)高職院校的利益和形象。
(二)提升文化素質(zhì)
高職院校是人類文化的集散地，擁有古今中外的燦爛文化，被譽(yù)為“讀書人的天堂”，行政秘書在高職院校工作，坐擁書城，擁有得天獨(dú)厚的條件品味萬卷書香。手不釋卷，以書為友，通過閱讀觸摸大千世界，洞悉世事，增長智慧，陶冶情操，在博覽群書中升華思想，提高閱讀素養(yǎng)。首先是學(xué)習(xí)行政工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，要不斷的學(xué)習(xí)行政管理方面的理論知識(shí)，并把這些知識(shí)融會(huì)貫通充分的運(yùn)用到實(shí)際中來。其次是人際交往能力，要想工作能夠順利進(jìn)行，就必須要學(xué)習(xí)與人進(jìn)行有效的溝通與交流，豐富自身科學(xué)文化素質(zhì)，知識(shí)一定要廣博，工作才能順利的開展。此外行政秘書還要具備人事知、財(cái)務(wù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、心理學(xué)知識(shí)、所在學(xué)院的一般專業(yè)知識(shí)、檔案學(xué)知識(shí)，其他的如外語、文學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法律、美學(xué)等等。
(三)理論與實(shí)踐相結(jié)合
作為的行政秘書，一定要有較強(qiáng)的工作能力，才能最有效率的完成好每天的各項(xiàng)任務(wù)。站在先進(jìn)的、正確的世界觀角度抓住事物的本質(zhì)，運(yùn)用正確的途徑來處理和解決問題。認(rèn)真合理的安排好各項(xiàng)工作的具體時(shí)間，必須要分清主次和輕重緩急，做到有理、有節(jié)、有序、有效。切實(shí)的制訂和落實(shí)工作計(jì)劃，勤寫善記、心思細(xì)膩、都是行政秘書提高工作效率的重要方法。
綜上所述，在高職院校實(shí)行二級(jí)管理的新形勢(shì)下，作為一名優(yōu)秀的行政管理人員，學(xué)知識(shí)，掌握先進(jìn)的管理理念和方法，才能保證管理工作事半功倍。在工作中加強(qiáng)自身能力的培養(yǎng)，多思考多動(dòng)手，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高工作效率和行政事務(wù)水平。在做好本職工作的同時(shí)，積極探索更好的工作方法，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，為學(xué)院、為高職院校、為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展，盡自己的絲薄之力。
行政秘書工作論文篇2
試談高校行政秘書工作績效
【摘 要】行政秘書是高校中各項(xiàng)事務(wù)管理的參謀和助手，同時(shí)還起了聯(lián)系管理層與師生關(guān)系的作用。但由于其工作特性所限，行政秘書的工作效率的提高通常面臨一些問題。必須通過組織和個(gè)人兩個(gè)方面入手解決這些問題，才能在根本上提高行政秘書的工作效率，更好地為學(xué)生和學(xué)校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】行政秘書;績效;能力
普通高等學(xué)校中行政管理工作發(fā)揮的作用雖然是輔助性的，但卻不可或缺。組織、傳達(dá)、引導(dǎo)和決策等職能的充分發(fā)揮直接關(guān)系到高校辦學(xué)水平和科研成果效益，行政秘書崗位最能體現(xiàn)高校行政管理體系崗位性質(zhì)[1]。
1、高校行政秘書工作性質(zhì)分析
1.1高校行政秘書的工作職責(zé)。通常來看，高校行政秘書的工作主要包括文書、溝通、人力資源和日常行政四個(gè)部分構(gòu)成。具體的內(nèi)容有：(1)、文書和文稿的草擬、審校、打印和發(fā)布;整理會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要;檔案的歸檔、登記、審核、保管等。(2)、聯(lián)系行政管理層與師生，公關(guān)、接待等外聯(lián)事務(wù)等。(3)、人力資源方面的相關(guān)工作，辦理入職稱評(píng)定、福利事務(wù)等。(4)、協(xié)助行政管理層督促各項(xiàng)工作計(jì)劃，管理辦公設(shè)施，處理信息資料，會(huì)議籌備，出具院系行政證明等[2]。
1.2高校秘書的工作特點(diǎn)。與高校中其他崗位不同，行政秘書有著自己明確的職責(zé)和作用，同時(shí)也形成了這一崗位上明確而清晰的工作特點(diǎn)。綜合性與復(fù)雜性。行政秘書通常對(duì)一個(gè)組織內(nèi)的各項(xiàng)事務(wù)均有一定了解，其工作范圍也涵蓋了組織活動(dòng)的各個(gè)方面，且內(nèi)容極其豐富。而這些日常事務(wù)并非是以條理清晰分明的形式出現(xiàn)在工作中，而是有較強(qiáng)的隨時(shí)性和突發(fā)性。行政秘書多數(shù)時(shí)間都會(huì)被大量的事務(wù)性工作纏身，必須在有限的時(shí)間內(nèi)整理出各種頭緒，體現(xiàn)出較強(qiáng)的復(fù)雜性。
重復(fù)性與時(shí)效性。盡管行政秘書的工作內(nèi)容非常豐富，但對(duì)于有工作經(jīng)驗(yàn)的人來說，這項(xiàng)工作仍不免是一些事務(wù)的重復(fù)，并會(huì)常常顯得枯燥無味。有些工作十分繁雜且大部分工作時(shí)間要求都很緊，因此要提高效率，講求時(shí)效。
服務(wù)性與利他性。性行政秘書的工作職責(zé)可以這一崗位的職責(zé)是建立在為領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)之上的，因此服務(wù)性成了秘書工作的主旋律。行政秘書所做的工作很多并不能為自己的崗位晉升或薪酬方面帶來直接的改善，但卻無時(shí)無刻不在服務(wù)他人。他們的工作自利性弱、利他性強(qiáng)[3]。
行政秘書幾乎沒有時(shí)間用進(jìn)行學(xué)習(xí)或者接受更多的培訓(xùn)，這樣就導(dǎo)致他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)長期停留在某一固定水平，無法實(shí)現(xiàn)真正意義上的“與時(shí)俱進(jìn)”。有些行政秘書中工作中也存在缺乏組織能力，借助模板來完成工作等問題，很難在工作中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新之處，也很難高質(zhì)量、高效率地完成各項(xiàng)工作[4]。
2、高校行政秘書效率不高的成因
2.1工作任務(wù)和壓力使其無法深入學(xué)習(xí)和思考。行政秘書要做好對(duì)內(nèi)對(duì)外的各項(xiàng)服務(wù)，導(dǎo)致其工作任務(wù)重、工作壓力大。高校行政秘書中很少有從秘書專業(yè)畢業(yè)的人，都是在實(shí)踐中通過“老帶新”的方式邊學(xué)邊干逐漸熟悉工作的，工作和學(xué)習(xí)的壓力較大。
2.2工作的業(yè)績感和成就感有限。在其單位工作的秘書，通常都有比較明朗的職業(yè)前景。然而這種職業(yè)發(fā)展規(guī)劃在高校里則行不通，因此大大降低了行政秘書對(duì)工作的成就感。繁重的工作使他們沒有時(shí)間保證教學(xué)和科研工作，其成果數(shù)量及質(zhì)量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于與他們同時(shí)進(jìn)入學(xué)校在教學(xué)科研崗位上的同行。這會(huì)使他們對(duì)前景感到茫然，并逐漸缺乏了對(duì)秘書工作的積極性。
2.3難以適應(yīng)快速轉(zhuǎn)換的角色。職業(yè)特點(diǎn)和高校的環(huán)境，使高校行政秘書形成了“秘書”、“教師”、“研究者”和“生活人”這四種思考和行為方式存在很大的差異的角色。高校行政秘書每天都必須在這四種角色中頻繁轉(zhuǎn)換，不停地選擇與角色相對(duì)應(yīng)的思考和行為方式。因此必然帶來人格沖突，這對(duì)高校行政秘書身心健康所形成的危害也是不爭(zhēng)的事實(shí)[6]。
2.4職稱晉級(jí)困難。行政秘書的外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，且在專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘上處于劣勢(shì)。他們平時(shí)大都忙于具體事務(wù)，個(gè)人學(xué)習(xí)進(jìn)修的時(shí)間少，也少有機(jī)會(huì)外出參觀考察、學(xué)習(xí)和工作研討，缺少接受系統(tǒng)性，專業(yè)性再教育和職業(yè)再培訓(xùn)的機(jī)會(huì)[5]。
3、提高高校行政秘書工作效率的對(duì)策建議
要提高行政秘書的工作效率，必須從組織和個(gè)人兩個(gè)角度入手，共同作出努力。
3.1組織應(yīng)為行政秘書提供成長的機(jī)會(huì)和環(huán)境。首先，組織內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人要認(rèn)識(shí)到行政秘書不是隨意可以替代的工作，同時(shí)要在日常和生活和工作中給予一定的支持和尊重。行政秘書并不只能機(jī)械的簡單重復(fù)執(zhí)行上級(jí)和師生的任務(wù)，還能夠發(fā)揮出行政管理崗位人員的能動(dòng)性，出謀劃策，為領(lǐng)導(dǎo)提出建議和意見。因此，組織要充分重視行政秘書這種掌握全局的能力，從而為管理層的決策提供良好的依據(jù)。其次，組織要為行政秘書提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓其有充分的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和學(xué)習(xí)環(huán)境。
不能單純地認(rèn)為事務(wù)性工作人員參加培訓(xùn)工作會(huì)耽誤本職工作，僅僅依靠原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)是無法真正勝任高校行政秘書工作的。因而，行政秘書通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)而增長的知識(shí)和技能能夠在今后的工作中很好地運(yùn)用，以提高效率和水平。再次，應(yīng)建立靈活、合理、人性化的評(píng)價(jià)機(jī)制。根據(jù)高校秘書工作不易量化的特點(diǎn)建立合理的干部聘任、選拔制度。在進(jìn)修、學(xué)習(xí)等方面給予優(yōu)惠政策，鼓勵(lì)他們安心搞好教學(xué)和管理工作。同時(shí)也要提高高校秘書的待遇，使高校秘書崗位成為一個(gè)有吸引力的、有前途的崗位，這樣才能夠不斷激勵(lì)行政秘書工作的積極性。
3.2行政秘書個(gè)人要充分提高自己各項(xiàng)素質(zhì)。行政秘書也要通過學(xué)習(xí)不斷提高自己的各項(xiàng)素質(zhì)和工作能力，除了要具備秘書專業(yè)的相關(guān)知識(shí)之外，還要了解所在組織的專業(yè)知識(shí)。另外還應(yīng)該了解一些經(jīng)濟(jì)、管理、財(cái)務(wù)、心理等方面的知識(shí)。首先，應(yīng)該積極主動(dòng)學(xué)習(xí)文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。高校行政秘書很多都不是“文秘”專業(yè)的科班出身，不知道秘書工作的一些方法和原則，在工作中會(huì)遇到各種困難，影響了工作效率。
因此，高校行政秘書學(xué)習(xí)一些秘書專業(yè)的知識(shí)是非常必要的[7]。其次，應(yīng)該主動(dòng)提高能力素質(zhì)。行政秘書的能力素質(zhì)主要包括高效和快捷的學(xué)習(xí)能力、研究能力、創(chuàng)造性思維能力、口語和書面表達(dá)能力、處理突發(fā)事件和危機(jī)的管理能力、組織能力和工作創(chuàng)新能力等。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和職能部門的助手，行政秘書對(duì)經(jīng)常性工作和突擊性工作要能夠分清輕重緩急、妥善安排。最后，行政秘書要正確認(rèn)識(shí)并承擔(dān)好自己的崗位角色，擺正自己的角色位置，學(xué)會(huì)在溝通的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)，和諧地處理好與上級(jí)部門、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生的關(guān)系。此外，還應(yīng)能夠熟練使用計(jì)算機(jī)處理日常工作，這不但能提高工作效率和水準(zhǔn)，而且能減輕管理中的部分工作量，為提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
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