秘書工作的職責(zé)論文(2)
秘書工作的職責(zé)論文篇2
淺談秘書在管理工作中的作用
前言：秘書，作為行政部門的關(guān)鍵職位。之所以關(guān)鍵，主要是從它的作用和意義層面上來講的。要做好秘書工作，并非一件易事，這其中涉及到的，除了豐富廣泛的知識(shí)儲(chǔ)備，細(xì)致縝密的洞察力，清晰明確的辨別力。但更重要的是人際關(guān)系，為人處事的方式技巧。處理好領(lǐng)導(dǎo)和下屬的關(guān)系，做好他們之間的橋梁和紐帶，起到一個(gè)承上啟下的作用。
關(guān)鍵詞：秘書 管理工作 橋梁作用 關(guān)鍵職位
一、秘書的含義
自古以來，秘書一詞其實(shí)就有其專有的稱謂：文牘、文書、參謀、智囊等。
1、文牘
宋代詞人蘇軾的《上初即位論治道》之二中說道：“而尚書諸曹，文牘繁重，窮日之力，書紙尾不暇，此皆苛察之過也。”文中提到的“文牘”,即指古時(shí)的公文、書信、案牘。而在郭沫若先生的《黑貓》中：“我們一些在省城或府城里讀書的人便做了文牘。”這里說的“文牘”指的是在官府或其他團(tuán)體草擬文稿的人。而現(xiàn)在文牘這個(gè)稱謂已經(jīng)不再沿用了，它可以作為一個(gè)朝代和一個(gè)文明的標(biāo)志和文化記號(hào)。
2、文書
與文牘的性質(zhì)相似，從第一層含義講，就是指記載重要事件的公文、書信、契約。古時(shí)的條件有限，文書的載體大多都是甲骨、青銅器、石頭或貝殼。更有戰(zhàn)國、秦漢時(shí)期的竹、木簡。第二層含義也就是指從事公文、書信工作的人員。直到現(xiàn)在，文書這個(gè)稱謂還在使用，它主要強(qiáng)調(diào)了秘書工作中的文字駕馭能力的重要性，以及對(duì)信息的分析整理能力。
3、參謀
唐朝后期，參謀為節(jié)度使幕僚之一，掌參預(yù)謀劃。清末，軍、政、師設(shè)立參謀一職，掌管軍訓(xùn)及謀劃籌事。雖然現(xiàn)在參謀也常常被用來稱贊有謀略有見識(shí)的人，但大多時(shí)候是體現(xiàn)一個(gè)人的輔助性服務(wù)作用的，也就是秘書的主要職責(zé)之一，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，參與重要事宜的討論。
4、智囊
同樣，跟參謀一樣，它們都指的是足智多謀的人，可以給別人出謀劃策的人?，F(xiàn)在也有人將有某有略的人稱作智囊團(tuán)，同時(shí)這也是一個(gè)優(yōu)秀的秘書所必須具備的能力，擁有豐富的知識(shí)，方可以臨陣不亂，處事泰然。
僅僅從這些名稱中，我們就可以分析出自古秘書所從事的工作內(nèi)容和職責(zé)要?jiǎng)?wù)。時(shí)代變遷，統(tǒng)治方式也不盡相同。因此，在一定時(shí)期內(nèi)，秘書所充當(dāng)?shù)慕巧托枰瓿傻娜蝿?wù)也是不同的。但總體來說，有一點(diǎn)是亙古不變的，秘書所處的位置是一人之下，萬人之上，服從上級(jí)統(tǒng)治者的命令，接受上級(jí)的安排，并按時(shí)完成既定的任務(wù)。
二、秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用
秘書處于領(lǐng)導(dǎo)的近身旁側(cè)，就表明其地位是一人之下，被領(lǐng)導(dǎo)，接受指示，服從命令，完成任務(wù)。同時(shí)也體現(xiàn)出它的重要性，以及不可取代。當(dāng)然，秘書所從事的工作內(nèi)容的復(fù)雜繁瑣，但又不可懈怠，所以它的重要作用也是不可小覷的。
1、參謀、助手作用
作為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，秘書的輔助性服務(wù)是非常重要的。怎么使這個(gè)作用更完美地發(fā)揮，如何做好這個(gè)助手，就要看秘書自己的智謀了。所謂參謀，即參與謀劃，也就是說，在整個(gè)事務(wù)的完成過程中，秘書所提供的服務(wù)都是輔助性的、建議性的。工作思路，事件的流程內(nèi)容以及主旨大意，都要遵從領(lǐng)導(dǎo)的意愿，而不是替領(lǐng)導(dǎo)做決定，自作主張代領(lǐng)導(dǎo)決策。一個(gè)睿智優(yōu)秀的秘書會(huì)將自己的意見和看法與領(lǐng)導(dǎo)的意愿融匯整合，做到互不沖突，并且在這過程中，為領(lǐng)導(dǎo)提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使整個(gè)工作程序能夠順利進(jìn)行。
2、提供信息的作用
秘書本來就需要是一個(gè)信息智慧的集合體，秘書工作的性質(zhì)需要秘書必須具備對(duì)信息的敏感的洞察力。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，參與領(lǐng)導(dǎo)決策，就要及時(shí)搜集掌握科技、文化、技術(shù)、教育、醫(yī)療衛(wèi)生、等等國內(nèi)國際的相關(guān)信息。同時(shí)也要同步了解本地區(qū)、本單位、本部門的近期發(fā)展?fàn)顩r及其長足發(fā)展規(guī)劃，在領(lǐng)導(dǎo)需要的時(shí)候，能夠保證像電腦一樣，迅速準(zhǔn)確地輸出信息，提供服務(wù)。及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息，既節(jié)省了工作時(shí)間，有保證了辦事效率，同時(shí)也能獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任。
3、協(xié)調(diào)作用
協(xié)調(diào)是管理的手段之一，秘書在一個(gè)部門的管理工作中所起到的作用其實(shí)就像一座橋，連接兩個(gè)不相交的點(diǎn)，協(xié)調(diào)得好，這座橋就會(huì)穩(wěn)固，不相交的兩個(gè)點(diǎn)也就連成了一條線;若協(xié)調(diào)得不好，那這座橋就很可能會(huì)坍塌，那么不相交的兩點(diǎn)便會(huì)相距更遠(yuǎn)。
時(shí)代變遷，在新的歷史時(shí)期，領(lǐng)導(dǎo)面臨的問題越來越復(fù)雜，難題越來越難解。政策方針的變革，會(huì)引來不少爭議和矛盾，在這千絲萬縷的復(fù)雜關(guān)系面前，領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)解決這些問題，就十分需要一座橋來權(quán)衡了。秘書的協(xié)調(diào)作用要從矛盾雙方入手，分析掌握情況，看清矛盾著的雙方與自己的關(guān)系，也給自己定定位。首先要顧全大局，權(quán)衡矛盾的輕重緩急，其次還要做到原則性與靈活性的統(tǒng)一，既不違背上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意愿，也不過分遷就不合理的要求和觀點(diǎn)。處理好矛盾雙方的關(guān)系，做好溝通工作，不僅緩和了工作氛圍，提高工作效率，同時(shí)也能體現(xiàn)出一個(gè)優(yōu)秀秘書的素質(zhì)修養(yǎng)。
4、耳目作用
耳目，顧名思義，就是要做領(lǐng)導(dǎo)的耳朵和眼睛。當(dāng)然不是去監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的言行，而是要求秘書人員具有靈敏的應(yīng)變能力和精確的分析能力。在領(lǐng)導(dǎo)的決策過程中，若有不妥或不恰當(dāng)?shù)牡胤剑皶r(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議和意見，在領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施一項(xiàng)方針或決策前，能夠適時(shí)提醒，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)修正，以免出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤和問題。秘書工作的耳目作用，體現(xiàn)出秘書人員豐富的知識(shí)儲(chǔ)備和敏銳的思維。同時(shí)也是一個(gè)卓越領(lǐng)導(dǎo)背后的重要支撐力量。
三、秘書與上下級(jí)的關(guān)系
秘書人員在辦公室主要起到橋梁紐帶的作用， 負(fù)責(zé)上下級(jí)、內(nèi)外部門的溝通，同時(shí)還是領(lǐng)導(dǎo)工作上的參謀和助手。要處理這么多層關(guān)系，秘書所要具備的能力也就更加嚴(yán)格具體了。
1、對(duì)上級(jí)服從，但不盲從。
領(lǐng)導(dǎo)的工作就是制定方針計(jì)策，然后向秘書傳達(dá)并命其執(zhí)行。而秘書的工作就是聽從指示，服從安排，完成任務(wù)。然而一個(gè)稱職的秘書人員，在接受到一條指示命令后，若發(fā)現(xiàn)其中有不妥之處，定會(huì)認(rèn)真分析，及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)的想法和思維，并適時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商調(diào)解，而不是為了不得罪領(lǐng)導(dǎo)而盲目聽從執(zhí)行。雖然秘書和領(lǐng)導(dǎo)是上下級(jí)關(guān)系，分工不同，職位不同，但沒有貴賤之分，因此，處理好與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，既能提高工作效率，有可以增加領(lǐng)導(dǎo)的信任。
2、同下屬和諧相處，共同提高
在執(zhí)行上傳下達(dá)任務(wù)的過程中，秘書需要與各個(gè)部門的人員溝通和交流。在與各部門人員相處時(shí)，尤其是跟下設(shè)部門的工作人員。盡量放低自己的身份，以平視的目光注視每個(gè)人，不要依靠自己的領(lǐng)導(dǎo)來壓迫或排擠他們。能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)他們的困難并及時(shí)給予幫助和支持，良好的人際關(guān)系能夠幫助自己擴(kuò)展人脈，提高辦事效率。
3、與同事和氣共事，公平競爭
在同一個(gè)部門，水平相當(dāng)，年齡相仿的年輕工作人員之間，難免會(huì)出現(xiàn)很多矛盾和爭端。隨著市場競爭日趨激烈，職場當(dāng)然也避免不了暗中的斗爭。面對(duì)這些，秘書人員就要體現(xiàn)出專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。面對(duì)詆毀、暗刀傷人，無論什么情況，都要使自己的頭腦保持清醒、鎮(zhèn)定，反省自己的工作是否有不當(dāng)之處。以防招致不必要的誤會(huì)，要及時(shí)跟對(duì)方溝通調(diào)解，并在今后的工作中不斷提升完善自己。避免此類事件重蹈覆轍。
四、秘書人員所需的職業(yè)素質(zhì)
現(xiàn)代秘書不比從前，它是一個(gè)綜合性的工作職位，所以對(duì)秘書從業(yè)人員的素質(zhì)和修養(yǎng)要求越來越高。要成為一名優(yōu)秀出色的秘書，就要不斷提升自己，完善自己，使自己變得多面、博學(xué)、有見識(shí)。主要有一下幾個(gè)方面：
1、扎實(shí)的文字功底
秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，主要是完成一些輔助性的工作。主要有記錄抄寫新聞消息，起草文稿，登記來訪人員的信息記錄，領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議記錄等，這些都需要秘書具有一定的文字駕馭能力和分析能力。在起草文稿時(shí)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)所給出的題目，秘書能夠快速掌握領(lǐng)導(dǎo)的意愿擬定提綱，并及時(shí)搜集查閱相關(guān)資料。將這些零散的信息匯總整合，在既定的時(shí)間內(nèi)拿給領(lǐng)導(dǎo)做批閱。這整個(gè)流程，都需要秘書人員具有非常扎實(shí)文字撰寫能力，才能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成符合領(lǐng)導(dǎo)口味的文書。扎實(shí)的文字功底是秘書人員所需具備的最基本的一項(xiàng)技能。
2、敏銳的政治頭腦
在行政部門工作，大部分內(nèi)容都是涉及到政治的。秘書工作中的方方面面，都帶有很強(qiáng)的政治性，在工作中，要時(shí)刻保持清醒的頭腦，以最好的狀態(tài)投入工作當(dāng)中。因?yàn)橐粋€(gè)部門的政治主張、部門形象、以及本部門人員的切身利益都會(huì)從秘書的工作中體現(xiàn)出來。所以，要關(guān)注政治時(shí)事問題，培養(yǎng)自己站在政治的角度看待、分析、解決問題的能力，要保持立場堅(jiān)定，旗幟鮮明，不做墻頭草。提高自己的政治理論修養(yǎng)。
3、靈活的應(yīng)變能力
秘書工作大多都很繁瑣復(fù)雜，既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理，又要做好后勤工作，而且什么都得面面俱到，一一細(xì)心做好。所以秘書人員就要有靈活的頭腦和干練有效的辦事能力。在工作中，難免會(huì)遇到棘手的事兒，要做到兩不耽誤，就得沉著冷靜下來，不慌亂，尤其是在遇到突發(fā)事件時(shí)，要知道分清輕重緩急，抓住重點(diǎn)，恰當(dāng)合理、有條不紊地解決好問題。
4、務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)
秘書工作復(fù)雜枯燥，在這個(gè)崗位上就得吃得了苦，耐得住寂寞，任勞任怨。付出的辛苦不一定能得到補(bǔ)償和回報(bào)，但是要始終保持一種向上的心態(tài)，將熱情和活力注入到工作中去，服務(wù)社會(huì)。同時(shí)，要看得到他人的優(yōu)點(diǎn)，從而發(fā)現(xiàn)自己的不足，取長補(bǔ)短，揚(yáng)長避短。給自己適當(dāng)?shù)亩ㄎ?，樹立信心，?dāng)然也不能高人一等，堅(jiān)持正確的價(jià)值導(dǎo)向，發(fā)掘自己的奉獻(xiàn)精神，從而實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值。
秘書工作能否做好，取決于是否能夠在崗位上發(fā)揮作為秘書應(yīng)該具備的能力和作用。秘書受人管理，同時(shí)也在管理其他人和事，作為橋梁和紐帶，秘書人員的工作在整個(gè)人事管理過程中就顯得尤為重要。所以，每個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)背后，總有那么一個(gè)出色的秘書。
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