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行政秘書工作的畢業(yè)論文(2)

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行政秘書工作的畢業(yè)論文

  行政秘書工作的畢業(yè)論文篇2

  試談做好高校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作的策略

  摘 要:行政秘書工作在高校行政管理中起著重要的作用,是行政管理的基層崗位,行政秘書是一線管理者,地位比較獨(dú)特,在行政管理中起到助手、組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)的作用。行政秘書承擔(dān)了二級(jí)學(xué)院辦公室當(dāng)中的各項(xiàng)工作內(nèi)容,能夠保障二級(jí)學(xué)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。該文介紹了高校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作的特點(diǎn),行政秘書的職責(zé)以及行政秘書應(yīng)該具備的素質(zhì),并且對(duì)如何做好行政秘書工作提出了一些建議和方法。

  關(guān)鍵詞:高校 二級(jí)學(xué)院 行政秘書

  高校辦公室是重要的職能部門,是學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的紐帶,協(xié)調(diào)和溝通上下級(jí),行政秘書是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手,是領(lǐng)導(dǎo)和教職工的潤(rùn)滑劑。中國(guó)的高等教育正在迅速發(fā)展,高等教育已經(jīng)從精英教育轉(zhuǎn)換為大眾教育,高校的規(guī)模不斷擴(kuò)大,教學(xué)形式多元化,這使得高校在教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平以及辦學(xué)效益方面不斷提高,隨著高校管理體制改革的深入,高校正在大力開展與社會(huì)和其他高校的交流合作,高校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作面臨著挑戰(zhàn),所以,提高行政秘書的工作能力能夠提高學(xué)院的管理水平,促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。

  1 行政秘書的工作特點(diǎn)

  教學(xué)管理在高校管理中有很重要的作用,教學(xué)質(zhì)量的管理是教學(xué)管理的核心,也是人才培養(yǎng)的保證,教學(xué)秘書是教務(wù)管理的執(zhí)行者,教學(xué)活動(dòng)的組織者,是教師與學(xué)生、教師與教師、上級(jí)和下級(jí)的紐帶,行政秘書工作滲透到教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中,有不可忽視的作用。

  1.1 輔助性

  行政秘書的工作主要是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成工作任務(wù),學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)不僅要做好行政工作,還要完成教學(xué)和科研的任務(wù),不可能做到面面俱到,因此,行政秘書要完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作內(nèi)容,還要進(jìn)行跟蹤以及督促,把工作中出現(xiàn)的任何問題都要回饋給領(lǐng)導(dǎo)。

  1.2 繁瑣性

  行政秘書每天都有大量繁雜的工作要處理,很多時(shí)候都是好幾件事情一起辦,要與不同的人員接觸,解決他們提出的問題,實(shí)際工作內(nèi)容特別繁瑣。經(jīng)常有需要反復(fù)辦理的事情,每天都要收文件,并且把有關(guān)文件上傳學(xué)院的網(wǎng)站,把應(yīng)該辦理的事物一一通知,教職工職稱的申報(bào)以及考核都要一步步辦理。

  1.3 服務(wù)性

  行政秘書首先要服務(wù)與師生,這是最基本的職能,要為師生營(yíng)造一個(gè)和諧的工作學(xué)習(xí)環(huán)境,其次要服務(wù)于教學(xué)和科研,要及時(shí)傳達(dá)學(xué)校的科研信息,為教師和科研工作人員的工作提供方便,再次,行政秘書還要服務(wù)于學(xué)院的決策,為了確保領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性,要及時(shí)并且準(zhǔn)確的給領(lǐng)導(dǎo)提供調(diào)查和統(tǒng)計(jì)的信息,收集整理資料,提供決策的建議,做好領(lǐng)導(dǎo)的助手。行政秘書要維持學(xué)院正常的教學(xué)秩序,保證教學(xué)任務(wù)順利完成,加強(qiáng)與師生的溝通,把服務(wù)落實(shí)到工作的方方面面,為日常教學(xué)活動(dòng)提供保障。

  1.4 組織協(xié)調(diào)性

  教學(xué)管理涉及到很多方面,行政秘書在管理工作中負(fù)責(zé)組織和落實(shí)教學(xué)工作,比如排課、調(diào)課、訂教材、落實(shí)教學(xué)計(jì)劃、安排考試、成績(jī)管理、畢業(yè)生資格審查、考核教師等等。由于很多行政管理的活動(dòng)呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的關(guān)系,教學(xué)任務(wù)是由多個(gè)部門共同完成的,行政秘書要做好溝通、組織和協(xié)調(diào)的作用,如果行政秘書的協(xié)調(diào)工作沒有做好,會(huì)產(chǎn)生矛盾、混亂,嚴(yán)重影響教學(xué)質(zhì)量。

  2 行政秘書的職責(zé)

  二級(jí)學(xué)院行政秘書工作的主要職責(zé)是協(xié)助學(xué)院辦公室主任做好各項(xiàng)行政工作,工作內(nèi)容涉及到很多方面,第一,日常工作,負(fù)責(zé)學(xué)院的文件、信息以及資產(chǎn)管理等工作。文件管理主要是進(jìn)行文件的登記、傳達(dá)、反饋和歸檔。信息管理工作主要收集教職工的個(gè)人詳細(xì)信息。資產(chǎn)管理工作主要是保管和發(fā)放辦公用品,采購(gòu)辦公設(shè)備和辦公家具等固定資產(chǎn),并且配合資產(chǎn)管理部門進(jìn)行資產(chǎn)的盤點(diǎn)和清查。第二,文字工作,起草并下達(dá)學(xué)院通知,起草各類會(huì)議的材料,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定規(guī)章制度和工作的規(guī)劃。第三,人事工作,做好本院教職工的招聘和考核,向新員工講解規(guī)章制度,做好新員工的培訓(xùn)工作。第四,外聯(lián)工作,他人來(lái)學(xué)院咨詢或者調(diào)研的話,要做好接待工作。

  3 行政秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

  3.1 思想政治素質(zhì)

  思想政治素質(zhì)是高校行政人員的靈魂所在,行者秘書直接為教學(xué)科研工作和廣大師生服務(wù),他們的政治素質(zhì)顯得尤其重要,必須遵守高校制定的各項(xiàng)規(guī)章制度,貫徹黨的方針路線。要有堅(jiān)定的思想覺悟,加強(qiáng)政治理論的水平,還要具備良好的工作作風(fēng),有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心,為人政治,有奉獻(xiàn)精神,要時(shí)刻端正自己的態(tài)度。

  3.2 文化素質(zhì)

  高校里人才濟(jì)濟(jì),如果行政秘書的文化素質(zhì)不高,在實(shí)際的工作過(guò)程中會(huì)遇見很多問題,所以二級(jí)行政學(xué)院的秘書要具備一定的文化素質(zhì)。要有行政管理學(xué)的知識(shí),掌握先進(jìn)的管理理念,使得管理工作合理規(guī)范;具備心理學(xué)知識(shí),由于行政秘書所接觸的人員很廣泛,一定的心理學(xué)知識(shí)能夠提高工作的效率;具備檔案學(xué)的知識(shí),行政秘書的常規(guī)工作就是檔案管理,規(guī)范的檔案管理可以減少查找資料的時(shí)間;具備計(jì)算機(jī)知識(shí),由于現(xiàn)代化水平逐漸提高,行政秘書要不斷提高計(jì)算機(jī)操作的水平,趕上時(shí)代的發(fā)展。還要有自己的興趣愛好,拓寬自己的視野,提高文化素養(yǎng)。

  3.3 良好的心理素質(zhì)

  由于行政秘書工作瑣碎繁雜,行政秘書要具有良好的心理素質(zhì)才能從容應(yīng)對(duì),要保持樂觀的情緒,對(duì)自己的工作充滿興趣,能夠適應(yīng)環(huán)境,發(fā)揮自己的潛能,還要營(yíng)造和諧的人際關(guān)系,經(jīng)受住挫折,把消極變作積極,把被動(dòng)變作主動(dòng)。

  3.4 個(gè)人能力素質(zhì)

  所謂能力素質(zhì),指的是擔(dān)任某一角色所具備的能力,行政秘書應(yīng)該具備的個(gè)人能力的素質(zhì)有:文字功底以及口頭表達(dá)能力,要具備一定的書面表達(dá)能力和寫作的能力,熟知各種文書的格式和寫法,吃透上級(jí)的文件精神,做到筆能成文。語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)該清楚明白,簡(jiǎn)明扼要,注意用詞,做到文思敏捷,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)反映事情真相,向下級(jí)準(zhǔn)確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意思。要提高普通話水平,英語(yǔ)口語(yǔ)水平,平時(shí)說(shuō)話多加注意,勤于練習(xí)。組織協(xié)調(diào)能力,善于協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與師生的關(guān)系,巧妙解決各方矛盾。安排時(shí)間的能力,對(duì)雜亂的工作內(nèi)容要給出合理的安排,有計(jì)劃分配自己的時(shí)間,提高工作效率。還有具備學(xué)習(xí)能力,要貫徹終身學(xué)習(xí)的思想,拓寬學(xué)習(xí)領(lǐng)域,讓自己的知識(shí)儲(chǔ)備更豐富。   4 做好高校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作的建議

  4.1 加強(qiáng)創(chuàng)新理念

  創(chuàng)新理念指的是行政秘書要沖破長(zhǎng)期以來(lái)的偏見,熱愛本職工作,一些行政秘書放棄了自己的專業(yè),把主要的經(jīng)歷都放在教學(xué)管理方面,他們付出了更多的努力,但是一些高校的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)行政秘書工作的正確認(rèn)識(shí),輕視他們?cè)诮虒W(xué)管理中所發(fā)揮的重要作用,在崗前培訓(xùn)、工作待遇以及評(píng)定職稱方面不夠重視,這使得一些行政秘書工作人員不熱愛自己的工作,尋找機(jī)會(huì)離開自己的工作崗位去尋求新的發(fā)展。這就要求高校行政秘書有較高的政治覺悟,有強(qiáng)烈的責(zé)任感,加強(qiáng)全心全意為教學(xué)服務(wù)的精神,勇于奉獻(xiàn),通過(guò)出色的工作來(lái)實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

  4.2 加強(qiáng)合作精神

  任何新事物的出現(xiàn)和先進(jìn)的工作方法都會(huì)隨著時(shí)間的推移而落伍,行政秘書只有不斷改變工作方法,積極探索新思路,更好履行自己的職責(zé)。辦公室的工作方法比較多,但是通常采用分工合作的方式,過(guò)細(xì)的分工使得協(xié)調(diào)工作變的復(fù)雜,而且妨礙創(chuàng)造力的發(fā)揮,協(xié)力合作能夠使得協(xié)調(diào)工作變得簡(jiǎn)單化,團(tuán)隊(duì)的形式來(lái)完成工作,能夠發(fā)揮個(gè)人所長(zhǎng),提高工作質(zhì)量。比如,舉辦新生開學(xué)典禮,可以把辦公室人員組成一個(gè)團(tuán)隊(duì),有美術(shù)功底的人員可以負(fù)責(zé)藝術(shù)大字和布置會(huì)場(chǎng),有公關(guān)能力的人員做好外聯(lián)工作,有文字功底的人員撰寫發(fā)言稿,通過(guò)團(tuán)隊(duì)合作,能夠有條不紊的完成各項(xiàng)工作。

  4.3 創(chuàng)新工作方法

  科學(xué)的工作方法是行政秘書順利完成行政管理工作的重要條件,也是行政秘書工作能力強(qiáng)弱的重要體現(xiàn),有了科學(xué)的工作方法,行政秘書工作才能收到事半功倍的效果。從行政秘書工作的特點(diǎn)看,配合新時(shí)期高校行政管理改革和發(fā)展的需要,其工作方法必須實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。第一,行政秘書要有開拓創(chuàng)新的精神,在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性,積極思考,敢于突破條條框框,努力探索行政管理的新途徑、新方法和新思路,做到與時(shí)俱進(jìn),不斷提高。第二,在掌握行政管理規(guī)律的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)行政管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。第三,理清頭緒,分清主次,集中匯報(bào),重點(diǎn)處理。第四,必須有嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng),任何時(shí)候都不可有絲毫的疏漏和懈怠,做到靜心、耐心、細(xì)心。第五,要深入教師和學(xué)生中,一方面了解他們的工作和學(xué)習(xí)情況,幫助他們排憂解難;另一方面有些常規(guī)性的工作可以交給他們?nèi)プ?,這樣既可以充分調(diào)動(dòng)師生工作的積極性,又減輕行政秘書的工作壓力;第六,在行政管理各環(huán)節(jié)上要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)行“電子教務(wù)”,即一些臨時(shí)性的事務(wù)通知,及一些行政管理文件,完全可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布出去,師生都養(yǎng)成從校園網(wǎng)上查看行政管理信息的習(xí)慣,使行政管理工作更快捷、更高效。

  總之,做一名高校辦公室的行政秘書,要履行好工作職責(zé),勝任工作崗位,就必須提高自身的素質(zhì),在公與私、名與利、苦與樂等諸多落差面前,守得住清貧,耐得住寂寞,經(jīng)得起考驗(yàn),挑得起重?fù)?dān)。

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