行政秘書工作在高校行政管理中起著重要的作用,是行政管理的基層崗位,行政秘書是一線管理者,地位比較獨特,在行政管理中起到助手、組織、協(xié)調、服務的作用。下文是學習啦小編為大家搜集整理的行政秘書論文發(fā)表的內容，歡迎大家閱讀參考!

　　行政秘書論文發(fā)表篇1

　　論高職院校行政秘書的隊伍建設

　　【摘 要】:高等職業(yè)教育是經濟社會發(fā)展到一定階段出現(xiàn)的一種新型高等教育，是職業(yè)技術教育的高等階段。行政秘書已成為高職院校不可或缺的崗位，發(fā)揮著越來越重要的作用。然而，目前高職院校行政秘書隊伍建設還存在諸多問題，我們要認清現(xiàn)狀，對高職院校行政秘書應具備的素質和能力作進一步探討。

　　【關鍵詞】:高職院校 現(xiàn)狀 行政秘書 能力

　　高職院校，是高等職業(yè)院校的簡稱，是高等學校的重要組成部分。從世界范圍看，高等職業(yè)教育是經濟社會發(fā)展到一定階段出現(xiàn)的一種新型高等教育，是和傳統(tǒng)普通高等教育有著不同質的另一種類型的高等教育，是以培養(yǎng)具有一定理論知識和較強實踐能力，面向基層、面向生產、面向服務和管理第一線職業(yè)崗位的實用型、技術型和技能型專門人才為目的高等教育，是職業(yè)技術教育的高等階段。隨著學校的升格，學校的行政機構隨之完善健全，分工明確細致，在推行院系兩級管理的同時，二級機構人員配置相應得到完善。行政秘書作為二級機構辦公室的窗口，已成為高職院校不可或缺的崗位，發(fā)揮著越來越重要的作用。

　　一、高職院校行政秘書隊伍建設的現(xiàn)狀

　　1.高職院校行政秘書角色定位不明確

　　一般而言，輔助性和服務性是秘書工作的顯著特征，但是關于高職院校行政秘書究竟應該為領導提供哪些服務，缺乏明確規(guī)范，往往根據(jù)領導的需求和秘書的理解來確定，這就導致秘書角色的模糊和錯位，使得一些本屬于秘書的工作由領導來做，或者秘書過分主動地承攬了領導的工作，從而影響領導作用的發(fā)揮。

　　2.高職院校行政秘書隊伍整體素質偏低

　　從整體上講，高職院校行政秘書隊伍素質偏低，主要表現(xiàn)在兩個方面。第一，業(yè)務素質偏低。首先表現(xiàn)在學歷上，大多行政秘書都是從其它崗位調配上去的，本身并非本專業(yè)出身，有些甚至沒有大學文憑，整體學歷偏低。其次表現(xiàn)在實踐業(yè)務上，秘書工作的范圍較其它工作來說較廣泛，而且講求實效性，綜合性，所以在實踐操作中需要秘書知識和管理學、檔案學等其它各類知識相結合，并能熟練使用打印機傳真機計算機等現(xiàn)代化工具。

　　但就目前而言，不少擔任行政秘書的人員并非本專業(yè)出身，在工作前也沒有經過專業(yè)的培訓，沒有更多的實際管理經驗，理論和技能都嚴重不足。第二，心里素質偏低。首先表現(xiàn)在接受崗位的不情愿，因為大部分行政秘書的人員都是由領導調配的，有時并非是他本人的興趣愛好，為了工作不得不擔任，所以有些人會對自己從事的工作有不滿、抱怨，自我忽視，產生厭煩情緒，在工作時并沒有多大的激情，有種得過且過的感覺，缺少了主動性和創(chuàng)造性。其次表現(xiàn)在心里承受能力偏低，行政秘書的工作在很多時候是比較繁瑣、枯燥又不斷重復的，在工作中變得缺乏耐心，易怒和沖動，有時候碰到一個問題第一次尚能認真對待，但諸如此類的問題連續(xù)出現(xiàn)就會變得焦躁，甚至對同事和教師大加指責，使人際關系變得緊張，正常的工作無法開展。

　　二、高職院校行政秘書的崗位職責

　　行政秘書是院(系)行政工作的主要承擔者，起著協(xié)助院(系)領導管理本系內務、調查研究、上傳下達與協(xié)調關系的重要作用。這就決定了行政秘書必須具備全心全意為人民服務的精神，實事求是、謙虛謹慎的工作作風;具備真才實學及良好的心理素質;具備敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、健全的思維能力、豐富的想象能力和集中的注意力。為了適應形勢的發(fā)展和社會的需要，行政秘書必須努力提高自己的專業(yè)能力及業(yè)務技能。

　　1、會務工作。做好系會會前各項準備工作，負責會議記錄及會后資料整理，擬寫會議紀要;負責通知全系教師參加系級、校級會議和有關活動，并作好考勤工作;做好院系承擔的其他會議的各項服務工作。

　　2、內務管理工作。協(xié)助系領導落實學校、有關職能部門和系里部署的各項工作;協(xié)助部門安全責任人做好辦公室安全防范和檢查工作，制定部門假期值班計劃;負責全系教師的考勤，加班統(tǒng)計工作。

　　3、文書工作。協(xié)助系領導制定工作規(guī)劃、每學期的目標管理計劃及起草有關文件;負責本系上報各類文件的校對、呈送和存檔管理工作;負責有關部門發(fā)出的各類文書的登記、傳閱、歸檔工作;制定系部有關的規(guī)章制度。

　　4、財、物管理工作。負責系部各項經費的報銷領取工作;負責領發(fā)系教職工的獎金、福利等;負責領發(fā)系教職工辦公用品;負責登記、保管和檢查本系財產。

　　三、強化行政秘書綜合素質，完善隊伍建設

　　完善行政秘書隊伍建設，首要是強化行政秘書綜合素質，這對促進和諧校園建設有著重要的意義，在新的時代背景下，還應提升以下幾個方面的提升：

　　1.加強學習，提高個人的基本業(yè)務能力

　　行政秘書人員首要具備的基本業(yè)務能力是語言文字能力。秘書經常要和很多文件材料打交道，在起草各類文件時，既要簡潔明白的傳達領導的意圖又要文字表述準確，還要注意各類文件的編排，這就要求秘書人員具有扎實的文字功底;其次要具備良好的表達能力，要做到口齒清楚，準確簡潔，清楚明白;第三作為新時代的秘書最好能精通一門外語，來適應學校的發(fā)展需求。

　　2.開拓創(chuàng)新，完善知識體系

　　高職院校是人才薈萃，知識密集之地。如果行政秘書自身專業(yè)知識貧乏，對相關知識一無所知，在具體實踐中就會有障礙。因此，高職院校行政秘書首先應該開拓視野，接觸各類專業(yè)知識背景。其次要熟悉相關知識面，對于行政管理學、心理學、公共關系學、檔案管理學、法學等方面都要有所涉及，并能熟練使用打印機傳真機計算機等現(xiàn)代化工具。

　　3.加強管理執(zhí)行能力

　　行政秘書主要負責二級學院行政事務的管理，如教師的行政管理、設備管理、檔案管理等等，所以對牽涉到的事物要進行有計劃有條理的統(tǒng)籌管理。另外有時代替領導執(zhí)行命令，堅決果斷的執(zhí)行，并且對于管理活動中的突發(fā)事件要迅速采取合理有效的應對措施，敢于承擔責任。

　　4.提高信息的收集和處理能力

　　21世紀是信息的時代，高職院校行政秘書若能將信息能力與專業(yè)知識有機結合起來，就能更有效地履行自己的職能，發(fā)揮信息應有的作用與潛在的作用。行政秘書的信息能力包括以下三個方面：一是計算機操作能力，要熟練地運用OFFIC操作系統(tǒng);二是信息處理能力，也就是能夠對管理活動中的信息進行收集、整理、必要的加工;三是信息開發(fā)能力，包括就管理活動中的信息處理流程進行設計，結合管理業(yè)務對現(xiàn)有的信息系統(tǒng)功能的拓展和完善，對原始信息進行分析和相關處理，根據(jù)信息處理結果進行決策和評價等等。

　　5.強化服務意識

　　對于高職院校行政秘書而言，除了要盡職盡責、細心周到、做好“你交我辦”的任務，積極主動地給領導當好助手和參謀外，更要在協(xié)調工作中堅持“以人為本”的服務宗旨，做好對廣大師生的管理服務工作，還要加強預見性，增強主動性，尊重學術群體的創(chuàng)造性和積極性，用積極主動的服務為學術發(fā)展提供服務和支持，提高服務的質量和效率。

　　行政秘書應始終貫徹“服務第一”的理念，轉換角色定位，以服務行業(yè)專業(yè)人員的高標準、高要求來要求自己，提高自己的服務態(tài)度，服務效率及服務質量。以一種更加和諧的姿態(tài)，更加平和的心態(tài)，更加平靜的情緒來為學院服務。

　　6.最大限度地發(fā)揮個人協(xié)調能力

　　在實際工作中，領導者不可能事無巨細地親力親為，大量的協(xié)調工作一般由秘書完成，所以協(xié)調關系是行政秘書工作的一項重要職能和長期任務，是對外交流、協(xié)調關系的橋梁。秘書的協(xié)調職能有利于領導工作的正常進行，有利于提高單位的工作效能。因此，高職院校行政秘書必須具備八面玲瓏的協(xié)調能力，善于分析和處理各種錯綜復雜的關系，原則堅定而策略靈活，行動果斷而又處事穩(wěn)妥，才能輔助領導處理好各種矛盾，調動一切積極因素，形成有序的工作局面。

　　三、結語

　　總之，院系辦公室的工作“細、繁、雜、忙”，是學校的“不管部”。要切實做好辦公室工作,就要了解辦公室工作的性質、作用、特點，以及應該遵循的原則，同時努力學習科學文化知識和現(xiàn)代化管理經驗，注重實踐，不斷提高業(yè)務水平，加強辦公自動化管理，高質高效地完成各項工作，為學校的發(fā)展建設貢獻力量。高職院校行政秘書隊伍作為一支正在發(fā)展的隊伍還有待提高與完善。學院應給予重視，并為行政秘書提供培訓與繼續(xù)教育的機會，行政秘書個人更應該加強學習，提高個人業(yè)務能力及信息素養(yǎng)、完善相關知識、發(fā)揮協(xié)調能力、強化服務意識，使行政秘書在高職院校殿堂成為一個和諧的人，行使一項和諧的任務，促進和諧校園的建設。

　　參考文獻：

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　　[3] 孫高峰.提高行政管理人員的幾點思考[J].理論學習與探索,2005,(3)

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