秘書素養(yǎng)的論文精選

　　秘書素養(yǎng)的論文精選篇2

　　淺析高校教學(xué)秘書必備的職業(yè)素養(yǎng)

　　摘 要: 教學(xué)工作是高校工作重心,教學(xué)管理工作是教學(xué)工作順利開展的最基本保障。作為處在教學(xué)管理工作基層第一線的教學(xué)秘書,在教學(xué)管理環(huán)節(jié)中有著舉足輕重的作用,他們的職業(yè)素養(yǎng)直接影響到教學(xué)管理工作的水平。高校的教學(xué)秘書必須具備良好的思想政治素養(yǎng)、強烈的職業(yè)意識、較高的職業(yè)技能和良好的身心素質(zhì)。

　　關(guān)鍵詞: 教學(xué)管理 教學(xué)秘書 職業(yè)素養(yǎng)

　　教學(xué)工作是高校工作重心,教學(xué)管理工作是教學(xué)工作順利開展的最基本保障。以教學(xué)為主,既是學(xué)校管理的基本規(guī)律,也是辦好學(xué)校的基本原則,因此,教學(xué)管理工作貫穿于整個教學(xué)工作過程中。處在教學(xué)管理工作基層第一線的教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的主要承擔(dān)者,他們在院系領(lǐng)導(dǎo)的指揮下,直接參與教學(xué)管理的具體工作,是學(xué)校教學(xué)管理決策的組織者和執(zhí)行者,起著上傳下達的橋梁紐帶作用,在教學(xué)管理環(huán)節(jié)中有著舉足輕重的地位。因而,教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)直接影響到教學(xué)管理工作的水平,影響教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。

　　近年來,隨著高校教學(xué)秘書隊伍的職業(yè)化,教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)也逐步獲得更多的關(guān)注,成為教學(xué)管理研究不可或缺的一部分。本文從實際出發(fā),結(jié)合高校教學(xué)秘書的工作特點,從職業(yè)道德、職業(yè)意識、職業(yè)技能等方面探討高校教學(xué)秘書必備的職業(yè)素養(yǎng)。

　　一、良好的思想政治素養(yǎng)

　　良好的思想政治素養(yǎng)是職業(yè)道德的具體表現(xiàn),是做好教學(xué)秘書工作的基本保證。教學(xué)秘書不但是教學(xué)工作的組織者和管理者,而且直接面對學(xué)生,擔(dān)負著“管理育人”的光榮職責(zé),“學(xué)高為師,身正為范”,教學(xué)秘書在言行舉止、工作作風(fēng)和道德素質(zhì)方面都必須給學(xué)生做好榜樣。教學(xué)秘書要自覺學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想,學(xué)習(xí)國家的政策法規(guī),以豐富的政治理論知識武裝頭腦,樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀,有堅定的政治立場。并且學(xué)習(xí)和了解國家的教育方針和政策,掌握教學(xué)管理的規(guī)章制度,以此指導(dǎo)自己的教學(xué)管理工作。

　　同時,教學(xué)秘書還需做到遵守規(guī)章制度,堅持原則,實事求是,明辨是非,顧全大局。作為教學(xué)管理的第一線的工作者,教學(xué)秘書經(jīng)常會接觸到教師或者學(xué)生的信息、考試成績、工作量統(tǒng)計或者一些根據(jù)國家或者學(xué)校有關(guān)規(guī)定需要保密的信息、數(shù)據(jù)等,這些都涉及教師或者學(xué)生的切身利益,必須以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、實事求是的精神按照國家或?qū)W校的規(guī)章制度辦事。在課程安排、考試安排及考學(xué)管理的各個環(huán)節(jié),教學(xué)秘書與師生都有直接、頻繁的接觸,在具體的工作中,經(jīng)常面臨一些比較繁瑣、情況比較復(fù)雜的局面,因此在工作中必須堅持一切從實際出發(fā),講究原則,秉公辦事,做到不該說的話不說,不該做的事不做,不謀私利,不感情用事。要顧全大局,在個人利益與集體利益發(fā)生沖突時,以大局為重。這樣才能構(gòu)建和維護團結(jié)、和諧的工作局面,以確保教學(xué)活動順利、高效地開展。

　　二、強烈的職業(yè)意識

　　職業(yè)意識是作為職業(yè)人所具有的意識,是每一個人從事所工作的崗位的最基本,也是必須牢記和自我約束的要求。在教學(xué)秘書工作中,職業(yè)意識主要體現(xiàn)為以下兩點。

　　(一)事業(yè)心和責(zé)任感。

　　教學(xué)秘書工作非常具體、瑣碎,卻是一切教學(xué)活動的基礎(chǔ)和保證。如果把整個高校教學(xué)管理工作比作一幢高樓大廈的建設(shè),那么教學(xué)秘書工作就是大廈的地基,地基打得牢不牢,直接影響到大廈能否順利建成。因此,教學(xué)秘書必須理解并領(lǐng)會自身工作的重要性,從主觀上提高對本職工作的認識,以強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感投入工作。“教務(wù)無小事”,不以事小而不為,踏踏實實地做好每一個細節(jié),否則每一個小的疏忽都會導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。比如在排課過程中,如果不仔細核對任課教師、教室或者課表輸入錯誤,就會導(dǎo)致同一個教室在同一時間安排了兩個班級上課,或者同一時間同一個老師安排了兩個班級的授課任務(wù)的情況,給教學(xué)工作帶來混亂,影響正常的教學(xué)秩序。

　　(二)奉獻精神與服務(wù)意識。

　　教學(xué)工作是繁瑣的,也很復(fù)雜,教學(xué)秘書工作也是非常辛苦的。每個學(xué)期結(jié)束,教學(xué)秘書經(jīng)常是要等到所有老師的成績上交后最后一個放假,每個學(xué)期開學(xué),教學(xué)秘書都要比其他老師先到崗,安排好開學(xué)前的各項準(zhǔn)備工作。教學(xué)秘書的工作都是最基礎(chǔ)的工作,事務(wù)內(nèi)容非常多,有的時候為了趕工作進度,難免加班加點。如果怕苦怕累、斤斤計較就難以做好工作,因此教學(xué)秘書要有愛崗敬業(yè)的工作作風(fēng),不為名利,任勞任怨,不計較個人得失,始終以無私奉獻的精神投入工作。

　　管理即服務(wù)。教學(xué)工作的服務(wù)性非常強,教學(xué)秘書在工作中不但要直接面對教師與學(xué)生、學(xué)生家長,更要面對各級領(lǐng)導(dǎo),既要貫徹教學(xué)管理部門和上級的指示,又要如實轉(zhuǎn)達師生的意見。因此教學(xué)秘書要強化服務(wù)意識,牢固樹立“以教師為本、以學(xué)生為本”的工作理念,熱情為教師和學(xué)生服務(wù),急教師所急,解學(xué)生所難,做到上情下達、下情上達,以確保教學(xué)活動有條不紊地開展。由于崗位的特殊性,教學(xué)秘書往往不光是從事與教學(xué)管理有關(guān)的工作,還間接承擔(dān)一部分行政方面的事務(wù),由于教學(xué)工作是學(xué)校的中心工作,因此教師和學(xué)生在碰到問題時,習(xí)慣于首先咨詢教學(xué)秘書,此時就要求教學(xué)秘書要有“不厭其煩“的服務(wù)態(tài)度,盡可能為教師和學(xué)生圓滿解決問題。比如一些教師在工作中有實際困難時,教學(xué)秘書要懂得體諒,并提供自己的幫助。對于一些老師的特殊要求,在原則范圍內(nèi)能夠滿足的盡量給予滿足,不能夠滿足的也要耐心細致地做好解釋工作,將服務(wù)意識貫徹始終。

　　三、較高的職業(yè)技能

　　教學(xué)秘書具備了一切其他“秘書”的共同屬性,又有其參與教學(xué)管理過程所體現(xiàn)的特殊性。在教學(xué)秘書工作中,職業(yè)技能就是教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì),主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

　　(一)服從領(lǐng)導(dǎo),輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀。

　　教學(xué)秘書的直接上級領(lǐng)導(dǎo)是所在學(xué)院或系的教學(xué)院長或者系主任,教學(xué)秘書接受并執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)的指令和決策,按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事,做好助手,要將學(xué)校的政策規(guī)定或?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)的決議準(zhǔn)確、有效地傳達給有關(guān)人員。同時,教學(xué)秘書要做“有心人”,要在平時工作中多思考,善于收集信息,將在工作中掌握的第一手資料,將教師和學(xué)生在教學(xué)工作中反映的問題如實反饋給領(lǐng)導(dǎo),在工作中發(fā)現(xiàn)問題,要及時提醒領(lǐng)導(dǎo),供領(lǐng)導(dǎo)在做決策時參考。同時,領(lǐng)導(dǎo)的決策不可避免會存在局限性,在工作中,要敢于在適當(dāng)?shù)臅r候提出自己的意見與建議,為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀,為學(xué)院學(xué)科發(fā)展、課程建設(shè)、專業(yè)拓展、師資配備等獻計獻策。

　　(二)良好的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和溝通能力。

　　教學(xué)秘書日常事務(wù)繁多,尤其是遇到各大考試或者教學(xué)評估、檢查、驗收時期,大量的事務(wù)需要教學(xué)秘書處理,并且隨時可能有新的工作出現(xiàn),也會遇到意想不到的新問題,壓力非常大。這個時候就需要教學(xué)秘書要有良好的統(tǒng)籌能力,不能一味埋頭苦干,要保持清醒的頭腦,將所有事務(wù)理順關(guān)系,分清輕重緩急,各個擊破,要講究方式方法,提高工作效率,做到忙而不亂,富有成效。

　　教學(xué)秘書在整個教學(xué)管理環(huán)節(jié)內(nèi),處于一個樞紐的位置,發(fā)揮著調(diào)度與協(xié)調(diào)的作用。教學(xué)秘書除了與本學(xué)院內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)、師生發(fā)生聯(lián)系外,還要與其他的教學(xué)部門產(chǎn)生聯(lián)系,并負責(zé)彼此之間的協(xié)調(diào)溝通。教學(xué)秘書要協(xié)調(diào)本學(xué)院或系與學(xué)校各職能部門之間的關(guān)系,要協(xié)調(diào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與各系或教研室的關(guān)系,要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和教師的關(guān)系,等等。在協(xié)調(diào)的過程中,要堅持客觀公正,一切從實際出發(fā),全面掌握情況,力戒先入為主和偏聽則信。在與各方溝通時,要真誠相待,發(fā)揮好中介作用,當(dāng)好“二傳手”,不可凌駕于協(xié)調(diào)各方之上,把自己的意志強加于人,又要巧妙地運用協(xié)調(diào)的方法和策略,努力提高協(xié)調(diào)溝通的效果,達到事半功倍的效果。

　　高校的教務(wù)管理事務(wù)錯綜復(fù)雜,情況多樣,關(guān)系多元,教學(xué)秘書絕對不能只做“苦行僧”或者“老黃牛”,只知一味應(yīng)付工作,在面對具體事務(wù)時,要提高自己的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和溝通能力,處理好多方關(guān)系,才能為整個教學(xué)活動的順利開展提供保障,并且做到游刃有余。

　　(三)較強的信息處理能力。

　　信息處理能力,包括信息的收集、加工、傳遞、使用、反饋和貯存等各個環(huán)節(jié)中熟練的技能技巧和高級的操作能力。在教務(wù)管理環(huán)節(jié)中,信息以不同形式存在,學(xué)校文件、通知、會議、電話、傳真、接待來訪等都是獲取信息的渠道。教師和學(xué)生對于學(xué)校、學(xué)院教學(xué)活動中出現(xiàn)的問題的反饋、師生對于教學(xué)工作的建議及意見,都是非常有效的信息。每學(xué)期的教學(xué)檔案(教學(xué)三表、教材征訂情況等),教師的教學(xué)工作量信息、任課情況,學(xué)生的學(xué)籍信息、報名情況、各學(xué)期的考試卷、考試成績等,是教學(xué)管理中信息的特殊存在形式。教學(xué)秘書在工作中,要有敏銳的信息感觸能力,要將搜集、掌握到的信息,及時地根據(jù)需要進行加工,傳遞給相關(guān)人員,并進行有效的存貯。對于學(xué)校的文件、通知等,及時匯報給領(lǐng)導(dǎo),有助于領(lǐng)導(dǎo)布置安排,將具體工作落實到相關(guān)人員。對于師生反映的問題和提出的意見建議,要進行整理加工,將有效信息反饋給領(lǐng)導(dǎo),給領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。對于教師的個人信息、教學(xué)情況、教學(xué)檔案,學(xué)生的學(xué)籍信息、考試卷、考試成績等,要進行分門別類管理,安全有效地貯存,并且在需要時可以隨時檢索和調(diào)用。

　　(四)不斷學(xué)習(xí),培養(yǎng)創(chuàng)新能力。

　　由于知識的迅猛增長和快速更新,教學(xué)秘書必須根據(jù)形勢的發(fā)展不斷接受新知識,特別是學(xué)習(xí)高等教育管理、計算機和網(wǎng)絡(luò)等方面的知識,努力掌握教學(xué)管理的專業(yè)技能和基本方法,學(xué)習(xí)國家、學(xué)校關(guān)于教學(xué)管理方面的規(guī)章制度,學(xué)習(xí)新的教育環(huán)境下新生的理論與政策,以此指導(dǎo)本職工作。教學(xué)秘書要在工作中勤于思考,勇于創(chuàng)新,經(jīng)常反思現(xiàn)行的工作方式和運行方法是否經(jīng)得起實踐的考驗,是否會在操作過程中出現(xiàn)新的問題,該如何改進等,不斷探索。要善于學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù),運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備,有效地運用計算機和網(wǎng)絡(luò)提高工作效率,改變陳舊的辦事模式。要熟練使用辦公軟件處理各類文檔,熟悉教務(wù)系統(tǒng)、考試管理的操作,借助網(wǎng)絡(luò)體現(xiàn)辦公自動化的優(yōu)勢。如運用公共郵箱、網(wǎng)絡(luò)短信平臺、QQ群、飛信等,改變傳統(tǒng)的電話一一通知的重復(fù)勞動,既減少了人力資源的浪費,又節(jié)約了時間,提高了工作效率。此外,教學(xué)秘書對本院系專業(yè)教學(xué)內(nèi)容也需要有一定的了解,這樣才能在教學(xué)安排中更滿足專業(yè)特色要求,管理工作才更有成效。

　　四、結(jié)語

　　職業(yè)素養(yǎng)是人類在社會活動中需要遵守的行為規(guī)范,是職業(yè)內(nèi)在的要求,是一個人在職業(yè)過程中表現(xiàn)出來的綜合品質(zhì)。高校教學(xué)秘書工作的特殊性要求教學(xué)秘書不斷關(guān)注、培養(yǎng)并提高自己的職業(yè)素養(yǎng)。但是,高校教學(xué)秘書的責(zé)任重大,任務(wù)繁重,頭緒多,每天都處于高速運轉(zhuǎn)的狀態(tài),再加上教學(xué)秘書一線工作的性質(zhì),教學(xué)秘書要面臨來自工作和人際關(guān)系的雙重壓力,因此,在提高職業(yè)素養(yǎng)的同時應(yīng)不忘保持良好的心理素質(zhì)。教學(xué)秘書不僅要關(guān)注身體健康,而且要提高自我調(diào)節(jié)能力,學(xué)會自我控制和自我解壓。在繁瑣的工作中,平和的心態(tài)、坦蕩的胸懷能減輕心理負擔(dān),與同事的良好溝通、豐富的業(yè)余生活能幫助其平衡工作與生活的重心。因此,教學(xué)秘書應(yīng)通過不斷的學(xué)習(xí)與積累,提高對本職工作的認識,提高自己各方面的能力與素養(yǎng),以良好的思想政治素養(yǎng)、強烈的職業(yè)意識、較高的職業(yè)技能和良好的身心素質(zhì)服務(wù)于優(yōu)質(zhì)高效的教務(wù)管理工作。

　　參考文獻:

　　[1]童愛玲.高師院校教務(wù)管理研究[M].上海:上海社會科學(xué)院出版社,2008.9.

　　[2]向國敏.現(xiàn)代秘書學(xué)與秘書實務(wù)新編[M].上海:華東師范大學(xué)出版社,2001.7.

　　[3]曾云燕.論高校教務(wù)秘書的職業(yè)素養(yǎng)[J].中國成人教育,2008.8:63.

　　[4]茍鳳英.淺談新時期高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)[J].江西金融職工大學(xué)學(xué)報,2008.6:114.