秘書論文參考范文

　　企業(yè)秘書的角色定位是一個動態(tài)的、循環(huán)反復的過程 ,一般要經(jīng)歷角色認知、角色初始定位、角色期望、角色沖突、角色互動、角色再定位等六個環(huán)節(jié)。下文是學習啦小編為大家搜集整理的秘書論文參考范文的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　秘書論文參考范文篇1

　　論教學秘書在工作初期的角色定位

　　教學管理工作有自身的特點，既有規(guī)律性，也有復雜性，并非一日可以完全掌握了解。原教育部副部長周遠清在《第一次全國普通高等學校教學工作會議上的講話》中曾經(jīng)指出：“教學管理并不僅僅是一般的行政管理，而是兼有學術管理和行政雙重職能的一門科學，是一門需要長期學習和實踐才能掌握的一門科學。”新任教學秘書對工作的不了解，容易對工作本身產(chǎn)生誤解。因此，盡快了解教學秘書的工作職責、角色定位、發(fā)展方向是新任教學秘書必須要做的功課，也是勝任教學管理工作的必要前提。

　　1 教學秘書的職責

　　1.1 學籍管理

　　現(xiàn)代教育觀尊重學生的主體地位，倡導學生能成為自覺自律的活動主體。學籍管理是對學生在校期間活動去向的管理，是借助專門系統(tǒng)對信息進行維護與更改。學生入學階段，要進行信息登記注冊，確保學校系統(tǒng)中及大學生學籍信息網(wǎng)內(nèi)有數(shù)據(jù)可尋。在校期間，學生由于當兵、留學、傷病、轉(zhuǎn)專業(yè)、降級等原因，會發(fā)生信息更動。教學秘書要在第一時間記錄更動的原因，并及時通知學生填寫申請單。學生需要憑借申請單到指定部門辦理相關手續(xù)。學籍管理是對日常學生信息的維護，是確保學生正常學習，正常畢業(yè)的關鍵環(huán)節(jié)。

　　1.2 資料檔案管理

　　教學秘書在日常工作中需要接觸到幾類資料。第一類是試卷資料：按照正常的教學秩序，每學期有期初的補考、期中考、期末考。每次考試結束后，教學秘書要及時存放試卷，確?？瞻自嚲?、試卷答案、試卷分析表、學生答題卷、成績登記表依次放入指定試卷袋;第二類是申請單：日常工作中涉及到的申請單主要有學籍更動類的申請單，如休學申請單、退學申請單、復學申請單。考試方面的申請，主要有重修申請單、緩考申請單、跟讀申請以及免修申請單;第三類是重要文件資料：教學秘書要及時關注學校制定的方針政策，做好要點的記錄，以便應對不時之需。第四類主要是教師科研成果的整合，包括課題項目及教學研究論文。

　　1.3 課程管理與考試安排

　　教學秘書要根據(jù)各教研室下達的教學任務安排課表。在學期初要將各專業(yè)的課程信息錄入到系統(tǒng)中，除了要確保信息錄入的及時性，還要確保信息的準確性。每門課程結束教學任務后，教學秘書要協(xié)助任課老師安排考試時間和考試地點，并及時通知到學生。

　　1.4 畢業(yè)生管理工作

　　畢業(yè)生管理工作集中在每年的六月份，其中要經(jīng)過初審、終審兩大環(huán)節(jié)。畢業(yè)生管理工作是對每個畢業(yè)生四年學習結果的審核。教學秘書不僅要審核總學分，還要對各類性質(zhì)的學分進行分類審核。畢業(yè)生管理工作看似是集中處理的工作，實際上也能反映日常信息維護是否做到了完美無缺。

　　1.5 日常事務聯(lián)絡

　　教學管理除了專業(yè)技術上的工作之外，也會涉及種種聯(lián)絡協(xié)調(diào)事務。比如會議前期籌備工作、外賓接待事宜以及突發(fā)事件應急處理等。

　　2 教學秘書在教學管理中的功用

　　2.1 確保教學工作穩(wěn)定運行

　　學校教學秩序的穩(wěn)定運行離不開教學秘書的辛苦付出。如果一個學校缺少了這批工作人員，人才培養(yǎng)方案將無法落到實處，教學檢查流于形式，與外校的溝通合作難于開展，學校的發(fā)展目標也將只是鏡花水月。

　　2.2 體現(xiàn)學校軟實力

　　教學秘書是學校教學管理部門的一員，在處理事務時不僅要面對學校內(nèi)部的師生，也要面對各色外校人員。教學秘書個人的儀態(tài)形象、語言表達能力以及處理事務的能力都會以直觀的方式呈現(xiàn)在學生面前。師生可以通過教學秘書這一窗口了解一所學校的辦學風格及辦學質(zhì)量。因此，教學秘書不僅代表著自身的形象，也代表著學校的文化和價值追求。

　　3 新任教學秘書存在的問題

　　3.1 對工作性質(zhì)認識不到位

　　教學秘書是管理崗位，大部分工作要借助網(wǎng)絡平臺及管理流程操作?；谶@一特點，新任教學秘書容易輕視工作中的突發(fā)狀況，容易忽視與其他部門的聯(lián)系與溝通，認為教學管理就是按部就班的重復化勞動。而實際工作中，教學秘書也要具備應變能力、計劃統(tǒng)籌能力、創(chuàng)新能力，如此才能掌控好工作進程，留出更多空間應對突發(fā)情況。

　　3.2 對繁雜事務缺乏耐心

　　有相當一部分教學管理工作十分繁雜瑣碎，一旦出差錯，就會對教學過程產(chǎn)生影響。比如安排考試時，如有監(jiān)考教師未到場，就算作教學事故處理。新任教學秘書往往缺乏相關工作經(jīng)驗，缺乏細心與耐心，對事務中的細節(jié)及隱患問題沒有敏感的洞察力和防御意識。如此一來，容易出現(xiàn)捉襟見肘的現(xiàn)象，不僅影響個人情緒，也不利于工作有效開展。

　　3.3 服務意識不高

　　新任教學秘書容易局限于自己所接觸的工作內(nèi)容，以完成日常事務為目標，缺少為他人服務的意識。作為教學管理環(huán)節(jié)重要的紐帶，教學秘書除了要有一定的執(zhí)行力和管理能力外，也要有服務意識。教學秘書要盡量滿足任課老師提出的合理要求，不斷完善工作中的缺陷，虛心聽取或采納對方提出的意見和建議，主動和各部門聯(lián)絡溝通，積極處理好工作中出現(xiàn)的矛盾及問題。

　　4 新任教學秘書的角色定位

　　4.1 環(huán)境適應者

　　適應工作環(huán)境，是做好工作的前提。教學秘書首先要和本部門的同事搞好人際關系。良好的人際關系能調(diào)動人的愉悅之情，舒緩緊張的辦公氛圍，提高辦事效率。教學秘書接觸最多的是教學院長，在平時工作中，要及時將工作進展情況匯報給上級領導，對領導遇到的困難要適時給出恰當建議，做到上情下達，下情上傳。除此之外，教學秘書要學會積極與其他部門的領導、同事交流，以飽滿熱情的姿態(tài)面對工作中出現(xiàn)的挑戰(zhàn)和問題。由于瑣碎的工作內(nèi)容，時刻保持穩(wěn)定平和的情緒狀態(tài)對個人的心理承受力有很高的要求，教學秘書要調(diào)整好個人情緒，以大局為導向，戒驕戒躁，不以個人好惡評論人，不以私情牽動工作節(jié)奏，盡早適應工作環(huán)境，逐步融入到集體生活中去。

　　4.2 困境試煉者

　　在工作初期，新任教學秘書必然會遇到種種難題。比如畢業(yè)生學分審核工作：這項工作維持時間長，數(shù)據(jù)量大，無法在短期內(nèi)一次性解決。新任教學秘書遇到這種問題，要理清做事頭緒，分工合作，分階段完成指定目標。困難，是工作初期必須要面對的。只有調(diào)整心態(tài)，找到做事的方法，逐步理清混沌不清的環(huán)節(jié)，才能真正挺過困境階段。

　　4.3 業(yè)務學習者

　　新任教學秘書首先要做到虛心。按傳統(tǒng)觀點，教學管理工作單一枯燥，無需耗費精力便可完成，而事實上，每一項細瑣的工作中都蘊藏著技巧和注意點。比如在安排期末考試時，如果不做提前準備，到忙亂的期末階段會因為其他疊加的事務出現(xiàn)信息遺漏、考場錯置、課程沖突等突發(fā)情況。新任教學秘書有時會因為想證明自己的能力而不愿放低身段向他人請教，致使原本可以避免的問題一一出現(xiàn)。學習是一個人發(fā)展的前提，虛心向有經(jīng)驗的同事請教不僅可以拉近人與人之間的距離，也能助推自身業(yè)務的發(fā)展。

　　教學管理工作面對的不僅是龐雜的數(shù)據(jù)及信息，也需要面對人。教學秘書除了要學習基本的信息處理技術之外，還要提高自身的文字表達能力、資料歸檔能力、日程統(tǒng)籌規(guī)劃能力以及溝通協(xié)調(diào)能力。

　　4.4 生涯規(guī)劃者

　　隨著高校改革的不斷深化，教學秘書局限于眼前的工作不利于自身的長遠發(fā)展。教學秘書要為自己設定長遠的發(fā)展目標。(1)做工作上的完美主義者。教學秘書對工作中出現(xiàn)的疏漏不能采取視而不見的態(tài)度，要早發(fā)現(xiàn)，早更正，早處理。教學管理工作有一定的規(guī)律性，一旦發(fā)現(xiàn)問題不處理，就會在之后的工作中再次出現(xiàn)，如此循環(huán)，不僅會影響教學工作的高效開展，也會挫傷教學秘書本人的工作積極性。因此教學秘書在工作中要勤于做工作筆記，及時羅列工作中不到位、可改進的地方，培養(yǎng)自己的責任心、上進心。(2)做科研上的有心人。教學秘書在完成日常工作之余，可以關注學校發(fā)布的課題項目，將日常工作中總結出來的問題及心得融入到課題研究中去。(3)做自身素質(zhì)的開拓人。教學秘書除了要掌握堅實的業(yè)務知識，還要不斷彌補自身能力上的缺陷。通過學習教育學、管理學、社會學、心理學方面的專業(yè)知識完善自身的知識體系，不斷改變自身處理問題的方式。除此之外，要發(fā)現(xiàn)和發(fā)展自身所長，將自己擅長的領域應用到工作中去，不斷提升個人價值。

　　秘書論文參考范文篇2

　　淺析辦公室秘書對檔案管理工作問題

　　辦公室秘書的工作和檔案管理聯(lián)系十分密切，秘書工作與檔案管理工作有相輔相成、密不可分的關系。現(xiàn)代的秘書工作和檔案管理最關鍵的問題是公文。公文是秘書工作的重要產(chǎn)品，檔案資料是從公文中獲得的，檔案管理的前身就是公文。因此，公文質(zhì)量的高低對于檔案管理的質(zhì)量有十分重要的影響。一個高質(zhì)量的檔案管理，需要嚴格的對公文進行處理。所以，做好秘書工作是確保檔案管理工作的重要基礎，其之間雖然緊密相連，但是還具有各自的獨立性。

　　1.秘書工作與檔案管理工作存在的問題

　　伴隨著科學技術的發(fā)展，特別是計算機技術的快速發(fā)展，檔案管理日益朝“一體化”的方向發(fā)展，實現(xiàn)了“文檔一體化”。所謂“文檔一體化”，指的是從秘書工作和檔案管理的角度出發(fā)，公文從生成、制發(fā)到歸檔管理的過程中，需要通過運用計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的生成一體化、利用一體化、規(guī)范一體化以及管理一體化，實現(xiàn)秘書工作與檔案管理信息資源的共享。但是在具體的工作過程中，秘書工作和檔案管理運用的是分塊管理制度。雖然其具有一定的科學性，但是也存在一定的缺陷，從某種程度來說，加大了秘書工作與檔案管理的距離。因此，通過對目前秘書000工作與檔案管理存在的關鍵問題，也就是公文的格式與處理方法等方面存在著一些不足。

　　1.1紙質(zhì)檔案的標準與裝訂規(guī)范問題

　　我國相關的規(guī)范標準對公文的規(guī)定為：公文所運用的紙張定量在60g/m2～80g/m2范圍內(nèi)的膠版狀態(tài)的印刷紙或者復印紙，紙張的型號為國際上通用的A4紙;在裝訂時，要求從左側(cè)裝訂，不能出現(xiàn)漏頁、壞釘、散頁或者脫落的現(xiàn)象，并且還要確保后背平整等。但是通常情況下，公文所使用的紙張不會著重于關注克度的要求，進而容易造成紙具有質(zhì)量差、耐折度低的特點，最終導致公文的紙張保存時間不長，就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。除此之外，公文在進行印刷和裝訂的過程中，還容易出現(xiàn)掉頁、壓字、釘腳不齊以及漏頁的現(xiàn)象，進而導致公文不具有美觀性和嚴肅性、檔案信息不具有完整性。

　　1.2公文版記設計與附件要求規(guī)范問題

　　公文版記的規(guī)范有利于促進“文檔一體化”，實現(xiàn)秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是在日常工作中，秘書往往對其沒有足夠的重視。例如在公文中存在著有主題詞內(nèi)容，卻沒有表明抄送和抄發(fā)單位;由于主題詞自擬自編、選用不準確，給文件的歸檔管理、寫案卷標題等方面帶來麻煩，加大了“文檔一體化”操作的難度。在我國的相關規(guī)范標準中，對于公文的附件也做出了相應的規(guī)定，但是在目前的公文制發(fā)過程中，還存在著部分單位企業(yè)沒有對其進行正確處理的現(xiàn)象，例如，部分公文的附件字樣標志不恰當，正文與附件的名稱、序號等信息不相同。另外，在對附件進行單獨裝置時，沒有對正文的字號、排列序號進行正確的標識，這對于公文的規(guī)范立卷、規(guī)范歸檔，進行檔案管理具有一定的阻礙影響。

　　1.3檔案的規(guī)范程序與文種利用問題

　　我國的相關規(guī)范規(guī)定的公文檔案有13類，但是在實際的工作過程中，秘書人員容易將“決定”和“意見”、“通知”與“通告”等意思相近的詞混淆。其中，混淆率最高的兩個文種是“請示”與“報告”，在應該使用“請示”的情況下，使用了“報告”;在應該使用“報告”的情況下，使用了“請示”，嚴重者還出現(xiàn)將這兩個文種互相結合的現(xiàn)象，例如“請示報告”。一系列的文種錯誤，不僅給公文的受理機關造成了不便，而且還對公文文件的歸檔管理帶來了影響。公文辦理程序是一個具有嚴密性特點的體系，但是在日常工作中，越級行文、簽發(fā)，公文的有校對無復核以及沒有登記就進行印發(fā)的現(xiàn)象卻屢屢存在，不可避免，就會給公文的檔案管理工作留下一定的隱患。

　　1.4公文原稿與規(guī)范編號問題

　　對公文進行處理的過程中，進行原稿的收集和整理工作是其中最重要的環(huán)節(jié)。在公文辦理的過程中還存著公文的辦理過程規(guī)范，但是在進行歸檔時，只有公文的定稿，沒有原稿或者修改稿。從某種程度上來說，修改稿，特別是經(jīng)過領導批示的具有很高的存檔價值。另外，還存在著歸檔材料沒有進行復印，就對其進行存檔，在短期時間內(nèi)字跡容易變模糊，進而給公文的質(zhì)量造成影響。

　　2.秘書工作中對檔案管理的處理措施

　　以上針對秘書工作的檔案管理關鍵問題進行分析，為了有效的避免這些問題，需要采取以下幾個方面的措施進行解決：

　　2.1秘書對檔案管理要樹立質(zhì)量管理意識

　　為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要對檔案管理工作樹立質(zhì)量管理意識。在對待檔案工作的每個環(huán)節(jié)，管理檔案的工作人員都要樹立在檔案管理上，檔案的管理質(zhì)量窯器必須是第一的思想觀念，對自身的檔案管理工作崗位、責任和義務要進行明確。

　　2.2秘書對檔案管理要制定規(guī)范的質(zhì)量標準

　　在我國的相關法律規(guī)范中，例如《檔案法》、《辦法》等規(guī)范，對于我國的機關公文進行處理時，需要遵循相關規(guī)范所制定的公文格式、原則、收發(fā)程序、行文規(guī)則以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。要求秘書000工作人員要認真的學習，并熟練掌握。

　　2.3公文檔案管理要建立組織機構

　　實現(xiàn)公文的全過程管理，要通過理順管理體制，健全組織機構以及建設優(yōu)秀的隊伍等方式來加強管理。秘書000工作和檔案管理要求工作人員必須具備專業(yè)性和技術性，建立一支優(yōu)秀的工作隊伍。

　　2.4公文檔案管理要制定嚴格的公文辦理程序

　　通過建立嚴格的管理制度和工作程序，確保工作人員依據(jù)嚴格的標準規(guī)范來對公文進行辦理。所制定的公文辦理程序，要具有細化、簡捷以及操作性強的特點。為了有效的執(zhí)行公文的行文規(guī)則，要對審核簽發(fā)制度進行嚴格規(guī)范，例如公文在印制前所辦理的審核手續(xù)是否規(guī)范、附件和格式是否齊全、規(guī)范等。除此之外，在對公文的用紙方面，例如紙質(zhì)、紙型、紙張尺寸、字體字號、分布規(guī)范以及裝訂要求等方面進行嚴格的把握。

　　2.5公文檔案管理要運用先進的設備技術

　　目前我國已經(jīng)進入了信息化時代，先進的科學技術的得到了越來越廣泛的應用。以往的公文文件設備和檔案管理工具已經(jīng)不能適應現(xiàn)代社會的發(fā)展潮流。因此，通過充分利用先進的計算機技術，使檔案管理實現(xiàn)電子化，并配置相應的先進設備工具，對秘書工作人員進行定期的培訓，使其能夠熟練、規(guī)范的操作設備。

　　3.結束語

　　通過對目前我國的秘書工作和檔案管理問題進行分析，為了搞好檔案工作，在文中提出了搞好檔案工作應解決的對策和方法，其目的，旨在促進辦公室秘書工作的良好發(fā)展，通過辦公室秘書，將編制委員會的檔案管理工作。以科學性和規(guī)范性的方向發(fā)展，使檔案工作，在市場經(jīng)濟中，為人才流動做好服務，為檔案管理規(guī)范化做出貢獻。