秘書工作論文相關范文

　　秘書工作在任何一個單位和部門中的作用都至關重要,它溝通上下、維系左右、聯(lián)結(jié)內(nèi)外,是工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐,無論哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,都有可能給整體工作帶來重大影響。下文是學習啦小編為大家搜集整理的關于秘書工作論文相關范文的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　秘書工作論文相關范文篇1

　　淺議高校黨政秘書的協(xié)調(diào)工作

　　協(xié)調(diào),是管理活動中一項重要的職能。協(xié)調(diào)的本質(zhì)是通過對各部門和各階層不同利益的調(diào)節(jié),達到一種有序和均衡的狀態(tài)。在高校的行政活動中,不僅部門與部門之間需要協(xié)調(diào),上級和下級之間需要協(xié)調(diào),而且領導與領導之間也需要協(xié)調(diào)。有效地行政協(xié)調(diào)可以提高行政的效率,發(fā)揮各部門的職能和作用。在高校的行政活動中,誰能夠擔當起協(xié)調(diào)的“信使”呢?行政秘書無疑成為了這一重要角色的承擔者?？墒窃趯嶋H的行政活動中,秘書進行各種協(xié)調(diào)工作時會面臨種種困難,如何有效地開展協(xié)調(diào)工作,如何提高秘書的協(xié)調(diào)工作能力成為了一個需要研究的問題。

　　一、高校黨政秘書協(xié)調(diào)工作的領域

　　秘書工作是一項綜合性輔助工作,是社會組織管理活動中的一部分。從協(xié)調(diào)的對象來分類,秘書的協(xié)調(diào)工作主要有以下幾類:

　　1.領導成員之間的協(xié)調(diào)工作

　　領導成員之間關系的協(xié)調(diào),原則上應由主要領導或者上級領導負責做工作。但是,了解決策全過程和負責安排領導事宜的秘書人員的協(xié)調(diào)作用是不可低估的。一是在決策過程中,由領導之間的意見分歧引出的一些問題需要協(xié)調(diào)。如有的領導平時深入基層較少,調(diào)查研究不多,對具體實際情況了解不夠,討論中“想當然”地發(fā)表看法,導致意見分歧。秘書人員應利用會后的時間主動找領導交談,反饋一些本次討論的實際情況給領導,幫其體面地“下臺階”。二是一些重大活動,需要多個領導共同商議時,由于領導之間碰面的時間少,需要靠秘書做好先期的溝通和協(xié)調(diào)。

　　2.上下級關系的協(xié)調(diào)工作

　　秘書工作是一個綜合性的工作,涉及到組織運轉(zhuǎn)的方方面面,它不像業(yè)務部門那樣各司其職、各負其責,分管某個方面的工作,而是要對各部門工作有所了解,協(xié)調(diào)它們的關系,把它們聯(lián)系成一個有機的整體,對整個學校負責。秘書需要溝通上上下下的部門,協(xié)調(diào)各級部門工作。一是要協(xié)調(diào)機關各職能部門的工作,二是要協(xié)調(diào)各院系之間的工作。

　　3.與校外各單位的協(xié)調(diào)工作

　　隨著高校為社會服務的領域不斷拓寬,與社會的交往日益頻繁,校外協(xié)調(diào)逐漸成為高校協(xié)調(diào)工作主體。秘書責無旁貸地承擔了接待校外各單位的工作、安排各項事宜的工作,需要和外單位的工作人員進行協(xié)調(diào)和溝通。

　　高校對外協(xié)調(diào)首先是與地方政府及各職能部門的協(xié)調(diào),即與省、市、區(qū)、街道及政府派出機構和各職能部門的協(xié)調(diào)。其次,與兄弟院校、科研院所、乃至高級中學的協(xié)調(diào)。第三,學校還要加強與大中型企業(yè)、公司、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的合作,有選擇地建立一些產(chǎn)學研合作基地。此外,辦公室還需要與政法機構、仲裁機構加強聯(lián)系,通過法律途徑調(diào)解各種糾紛,利用法律武器保護學校及師生的利益。

　　二、秘書在協(xié)調(diào)工作中遇到的困難

　　1.秘書權力的依存性,造成威信難樹的境況

　　在高校行政管理體系中,黨政秘書充當領導的參謀、助手和事務工作者的角色。他的基本職能是協(xié)助高校領導開展各項工作。秘書這一職位的特點決定了他們本身是不具備權力。在學校內(nèi)部相關部門進行協(xié)調(diào)工作時,它是借助于領導權威的慣性實現(xiàn)其權力的運作。實質(zhì)上,秘書的協(xié)調(diào)是一種非權力性的“軟”協(xié)調(diào)。它協(xié)調(diào)的權力來自于領導權威的延伸和擴展。這一特殊權力的依存性一方面給秘書協(xié)調(diào)工作帶來便利,另一方面也給協(xié)調(diào)工作帶來了困難。無權力的秘書對基層單位開展協(xié)調(diào)工作時,勢必面臨一個權威樹立的問題。秘書的權威既不是來自組織制度框架體系,也不是來自個人的人格魅力。

　　它的權威是帶有依附性的,是建立在與領導間微妙的人身依附關系上。他在開展協(xié)調(diào)工作時,會遇到兩個方面的困難:一是協(xié)調(diào)對象對其產(chǎn)生不信任感。特別是在涉及重大的利益問題時,領導未能親自來協(xié)調(diào),委派秘書來協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)對象很容易產(chǎn)生各種質(zhì)疑:秘書無權,他來能起到什么作用,他又能否真實向上反映情況,他會不會帶有私人的情感偏袒另一方,這無疑給秘書協(xié)調(diào)工作帶來了巨大的阻力。二是秘書和領導間這一特殊的關系,容易給協(xié)調(diào)對象造成秘書以“二領導”身份自居的印象。這一認知上的錯覺,造成了協(xié)調(diào)雙方心理上的疏遠,加大了秘書開展協(xié)調(diào)工作的難度。

　　2.部門利益的糾葛,加大了協(xié)調(diào)工作的難度

　　在一個組織里,由于各個部門在組織中所處的地位不同,會形成不同的部門利益。領導處于組織中的核心地位,是行政組織的決策和指揮中心,決定了他們代表的是學校的整體利益。他們必須站在學校的高度上總攬全局,把握學校的長遠利益?；鶎痈鲉挝皇墙M織中的具體職能部門,承擔著執(zhí)行的任務。理想的組織運作是各部門在領導的統(tǒng)一部署下,開展各項行政活動,部門利益必須服從學校利益。在實際的運作過程中,事與愿違,出現(xiàn)各種各樣的利益沖突。既有部門利益和學校利益的沖突,又有部門利益與部門利益之間的沖突。面對著各種利益的糾葛,領導需要采取各種方式進行協(xié)調(diào)。秘書作為領導工作的助手,有責任協(xié)助領導協(xié)調(diào)各項工作。攸關各方利益的問題,往往牽一發(fā)而動全身。秘書在協(xié)調(diào)工作時,有時會一面成為領導的“受氣筒”,另一面成為部門的“出氣筒”。

　　3.秘書的從屬地位帶來的尷尬境地,使協(xié)調(diào)工作進退維谷

　　黨政秘書是為高校領導服務的。高校領導活動規(guī)定了秘書活動的基本范圍和利益取向,秘書必須服從領導的指揮。但服從不代表盲從,秘書也有自己的獨立意識。在具體的活動中,秘書除了服務領導、服從領導之外,還需要對領導成員之間進行協(xié)調(diào)。任何一個組織系統(tǒng),要使它能向良性方向發(fā)展,領導之間的團結(jié)是首要的條件。在現(xiàn)實的生活中,領導班子不和普遍存在。

　　解決這一問題的有效途徑是秘書需要主動地協(xié)調(diào)領導班子之間的關系。由于秘書處于從屬地位,他在協(xié)調(diào)領導班子關系時,面臨很大的困難。首先,由于秘書人員是領導的下級,不像上級協(xié)調(diào)下級那樣,可以居高臨下,也不像授權協(xié)調(diào)那樣,可以放開手腳。其次,領導之間存在誤解、隔閡、分歧和矛盾,雖有公開爭吵的情況,但更多地是內(nèi)隱式的斗爭,對事對人的看法放在心里。彼此之間是以隱對隱,言在彼而意在此,用含蓄的方式暗中較量。秘書只能根據(jù)自身的觀察做出判斷,判斷也有失誤的情況。秘書稍有處理不當,造成某些領導的誤解,容易陷入吃力不討好,“墜入夾被褥之中”的困境。最后,高校的黨政秘書是同時服務于幾個領導,當領導之間關系不和諧時,化解矛盾和處理問題有時會讓自己陷入“里外不是人”的境況。

　　4.高校行政管理體制的弊端,給協(xié)調(diào)工作帶來隱形的障礙

　　秘書協(xié)調(diào)工作的困難不僅僅是來自于秘書自身的因素,還有來自于高校行政管理體制內(nèi)缺陷的因素。

　　一是高校行政權力和學術權力的紛爭,聚焦于秘書的協(xié)調(diào)工作之中。目前,在中國高校里,行政權力擠占學術權力現(xiàn)象嚴重,行政權力的泛化導致學術權力的萎縮。秘書處于行政權力的中心,處于政策活動的樞紐位置,決定了秘書會成為行政權力的堅定維護者。當秘書與各教學科研單位開展協(xié)調(diào)工作時,往往成了攻擊的對象,不自覺地讓自己陷入爭論的漩渦之中。

　　二是校、院兩級管理體制的轉(zhuǎn)型,造成的權力分配矛盾,阻礙了秘書的協(xié)調(diào)工作。今天的許多高校,正由校、院、系三級管理體制逐漸向校、院兩級管理體制的轉(zhuǎn)型。學院制的建立,根本上是要將高校權力中心逐漸下移,變垂直管理為扁平式管理,擴大學院和系的自主權。目前,從我國校院兩級管理體制的改革來看,基本處于“事權下移,財權、人權和重大事權仍然集中在校級”的狀態(tài),校級權力與院系權力仍然處于分庭抗禮的膠著狀態(tài)。這種名則獨,實則管的狀態(tài),給秘書的協(xié)調(diào)工作帶來極大的困難。

　　三是高校實行管理干部“雙肩挑”(管理+教學科研)的模式,讓秘書在協(xié)調(diào)工作時陷入“兩難境地”。一難:這些部門的行政管理者主要把精力放在教學科研上,對管理不太重視,加上本身缺少必備的行政管理素質(zhì),不善于管理,對人事糾紛或?qū)W術利益矛盾的處理缺乏相應的經(jīng)驗,導致管理上的渙散、低效、乏力。秘書下去協(xié)調(diào)工作時,由于管理者對部門業(yè)務不熟悉,無法有效地傳遞和溝通信息。二難:眾多“雙肩挑”的管理者皆是某個學科領域里的帶頭人,是學術造詣頗深的學術人才,憑借其在學術領域中的顯赫地位,奠定了其在學校中的獨特位置。其獨特的位置可以使他們不把秘書協(xié)調(diào)的事情放在眼里,秘書也拿他們無可奈何。

　　三、增強秘書協(xié)調(diào)工作能力的建議

　　1.定位好秘書的角色

　　在高校的組織結(jié)構關系中,秘書身處領導的身邊,為高校領導服務,這一特殊的組織關系決定了秘書必須準確定位好自己的角色。特別是在協(xié)調(diào)活動中,準確地定位角色,明確職責是做好協(xié)調(diào)工作的關鍵。在協(xié)調(diào)工作時,秘書定位自己的角色,要注意兩個方面的問題:

　　一是,要站在全局的位置上把握協(xié)調(diào)工作。高度決定視野,站在全局的視點上看問題,協(xié)調(diào)工作,能有效地把握問題的實質(zhì)。把握全局,才能掂量出每件事情的分量;想到全局,才能與領導思考問題的方向保持一致。秘書顧全大局,很重要的一點是堅持“以服務為本,以學校為主”,自覺做到為高校領導服務、為機關服務、為教學單位服務,自覺履行“為公去協(xié)調(diào),協(xié)調(diào)要為公”的原則。

　　二是,準確就位而不越位。高校黨政秘書是參而不決、謀而不斷,與領導的關系就是主與從的關系,是“主角”與“配角”的關系。作為一名秘書,決不能忘了這一基本前提,決不能越過“配角”位置扮演起舞臺上的“主角”,與領導發(fā)生矛盾、對立和抵觸,犯“角色沖突”的錯誤。在上下級關系協(xié)調(diào)時,無論是對上還是對下關系的協(xié)調(diào),秘書必須嚴守本分,不擅權越位。遇到問題,不替領導拍板,而要積極和領導反饋,提出相應的預案,及時請示、匯報。在橫向關系協(xié)調(diào)時,對待基層單位,要平等待人、尊重訴求、表現(xiàn)親和;對待機關部門,要友好協(xié)作、多方溝通、取長補短。

　　2.領會領導的意圖

　　秘書的協(xié)調(diào)工作主要是在領導的具體指揮下進行的,需要如實而有創(chuàng)造性地執(zhí)行領導的意圖。正確領會領導意圖是秘書開展協(xié)調(diào)工作的前提條件。領導意圖有明示性和暗示性之分。對于領導的明示性指示,秘書一要吃透協(xié)調(diào)問題的具體情況,深入開展調(diào)查研究;二要吃透相關的政策和法規(guī),有的放矢地把握領導意圖的實質(zhì)。本著“不歪曲,嚴落實”的原則,領會領導的意圖,開展協(xié)調(diào)工作。對于領導的暗示性意圖,秘書需要通過領悟才能把握到位。秘書把握領導的“暗示性意圖”,需要注意幾個方面的問題:

　　一是必須練就很強的觀察能力。秘書要對領導的生活背景、文化水平及社會關系有全面地了解,諳熟領導的個性性格、思維方式、行為習慣和愛好等情況。在平時和領導溝通時,要注意觀察領導的言行舉止,從中了解他內(nèi)在的心理狀態(tài)。在工作和生活中有意識地培養(yǎng)和訓練各方面能力,使自己具有靈活的反應力、快速的理解力和正確的判斷力。

　　二是善于揣摩領導的“話中之音”。涉及到要害人員,或領導成員之間關系的問題時,領導指示秘書協(xié)調(diào)工作時,一般都是“話中有話”。秘書要從領導說話的語氣和措詞入手分析語氣的輕重、說話的方式、措辭的力度。要分析領導和協(xié)調(diào)者之間的關系,嘗試站在領導的角度揣摩問題。

　　三是思維與領導同步,行動早于領導做準備。領導在醞釀某項方案時,往往都有一個篩選和權衡的過程。在措施沒有思考成熟的時候,一般不會明示表達出來,但在不經(jīng)意的談話、行事中,會無意流露出來。這些不經(jīng)意的流露足以讓秘書了解到領導的初步想法。秘書必須在思維上和領導同步,想領導之所想,認真分析領導的方案可能需要牽涉到的問題,可能需要掌握的信息等相關事宜。秘書必須深入基層調(diào)查,收集相關的信息,主動聽取有關方面的想法和心聲,把握下面人員的心理動向,預先做好協(xié)調(diào)和了解工作。

　　3.注重協(xié)調(diào)的藝術

　　靈活地運用各種協(xié)調(diào)方法,可以使協(xié)調(diào)工作事半功倍。協(xié)調(diào)的藝術要把握三個方面的內(nèi)容:

　　一是把住勢。

　　勢主要是指事態(tài)的趨勢。用好勢,可以有效地推進協(xié)調(diào)工作。首先,捕捉時機。常言道,機不可失,時不再來。任何事物的發(fā)展變化都存在著時機,協(xié)調(diào)是一種動態(tài)的管理過程,也同樣存在時機。在捕捉時機時,一要看準“火候”,二要當機立斷。其次,巧妙借勢。秘書人員在協(xié)調(diào)上下級或部門矛盾時,巧妙地利用多種已有的或潛在的有利條件,借用他人力量推進協(xié)調(diào)。如可通過領導的指示、文件等方式巧妙借用領導的權威,開導對方。

　　二是握住度。

　　度是指協(xié)調(diào)的力度。協(xié)調(diào)是一種剛?cè)岵墓芾砘顒?必須要把握好度。首先,科學地用剛性的行政方法進行協(xié)調(diào)。秘書憑借組織之間的隸屬關系,用下達命令、指示和文件,或規(guī)章制度等形式,開展協(xié)調(diào)工作。其次,靈活地把剛性的協(xié)調(diào)方法和柔性的協(xié)調(diào)方法結(jié)合起來。如一項活動的開展,需要多個部門共同參與。領導委派秘書牽頭,各部門參與,分工合作。秘書一方面發(fā)文向各部門說明活動的目標、擬定的實施方案、工作的進度等方面內(nèi)容,進行信息溝通。另一方面,各部門在磨合的過程中出現(xiàn)隔閡和矛盾時,秘書不僅需要加強各方的信息溝通,使各相關方面了解事情的真相,促進相互信任和理解,而且要充分利用私人關系,潤滑各方僵硬的關系,推進彼此的諒解。最后,在人際關系的協(xié)調(diào)上,恰當?shù)厥褂萌嵝缘膮f(xié)調(diào)方式。協(xié)調(diào)活動的外在表現(xiàn)是對事的協(xié)調(diào),實質(zhì)是人與人關系的協(xié)調(diào)。秘書以坦誠的態(tài)度對待矛盾的雙方,用疏導的方法理順各方利益,用幽默地方式化解僵局,充分使用各種柔性協(xié)調(diào)方法處理人員之間的矛盾和沖突。

　　三是切入點。

　　秘書在協(xié)調(diào)各方利益和矛盾時,要善于找到解決問題的關鍵點和突破口。首先,找到溝通的契合點。協(xié)調(diào)的關鍵是多方或雙方的溝通。但在溝通的過程中,會受到諸多因素如觀念的差異、專業(yè)和職務的差異、信息的障礙、語言表達的差異等因素的影響,使溝通受阻。秘書人員必須全面分析協(xié)調(diào)雙方的實際情況及利益訴求,找出其一致點和分歧點。從雙方的共同利益一致點出發(fā),通過彼此間的思想溝通,把雙方認識上相同、相近或相容之處融合形成一個初步的協(xié)調(diào)方案。把這一協(xié)調(diào)方案發(fā)放給各方,多跑動,多協(xié)調(diào),勸說雙方以大局為重,求同存異,逐級化解矛盾。其次,用好感情牌。協(xié)調(diào)工作是一種微妙的關系處理,善于用好情感的因素,發(fā)揮“感情效用”。秘書在日常的人際交往中,一是要樹立好自我形象,積極跑動,和各部門的主要負責人建立穩(wěn)定的友好的關系。二是在下去調(diào)研時,認真傾聽各方訴求,在言語交流中,適當?shù)亓髀冻鰧λ麄兝嬖V求的認同和理解,并及時地把他們的意見反饋給領導,讓自己成為大家都信得過的人。三是在矛盾僵持不下時,適當?shù)貏佑脗€人的人際關系,以情化解矛盾。

　　四、增強秘書的素質(zhì)

　　高校是知識分子的“聚集地”,是高素質(zhì)人才的“培養(yǎng)所”,是思想成果的“孵化器”,是文化傳播的“輻射源”。這一特殊的環(huán)境對秘書自身的知識內(nèi)涵、文化修養(yǎng)提出了更高的要求。要想做好協(xié)調(diào)工作,秘書必須增強自身的素質(zhì)。

　　一是提高政治素質(zhì),加強理論修養(yǎng)。做一名稱職的高校黨政秘書,必須努力提高理論修養(yǎng)和政策水平,全面掌握黨的教育路線方針政策,了解教育工作大局。

　　二是完善知識結(jié)構。現(xiàn)代秘書需要了解的知識是全方位、多層次的。秘書人員要適應新形勢要求,必須有深厚的文化底蘊,廣博的知識結(jié)構。在公文寫作、文學藝術、社會交際、科研教學等方面都要廣泛涉獵,深入研究,打下堅實的基礎。

　　三是提高禮儀修養(yǎng)。高校黨政秘書作為領導的輔助者,不可避免地跟隨領導參加各種社會公務活動。秘書需要廣泛接觸各類人,處理各種關系,他的一言一行攸關著學校的形象。秘書必須加強學習辦公室禮儀、服飾禮儀、飲食禮儀、外事禮儀等知識,使自身具有良好的禮儀修養(yǎng)。

　　四是提高調(diào)查研究能力。作為高校的秘書人員,要做好領導的參謀角色,需要深入教學、科研、后勤現(xiàn)場,傾聽群眾反映,開展調(diào)查研究,為領導決策提供第一手材料。

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