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淺析高校院系行政秘書(shū)的工作論文

時(shí)間: 文樺657 分享

  院系行政秘書(shū)在高校工作中起著舉足輕重的作用。怎樣成為一名合格的行政秘書(shū)工作? 今天學(xué)習(xí)啦小編要與大家分享的是:《淺析高校院系行政秘書(shū)的工作》相關(guān)論文,具體內(nèi)容如下;希望能夠幫助到大家!

  【摘要】:高校院系行政秘書(shū)是行政事務(wù)的小管家、協(xié)調(diào)員,其工作關(guān)系到學(xué)院行政管理的質(zhì)量與效能。從高校院系行政秘書(shū)工作的現(xiàn)狀出發(fā),闡述了院系行政秘書(shū)的角色定位及工作職責(zé),結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),探討院系行政秘書(shū)需要具備的職業(yè)素養(yǎng),推動(dòng)高校教育事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

  【關(guān)鍵詞】:工作現(xiàn)狀 角色定位 職業(yè)素養(yǎng)
【論文正文】

淺析高校院系行政秘書(shū)的工作

  隨著《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》(2010-2020年)的正式頒布與實(shí)施,我國(guó)高校教育改革跨入新的里程碑。高校行政管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系著新時(shí)期高校人才培養(yǎng)的質(zhì)量。高校院系行政秘書(shū)既是辦公室行政工作的管理者,又是高校教育工作的基層人員。行政秘書(shū)對(duì)院系與學(xué)院、院系與教師、教師與學(xué)生、院系與社會(huì)之間的溝通,起著獨(dú)特而重要的作用,是維持高校正常工作的基本保障。

  一、高校院系行政秘書(shū)的工作現(xiàn)狀

  高校院系行政秘書(shū)是一個(gè)平凡的工作崗位,涉及教育學(xué)、管理學(xué)、語(yǔ)言學(xué)、社會(huì)學(xué)等多種學(xué)科。由此,院系行政秘書(shū)的工作現(xiàn)狀為事務(wù)繁雜,專(zhuān)業(yè)知識(shí)綜合性強(qiáng),職業(yè)規(guī)劃不清晰,執(zhí)行力不強(qiáng)。

  1.工作繁雜,專(zhuān)業(yè)知識(shí)綜合性強(qiáng)

  知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,高校人才濟(jì)濟(jì),只有具備全面、良好、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu),才能勝任門(mén)類(lèi)眾多、事務(wù)繁瑣的行政秘書(shū)工作。院系行政秘書(shū)隊(duì)伍中,包括秘書(shū)、計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、化學(xué)等各類(lèi)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的人員。非科班出身的行政秘書(shū)缺乏普通語(yǔ)言學(xué)、檔案管理學(xué)、行政管理、心理學(xué)、教育管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等綜合性理論知識(shí)。行政秘書(shū)必須熟悉學(xué)院規(guī)章制度、工作流程;掌握院系管理工作的基本理論和實(shí)務(wù)知識(shí);拓展與工作緊密聯(lián)系的學(xué)科知識(shí)。理論聯(lián)系實(shí)際,從實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn),逐步做好院系管理、協(xié)調(diào)等工作。

  2.職業(yè)規(guī)劃不清晰,執(zhí)行力不強(qiáng)

  細(xì)致繁忙的行政工作,縮短了行政秘書(shū)參加教學(xué)和科研活動(dòng)的時(shí)間。高校行政秘書(shū)對(duì)自己的職業(yè)前景充滿(mǎn)困惑,職業(yè)倦怠等消極情緒悠然而生。高校必須制定嚴(yán)格的信息素質(zhì)培訓(xùn)制度,針對(duì)全校行政秘書(shū),策劃高水平的、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)項(xiàng)目,開(kāi)放更廣闊的學(xué)術(shù)交流平臺(tái),堅(jiān)定院系行政秘書(shū)的信心,為高校教育和諧發(fā)展提供精神動(dòng)力。

  院系行政秘書(shū)在高校工作中起著舉足輕重的作用。怎樣成為一名合格的行政秘書(shū)工作?首先,要明確行政秘書(shū)的角色定位,熟悉行政秘書(shū)的工作職責(zé)。其次,強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)是提高行政秘書(shū)工作效率的重要途徑。

  二、院系行政秘書(shū)的角色定位及工作職責(zé)

  院系行政秘書(shū)只有明確角色定位,增強(qiáng)角色意識(shí),才能高效準(zhǔn)確地履行工作職責(zé)。

  1.行政事務(wù)的小管家

  行政秘書(shū)輔助系領(lǐng)導(dǎo)做好院系各項(xiàng)工作,管人、管物、管錢(qián),是名副其實(shí)的小管家。

  (1)人事管理。協(xié)助院院系領(lǐng)導(dǎo)做好有關(guān)招聘教師的面試、試講等工作,并提供決策依據(jù)。負(fù)責(zé)本院系教職員工的考勤、考核、職稱(chēng)申報(bào)工作。

  (2)資產(chǎn)管理。根據(jù)教學(xué)、科研及其他工作的需要,填報(bào)維修、添置辦公用品的計(jì)劃,領(lǐng)取和發(fā)放辦公用品及備品,以保證正常教學(xué)的需要。負(fù)責(zé)保管院系公章,按學(xué)院制度監(jiān)督公章的使用范圍。

  (3)經(jīng)費(fèi)管理。擬定院系每學(xué)年的經(jīng)費(fèi)預(yù)算,負(fù)責(zé)記賬及報(bào)銷(xiāo)各項(xiàng)活動(dòng)的費(fèi)用。

  (4)檔案管理。負(fù)責(zé)院系會(huì)議記錄、行政文件、各種教學(xué)文件、教學(xué)檔案及教學(xué)資料的收集、匯總、立卷和歸檔工作。

  (5)其它事務(wù)管理。負(fù)責(zé)做好日常的行政事務(wù)工作,負(fù)責(zé)考務(wù)、學(xué)生成績(jī)、學(xué)生學(xué)籍管理、教材征訂等教學(xué)工作。做好各種信函、報(bào)紙、雜志、學(xué)術(shù)期刊的收轉(zhuǎn)傳閱工作。負(fù)責(zé)各屆畢業(yè)生的畢業(yè)資格審核,保正畢業(yè)證書(shū)的準(zhǔn)確印發(fā)。

  2.院系內(nèi)、外交流的協(xié)調(diào)員

  院系行政秘書(shū)工作服務(wù)對(duì)象廣泛,包括院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生、校外來(lái)訪者。因此,行政秘書(shū)是高校院系內(nèi)、外交流的形象窗口。

  (1)協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好院系內(nèi)部與學(xué)院各職能部門(mén)的協(xié)調(diào)工作。

  (2)負(fù)責(zé)接待本部門(mén)的外來(lái)辦事人員,對(duì)不宜領(lǐng)導(dǎo)接待的來(lái)訪,需委婉拒絕。負(fù)責(zé)接聽(tīng)電話(huà),禮貌回答校內(nèi)外人員對(duì)院系日常事務(wù)工作的咨詢(xún)。

  (3)負(fù)責(zé)學(xué)院各職能部門(mén)通知的傳遞工作,及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)到院系教職員工。正確理解上級(jí)部門(mén)的文件精神,貫徹執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門(mén)布置的各項(xiàng)任務(wù)。

  (4)行政秘書(shū)必須建立良好的人際關(guān)系,加強(qiáng)與教職員工的溝通,靈活處理學(xué)院、院系、教師之間的多種關(guān)系,確保院系工作的順利完成。

  三、強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)

  1.良好的心態(tài)

  院系行政秘書(shū)工作看似簡(jiǎn)單,接踵而來(lái)的突發(fā)事件,使人壓力倍增。保持良好的心態(tài),充分發(fā)揮自己的思維能力,從而巧妙地處理緊急問(wèn)題。行政秘書(shū)應(yīng)保持良好的心態(tài),沉著、寬容、冷靜、客觀地分析問(wèn)題。

  2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能

  加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能是提高院系行政秘書(shū)職業(yè)素養(yǎng)的關(guān)鍵。院系行政秘書(shū)需具備的業(yè)務(wù)技能包括:公文寫(xiě)作能力、應(yīng)變能力、組織管理能力、表達(dá)能力、操作能力。

  (1)公文寫(xiě)作能力

  公文寫(xiě)作要在“學(xué)”、“練”、“改”三個(gè)環(huán)節(jié)上狠下功夫。規(guī)范公文寫(xiě)作的基本格式,掌握語(yǔ)法、邏輯、修辭三方面的知識(shí)。正所謂“讀萬(wàn)卷書(shū),行萬(wàn)里路”。閱讀大量?jī)?yōu)秀范文、勤奮學(xué)習(xí)、修煉語(yǔ)言。公文寫(xiě)作的語(yǔ)言要求莊重樸實(shí),準(zhǔn)確精練。熟悉各類(lèi)公文結(jié)構(gòu)、措辭,套用固定性用語(yǔ)。

  (2)應(yīng)變能力

  即指在沒(méi)有思想準(zhǔn)備的情況下靈活處理問(wèn)題的能力。高校教師請(qǐng)假、離職等異動(dòng)工作狀態(tài),影響了教學(xué)工作的正常運(yùn)行。如開(kāi)學(xué)初期,某位教師偶然患重病,尚未確診,教師申請(qǐng)病假二周。行政秘書(shū)得知同時(shí)生病的消息,致電關(guān)心教師的身體健康情況,主動(dòng)提出援助。教師病假期間,重新落實(shí)教學(xué)任務(wù)迫在眉睫,采取就近原則,優(yōu)先考慮院系內(nèi)部適合的教師代課,聯(lián)系學(xué)院內(nèi)外適宜的教師安排兼課等事項(xiàng)。院系行政秘書(shū)與患病教師保持電話(huà)聯(lián)系,密切關(guān)注教師身體狀況。當(dāng)獲知教師病情不穩(wěn)定,要進(jìn)行幾個(gè)月以上的長(zhǎng)期治療后,立即致電慰問(wèn),可否前往探望。教學(xué)工作方面:行政秘書(shū)向?qū)W院人事處提交專(zhuān)任教師招聘需求報(bào)告,引進(jìn)新教師。校內(nèi)外兼課教師的合理安排,為聘任新教師贏取了充裕的時(shí)間。患病教師,身心疲憊,無(wú)微不至的關(guān)懷,為教師戰(zhàn)勝病魔增添一份力量。良好的應(yīng)變能力,勤于思考、善于發(fā)現(xiàn)、勤于總結(jié),具備較高的警惕性,做到忙中有序,不斷提升處理突發(fā)事件和緊急事件的能力,確保正常教學(xué)秩序和良好的教學(xué)質(zhì)量。

  (3)組織管理能力

  組織管理能力指行政秘書(shū)統(tǒng)籌策劃并完成所分管方面的工作能力,包括能力和善斷能力。“條條道路通羅馬”,什么是最佳的辦法?在管理工作中,行政秘書(shū)要講究處事策略,判斷出最佳方法,合理分配工作任務(wù),并堅(jiān)持果斷地實(shí)行,成為智慧型的組織管理者。高等學(xué)校行政管理工作,任務(wù)繁重,各部門(mén)、各崗位的行政管理干部只有充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)作用,人人能起到獨(dú)擋一面的作用,才能做好全校的行政管理工作,以達(dá)到提高整個(gè)學(xué)校行政管理質(zhì)量的目的。

  (4)表達(dá)能力

  表達(dá)能力主要包括文字表達(dá)能力和語(yǔ)言表達(dá)能力。無(wú)論是信息、宣傳、調(diào)研等工作,還是處理公文,都離不開(kāi)文字表達(dá)。行政秘書(shū)要多思考、多練習(xí)、多交流,日積月累,潛移默化,做到思維敏捷、下筆如神,寫(xiě)出的文章觀點(diǎn)鮮明,層次清晰,向上能如實(shí)反映事情的真相,向下能準(zhǔn)確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。語(yǔ)言表達(dá)能力也是行政秘書(shū)一項(xiàng)非常重要的基本能力,無(wú)論是傳達(dá)上級(jí)文件精神,還是協(xié)調(diào)工作,都離不開(kāi)較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力,院系內(nèi)、外交流的逐漸增加,直接以語(yǔ)言表達(dá)作為處理公務(wù)活動(dòng)的手段變得極其重要,提高語(yǔ)言表達(dá)能力,還包括普通話(huà)水平、英語(yǔ)口語(yǔ)水平以及言語(yǔ)措詞等。

  (5)操作能力

  操作能力指計(jì)算機(jī)的操作能力和辦公室設(shè)備的使用能力。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展,計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及,各大高校正立志于實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化、現(xiàn)代化、信息化。熟練計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化軟件的操作能力,掌握掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備的使用,推動(dòng)文件、宣傳簡(jiǎn)訊的發(fā)布速度,節(jié)省紙質(zhì)資源。

  四、改善工作方法,完善自身素質(zhì),提高工作效率

  高校院系行政秘書(shū)工作繁雜,專(zhuān)業(yè)知識(shí)綜合性強(qiáng),因而行政秘書(shū)必須改善工作方法,多謀善斷??v橫結(jié)合建檔工作法、自我培養(yǎng)和完善高校培訓(xùn)制度等手段,對(duì)行政秘書(shū)提高工作效率具有重要的作用。

  1.縱橫結(jié)合建檔工作法

  從縱向和橫向分別建立檔案,縱橫交錯(cuò)貫穿于整個(gè)高校教育工作。為宏觀的教學(xué)決策、微觀的教學(xué)管理及教學(xué)科研服務(wù),為創(chuàng)新教學(xué)方法,深化教學(xué)研究,提高教學(xué)質(zhì)量作出貢獻(xiàn)。如高校師資業(yè)績(jī)檔案。橫向檔案:按教師類(lèi)型建立檔案。高校教師分四類(lèi):專(zhuān)任教師、校內(nèi)兼課教師、校外兼課教師、校外兼職教師??v向檔案:以教師個(gè)體為單位,建立業(yè)績(jī)檔案。每位教師業(yè)績(jī)檔案主要有基本資料(身份證、學(xué)歷學(xué)位證、高校教師資格證、職稱(chēng)證、職業(yè)資格證等),教學(xué)信息(教學(xué)任務(wù)書(shū)、每學(xué)期教學(xué)情況登記表和工作總結(jié)等),教科研成果(論文、教材、教科研項(xiàng)目、榮譽(yù)證書(shū)、繼續(xù)教育等)。縱橫結(jié)合建立檔案為院系領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)化師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)提供可靠的信息基礎(chǔ),加強(qiáng)師資隊(duì)伍管理工作的科學(xué)化、系統(tǒng)化。

  2.自我培養(yǎng)

  作為一名優(yōu)秀的高校系部行政秘書(shū),不僅僅依賴(lài)于外界的培育,關(guān)鍵在于自身建設(shè)。行政秘書(shū)從我做起,有意識(shí)地控制自己,主動(dòng)利用校園環(huán)境優(yōu)勢(shì),堅(jiān)持不懈地完成目標(biāo)。與企業(yè)單位相比,高校擁有資源豐富、時(shí)間寬裕、學(xué)習(xí)氣氛濃郁等優(yōu)勢(shì),有助于行政秘書(shū)的自我培養(yǎng)。工作期間,行政秘書(shū)踴躍參加學(xué)院舉辦的各類(lèi)專(zhuān)題培訓(xùn)活動(dòng),如公文寫(xiě)作、行政管理、心理健康、高校教育改革等講座;瀏覽圖書(shū)館的紙質(zhì)圖書(shū)和電子書(shū)籍,補(bǔ)充薄弱環(huán)節(jié)的理論知識(shí)。寒暑假期,行政秘書(shū)積極參加各式各樣的學(xué)歷進(jìn)修,加強(qiáng)自身的文化知識(shí)修養(yǎng)。

  3.完善培訓(xùn)制度

  高校必須制定嚴(yán)格的職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)制度,有計(jì)劃地開(kāi)展行政秘書(shū)崗前培訓(xùn)工作,強(qiáng)化行政秘書(shū)職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)的力度。行政秘書(shū)崗前培訓(xùn)包括行政管理學(xué)、普通語(yǔ)言學(xué)、高等教育學(xué)和心理學(xué)等相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)。高校鼓勵(lì)行政秘書(shū)通過(guò)在職或派遣脫產(chǎn)進(jìn)修碩士、博士等方式提高文化素質(zhì);激勵(lì)行政秘書(shū)發(fā)表學(xué)術(shù)論文,參與學(xué)院內(nèi)外教研科研項(xiàng)目,參加專(zhuān)題學(xué)術(shù)交流會(huì)議,組織行政秘書(shū)外出調(diào)研、考察,吸取各大高校先進(jìn)的優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,高校應(yīng)不斷更新教育培訓(xùn)內(nèi)容,與時(shí)俱進(jìn),促進(jìn)行政秘書(shū)隊(duì)伍蓬勃發(fā)展。高校還可以建立全校行政秘書(shū)的信息交流平臺(tái),共同探討工作中的難題和對(duì)策。

  五、結(jié)束語(yǔ)

  綜上所述,高校院系行政秘書(shū)是一項(xiàng)極具挑戰(zhàn)性的工作,既要求綜合性的專(zhuān)業(yè)知識(shí),又要求全方位的職業(yè)技能。高校院系行政秘書(shū)必須明確角色定位和工作職責(zé),強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng),改善工作方法,提高自身素質(zhì)和能力,促進(jìn)行政秘書(shū)隊(duì)伍走向現(xiàn)代化、職業(yè)化,為高校教育事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

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