涉外文秘畢業(yè)論文(2)
涉外文秘畢業(yè)論文
文秘畢業(yè)論文篇1
淺談文秘檔案管理工作關(guān)系
一、檔案管理和文秘工作兩者之間相輔相成
檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)工作，在開(kāi)展的過(guò)程中要求工作人員具備一定的專業(yè)技能，同時(shí)還要具備一定的責(zé)任心，這樣才能夠最大限度的保障檔案管理工作的開(kāi)展。檔案管理工作是文秘工作中的重要構(gòu)成部分，對(duì)于文秘人員來(lái)講，在工作開(kāi)展的過(guò)程中必須要具備良好的檔案管理技能，這樣才能夠促進(jìn)自身工作的順利開(kāi)展。在實(shí)踐的過(guò)程中，做好檔案管理工作可以很好的保障文秘工作的全面性和科學(xué)性，是文秘工作準(zhǔn)確、科學(xué)開(kāi)展的前提和重要保障。所以在新的歷史時(shí)期，健全檔案管理工作體制是文秘工作開(kāi)展的重要任務(wù)和管理手段，同時(shí)也是新時(shí)期文秘工作的必然要求。
二、目前檔案管理和和文秘工作中存在的主要問(wèn)題
在實(shí)際的工作過(guò)程中，一些單位的文秘和檔案實(shí)行的是分塊管理的機(jī)制，這種機(jī)制下實(shí)際上是拉大了檔案管理和文秘工作之間的距離，由此也會(huì)產(chǎn)生一些比較嚴(yán)重的問(wèn)題，不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展，也對(duì)文秘工作的順利實(shí)施造成一定的影響。
1.一些文秘人員缺乏開(kāi)展檔案管理工作的意識(shí)
在實(shí)踐的過(guò)程中，大部分的文秘人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到開(kāi)展檔案管理的重要性，缺乏開(kāi)展檔案管理工作的意識(shí)。在日常的工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)歸檔版面記錄不全，附件不規(guī)范，原始稿件不全、編號(hào)不規(guī)范的情況，這不僅僅為檔案的歸檔和查閱留下了后患，同時(shí)也使得文件的美觀性和檔案的完整性受到一定的影響，給企業(yè)和單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展造成一定的負(fù)面影響。
2.工作人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步加強(qiáng)
從目前文秘和檔案管理人員的專業(yè)訓(xùn)練的情況來(lái)分析，在文秘崗位上開(kāi)展管理工作的人員，真正接受過(guò)專業(yè)培養(yǎng)的比較少，大多數(shù)的文秘人員都是半路出家，在業(yè)務(wù)的廣度和深度方面跟不上時(shí)代發(fā)展的要求。這種情況影響到了文秘工作和檔案工作的質(zhì)量，不利于檔案管理和文秘工作的規(guī)范化管理。
三、檔案和文秘工作規(guī)范化管理的措施探討
1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)
檔案管理是一門專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，在開(kāi)展工作的過(guò)程中，要求文秘和檔案管理人員必須具備工作的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德，同時(shí)還必須要具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)和科技知識(shí)。伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的信息化和數(shù)字化成為了檔案管理的新方向，這給檔案文秘和檔案管理人員提出了新的要求。因此在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，工作人員要不斷的提升自身的綜合素質(zhì)，使自己成為具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合性專業(yè)人才。
2.明確不同部門的具體職責(zé)
文秘人員要依據(jù)有關(guān)的要求，對(duì)已經(jīng)辦理完畢的文件材料進(jìn)行統(tǒng)一的管理，開(kāi)展檔案資料的集中保管，使得文件的立卷工作能夠科學(xué)化、制度化的管理。另外要在工作中建立起有效的工作程序和管理制度，依據(jù)規(guī)范程序辦理各種公文。同時(shí)檔案管理人員在工作的過(guò)程中要和各個(gè)部門的信息員之間保持必要的聯(lián)系，強(qiáng)化對(duì)于信息的收集和整理工作，最大限度的減少文件資料的流失。這樣做不僅僅可以很好地拓展檔案的收集范圍，同時(shí)還能夠促進(jìn)檔案工作的順利開(kāi)展。
3.引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)
伴隨著社會(huì)的發(fā)展，科技技術(shù)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，落后的檔案管理和文秘工作手段已經(jīng)難以現(xiàn)代化發(fā)展的需求，通過(guò)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)手段開(kāi)展檔案、文件的整理和儲(chǔ)存工作可以很好的提升工作的效率，同時(shí)也能夠擴(kuò)大檔案文件的傳播范圍。
四、小結(jié)
伴隨著社會(huì)信息建設(shè)步伐不斷的加快，文檔工作也要不斷的向前發(fā)展。文秘和檔案管理工作十分的重要，作為新時(shí)期的文秘和檔案工作者，要不斷的增強(qiáng)自身的專業(yè)技能，充分的利用各種現(xiàn)代化手段開(kāi)展檔案的管理工作，努力提升自身的檔案管理技能，這樣才能夠滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)于檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求。
文秘畢業(yè)論文篇2
淺談做好行政文秘工作的對(duì)策
摘 要：行政文秘工作是綜合辦公工作運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，負(fù)責(zé)辦公活動(dòng)各項(xiàng)日常事務(wù)的協(xié)調(diào)，行政文秘工作的效率、質(zhì)量和水平對(duì)單位工作的正常運(yùn)行起著舉足輕重的作用，要想做好行政文秘工作，除了具備文秘工作本身的職業(yè)素養(yǎng)要求之外，各單位根據(jù)自身的情況不同，要求的具體工作能力和素質(zhì)也有所差異。本文針對(duì)行政文秘的工作性質(zhì)，從加強(qiáng)行政文秘職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)和行政文秘業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)兩方面淺談如何做好行政文秘工作。
關(guān)鍵詞：行政文秘;職業(yè)素質(zhì);業(yè)務(wù)能力
一、職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)
(一)思想政治素質(zhì)
行政文秘所從事的行政管理工作，需要具有高度的思想政治覺(jué)悟，不僅堅(jiān)決的擁護(hù)中國(guó)共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，在平時(shí)的言行和思想上都要與黨保持協(xié)調(diào)一致，對(duì)國(guó)家政策的時(shí)局和動(dòng)態(tài)隨時(shí)進(jìn)行領(lǐng)悟，對(duì)于自己的工作有高度的自律性、自覺(jué)性、和務(wù)實(shí)性，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，腳踏實(shí)地努力去完成。
(二)職業(yè)道德
職業(yè)道德是每個(gè)行業(yè)每個(gè)崗位必須具備的良好品德，隨著我國(guó)改革開(kāi)放的深入進(jìn)行，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)，也同時(shí)帶來(lái)了負(fù)面影響，使人們滋生了很嚴(yán)重的金錢主義人生觀，錢成為了一切違法活動(dòng)的根源，這種思想也嚴(yán)重影響了行政工作人員。我國(guó)的行政文秘工作沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的道德規(guī)范，更沒(méi)有建立起一個(gè)健全的制度體系，缺乏一定的監(jiān)管，缺乏一定的職業(yè)道德規(guī)范。因此對(duì)于我國(guó)的行政文秘工作人員，需要有道德標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行約束，這樣我國(guó)行政文秘工作人員的職業(yè)道德才能有所規(guī)范，有所提高。
1.忠于職守
干一行愛(ài)一行，這是職業(yè)準(zhǔn)則，行政文秘工作人員首先要熱愛(ài)自己的工作，這樣才能對(duì)工作有強(qiáng)烈的責(zé)任感，才能很好的完成領(lǐng)導(dǎo)分配的工作任務(wù)，對(duì)自己負(fù)責(zé)，對(duì)工作負(fù)責(zé)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，腳踏實(shí)地的去完成自己份內(nèi)的工作。
2.誠(chéng)實(shí)守信，遵規(guī)守紀(jì)
誠(chéng)實(shí)守信不僅是做人的基本原則，也是行政文秘工作的首要條件之一，行政文秘工作人員在工作中在做到守時(shí)、守信、守約，在工作中遵守企業(yè)的規(guī)章制度，遵守法律的相關(guān)規(guī)定，不違反工作條例，不做違法犯罪的事情，嚴(yán)格律已。
3.待客熱情，謙虛謹(jǐn)慎
行政文秘工作許多時(shí)候所代表的是領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和意圖，所以在待人接物方面要熱情、謙虛謹(jǐn)慎。這是作為一名合格的文秘人員做人做事的基本原則，在工作中要處理好與同事之間的人際關(guān)系，形成良好的溝通能力，能夠調(diào)解矛盾，讓工作能夠順利進(jìn)行下去。
4.注重儀表，注意言行
身為一個(gè)行政文秘人員，應(yīng)該有良好的儀表，因?yàn)樾姓拿厝藛T代表不僅僅是個(gè)人更是企業(yè)的形象。不能身著奇裝異服，出口成“臟”，要時(shí)時(shí)刻刻注意自己的一言一行。
5.默默無(wú)聞，無(wú)私奉獻(xiàn)
身為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，要時(shí)時(shí)刻刻為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，時(shí)刻與領(lǐng)導(dǎo)思路同步。人們只看到領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)光，而忽視了行政文秘背后的努力和辛勤。這是工作性質(zhì)所決定的，優(yōu)秀的行政文秘應(yīng)該甘愿退在領(lǐng)導(dǎo)光芒的背后，默默工作，無(wú)私奉獻(xiàn)，需要有博大的胸懷，能夠安分守己，安心本分地做好自己的工作。
(三)心理、身體素質(zhì)
做好行政文秘，就意味著除了要處理大量工作事物，還有協(xié)調(diào)工作人員人際關(guān)系，這就要求有堅(jiān)定的信念和毅力，有很好的抗壓能力，能夠領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，能夠順著領(lǐng)導(dǎo)的思路開(kāi)展事物，處理事情需要發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，有一定的創(chuàng)新能力。
二、工作能力的培養(yǎng)
(一)協(xié)調(diào)能力的提高
行政文秘是企業(yè)的調(diào)味劑，企業(yè)人際交往中的紐帶。行政人員需要協(xié)調(diào)各種人際關(guān)系，對(duì)內(nèi)，同事與同事之間的溝通協(xié)調(diào)，同事與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通。對(duì)外，企業(yè)與服務(wù)對(duì)象之間的溝通，企業(yè)與相關(guān)職能部門的溝通等等，行政文秘就是要竭力協(xié)調(diào)這些關(guān)系，能夠平衡公司的人際的關(guān)系，為企業(yè)營(yíng)造一個(gè)良好的健康的工作氛圍。
(二)創(chuàng)新能力的培養(yǎng)
身為行政文秘，除了站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，還要站在員工、客戶的角度上想問(wèn)題，做一件事要全面多角度考慮，能夠突破固定思維的禁錮，能夠提出新的觀點(diǎn)、新的問(wèn)題、新的解決方法，積極推動(dòng)工作進(jìn)程，更加完善工作。
(三)能夠隨即應(yīng)變
在實(shí)際工作中，行政文秘往往會(huì)碰到很多突發(fā)狀況，令人措手不及，在這種無(wú)章可循的緊急狀況下，行政文秘需有具隨機(jī)應(yīng)變的能力，保持冷靜沉著，判斷準(zhǔn)確迅速，處理果斷，穩(wěn)妥地解決問(wèn)題。
(四)良好的信息處理能力
行政文秘經(jīng)常全方面的收集各種資料，進(jìn)行信息管理和檔案管理，還有出行路程，酒店票務(wù)等的，這些都需要準(zhǔn)確及時(shí)的信息。行政文秘必須能夠運(yùn)用各種方法，來(lái)從繁雜的信息中提出自己所需要的。
(五)熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來(lái)處理事物
各種辦公軟件和辦公設(shè)備，已經(jīng)成為行政文秘最基本的技能，比如用 word纂寫文案、公文，用excel來(lái)制定工資表，來(lái)編寫各種表格，用PPT來(lái)制作會(huì)議演講的內(nèi)容，會(huì)一點(diǎn)PS技術(shù)，會(huì)用打印機(jī)打印掃描等等。文秘必須掌握這些最新的技術(shù)，必須在日新月異，科技迅猛發(fā)展的今天，積極學(xué)習(xí)。
(六)培養(yǎng)加強(qiáng)文書(shū)處理能力
行政文秘經(jīng)常要處理各種文案、公文等等，這就要求行政文秘的文筆較好，能夠熟知各種公文的格式，能夠理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，將指示轉(zhuǎn)化為文字。
(七)有一定的談判能力
行政文秘必須要能夠搜素收集有利于自己公司的消息，和對(duì)方的一切有用信息，參與制定談判的細(xì)節(jié)和戰(zhàn)略，布置出談判會(huì)場(chǎng)，營(yíng)造和諧氣氛，協(xié)助談判，緩解矛盾，輔助問(wèn)題的解決。
(八)有良好的口語(yǔ)表達(dá)能力
因?yàn)樾姓拿亟?jīng)常要協(xié)調(diào)人際關(guān)系，處理綜合事務(wù)等等，這些都需要行政文秘有良好的口頭表達(dá)能力，語(yǔ)言有說(shuō)服力。而由于現(xiàn)在中國(guó)與世界接軌，行政文秘需要有良好的英語(yǔ)口語(yǔ)能力。
三、結(jié)語(yǔ)
隨著社會(huì)的發(fā)展，公司對(duì)行政文秘的要求會(huì)越來(lái)越高，行政文秘人員必須在思想上、能力上都不斷地學(xué)習(xí)，加強(qiáng)、提升自己的能力，能夠適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的社會(huì)不容易，但只要夠努力，夠認(rèn)真，夠堅(jiān)定，相信你一定能夠成為一個(gè)優(yōu)秀的行政文秘，在自己的崗位上做出一番事業(yè)。
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