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秘書工作的科學(xué)管理研究

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秘書工作的科學(xué)管理研究

  一、正確理解秘書工作的職能

  秘書在日常的工作中要擺正自己的位置,將工作中領(lǐng)導(dǎo)的意圖領(lǐng)會清楚,并按照領(lǐng)導(dǎo)意圖將工作做好。隨意更改領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容、隨意改變領(lǐng)導(dǎo)的意圖都是不允許的,這是有違職業(yè)道德的表現(xiàn)。秘書工作允許創(chuàng)新,但是要在依從領(lǐng)導(dǎo)意圖基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新,在充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)造性的發(fā)揮。創(chuàng)新和創(chuàng)造性都要在體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖的前提下完成,否則就不是一個稱職的秘書。秘書工作除了服務(wù)功能外,參謀功能也是主要的。在新時期的新環(huán)境下,秘書工作也要以參謀功能為主。在工作中多給領(lǐng)導(dǎo)提建議,為部門工作獻(xiàn)策。工作中的情緒控制也是一個主要方面,不能因為自己的情緒影響工作的效果。

  領(lǐng)導(dǎo)的決策永遠(yuǎn)是秘書工作的核心內(nèi)容,秘書要圍繞這個核心工作進(jìn)行自己的工作開展。秘書的工作是站在領(lǐng)導(dǎo)身后面的人,是領(lǐng)導(dǎo)影子遮蔽下的工作人員。工作內(nèi)容是被動的,但是工作態(tài)度是積極主動的。秘書要把工作做成主動型,需要秘書具備一定的工作能力和工作藝術(shù)。秘書需要具備領(lǐng)導(dǎo)者的眼界,善于掌控全局,了解全局性的工作視野。第二是要熟悉階段性的工作任務(wù),和領(lǐng)導(dǎo)保持工作中心的一致性,正確處理工作內(nèi)容,了解手頭工作的輕重緩急,能夠?qū)?fù)雜的事情理順好,保證工作的順利開展。最本文由畢業(yè)論文網(wǎng)http://www.lw54.com收集整理后是要領(lǐng)悟好領(lǐng)導(dǎo)布置工作的內(nèi)容,分析清楚領(lǐng)導(dǎo)工作的情況和思路,幫助領(lǐng)導(dǎo)將每一項工作落到實處。最后是要善于積累資料,善于將工作內(nèi)容做好記錄,保存好工作檔案,為工作的開展建立備忘錄。秘書具備了這些素質(zhì)就是很好地完成了工作職能。

  二、秘書的時間管理

  秘書的大部分工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的,給領(lǐng)導(dǎo)工作日程做好安排,并能及時提醒領(lǐng)導(dǎo)按照工作計劃完成工作。時間就是金錢,時間就是效率,在信息技術(shù)大爆炸的年代,時間觀念在每一個人的心中都異常強烈,所以秘書工作的時間觀念比別人要更強。首先是要管理好領(lǐng)導(dǎo)的時間,這是秘書工作的重要職責(zé)。幫助領(lǐng)導(dǎo)做好工作日程時間的控制,做好工作內(nèi)容的時間安排,這是秘書工作的重要構(gòu)成部分,不能有絲毫的馬虎,否則容易造成重大的失誤乃至于損失。秘書能夠有效控制領(lǐng)導(dǎo)的工作時間,為領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高做好準(zhǔn)備。秘書工作的有效性可以從如何幫助領(lǐng)導(dǎo)把握時間開始,不使領(lǐng)導(dǎo)陷入不必要的瑣事糾纏中,從而提高工作效率。比如為領(lǐng)導(dǎo)制定工作時間表,做好工作計劃表,這些都是幫助領(lǐng)導(dǎo)掌控時間的行為,也是工作有效性的保證。但是在實際中,秘書工作沒有將領(lǐng)導(dǎo)的時間管理作為工作的主要內(nèi)容。其中的原因不只是秘書的責(zé)任,一些領(lǐng)導(dǎo)者自身的時間觀念也是一個重要的影響因素。陳舊的時間觀念影響日常的領(lǐng)導(dǎo)和管理工作,擱置一些工作導(dǎo)致時間的拖延,進(jìn)而影響工作效率。

  秘書管理領(lǐng)導(dǎo)的時間要注意有序性,科學(xué)安排領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容,保證領(lǐng)導(dǎo)工作的合理有序,不使領(lǐng)導(dǎo)窮于應(yīng)酬忙于周旋。上級部門的工作安排、本部門的工作安排,這是秘書要幫助領(lǐng)導(dǎo)控制時間的主要方面。秘書要了解上級領(lǐng)導(dǎo)的工作精神,又要領(lǐng)會本部門領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖。這樣可以更好地把握領(lǐng)導(dǎo)工作的內(nèi)容和時間安排。

  秘書還要為領(lǐng)導(dǎo)爭取可以控制的時間。領(lǐng)導(dǎo)的時間可控性是隨著職務(wù)的升高而減少的,也就是時間受制于他人的問題隨著職務(wù)的高升而控制的力度減弱。秘書要幫助領(lǐng)導(dǎo)將不可控的時間變成可控時間,這樣才是一名領(lǐng)導(dǎo)能力的體現(xiàn),也是提供工作效率的關(guān)鍵。秘書要將工作時間表和工作計劃表的擬定工作作為一項作用內(nèi)容,實現(xiàn)和幫助領(lǐng)導(dǎo)將不可控時間變成可控時間。將時間表中的重要工作內(nèi)容做好標(biāo)記,同時要做到簡潔明了,讓領(lǐng)導(dǎo)一目了然,不能繁瑣和復(fù)雜化,影響領(lǐng)導(dǎo)的判斷。為領(lǐng)導(dǎo)的時間控制做好安排,做好實現(xiàn)工作目標(biāo)的計劃。擬定工作清單、制定時間標(biāo)準(zhǔn)表、填寫好目標(biāo)工作管理卡,標(biāo)明隸屬工作單位、職位、工作計劃、預(yù)期進(jìn)度、自我追蹤、考評等內(nèi)容。

  三、做好秘書工作要提升個人素質(zhì)

  秘書是工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊的人,既要服從領(lǐng)導(dǎo),又要為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀。這是秘書工作的性質(zhì)決定的。一名合格的秘書要具備德行操守,德才兼?zhèn)涫且粋€秘書必須要具備的素質(zhì)。如果工作中失德,必然失范,那么所造成的后果是不堪設(shè)想的。秘書是工作在權(quán)力中心的人員,沒有很好的德行操守是不能獨善其身的。秘書工作的無確定性,使得秘書個人生活也會受到很嚴(yán)重的影響。正確處理個人和集體、自己與領(lǐng)導(dǎo)、工作與家庭之間的關(guān)系也是秘書能力的體現(xiàn)。

  秘書工作的科學(xué)管理影響之大,是秘書自己要認(rèn)真思考的問題。德行品質(zhì),自身素養(yǎng),領(lǐng)導(dǎo)時間控制,職能體現(xiàn)等,都應(yīng)該成為秘書工作的主要內(nèi)容??茖W(xué)管理秘書工作可以對領(lǐng)導(dǎo)工作效率產(chǎn)生重大的影響,所以這是需要秘書具有的使命感。

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