電子檔案管理論文
隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步,電子檔案管理已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理,成為檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的電子檔案管理論文，供大家參考。
電子檔案管理論文范文一：企業(yè)電子檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策
一、企業(yè)電子檔案管理問(wèn)題
(一)正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關(guān)程序設(shè)計(jì)的過(guò)程中，檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人員沒(méi)有參與其中，單純從軟件設(shè)計(jì)工作人員角度出發(fā)來(lái)進(jìn)行程序的設(shè)計(jì)，立足在一些基本表面的問(wèn)題，比如邏輯上的歸檔問(wèn)題，信息的分總問(wèn)題，可以說(shuō)考慮的范圍是相對(duì)局限，不夠周全的。而由此設(shè)計(jì)出來(lái)的自動(dòng)化辦公軟件，在一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題上的解決措施有待改進(jìn)。
(二)文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個(gè)系統(tǒng)。文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個(gè)系統(tǒng)，由此導(dǎo)致信息的歸類(lèi)出現(xiàn)一定出入，在后期信息的應(yīng)用過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一定的紕漏。結(jié)合一些公司的實(shí)際情況，在信息的分類(lèi)上有一定出入，但是模式化的系統(tǒng)分類(lèi)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)的需要，對(duì)于信息的應(yīng)用、管理都會(huì)有著出入。
(三)電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導(dǎo)致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒(méi)有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無(wú)法有效統(tǒng)一結(jié)合。
(四)電子檔案儲(chǔ)存載體安全度無(wú)法保證。檔案對(duì)于公司來(lái)說(shuō)是有一定價(jià)值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲(chǔ)存一般分成兩種，一類(lèi)是直接通過(guò)硬盤(pán)儲(chǔ)存器，另一類(lèi)是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行儲(chǔ)存，比如最近比較熱門(mén)的云儲(chǔ)存，兩者的安全性都無(wú)法完全保證。硬盤(pán)儲(chǔ)存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價(jià)值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會(huì)對(duì)公司產(chǎn)生諸多不利影響;如果是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，盡管可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)很好的備份存儲(chǔ)，但是一些重要的信息仍會(huì)會(huì)被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。
(五)相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)結(jié)合度不高。電子無(wú)紙化的檔案管理減少了相關(guān)工作人員的工作量，但是對(duì)于其素質(zhì)技能的要求有所增加。企業(yè)電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對(duì)于相關(guān)軟件的應(yīng)用，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)管理達(dá)到熟練的程度，同時(shí)工作的責(zé)任心也是重要的保障。但是，在現(xiàn)實(shí)的情況下，一些資質(zhì)比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無(wú)法把理論更好地結(jié)合于實(shí)際，對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責(zé)任心。
二、針對(duì)企業(yè)電子檔案管理問(wèn)題的解決措施
(一)電子檔案監(jiān)控嚴(yán)格化。首先，關(guān)于電子檔案的形成監(jiān)控問(wèn)題，工作人員應(yīng)該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說(shuō)是信息庫(kù)的建立，這是一個(gè)至關(guān)重要的步驟，來(lái)保證后期信息利用有價(jià)值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實(shí)性和完整性，同時(shí)需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學(xué)、完整、嚴(yán)密的制度來(lái)規(guī)范監(jiān)控過(guò)程，保證監(jiān)控的效果，比如文件管理制度和體系的科學(xué)化、嚴(yán)格化，管理內(nèi)容和執(zhí)行的有效化等等。
(二)提高電子文件安全性和可識(shí)別性。檔案信息對(duì)于公司的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著重要的價(jià)值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設(shè)想，因此，提高電子文件的安全性和可識(shí)別性有著現(xiàn)實(shí)的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開(kāi)始抓起，形成嚴(yán)格的管理制度以及采取有效的技術(shù)措施，比如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)云盤(pán)來(lái)更好地備份以防丟失，以及對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)都采取一定的監(jiān)控和監(jiān)管，最好把每一項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保權(quán)責(zé)明確，以及采取更加嚴(yán)格有效的保密措施，增加安全性。
(三)提高電子檔案甄別的技術(shù)。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行之后，其復(fù)制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時(shí)也增加了其中的風(fēng)險(xiǎn)，比如關(guān)于電子檔案真?zhèn)蔚膯?wèn)題，提高其中的甄別技術(shù)有著現(xiàn)實(shí)的必要，因此在電子文件辦制的時(shí)候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應(yīng)用。這樣可以避免使用者和顧客對(duì)于文件進(jìn)行篡改，危害企業(yè)的利益。
(四)優(yōu)化電子檔案的鑒定技術(shù)。在文件進(jìn)行歸檔之前，一般需要先進(jìn)行文件的鑒定，其目的是為了區(qū)別文件的價(jià)值，根據(jù)實(shí)際的需要來(lái)給出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，避免統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的分類(lèi)不利于公司對(duì)于信息的應(yīng)用。在一定有效分類(lèi)之后，可以方便企業(yè)選擇應(yīng)用，方便公司管理，更好地為公司創(chuàng)造價(jià)值。
(五)優(yōu)化電子檔案歸檔?，F(xiàn)階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態(tài)，實(shí)行“雙套制”，但是實(shí)際過(guò)程中由于電子文件的法律約束力不高、技術(shù)問(wèn)題大導(dǎo)致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優(yōu)化電子檔案的歸檔問(wèn)題，一方面需要著手建立和運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續(xù)發(fā)揮實(shí)體檔案的作用，發(fā)揮實(shí)體檔案和電子檔案結(jié)合的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代社會(huì)信息平臺(tái)上的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。
(六)提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。不管外部條件如何改善，軟件設(shè)施如何改進(jìn)，相關(guān)的工作人員作為工作過(guò)程中的主體，需要發(fā)揮出主觀能動(dòng)性，因此，提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)仍然是重要要求，一方面需要有針對(duì)性地對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)的專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，另一方面需要提高相關(guān)工作人員的工作責(zé)任心，同時(shí)結(jié)合兩者，才能讓整個(gè)工作更加有效，有價(jià)值。
三、結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個(gè)環(huán)節(jié)有所改善，不管是工作本身，還是各類(lèi)的工作人員，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題才能更好地解決問(wèn)題，才能讓整個(gè)過(guò)程在實(shí)踐中不斷改進(jìn)，讓電子無(wú)紙化的企業(yè)電子檔案發(fā)揮出現(xiàn)實(shí)價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
電子檔案管理論文范文二：淺談電子檔案管理
一、當(dāng)前電子檔案管理中存在的問(wèn)題
1.有待提高電子檔案管理水平?，F(xiàn)在電子檔案管理還處于初級(jí)發(fā)展階段，檔案管理人員系統(tǒng)化的教育和專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)缺乏，造成了在選購(gòu)軟件時(shí)沒(méi)有變別能力，從而影響了現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中充分發(fā)揮作用。
2.電子文檔在管理中的真實(shí)性容易破壞。電子文件具有高度的可變性和分離性，一旦被更改就無(wú)法識(shí)別。電子檔案形成后，在工作人員的操作下存貯到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，檔案管理人員和技術(shù)人員共享信息數(shù)據(jù)。這樣，就使得電子檔案便于修改和復(fù)制，沒(méi)有正本和副本的差異，也不會(huì)有多次原始稿本記錄的出現(xiàn)，由此形成的電子檔案的原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，文件與檔案之間不再有明顯的界限。這樣檔案的原始性和真實(shí)性就無(wú)法準(zhǔn)確的確定，這給電子檔案文件的完整性、真實(shí)性以及原始性的保存帶來(lái)了很大的難度。
3.電子檔案的安全性存在隱患。在這個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)全球化的時(shí)代，對(duì)于任何人來(lái)講，其都可以自由進(jìn)入因特網(wǎng)，在很大程度上造成了大量文件在網(wǎng)絡(luò)的發(fā)布和流轉(zhuǎn)，而且在電子文件傳輸?shù)倪^(guò)程中引發(fā)泄密的現(xiàn)象發(fā)生。
4.電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)度綬慢。從某種關(guān)點(diǎn)上看，電子檔案管理的基礎(chǔ)和前提就是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，但一些檔案管理部門(mén)只是考慮到本部門(mén)的現(xiàn)狀，并沒(méi)有從全面利益出發(fā)，協(xié)調(diào)發(fā)展、統(tǒng)籌安排，造成了各行其是的局面，從而阻礙了檔案電子化的發(fā)展。
二、完善電子檔案管理有效對(duì)策
1.加強(qiáng)電子檔案服務(wù)信息反饋系統(tǒng)的建立。做到及時(shí)了解當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案信息的需求和發(fā)展?fàn)顩r，不斷提高電子檔案信息反饋工作的自覺(jué)性，不斷改進(jìn)電子檔案信息服務(wù)工作，并有效提高電子檔案信息化服務(wù)的質(zhì)量。
2.提高電子檔案信息的安全性。當(dāng)前電子檔案管理最為關(guān)鍵的一個(gè)問(wèn)題是檔案信息的安全，檔案部門(mén)要提高安全意識(shí)，有效地利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，比如加密、防火墻等技術(shù)，保證網(wǎng)絡(luò)的安全，保證電子檔案信息的安全。另外，采取有利、有效的方式，完善對(duì)電子檔案進(jìn)行便利和安全的管理。由于電子檔案信息通常都存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)上，并通過(guò)安全保管介質(zhì)以達(dá)到安全保管信息的方式進(jìn)行管理，因此對(duì)電子檔案的安全管理必須有一個(gè)適合于磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)保管的環(huán)境和存放載體的柜、架及檔案庫(kù)房。檔案部門(mén)和相關(guān)工作人員要不斷地進(jìn)行實(shí)踐，完善電子檔案管理信息服務(wù)安全性能，保證檔案信息在利用中的安全性。
3.建立健全電子檔案信息服務(wù)體系。構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用，整合電子檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)來(lái)開(kāi)展檔案咨詢(xún)業(yè)務(wù)服務(wù)。二是建立提高電子檔案信息資源體系，做好電子檔案信息資料的歸檔、整理，整體開(kāi)發(fā)和綜合管理檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。三是運(yùn)用好現(xiàn)代信息技術(shù)手段，為電子檔案的科學(xué)管理提供有效的技術(shù)支持。
4.不斷培養(yǎng)電子檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。各單位和主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才專(zhuān)業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)電子檔案管理的現(xiàn)代化人才。還要不斷的吸收檔案管理方面的人才，發(fā)現(xiàn)善于檔案管理方面的人才，抓好電子檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，儲(chǔ)備電子檔案管理人才，為做好電子檔案工作奠定良好的基礎(chǔ)。
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