檔案保護(hù)論文5000字(2)
檔案保護(hù)論文5000字
檔案保護(hù)論文5000字篇2
試談人事檔案保護(hù)和管理工作
摘 要：人事檔案管理在醫(yī)院人事管理工作中具有重要意義。它是醫(yī)院人事管理工作的依據(jù)，是醫(yī)院選拔管理人才的重要依據(jù)，是改革工資制度的重要標(biāo)準(zhǔn)，是醫(yī)院員工晉升制度的參考。但是在當(dāng)今社會(huì)醫(yī)院人事檔案管理工作還存在許多問題。該文通過對人事檔案管理的重要性和當(dāng)今醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題進(jìn)行具體分析，為醫(yī)院的人事檔案管理工作提出建議和對策，促進(jìn)我國醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 醫(yī)院
人事檔案是指醫(yī)院人事部門對醫(yī)院員工的個(gè)人資料、學(xué)歷經(jīng)歷、思想品德、技能水平、績效考核等信息的記錄，這些記錄基本都是員工個(gè)人成長檔案，表現(xiàn)了員工成長軌跡、職務(wù)的晉升、社會(huì)關(guān)系等信息。人事檔案的內(nèi)容有個(gè)人簡歷、學(xué)歷、成績、專業(yè)技能、政治材料、工作材料、獎(jiǎng)懲材料等資料。人事檔案的內(nèi)容需要經(jīng)過人事部門審核進(jìn)行蓋章簽字的真實(shí)內(nèi)容，不是隨便填寫的，因此具有真實(shí)性和保存性。
1 人事檔案在醫(yī)院人事管理工作中的重要性
1.1 人事檔案是醫(yī)院選拔人才的重要依據(jù)
醫(yī)院人事檔案的管理主要是針對醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員，它管理和存檔了醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人信息。醫(yī)護(hù)人員完整的醫(yī)護(hù)檔案顯示出了個(gè)人全面的真實(shí)的信息，為醫(yī)院選拔人才提供依據(jù)。醫(yī)院根據(jù)人事檔案閱讀和查詢醫(yī)護(hù)人員的學(xué)業(yè)和工作的真實(shí)完整資料信息，從中分析個(gè)人成長的特點(diǎn)和規(guī)律，分析個(gè)人是否適合醫(yī)院提供的崗位，為醫(yī)院識(shí)別人才和未來人才的培養(yǎng)提供真實(shí)的資料和依據(jù)。醫(yī)院通過人事檔案對醫(yī)護(hù)人員的年齡狀況、學(xué)位專業(yè)、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力以及思想道德水平進(jìn)行了解和分析，可以識(shí)別出優(yōu)秀的高素質(zhì)的管理干部人選，不斷建設(shè)醫(yī)院的優(yōu)秀干部團(tuán)隊(duì)。醫(yī)院根據(jù)人事檔案改革人事制度，積極引進(jìn)先進(jìn)人才，從中選拔出優(yōu)秀的業(yè)務(wù)精英，有利于醫(yī)院業(yè)務(wù)人才隊(duì)伍的建立。人事檔案又為領(lǐng)導(dǎo)干部的管理工作提供參考依據(jù)，使管理者的決策更準(zhǔn)確。
1.2 人事檔案有利于促進(jìn)醫(yī)院工資制度的改革
員工的人事檔案是工資制度不斷完善的重要依據(jù)。醫(yī)院堅(jiān)持以檔案為基本，依據(jù)檔案中人員的學(xué)歷、工齡、職稱等信息資料，對員工工資進(jìn)行調(diào)整和改革。醫(yī)院工資制度的調(diào)整和改革必須根據(jù)國家文件的標(biāo)準(zhǔn)和醫(yī)院的具體情況，做到具體問題具體分析。工資待遇的提高有利于增加員工的積極性，留住老員工，形成良性的競爭，促進(jìn)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。
1.3 人事檔案為員工職稱的評(píng)定提供依據(jù)
人事檔案為醫(yī)院專業(yè)人員職稱的評(píng)定提供了具體真實(shí)的依據(jù)。從我國實(shí)施專業(yè)技術(shù)職稱制度以來，評(píng)審和參加考試的社會(huì)各類人才都必須具有真實(shí)的資料。人事檔案就是鑒定學(xué)歷和技能的證據(jù)，它體現(xiàn)出了個(gè)人全面的信息，為個(gè)人職位的晉升和專業(yè)能力提供真實(shí)詳細(xì)的文字資料，保證了職稱評(píng)定和晉升的公平、公正、合理性。
2 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題
在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中，醫(yī)院的人事管理工作中越來越重要。而現(xiàn)階段醫(yī)院人事管理工作還存在許多不足和問題，不僅降低了檔案管理的工作效率，還影響了整個(gè)醫(yī)院的管理工作。主要有以下幾方面問題。
2.1 缺乏專業(yè)檔案管理人員
目前醫(yī)院專業(yè)檔案管理人才少，具有專業(yè)人事檔案管理知識(shí)和技能的人員更少。許多醫(yī)院大部分人事檔案管理人員都是非專業(yè)人員，是人事部門的人員進(jìn)行管理，不具備專業(yè)知識(shí)。而且人員崗位流動(dòng)性大，基本來沒來得及熟悉檔案管理的工作職責(zé)就又被分配到其他崗位。從事人事檔案管理的人員有些事快退休的老同志或者不能勝任其他崗位的人員，這樣不利于醫(yī)院檔案管理工作的正常進(jìn)行。
2.2 人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)弱
由于檔案管理的人員缺乏導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理人員基本是非專業(yè)人員或者是快退休的老員工。這些員工不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)或先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，檔案管理知識(shí)陳舊過時(shí)，跟不上當(dāng)今醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院整個(gè)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)不高，這些會(huì)造成工作效率降低，影響整個(gè)醫(yī)院的管理工作。
2.3 對人事檔案管理工作的重視度不高
大多數(shù)管理人員對人事檔案管理工作沒有積極的認(rèn)識(shí)，工作積極性不高。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理不影響醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，對檔案管理工作的監(jiān)督少。這些原因會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院對人事檔案管理的人才、資源、財(cái)務(wù)等投入不足，使醫(yī)院的檔案管理工作只能停留在最基本的收集保管階段，不能充分發(fā)揮人事檔案管理對醫(yī)院人才開發(fā)的作用。資源和資金的匱乏使人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后，保存方法落后，為今后檔案的查閱調(diào)動(dòng)造成不利影響。
2.4 人事檔案管理方式落后
醫(yī)院人事檔案管理方式落后，基本采用純手工的收集整理保存方式，缺乏現(xiàn)代電子信息技術(shù)的支持，計(jì)算機(jī)管理方式不普及，檔案管理方式落后。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式不利于提高工作效率，也會(huì)間接的影響醫(yī)院相關(guān)工作的順利進(jìn)行。
3 做好醫(yī)院人事檔案管理工作的對策
3.1 提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)
醫(yī)院人事檔案管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的管理工作，在技術(shù)和專業(yè)上都有較高的要求。因此，醫(yī)院人事檔案管理人員必須具備專業(yè)的管理理論知識(shí)，還要具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，對醫(yī)院的發(fā)展具有一定的觀察力，能夠根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的需要及時(shí)對醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。對醫(yī)院管理檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，學(xué)習(xí)了解最先進(jìn)的管理技術(shù)知識(shí);完善人事檔案管理知識(shí)的考核，不定期對檔案管理人才進(jìn)行考試，對考核優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，加強(qiáng)對專業(yè)知識(shí)的熟練程度，提高學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性;積極宣傳檔案管理有關(guān)知識(shí)。人事檔案管理人員的文字寫作能力以及文字組織概括能力是人事檔案管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)代化的醫(yī)院人事檔案管理人員必須要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案理論知識(shí)和管理能力，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作的需要。 除了提高人事檔案管理人員的知識(shí)水平，還要提高其思想道德，培養(yǎng)服務(wù)精神，樹立正確的工作觀念。不斷培養(yǎng)檔案管理人才的知識(shí)水平、專業(yè)技能、思想道德水平，培養(yǎng)綜合素質(zhì)高的專業(yè)人事檔案管理人才。
3.2 加強(qiáng)檔案管理意識(shí)
首先要提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案管理工作的重要保證。使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視人事檔案管理，將人事檔案管理納入醫(yī)院工作的重點(diǎn)日程上，加大對人事檔案管理工作的資金投入、人力投入，使醫(yī)院各部門配合支持檔案管理工作，這樣才能使人事檔案管理工作跟上醫(yī)院其他事物發(fā)展的腳步，為醫(yī)院的管理工作提供依據(jù)發(fā)揮作用。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不僅要高度重視人事檔案管理工作，還要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。
其次要增強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí)，使醫(yī)院人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性并重視這份工作。醫(yī)院人事檔案管理人員要不斷接受檔案管理培訓(xùn)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)能力，要對現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展趨勢做到全面的了解，努力成為現(xiàn)代化的管理人員，這樣才能帶動(dòng)醫(yī)院人事檔案的保護(hù)和管理工作。醫(yī)院檔案管理人員要定期進(jìn)行宣傳活動(dòng)，提升整個(gè)醫(yī)院工作人員和領(lǐng)導(dǎo)對歸檔的認(rèn)識(shí)，使醫(yī)院其他部門積極與檔案管理部門合作，配合醫(yī)院檔案歸檔工作。
3.3 完善人事檔案管理制度
建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度有利于檔案管理工作的順利進(jìn)行，使檔案管理工作有章可循。根據(jù)醫(yī)院人事檔案的具體情況，建立科學(xué)、規(guī)范、完善的檔案管理制度，規(guī)范人事檔案管理工作的工作內(nèi)容、基本要求、工作流程以及注意事項(xiàng)，制定規(guī)范的人事檔案收集制度、檔案保管保護(hù)制度、檔案鑒別制度以及檔案審閱制度等，管理人員要根據(jù)檔案管理制度進(jìn)行工作。將全員的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立合理有序的人員檔案資料，合理規(guī)范利用人員檔案資料。醫(yī)院人事檔案管理制度的建設(shè)上還需要從當(dāng)前的醫(yī)院發(fā)展出發(fā)，根據(jù)社會(huì)政治發(fā)展和醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)上，對醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃，在制度上進(jìn)行整合，使得醫(yī)院人事檔案管理工作更加具體化、規(guī)范化。同時(shí)，要不斷豐富醫(yī)院人事檔案管理制度，補(bǔ)充完善人事管理內(nèi)容，使檔案資料能夠滿足使用者的需要，時(shí)人事檔案資料的收集、整理以及保存都有據(jù)可依，從根本上避免斷檔以及棄檔現(xiàn)象的出現(xiàn)。
3.4 引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方法
運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式管理檔案，有利于節(jié)約時(shí)間、資料的保存完好和提高工作效率。管理人員必須掌握現(xiàn)代化技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，增強(qiáng)自己的現(xiàn)代化管理意識(shí)。醫(yī)院對管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，使熟練應(yīng)用電腦檔案管理軟件，運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成檔案資料的管理。醫(yī)院建立自己的人事檔案信息庫，對人事檔案進(jìn)行分類收集保存、檢索，提高人事檔案管理人員的工作效率，使電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案。醫(yī)院要與時(shí)俱進(jìn)，加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)施設(shè)備和現(xiàn)代化的管理方法，不斷完善醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平。
4 建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)
充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，建立醫(yī)院人事檔案管理網(wǎng)頁。醫(yī)院人事檔案管理部門運(yùn)用醫(yī)院自己的網(wǎng)站制作檔案網(wǎng)頁，組織上網(wǎng)信息，使人事檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與醫(yī)院主網(wǎng)站相關(guān)聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息的網(wǎng)上檢索，為醫(yī)院人事檔案用戶提供更好的服務(wù)。
4.1 建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心
醫(yī)院人事檔案網(wǎng)頁要與醫(yī)院信息管理部門相互合作，建立醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)管理中心。這個(gè)電子數(shù)據(jù)管理中心設(shè)立在醫(yī)院人事檔案網(wǎng)頁上，是醫(yī)院信息資料庫的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)部各個(gè)單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或保密電子文件查詢、利用服務(wù)，這樣既實(shí)現(xiàn)了電子檔案信息資源的共享，又保障了醫(yī)院人事檔案的保密性。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心覆蓋率廣，內(nèi)容豐富，提高資源的利用率。
4.2 開展在線服務(wù)
在信息飛速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案利用方式必然發(fā)生變化。社會(huì)的信息化改變了人們的工作、學(xué)習(xí)和生活，人們更加注重信息的時(shí)效性。醫(yī)院人事檔案信息更需要注重時(shí)效性，通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲取人事信息。被動(dòng)的、傳統(tǒng)的、手工式的醫(yī)院人事檔案提供利用方式逐漸被現(xiàn)代化的網(wǎng)上在線服務(wù)方式所代替。
4.3 自動(dòng)上傳收集電子檔案
醫(yī)院人事檔案管理部門可以改變傳統(tǒng)的工作模式，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，及時(shí)有效的收集到醫(yī)院人事檔案信息，并在人事檔案數(shù)據(jù)管理中心上進(jìn)行自動(dòng)歸檔。
4.4 加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理
人事檔案不是一成不變的，隨著個(gè)人的發(fā)展人事檔案也是不斷變化的。醫(yī)院要建立完善人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，要求檔案管理人員就有動(dòng)態(tài)管理的意識(shí)，及時(shí)更新和完善檔案。只有這樣才能為醫(yī)院提供真實(shí)可靠、精準(zhǔn)的資料，促進(jìn)醫(yī)院人事管理工作的正常進(jìn)行。同時(shí)，人事檔案設(shè)計(jì)的資料范圍較廣，在內(nèi)容上具有一定的廣泛性，需要醫(yī)院各個(gè)部門進(jìn)行及時(shí)的溝通和合作，這樣才能提高人事檔案資料的采集和歸檔的工作效率。一些已經(jīng)形成的資料不能夠及時(shí)的進(jìn)行上交歸檔，這樣就會(huì)造成收集渠道不暢通，這時(shí)醫(yī)院人好似檔案管理人員要及時(shí)采取有效的方法對已經(jīng)形成的資料進(jìn)行歸檔，而針對年度考核、醫(yī)院人員成績等材料要按照實(shí)際情況進(jìn)行更改和歸檔。只有工作人員在日常工作中對其進(jìn)行觀察，采取不定期收集的方式，進(jìn)行人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，做好相應(yīng)的溝通工作，自發(fā)、自覺的進(jìn)行收集工作，才能保證醫(yī)院人事資料的準(zhǔn)確性。在人事資料的收集工作上，監(jiān)督工作必不可少，對上交資料的各個(gè)渠道進(jìn)行嚴(yán)格的把控，對資料來源進(jìn)行及時(shí)檢查，保障資料收集渠道的暢通。
5 結(jié)語
隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，我國醫(yī)院檔案管理工作也在不斷發(fā)展和完善。醫(yī)院在完善人事檔案管理工作上，要不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)，不斷完善人事檔案管理體系，引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化管理體系和先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)不斷完善人事檔案管理工作，使人事檔案管理工作的發(fā)展適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。
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