檔案管理工作的論文免費(fèi)范文(2)
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試談新形勢(shì)下中小企業(yè)檔案管理問題
摘 要：隨著形勢(shì)的發(fā)展，中小企業(yè)如何從人財(cái)物等方面加強(qiáng)檔案管理，確保企業(yè)檔案工作順利地開展，是檔案工作者面臨的新課題，本文提出中小企業(yè)檔案工作的新問題，闡述了中小企業(yè)檔案工作的對(duì)策與建議。
關(guān)鍵詞：中小企業(yè) 檔案管理 問題
我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和完善，國(guó)民經(jīng)濟(jì)保持健康發(fā)展。中小企業(yè)檔案工作作為企業(yè)的基礎(chǔ)工作中的重要組成部分，也受到深刻影響，產(chǎn)生重大變化。加強(qiáng)中小企業(yè)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的良性發(fā)展。
一、中小企業(yè)檔案工作的新問題
1、檔案管理水平發(fā)展不平衡。經(jīng)濟(jì)效益好的中小企業(yè)能夠?qū)ｉT成立了檔案室，設(shè)專職檔案員，達(dá)到了企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理水平，檔案實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)文件級(jí)管理。但有的單位經(jīng)濟(jì)效益較差，中小企業(yè)檔案工作處于比較薄弱或停頓狀態(tài)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作往往是管理不到位，企業(yè)一旦被兼并或是倒閉破產(chǎn)，該企業(yè)的檔案便成了沒有娘的孩子，得不到應(yīng)有的支持，被損被毀或散失的可能性相當(dāng)大。
2、檔案管理工作呈下降趨勢(shì)。中小企業(yè)檔案目標(biāo)管理在達(dá)標(biāo)晉級(jí)后，檔案工作本應(yīng)該保持原來水平的基礎(chǔ)上有所探索和提高。但是，有的中小企業(yè)鑒于檔案工作失去了有力的監(jiān)督和指導(dǎo)，而出現(xiàn)了檔案工作無動(dòng)力，干好干壞一個(gè)樣等放任自流的現(xiàn)象。因此，有的檔案工作人員不知該干什么和怎么去干，檔案工作處于閑置的狀態(tài)。
3、檔案管理層次不合理。中小企業(yè)檔案信息結(jié)構(gòu)不合理，記錄科技生產(chǎn)活動(dòng)內(nèi)容的檔案多，反映經(jīng)營(yíng)管理情況內(nèi)容的少;記錄企業(yè)生產(chǎn)情況多，反映市場(chǎng)物資能源生產(chǎn)要素少;收集紅頭文件多，反映本企業(yè)形成市場(chǎng)銷售、產(chǎn)品開發(fā)檔案信息情況少;企業(yè)內(nèi)部靜止信息多，反映外部活動(dòng)的情報(bào)信息少。在保密問題上，有的中小企業(yè)保密意識(shí)淡薄，措施不力，致使企業(yè)的科研成果和經(jīng)濟(jì)情報(bào)被盜或流失，給企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。
4、中小企業(yè)檔案管理薄弱。檔案得不到應(yīng)有的重視，致使中小企業(yè)檔案資產(chǎn)流失情況嚴(yán)重。一些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層和職工對(duì)檔案資產(chǎn)缺乏正確的，加上管理的種種原因，使企業(yè)檔案資產(chǎn)出現(xiàn)了嚴(yán)重流失，應(yīng)該歸檔的資料散失在個(gè)人手里，據(jù)為己有，由于人才流動(dòng)帶走資料而引起法律糾紛的事時(shí)有發(fā)生。
二、中小企業(yè)檔案工作的對(duì)策與建議
1、轉(zhuǎn)變觀念。
檔案管理重心應(yīng)與中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理重心除有關(guān)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、股權(quán)、信用、收益分配、商務(wù)合同的檔案外，應(yīng)根據(jù)中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)形態(tài)而有所側(cè)重，外向型企業(yè)為開拓市場(chǎng)、應(yīng)對(duì)反傾銷訴訟，應(yīng)重點(diǎn)做好產(chǎn)品成本、市場(chǎng)信息檔案的管理。檔案管理觀念應(yīng)與企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)相適應(yīng)。中小企業(yè)檔案部門不僅要管好檔案，更要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)外部相關(guān)信息的搜尋與保存，把觸角伸向相關(guān)市場(chǎng)情報(bào)信息的搜集并破例為之建立歸檔制度。、銷售定價(jià)、利潤(rùn)等方面的權(quán)限與政府關(guān)系等。
2、建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。
中小企業(yè)在內(nèi)力驅(qū)使下有了建檔的需求，自覺建檔，提高檔案質(zhì)量，相關(guān)部門應(yīng)出臺(tái)刺激政策，從不同的方面鼓勵(lì)企業(yè)積極做好檔案管理并得到來自政府方面的實(shí)惠。如對(duì)被評(píng)定為省級(jí)、市級(jí)的老字號(hào)企業(yè)，由政府給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)金額、老字號(hào)企業(yè)扶持資金，加上申報(bào)成功可以給企業(yè)產(chǎn)品信譽(yù)度等無形資產(chǎn)帶來附加值增長(zhǎng)，因此企業(yè)委托老字號(hào)協(xié)會(huì)通過不同途徑收集檔案材料，積極申報(bào)不同級(jí)別的老字號(hào)企業(yè)，促進(jìn)了企業(yè)建檔的自覺性，也為提高企業(yè)的檔案工作質(zhì)量提供了難得的突破口與良好的契機(jī)。
3、強(qiáng)化宏觀監(jiān)督。
中小企業(yè)的主管部門較復(fù)雜，為進(jìn)一步提高檔案法規(guī)的可操作性和適用性，使檔案行政管理和監(jiān)督工作落到實(shí)處，理順企業(yè)與檔案行政主管部門的關(guān)系，是保證檔案工作順利開展的重要一環(huán)。制定相應(yīng)的地方法規(guī)，明確檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)關(guān)系。同時(shí)，由檔案監(jiān)督部門定期對(duì)這些企業(yè)進(jìn)行依法檢查，對(duì)企業(yè)檔案管理中的違法案件依法查處，強(qiáng)化監(jiān)督職能，盡可能做到管而不死，活而不亂，使企業(yè)檔案工作在有序的管理環(huán)境中健康發(fā)展。
4、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。
中小企業(yè)也是人才的集散地，但檔案管理方面的人才卻相對(duì)較少，因而直接影響到中小企業(yè)檔案工作的質(zhì)量。因此除了在法律制度和相關(guān)措施上保證檔案工作質(zhì)量外，一些檔案工作基礎(chǔ)薄弱的中小企業(yè)更應(yīng)該鼓勵(lì)和支持檔案人員參加各級(jí)檔案部門舉辦的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，努力提高檔案專業(yè)知識(shí)，掌握檔案工作的基本技能。
5、加大檔案經(jīng)費(fèi)的投入。
必要的物質(zhì)條件是開展檔案工作的前提，從最低的要求來說，物質(zhì)條件的建設(shè)至少要包括存放檔案的庫(kù)房和一些必要的設(shè)備，檔案工作所必需的物質(zhì)條件應(yīng)該有更高的要求。由于中小企業(yè)檔案工作在物質(zhì)建設(shè)方面歷來欠帳較多，因此，不管是低要求還是高要求，都需要幫助解決。現(xiàn)在我們多花一點(diǎn)錢，是為了避免和減少將來少受一點(diǎn)損失。因?yàn)闄n案是一種不可再生的資源。一旦損失了、毀壞了，就不能復(fù)得。
6、提高中小企業(yè)檔案的服務(wù)功能。
檔案工作的最終目的是利用，中小企業(yè)檔案工作的效益最終也將體現(xiàn)在提供檔案服務(wù)方面，在當(dāng)前企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)過程中要通過檔案編研、開發(fā)與服務(wù)工作，發(fā)揮其分析功能、預(yù)測(cè)功能、評(píng)價(jià)功能和監(jiān)控功能。比如，中小企業(yè)檔案部門應(yīng)保存有歷年的出資者與經(jīng)營(yíng)者的詳細(xì)檔案，在企業(yè)重要決策、項(xiàng)目評(píng)估、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整之前，積極主動(dòng)地關(guān)注企業(yè)相關(guān)動(dòng)態(tài)與經(jīng)營(yíng)情況，自覺“找事”，主動(dòng)利用相關(guān)數(shù)據(jù)，在深入研究中提供有價(jià)值的相關(guān)報(bào)告，有效發(fā)揮檔案的預(yù)測(cè)功能;利用檔案中的材料，通過研究，對(duì)企中小業(yè)投資、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)做出客觀的評(píng)價(jià)，發(fā)揮檔案的評(píng)價(jià)功能等。要了解檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)。要改進(jìn)檔案服務(wù)措施，研究利用工作的規(guī)律和特點(diǎn)，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系。
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