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檔案館管理論文參考范文(2)

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檔案館管理論文參考范文

  檔案館管理論文參考范文篇2

  淺談城建檔案館的數(shù)字化管理

  摘要:數(shù)字化對城建檔案服務(wù)功能具有重要的推動作用,城建檔案工作走信息化之路,有利于城建檔案工作的快捷和便利;城建檔案的信息形態(tài)、結(jié)構(gòu)的變化,決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時代。

  關(guān)鍵詞:城建檔案,數(shù)字化,作用

  計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、高密度存儲技術(shù)、多媒體技術(shù)的高速發(fā)展,使城建檔案的載體從紙張到磁盤、光盤、U盤、移動硬盤等出現(xiàn)了大量的電子文件。為適應(yīng)信息化發(fā)展的需求,傳統(tǒng)的檔案管理模式必須向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。我們城建檔案事業(yè)要善于運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高城建檔案的信息服務(wù)功能,使城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。

  一、城建檔案信息化建設(shè)的歷史背景

  城建檔案信息化的發(fā)展基本上是跟著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展走過來的。不管采用了什么新技術(shù),但是本質(zhì)上,實(shí)現(xiàn)的功能就是一個:用計算機(jī)這種現(xiàn)代化手段來實(shí)現(xiàn)城建檔案的接收、管理和檢索利用。只不過是隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,同一個功能用了不同的、更高的技術(shù)來實(shí)現(xiàn)而已。

  1、20世紀(jì)八九十年代是我國檔案館的重要發(fā)展階段。從總體上看, 20世紀(jì)90年代以前的檔案館以收藏紙質(zhì)檔案為主,通過卡片式或書本式目錄或指南反映館藏,這時檔案館業(yè)務(wù)工作的開展基本上以手工為主。

  2、20世紀(jì)90年代以后,計算機(jī)開始進(jìn)入檔案館,出現(xiàn)了機(jī)讀式檢索工具與一定數(shù)量的機(jī)讀檔案,計算機(jī)在檔案館中的應(yīng)用為檔案館進(jìn)入自動化階段揭開了序幕。這時檔案館對于計算機(jī)的運(yùn)用還主要以單機(jī)形式為主,通過功能簡單的檔案管理系統(tǒng)完成檔案的著錄與檢索利用工作,大量的工作還是以手工為主。

  3、21世紀(jì)初到現(xiàn)在,以計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為核心的信息技術(shù)全面滲透到檔案館領(lǐng)域,將檔案館推向自動化發(fā)展階段。這時相當(dāng)一部分檔案館尤其是大型綜合檔案館和大型企業(yè)檔案館建起了館內(nèi)局域網(wǎng),用戶可以通過局域網(wǎng)訪問檔案館的機(jī)讀目錄、光盤數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)。一小部分檔案館實(shí)現(xiàn)了與互聯(lián)網(wǎng)的連接,大量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫在該時期建立起來,為檔案館館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。

  4、《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃實(shí)施綱要》指出目前還未建立計算機(jī)管理系統(tǒng)的館要建立城建檔案計算機(jī)管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)城建檔案計算機(jī)輔助作業(yè)和輔助管理;正在進(jìn)行館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的館應(yīng)完成數(shù)據(jù)庫的建設(shè),全面實(shí)現(xiàn)館藏檔案檢索計算機(jī)化;已建成城建檔案計算機(jī)管理局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的館,應(yīng)實(shí)現(xiàn)與政府部門政務(wù)網(wǎng)的銜接和專題數(shù)據(jù)庫建設(shè);正在開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和信息資源建設(shè)的館,要完成數(shù)字城建檔案館和網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)架。

  總之,城建檔案館需要將電子文件收集歸檔、保管、并向社會提供利用服務(wù),這就是數(shù)字城建檔案館產(chǎn)生的歷史背景,也是時代賦予城建檔案館的任務(wù)。

  二 、信息化是城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求

  我們城建檔案現(xiàn)在的主要現(xiàn)狀是在工程環(huán)節(jié)中形成大量的電子文件未能得到有效收集,造成資源流失、重復(fù)加工。傳統(tǒng)的城建檔案管理已不適應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢,使城建檔案館的寶貴資源沒有得到很好的開發(fā)利用。所以我們應(yīng)該積極利用現(xiàn)代信息技術(shù),全面采集、提煉和開發(fā)城建檔案信息資源,把城市地上、地下的建筑物、構(gòu)筑物信息進(jìn)行數(shù)字化處理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、動態(tài)化和信息化。

  第一個方面,全球信息化的大趨勢決定城建檔案工作必須適應(yīng)新形勢。目前的社會是一個以信息為主導(dǎo)的時代,人們獲取信息的手段和方式也步入信息數(shù)字化時代。各行各業(yè)以互聯(lián)網(wǎng)為依托,進(jìn)行著數(shù)字化生存和發(fā)展。城建檔案信息是城市建設(shè)、規(guī)劃及其管理過程中形成的寶貴的信息資源,在這種時代背景下必定要融入數(shù)字時代,信息化建設(shè)是必由之路。

  第二個方面,未來的數(shù)字化信息社會對城建檔案服務(wù)功能的需求決定了城建檔案工作必須走信息化之路。傳統(tǒng)的實(shí)體利用形式已經(jīng)難以滿足社會對城建檔案信息的需要。未來的數(shù)字化信息時代,必將促使城建檔案館的社會服務(wù)功能發(fā)生變化。各部門的信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)尤其是建設(shè)系統(tǒng)信息化的建設(shè)等等方面,建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等單位基本上都已應(yīng)用計算機(jī)制作檔案,這樣就產(chǎn)生了大量的建設(shè)電子文件, ――這些在建設(shè)工程管理環(huán)節(jié)中形成的大量電子檔案的接收、管理、利用要求城建檔案工作必須步入信息化、數(shù)字化管理。

  第三個方面,城建檔案的信息形態(tài)、結(jié)構(gòu)的變化,決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時代。建設(shè)工程在勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理各工程環(huán)節(jié)中計算機(jī)輔助施工、計算機(jī)出圖等等形成大量的建設(shè)電子文件;勘察設(shè)計行業(yè)CAD技術(shù)得到普遍應(yīng)用;甲乙級設(shè)計單位計算機(jī)出圖率達(dá)到100%;計算機(jī)輔助施工技術(shù)(CAC)也在建筑施工領(lǐng)域得到應(yīng)用;建設(shè)工程管理中已普遍實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)輔助管理。城建檔案作為城市建設(shè)的資源庫,將不容置疑的步入信息化時代,向數(shù)字化發(fā)展邁進(jìn)。

  第四個方面,城建檔案信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時代。 在我們建設(shè)領(lǐng)域產(chǎn)生的這些大量的電子文件與電子檔案,怎樣使它們得到廣泛的應(yīng)用;如何保證在信息時代城鄉(xiāng)建設(shè)活動中的真實(shí)歷史記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。以提供信息、服務(wù)社會為主導(dǎo)的城建檔案事業(yè)必將融入信息產(chǎn)業(yè)化的潮流之中。這種需求、這種信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢,決定了城建檔案工作必將步入數(shù)字時代。

  四、城建檔案信息化建設(shè)的近期主要任務(wù)

  數(shù)字城建檔案館――是城建檔案管理技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等結(jié)合的產(chǎn)物,代表著城建檔案事業(yè)的發(fā)展方向,也是城建檔案信息化的表現(xiàn)形式。那什么是數(shù)字城建檔案館呢?數(shù)字城建檔案的定義是,一個依靠信息技術(shù)接收、管理城建檔案并通過網(wǎng)絡(luò)為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理提供支撐、保障、服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。對城市的發(fā)展而言,數(shù)字城建檔案館的建設(shè)是一項極具有戰(zhàn)略意義的工程,是城市的基礎(chǔ)平臺建設(shè)工程,是城市信息化水平的提升工程,是城市信息化服務(wù)能力的建設(shè)工程,建設(shè)好這樣一個工程,意義重大,影響深遠(yuǎn),非常必要。

  從城建檔案工作實(shí)際出發(fā),推動城建檔案信息化的進(jìn)程。 以需求為導(dǎo)向,以應(yīng)用促發(fā)展,把發(fā)展作為主題,把信息化作為主線和動力,把卓有成效地為城市建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)作為根本出發(fā)點(diǎn)的職能要求。積極開展、探索電子檔案接收與管理,加強(qiáng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔的監(jiān)督與指導(dǎo)。 加強(qiáng)電子文件的歸檔管理,加大對城建電子檔案的接收力度。創(chuàng)建城建檔案特色數(shù)據(jù)庫,基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫, 地下綜合管線數(shù)據(jù)庫,規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫,重要竣工項目數(shù)據(jù)庫城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫,聲像資料數(shù)據(jù)庫。

  數(shù)字城建檔案館可以進(jìn)一步強(qiáng)化傳統(tǒng)城建檔案館的檔案信息服務(wù)功能,提供新的管理和服務(wù)機(jī)制。數(shù)字城建檔案館構(gòu)建了虛擬的城建檔案信息環(huán)境,用戶所需的城建檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)動態(tài)的進(jìn)行組織,而不管其是否是本館的館藏,城建檔案服務(wù)也可以突破館界的限制,有效地利用城建檔案信息。我們應(yīng)建成全方位、多層次、技術(shù)先進(jìn)的城建檔案信息化管理、服務(wù)體系,實(shí)現(xiàn)資源共享。深層次開發(fā)城建檔案的內(nèi)在價值,為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理提供全方位的信息,提高城市建設(shè)的科學(xué)化管理水平。建成門類比較齊全的城建檔案基本信息數(shù)據(jù)庫和專業(yè)信息數(shù)據(jù)庫,信息服務(wù)達(dá)到及時、準(zhǔn)確和權(quán)威;信息資源的開發(fā)和利用達(dá)到較高水平,并取得較好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,使城建檔案信息化成為城市建設(shè)事業(yè)不可缺少的有力保證。

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